Sorun Günlüğü Nedir ve Proje Yöneticilerine Nasıl Yardımcı Olur?

Projenizi ne kadar titizlikle planlarsanız planlayın, bir noktada sorunlar ortaya çıkacaktır. Ancak unutmayın, sorunlar ilerlemenizdeki küçük düşüşlerdir, tam duraklar değil. Doğru tahmin ve sorunun zamanında tespiti ile hızlı bir şekilde bir çözüm geliştirebilir ve kısa sürede tekrar yola çıkabilirsiniz.

Bir sorunla karşılaştığınızda, sorunu takip etmek için bir sorun günlüğü oluşturmanız gerekir. Bunun yanı sıra sorun günlüğüne sahip olmak, soruna bir kaynak atayabilir, ilerlemeyi takip edebilir ve sorunun zamanında çözülmesini sağlayabilirsiniz.

Bu gönderi sizi sorunlar, sorun günlükleri ve çok daha fazlası hakkında her şeyi öğreneceğiniz heyecan verici bir yolculuğa çıkaracak. Atla!

Proje Yönetiminde Sorun Nedir?

Önce temel sorular, proje yönetiminde sorun nedir? Sorun, projenizin ilerlemesini engelleyen önemli herhangi bir şeydir. Projenize zarar veren bir çatışma, tutarsızlık veya herhangi bir sorun olabilir.

Projeniz sırasında çok sayıda sorun ortaya çıkabilir. Bununla birlikte, üç ana türe ayrılırlar:

• Bir problem, örneğin bir kaynak, projeden çekilmek zorunda kalabilir. Böyle bir durumda hemen koltuğu doldurmaya hazır başka bir kaynak bulmanız gerekecek.
• Spesifikasyon dışı, yani projenin kapsamına yeni bir şeyin eklenmesi. Örneğin, özgün tasarımda herhangi bir arama çubuğu olmadığında spesifikasyon dışı bir arama çubuğu eklemek olabilir.
• Değişiklik talebi, yani ilgili taraf proje kapsamında bir şeyi değiştirmek istediğinde. Örneğin, arayüzün rengini değiştirmek vb.

Sorunların zamanında ele alınamaması ve çözülememesi feci sonuçlara yol açabilir. Bazı sorunların teslimatta küçük gecikmeler vb. gibi küçük etkileri olabilirken, diğerleri tüm projenizi mahvedebilir ve onu tam bir başarısızlık haline getirebilir.

Risk Vs. Konular

Proje konuları sıklıkla risklerle karıştırılır; İşte bir proje yönetimi uzmanı olan NK Shrivastava, ikisi arasında nasıl bir ayrım yapıyor:

“Risk henüz gerçekleşmemiş ancak olabilecek bir olaydır; sorun zaten olmuş bir şeydir. Temel farklılıklar zamanlama ve olasılık ile ilgilidir.

Bu farklılıklar nedeniyle, riskleri tanımlamak için kullanılan dil gelecek zaman kipidir: “Bu olursa, bundan etkilenir.” Şimdiki zamanda sorunlar için kullanılan dil: “Bu sorunumuz var. Bununla nasıl başa çıkmalıyız?”

Riskler meydana gelmesi muhtemel olaylar olduğundan, PM'ler genellikle bunlarla başa çıkmak için daha hazırlıklıdır. Risklerden hiçbirinin meydana gelmesi durumunda gerçek iş akışını etkilememesini sağlamak için uygun risk yönetimi tekniklerini zaten belirlediler. Ayrıca, PM'ler her zaman bir adım önde olduklarından emin olmak için her zaman riskleri arayabilirler.

Öte yandan, sorunlar acil eylem gerektirir. Sorunu çözmede gecikme veya başarısızlık, projenizin daha da ilerlemesine engel olabilir.

Proje Yönetiminde Sorun Günlüğü Nedir?

Sorun günlüğü, proje yöneticilerinin bir projede ortaya çıkan tüm sorunlara göz kulak olmasını sağlayan bir kayıt veya elektronik tablodur.

Günlük, yalnızca her sorun hakkında bilgi depolamak için bir yer değil, aynı zamanda farklı sorunlar hakkında raporlama ve iletişim kurmak için harika bir yoldur. Sorun günlüğüne bir sorun eklendiğinde, tanımlanmasından çözümüne kadar izlenir.

