Sistemas de gestión de documentos: ¿cómo funcionan y cuáles son los beneficios?

^Estamos en el siglo XXI y la información es el rey. Las organizaciones de todo el mundo dependen de grandes cantidades de documentos de sus partes interesadas, empleados y todos los demás recursos asociados con la empresa para asegurarse de que su negocio funcione sin problemas y que no haya lagunas en la información.

A pesar de que muchas empresas de todo el mundo se están alejando del papel, todavía hay muchas organizaciones que confían en crear, recibir y compartir información.

Debe comprender que crear y compilar montañas de información en forma de documentos es relativamente fácil.

El problema surge a la hora de almacenarlos y organizarlos para que sean fácilmente accesibles para cualquier persona que en el futuro los quiera, lo cual es relativamente complicado.

Es por eso que, en este artículo, hablaremos sobre los sistemas de gestión de documentos, cómo las empresas pueden usarlos en su beneficio y cómo funcionan realmente estos sistemas de gestión de documentos en el paradigma organizacional.

¿Qué es la gestión de documentos?

Cuando hablamos de gestión de documentos, hablamos de cómo diferentes empresas o individuos en todo el mundo usan, almacenan y administran diferentes documentos para su uso comercial o personal.

Se aseguran de que estos documentos estén bien cuidados, de lo contrario, habrá muchos problemas en el futuro cuando necesiten esa información, y no se encuentra en ninguna parte.

Estos documentos en cuestión pueden ser PDF, videos, clips de audio, imágenes de diferentes tipos, hojas de cálculo e incluso paquetes de código relacionados con el software, etc.

Debe tener en cuenta que existen muchas formas diferentes de sistemas de gestión de documentos en el mercado en este momento.

Algunos de estos sistemas de gestión de documentos se centran en archivos digitales para almacenarlos y ponerlos en cifrado digital.

Mientras que algunos de los otros sistemas de administración de documentos en el espectro se enfocan en almacenar los documentos físicos dentro de ellos o incluso almacenar una combinación de copias físicas o digitales de la misma información.

Los sistemas de gestión documental actuarán siempre como fuente de verdad para el custodio de la información. Si algún día le sucede algo malo a la empresa y la gente quiere respuestas, sabrán a quién buscar con respecto a la información y los archivos de la empresa.

Por lo tanto, debe asegurarse de contar con los sistemas de gestión de documentos que satisfagan sus necesidades y requisitos cuando y donde surjan.

Otra cosa importante que debe comprender es que cuando comience a utilizar un sistema de administración de documentos, lo ayudará a simplificar en gran medida el proceso de administración del ciclo de vida de los documentos para comprender fácilmente el proceso y no perder el tiempo con él.

Con estos sistemas de administración de documentos, puede configurar fácilmente diferentes flujos de trabajo automatizados para sus documentos, diferentes procesos para administrar datos nuevos y existentes, y actualizar los documentos a medida que van y vienen.

Estos sistemas de gestión de documentos también ayudan a mantener la,

• La eficiencia de los sistemas y flujos de trabajo asociados a los documentos
• Confidencialidad o privacidad con todos los socios, clientes y equipos involucrados con la empresa en cuestión
• Cumplimiento de todas las autoridades reguladoras relacionadas con la empresa y con los estándares de la industria a los que la empresa debe adherirse

¿Cómo funciona un Sistema de Gestión Documental?

Un sistema de gestión de documentos organiza todos los diferentes documentos que ha almacenado en su interfaz de muchas maneras diferentes. Estas diferentes formas de organizar sus documentos son las siguientes:

• Tipo de datos
• Nivel de prioridad
• Nivel de seguridad
• Tipo de archivo

Cuando se crean los nuevos documentos que usted o su empresa están tratando de administrar, se almacenan con mucho cuidado para que la información se almacene y luego se transfiera a la base de datos principal, donde se pueden almacenar indefinidamente.

El sistema de gestión de documentos que está tratando de emplear puede agregar automáticamente más información al propio archivo, por ejemplo, etiquetas, etiquetas internas y metadatos. Aún así, debe analizarlo detenidamente y elegir el sistema con cuidado para realizar su trabajo.

También debe tener en cuenta que los sistemas de administración de documentos en el mercado en este momento pueden almacenar y clasificar el nuevo documento en función de las reglas que podría haber establecido previamente para cualquier otro documento que haya manejado con el mismo sistema.

