Что такое журнал проблем и как он помогает руководителям проектов?

Независимо от того, насколько тщательно вы планируете свой проект, в тот или иной момент обязательно возникнут проблемы. Но помните, проблемы — это небольшие провалы в вашем прогрессе, а не полные остановки. При правильном прогнозировании и своевременном обнаружении проблемы вы можете быстро разработать решение и вернуться в нужное русло в кратчайшие сроки.

Когда вы сталкиваетесь с проблемой, вы должны создать журнал проблем, чтобы отслеживать проблему. Кроме того, наличие журнала проблем означает, что вы можете назначить ресурс для проблемы, отслеживать прогресс и гарантировать, что она будет решена в установленные сроки.

Этот пост отправит вас в увлекательное путешествие, где вы узнаете все о проблемах, журналах проблем и многом другом. Запрыгивай!

Что такое проблема в управлении проектами?

Сначала основные вопросы: что такое проблема в управлении проектами? Проблема — это что-то существенное, что препятствует прогрессу вашего проекта. Это может быть конфликт, несоответствие или любая проблема, которая вредит вашему проекту.

Многочисленные проблемы могут возникнуть во время вашего проекта. Однако их можно разделить на три основных типа:

• Проблема, например ресурс, может быть вынуждена выйти из проекта. В таком случае вам придется найти другой ресурс, готовый немедленно занять место.
• Вне спецификации, т. е. добавление чего-то нового в объем проекта. Например, нестандартным будет добавление панели поиска, когда в исходном дизайне ее не было.
• Запрос на изменение, т. е. когда заинтересованная сторона просит изменить что-либо в рамках проекта. Например, изменение цвета интерфейса и т.д.

Неумение решать проблемы вовремя может привести к плачевным последствиям. В то время как некоторые проблемы могут иметь незначительные последствия, такие как небольшие задержки в доставке и т. д., другие могут разрушить весь ваш проект, сделав его полным провалом.

Риск против. вопросы

Часто вопросы проекта путают с рисками; вот как Н.К. Шривастава, профессионал в области управления проектами, различает их:

«Риск — это событие, которое еще не произошло, но может произойти; проблема - это то, что уже произошло. Основные различия связаны со временем и вероятностью.

Из-за этих различий язык, используемый для описания рисков, относится к будущему времени: «Если это произойдет, то это повлияет на это». Язык, используемый в настоящем времени для вопросов: «У нас есть эта проблема. Как нам с этим справиться?»

Поскольку риски — это события, которые могут произойти, продакт-менеджеры обычно более подготовлены к их устранению. Они уже установили соответствующие методы управления рисками, чтобы гарантировать, что ни один из рисков, если они возникнут, не повлияют на фактический ход работы. Кроме того, продакт-менеджеры всегда могут быть в курсе рисков, чтобы всегда быть на шаг впереди.

Проблемы, с другой стороны, требуют немедленных действий. Задержка или нерешение вопроса может стать помехой для дальнейшего продвижения вашего проекта.

Что такое журнал проблем в управлении проектами?

Журнал проблем — это реестр или электронная таблица, которая позволяет руководителям проектов следить за всеми проблемами, возникающими в проекте.

Журнал — это не только место для хранения информации о каждой проблеме, но и отличный способ сообщать о различных проблемах и общаться с ними. Как только проблема добавляется в журнал проблем, она отслеживается с момента ее идентификации до ее решения.

Кроме того, журнал также отслеживает ресурс, назначенный ресурсу. Таким образом менеджеры проектов могут убедиться, что сотрудник работает над решением проблемы. Еще одна важная функция журнала — информировать продакт-менеджеров о текущем статусе проблемы. Они также могут определить приоритет проблемы, чтобы убедиться, что она будет решена в первую очередь.

Менеджеры по проектам регистрируют его в реестре и регулярно контролируют его до тех пор, пока он не будет решен всякий раз, когда возникает проблема. Вы можете использовать простую таблицу Excel, чтобы создать свой собственный журнал проблем, но лучшим решением будет интегрировать ваш журнал с хорошим инструментом управления проектами. Это гарантирует, что все находится в одном месте, у вас есть быстрый доступ ко всем необходимым данным, и вам не нужно так много прыгать.

Вещи, включенные в журнал проблем:

Журналы проблем должны содержать все соответствующие сведения о проблеме. Обычно журнал состоит из следующих компонентов:

• Название или номер проблемы: обычно проблемы очень разные, поэтому им нужно присвоить разные имена или номера, чтобы сохранить это различие. Кроме того, почти всегда существует более одной проблемы, присвоение имени или номера гарантирует, что проблемы не будут перепутаны.
• Тип проблемы. Определение типа проблемы может помочь упростить поиск подходящего решения.
• Статус проблемы: поскольку вам нужно отслеживать проблемы, вы должны всегда знать о статусе проблемы.
• Описание проблемы: предоставьте всю возможную информацию о проблеме и перечислите все детали, чтобы лицо, ответственное за проблему, имело четкое представление о проблеме и могло быстро найти решение.
• Статус приоритета: мы уже упоминали, что проект может столкнуться с более чем одной проблемой, и вы должны решить каждую из них. Но это не значит, что нужно делать все сразу. Вместо этого вы можете присвоить статус приоритета каждой проблеме, чтобы убедиться, что наиболее важные решаются в первую очередь, и так далее, и тому подобное.
• Сообщил: Вы также должны знать об участнике, который определил проблему, он может сыграть решающую роль в разработке решения проблемы.
• Дата открытия: следите за датой сообщения о проблеме, чтобы иметь в виду временные рамки, когда проблема должна быть решена.
• Дата закрытия: Дата закрытия — это дата, когда проблема считается решенной. Данные открытых и закрытых дат могут помочь вам спрогнозировать временные рамки, когда аналогичная проблема возникнет в будущем.
• Комментарии. Добавляйте комментарии, например, как была решена проблема, что ее вызвало и т. д. Это может подготовить вас к тому, когда вы столкнетесь с похожей проблемой.
• Назначено: с какой бы проблемой вы ни столкнулись в ходе проекта, вы должны назначить для нее ресурс. Ресурс будет отвечать за решение вопроса. Важно назначить ресурс, так как вы не хотите задержек или сбоев. Лицо, назначенное для решения проблемы, позаботится о том, чтобы она была решена в течение указанного времени.
• Решение. Запишите решение, которое помогло решить проблему. Всякий раз, когда вы сталкиваетесь с похожей проблемой, вы можете просто просмотреть свой журнал проблем и легко найти правильное решение проблемы.

Добавление всех этих деталей не только означает, что вы решите только одну проблему, но и пригодится для будущих проектов. Записанные данные подготовят вас к любым подобным проблемам в будущем. Вы будете готовы справиться с проблемой до того, как она нанесет вред вашему проекту. Кроме того, вы постараетесь избежать того, что вызвало проблему.

Преимущества журнала проблем:

Журналы проблем — это способ записи и обучения на ошибках. Вот несколько преимуществ журналов проблем, которые могут помочь вам понять, насколько они эффективны:

• Помогает отслеживать проблему от начала до конца
• Обеспечивает визуальный обзор всех проблем в проекте, помогая вам следить за всеми проблемами одновременно.
• Помогает выявить проблемы на будущее.
• Запишите решение проблемы для вашего роста и обучения
• Следите за состоянием проекта
• Улучшает общение между членами команды
• Упрощает распределение проблем по нужным ресурсам и улучшает подотчетность
• Помогает в тимбилдинге
• Помогает сэкономить время и повысить производительность команды
• Облегчает решение проблем и своевременную доставку конечных продуктов
• Помогает повысить качество проекта

Мы уверены, что вы обнаружите гораздо больше преимуществ, как только начнете использовать журнал в своей организации (дайте нам знать, как это было, написав нам здесь)

Создание журнала проблем

Вот пошаговое руководство по созданию собственного журнала:

• Шаг 1: Выберите инструмент для создания электронной таблицы или листа Excel. Если у вас небольшая команда из 5 или менее человек, то создание листа Excel может быть правильным решением для вас. Однако, если у вас большая команда, рассмотрите возможность использования специально разработанного инструмента, так как это сэкономит ваше время и усилия. Вы также можете воспользоваться помощью инструмента управления проектами для создания журнала.
• Шаг 2: Когда у вас есть инструмент в руках, вы можете создать систему идентификации, чтобы гарантировать, что каждая проблема имеет уникальный идентификатор и легко доступна для поиска и извлечения.
• Шаг 3: Вы также можете настроить категории журнала проблем. Вы можете добавить столько категорий, сколько захотите, и держать все в порядке. Это также позволяет вам персонализировать свой журнал в соответствии с требованиями вашей организации и вашими личными предпочтениями.
• Шаг 4: Теперь, когда у вас есть журнал, вы можете начать добавлять информацию. Заполните категории для каждой проблемы и продолжайте возвращаться к ней, чтобы убедиться, что проблемы решаются как можно скорее.
• Шаг 5: Если вы используете инструмент управления проблемами, установите автоматические оповещения для определенных случаев. Например, при изменении статуса задачи и т. д. Это будет держать вас в курсе всех изменений в проекте.

Вывод:

Наличие журнала проблем делает вашу работу намного проще и проще. Более того, если вы используете такой инструмент управления проектами, как nTask, ваши заботы значительно уменьшатся.

nTask с его уникальными функциями оптимизирует процесс для вас, упрощая запись и отслеживание проблемы. Его уведомления и напоминания держат вас в курсе событий в проекте. Более того, его несколько модулей управления гарантируют, что у вас есть все решения для ваших потребностей в управлении.

Демонстрации и 14 дней бесплатной пробной версии добавляют глазури к этому восхитительному пирогу! Кроме того, nTask является относительно недорогим вариантом, учитывая, что он предлагает пакет Basic бесплатно. Даже его тарифные планы начинаются всего с 3 долларов в месяц.

Найдите более релевантные ресурсы здесь:

• 8 лучших онлайн-систем управления проектами для использования в 2022 году
• 19 лучших программ для управления рисками 2022 года
• Как использовать матрицу оценки рисков в управлении проектами?
• 7 лучших инструментов отслеживания ошибок 2022 года
• Подробное руководство по жизненному циклу дефектной ошибки в программном обеспечении
• 6 лучших программ для отслеживания ошибок, которые вы можете использовать прямо сейчас