Ayrıca günlük, kaynağa atanan kaynağın kaydını da tutar. Bu şekilde PM'ler, çalışanın sorunu çözmek için çalıştığından emin olabilir. Günlüğün bir diğer önemli işlevi, sorunun acil durumu hakkında PM'leri güncel tutmaktır. Ayrıca, önce çözülmesini sağlamak için bir soruna öncelik verebilirler.

PM'ler bunu kayıt defterine kaydeder ve bir sorun ortaya çıktığında çözülene kadar düzenli olarak izler. Kendi sorun günlüğünüzü oluşturmak için basit bir Excel sayfası kullanabilirsiniz, ancak günlüğünüzü iyi bir proje yönetimi aracıyla entegre etmek daha iyi bir çözüm olacaktır. Bu, her şeyin tek bir yerde olmasını, ihtiyacınız olan tüm verilere hızlı bir şekilde erişmenizi ve çok fazla gezinmenize gerek kalmamasını sağlar.

Bir Sorun Günlüğüne Dahil Olan Şeyler:

Sorun günlükleri, bir sorunla ilgili tüm ayrıntıları içermelidir. Genellikle, bir günlük aşağıdaki bileşenlere sahiptir:

• Sorun adı veya numarası: Sayılar genellikle çok farklıdır, bu nedenle bu ayrımı korumak için farklı adlar veya numaralar verilmesi gerekir. Ayrıca, neredeyse her zaman birden fazla sorun vardır, bir ad veya numara atamak sorunların karışmamasını sağlar.
• Sorunun türü: Sorunun türünü tanımlamak, uygun bir çözüm aramanızı kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.
• Sorun durumu: Sorunları takip etmeniz gerektiğinden, sorunun durumundan her zaman haberdar olmalısınız.
• Sorun açıklaması: Sorunla ilgili tüm bilgileri sağlayın ve sorundan sorumlu kişinin sorunu net bir şekilde anlaması ve hızlı bir şekilde çözüm bulabilmesi için tüm ayrıntıları listeleyin.
• Öncelik durumu: Bir projenin birden fazla sorunla karşılaşabileceğinden ve her birini çözmeniz gerektiğinden daha önce bahsetmiştik. Ancak bu, hepsini bir kerede yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Bunun yerine, daha önemli olanların önce çözülmesini ve bu şekilde devam etmesini sağlamak için her soruna öncelik durumu atayabilirsiniz.
• Bildiren: Sorunu tespit eden üye hakkında da bilgi sahibi olmalısınız, sorun için bir çözüm geliştirmede çok önemli bir rol oynayabilir.
• Açılış tarihi: Sorunun ne zaman çözülmesi gerektiğine dair bir zaman çerçevesine sahip olmak için sorunun bildirildiği tarihi takip edin.
• Kapanış tarihi: Kapanış tarihi, sorunun çözülmüş sayıldığı tarihtir. Açılış ve kapanış tarihlerinden elde edilen veriler, gelecekte benzer bir sorunun ortaya çıkması için zaman çerçevesini tahmin etmenize yardımcı olabilir.
• Yorumlar: Sorunun nasıl çözüldüğü, neyin tetiklediği vb. gibi yorumlar ekleyin. Bu, benzer bir sorunla karşılaştığınızda sizi hazırlayabilir.
• Atanan: Bir proje sırasında karşılaştığınız sorun ne olursa olsun, ona bir kaynak atamanız gerekir. Sorunun çözümünden kaynak sorumlu olacaktır. Gecikmeler veya arızalar istemediğiniz için bir kaynak atamak önemlidir. Konuya atanan kişi belirtilen süre içerisinde sorunun çözülmesini sağlayacaktır.
• Çözüm: Sorunun çözülmesine yardımcı olan çözümün bir kaydını tutun. Benzer bir sorunla karşılaştığınızda, sorun günlüğünüzü görebilir ve sorun için doğru çözümü kolayca belirleyebilirsiniz.

Tüm bu ayrıntıları eklemek, yalnızca bir sorunu çözeceğiniz anlamına gelmez, aynı zamanda gelecekteki projeler için de kullanışlıdır. Kaydedilen veriler, gelecekte bu tür sorunlar için sizi hazırlayacaktır. Projenize zarar vermeden önce sorunla başa çıkmaya hazır olacaksınız. Ayrıca, sorunu tetikleyen şeylerden kaçınmaya çalışacaksınız.