Propósito de un plan de acción para la gestión de documentos

Cuando comience a implementar un nuevo sistema de gestión de documentos para su empresa o para usted mismo, o incluso si está actualizando un sistema de gestión de documentos existente, debe planificar cómo debe fluir el proceso con respecto a todo el proceso de gestión de documentos.

Desea hacer esto porque quiere tener claro todo lo relacionado con la información, incluida la forma en que las partes interesadas la agregan, almacenan, organizan y recuperan.

Si está en un puesto gerencial, debe asegurarse de que todos en su equipo conozcan el proceso de administración de documentos que está tratando de hacer cumplir.

Cuando comparta esa información con el resto de la pandilla, sabrán todas las reglas y pautas que deben seguir para avanzar en el programa.

Su plan de acción debe incluir información sobre cómo administrar los documentos existentes o crearlos desde cero si son copias físicas o digitales de ambos.

Otra cosa de la que probablemente debería asegurarse es probar su plan de acción de gestión de documentos a pequeña escala para que cuando lo implemente en toda la estructura organizativa, no tenga ningún problema.

Repositorio de documentos

Un repositorio de documentos es una parte crucial del sistema general de gestión de documentos con el que debe estar completamente familiarizado. El objetivo principal del depósito de documentos es almacenar documentos, pero hay que verlo como algo más que un simple archivador.

Estos repositorios aseguran el acceso a todos los documentos que la empresa intenta restringir internamente. Lo hacen proporcionando varios niveles de permisos a la base de datos a cargo para asignar adecuadamente diferentes permisos a diferentes empleados de acuerdo con su nivel de pago.

Esto puede parecer un poco injusto, pero los repositorios de documentos son un salvavidas desde el punto de vista de la gestión. Principalmente porque estos repositorios ayudan a minimizar cualquier dato contradictorio mientras el equipo está trabajando y pueden permitirse algo que no está a la vista de ellos.

Estos repositorios de documentos también garantizan que su base de datos de documentos se limpie y actualice automáticamente, al mismo tiempo que garantiza que no haya redundancias ni entradas duplicadas en la base de datos.

Beneficios de los sistemas de gestión de documentos

Dado que el valor de mercado de todos los diferentes sistemas de gestión de documentos se estima en $6780 millones para 2023, creemos que es una buena idea informarle sobre todos los diferentes beneficios que puede obtener de sus sistemas de gestión de documentos.

• Una de las mejores cosas de los sistemas de administración de documentos es que tienen protocolos de seguridad increíblemente mejorados para proteger sus datos. Esto significa que toda la información o los documentos que ingresan o salen de su organización se almacenan de forma segura en una base de datos centralizada, donde son fácilmente accesibles para todas las diferentes partes interesadas que intentan ver esa información.
• El segundo beneficio de los sistemas de administración de documentos es que los ingenieros que crean estos sistemas tienen una función de búsqueda increíble incorporada para asegurarse de que cada persona que quiera acceder a la base de datos y quiera ver una pieza específica de información relacionada con el empresa, pueden hacerlo fácilmente escribiendo la palabra clave deseada y esperando un par de segundos para que aparezcan los resultados
• Otra gran ventaja de los sistemas de gestión de documentos es que todo el mundo puede ver la información más reciente que publica la empresa. Esto significa que los sistemas de gestión de documentos que hay en el mercado garantizan que existe un cierto nivel de mejora en la colaboración y el trabajo en equipo entre los miembros del equipo para que no haya lagunas en lo que respecta a la información sobre la empresa o el trabajo que están realizando. para la compañía
• Los sistemas de gestión documental también garantizan que el documento que intentan gestionar tenga su historial almacenado de forma segura. Este historial ayuda a garantizar que el documento sea auténtico y que la información almacenada dentro del documento no haya sido alterada. Esto es de vital importancia para las empresas, ya que este historial documentado se utiliza a menudo en las prácticas de cumplimiento de la industria y cuando las empresas están en el stand mientras se auditan.
• Una de las mejores cosas de los sistemas de gestión de documentos es que aseguran un nivel creciente de productividad entre los miembros del equipo de la empresa. Este aumento de la productividad se debe a que los empleados que trabajan juntos no pierden el tiempo buscando información relacionada con su trabajo en carpetas o preguntando a otras personas. Al mismo tiempo, pueden iniciar fácilmente el sistema de administración de documentos y obtener lo que desean en segundos.

Conclusión

Esta fue nuestra guía sobre los sistemas de administración de documentos, qué son, cómo funcionan y qué beneficios puede obtener al emplear uno para usted y su equipo. Si cree que se debe agregar algo a esta guía, háganoslo saber.