Sorun Günlüğünün Faydaları:

Sorun günlükleri, hataları kaydetmenin ve bunlardan ders çıkarmanın bir yoludur. Sorun günlüklerinin ne kadar verimli olduğunu anlamanıza yardımcı olabilecek birkaç avantajı aşağıda verilmiştir:

• Sorunu başından sonuna kadar izlemenize yardımcı olur
• Bir projedeki tüm sorunlara görsel bir genel bakış sağlayarak, tüm sorunları aynı anda takip etmenize yardımcı olur
• Gelecek için sorunları belirlemeye yardımcı olur.
• Büyümeniz ve öğrenmeniz için sorun çözümünü kaydedin
• Projenin sağlığına dikkat edin
• Ekip üyeleri arasındaki iletişimi geliştirir
• Sorunları doğru kaynaklara atamayı kolaylaştırır ve hesap verebilirliği artırır
• Ekip oluşturmada yardımcı olur
• Zamandan tasarruf etmeye yardımcı olur ve ekibin üretkenliğini artırır
• Sorunları çözmeyi ve son ürünleri zamanında teslim etmeyi kolaylaştırır
• Projenin kalitesini artırmaya yardımcı olur

Kuruluşunuzda bir günlük kullanmaya başladığınızda çok daha fazla fayda sağlayacağınızdan eminiz (buradan bize yazarak nasıl gittiğini bize bildirin)

Sorun Günlüğü Oluşturma

İşte kendi günlüğünüzü nasıl oluşturabileceğinize dair adım adım bir kılavuz:

• Adım 1: Bir elektronik tablo veya excel sayfası oluşturmak için bir araç seçin. 5 veya daha az üyeden oluşan küçük bir ekipseniz, bir excel sayfası oluşturmak sizin için doğru karar olabilir. Ancak, daha büyük bir ekipseniz, zamandan ve emekten tasarruf sağlayacağından özel olarak tasarlanmış bir araç kullanmayı düşünün. Bir günlük oluşturmak için bir proje yönetim aracının yardımını da alabilirsiniz.
• Adım 2: Elinizde bir araç olduğunda, her sayının benzersiz bir kimliği olduğundan ve kolayca aranabilir ve geri getirilebilir olduğundan emin olmak için bir kimlik sistemi oluşturabilirsiniz.
• Adım 3: Sorun günlüğünüzün kategorilerini özel olarak da oluşturmak isteyebilirsiniz. İstediğiniz kadar kategori ekleyebilir ve her şeyi düzenli tutabilirsiniz. Ayrıca, kuruluşunuzun gereksinimlerine ve kişisel tercihlerinize göre günlüğünüzü kişiselleştirmenize olanak tanır.
• Adım 4: Artık bir günlüğünüz olduğuna göre, bilgi eklemeye başlayabilirsiniz. Her sorun için kategorileri doldurun ve sorunların mümkün olan en kısa sürede çözüldüğünden emin olmak için o soruna geri dönmeye devam edin.
• Adım 5: Bir sorun yönetimi aracı kullanıyorsanız, belirli durumlar için otomatik uyarılar ayarlayın. Örneğin, bir sorunun durumu değiştiğinde vb. Bu, projedeki her gelişmeden sizi haberdar edecektir.

Çözüm:

Bir sorun günlüğüne sahip olmak işinizi çok daha kolay ve basit hale getirir. Ayrıca nTask gibi bir proje yönetim aracı kullanıyorsanız endişeleriniz önemli ölçüde azalacaktır.

nTask, benzersiz özellikleri ile süreci sizin için düzene sokarak, sorunu kaydetmeyi ve izlemeyi kolaylaştırır. Bildirimleri ve hatırlatmaları, projedeki gelişmelerden sizi haberdar eder. Ayrıca, çoklu yönetim modülleri, yönetim ihtiyaçlarınız için tüm çözümlere sahip olmanızı sağlar.

Demolar ve 14 günlük ücretsiz deneme, bu lezzetli pastaya krema ekliyor! Ayrıca, nTask, ücretsiz bir Temel paket sunduğu düşünüldüğünde, nispeten ucuz bir seçenektir. Ücretli planları bile ayda sadece 3 dolardan başlıyor.

Burada daha alakalı kaynaklar bulun:

• 2022'de Kullanılacak En İyi 8 Online Proje Yönetim Sistemi
• 2022'nin En İyi 19 Risk Yönetimi Yazılımı
• Proje Yönetiminde Risk Değerlendirme Matrisi Nasıl Kullanılır?
• 2022'nin En İyi 7 Hata İzleme Aracı
• Yazılımdaki Hatalı Hata Yaşam Döngüsünün Ayrıntılı Bir Eğitimi
• Şu Anda Kullanabileceğiniz En İyi 6 Hata İzleme Yazılımı