Dokumentenmanagementsysteme – Wie funktionieren sie und was sind die Vorteile?

Wir leben im ^21. Jahrhundert und Informationen sind König. Organisationen auf der ganzen Welt verlassen sich auf riesige Mengen an Dokumenten von ihren Stakeholdern, Mitarbeitern und allen anderen mit dem Unternehmen verbundenen Ressourcen, um sicherzustellen, dass ihr Geschäft reibungslos läuft und es keine Informationslücken gibt.

Auch wenn viele Unternehmen auf der ganzen Welt schwören und sich von Papier entfernen, gibt es immer noch viele Organisationen, die sich auf das Erstellen, Empfangen und Teilen von Informationen verlassen.

Sie müssen verstehen, dass das Erstellen und Zusammenstellen von Informationsbergen in Form von Dokumenten relativ einfach ist.

Das Problem entsteht, wenn es darum geht, sie zu speichern und so zu organisieren, dass sie für jeden, der sie in Zukunft haben möchte, leicht zugänglich sind, was relativ kompliziert ist.

Aus diesem Grund werden wir in diesem Artikel über Dokumentenmanagementsysteme sprechen, wie Unternehmen sie zu ihrem Vorteil nutzen können und wie diese Dokumentenmanagementsysteme tatsächlich im organisatorischen Paradigma funktionieren.

Was ist Dokumentenmanagement?

Wenn wir über Dokumentenmanagement sprechen, sprechen wir darüber, wie verschiedene Unternehmen oder Einzelpersonen weltweit verschiedene Dokumente für ihren geschäftlichen oder privaten Gebrauch verwenden, speichern und verwalten.

Sie stellen sicher, dass diese Dokumente gut gepflegt werden, sonst wird es später viele Probleme geben, wenn sie diese Informationen benötigen, und sie sind nirgends zu finden.

Diese fraglichen Dokumente können PDFs, Videos, Audioclips, Bilder verschiedener Art, Tabellenkalkulationen und sogar Codepakete für Software usw. sein.

Sie sollten beachten, dass es derzeit viele verschiedene Formen von Dokumentenmanagementsystemen auf dem Markt gibt.

Einige dieser Dokumentenverwaltungssysteme konzentrieren sich auf digitale Dateien, um sie zu speichern, und setzen auf digitale Verschlüsselung.

Während sich einige der anderen Dokumentenverwaltungssysteme im Spektrum darauf konzentrieren, die darin enthaltenen physischen Dokumente oder sogar eine Kombination aus physischen oder digitalen Kopien derselben Informationen zu speichern.

Dokumentenmanagementsysteme werden immer als Quelle der Wahrheit für den Verwahrer von Informationen fungieren. Wenn dem Unternehmen eines Tages etwas Schlimmes passiert und die Leute Antworten wollen, wissen sie, nach wem sie in Bezug auf Unternehmensinformationen und -archive suchen müssen.

Stellen Sie daher sicher, dass Sie über die Dokumentenmanagementsysteme verfügen, die Ihre Bedürfnisse und Anforderungen erfüllen, wann und wo sie auftreten.

Eine weitere wichtige Sache, die Sie verstehen müssen, ist, dass, wenn Sie mit der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems beginnen, es Ihnen hilft, den Dokumentenlebenszyklus-Managementprozess weitgehend zu vereinfachen, um den Prozess leicht zu verstehen und nicht daran herumzufummeln.

Mit diesen Dokumentenverwaltungssystemen können Sie problemlos verschiedene automatisierte Workflows für Ihre Dokumente einrichten, verschiedene Prozesse zum Verwalten neuer und vorhandener Daten einrichten und die Dokumente aktualisieren, wenn sie kommen und gehen.

Diese Dokumentenmanagementsysteme helfen auch bei der Pflege der,

• Die Effizienz von Systemen und Arbeitsabläufen, die mit den Dokumenten verbunden sind
• Vertraulichkeit oder Privatsphäre mit allen Partnern, Kunden und Teams, die an dem betreffenden Unternehmen beteiligt sind
• Einhaltung aller mit dem Unternehmen verbundenen Regulierungsbehörden und der Industriestandards, die das Unternehmen einhalten muss

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert all die verschiedenen Dokumente, die Sie in seiner Oberfläche gespeichert haben, auf viele verschiedene Arten. Diese verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu organisieren, sind wie folgt:

• Datentyp
• Prioritätsstufe
• Sicherheitsstufe
• Dateityp

Wenn die neuen Dokumente, die Sie oder Ihr Unternehmen zu verwalten versuchen, erstellt werden, werden sie sehr sorgfältig gespeichert, damit die Informationen gespeichert und dann in die Hauptdatenbank verschoben werden, wo sie unbegrenzt gespeichert werden können.

Das Dokumentenverwaltungssystem, das Sie verwenden möchten, fügt möglicherweise automatisch weitere Informationen zur Datei selbst hinzu, z. B. Labels, interne Tags und Metadaten. Dennoch müssen Sie sich sorgfältig damit befassen und das System sorgfältig auswählen, um Ihre Arbeit zu erledigen.

Sie sollten auch beachten, dass die derzeit auf dem Markt erhältlichen Dokumentenverwaltungssysteme das neue Dokument basierend auf den Regeln speichern und sortieren können, die Sie möglicherweise zuvor für alle anderen Dokumente festgelegt haben, die Sie mit demselben System bearbeitet haben.

Zweck eines Aktionsplans für das Dokumentenmanagement

Wenn Sie beginnen, ein neues Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen oder sich selbst zu implementieren, oder auch wenn Sie ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem aktualisieren, sollten Sie planen, wie der Prozess in Bezug auf den gesamten Dokumentenmanagementprozess ablaufen soll.

Sie möchten dies tun, weil Sie sich über alles im Zusammenhang mit den Informationen im Klaren sein möchten, einschließlich der Art und Weise, wie sie von den betroffenen Parteien hinzugefügt, gespeichert, organisiert und abgerufen werden.

Wenn Sie in einer Führungsposition sind, sollten Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team über den Dokumentenverwaltungsprozess Bescheid weiß, den Sie durchzusetzen versuchen.

Wenn Sie diese Informationen mit dem Rest der Bande teilen, kennen sie alle Regeln und Richtlinien, die sie befolgen müssen, um im Programm voranzukommen.

Ihr Aktionsplan sollte Informationen darüber enthalten, wie die vorhandenen Dokumente verwaltet oder von Grund auf neu erstellt werden, wenn es sich um physische oder digitale Kopien von beidem handelt.

Eine andere Sache, die Sie wahrscheinlich sicherstellen sollten, ist, Ihren Aktionsplan für die Dokumentenverwaltung in kleinem Maßstab zu testen, damit Sie keine Probleme bekommen, wenn Sie ihn auf die gesamte Organisationsstruktur übertragen.

Dokumentenspeicher

Ein Dokumentenspeicher ist ein entscheidender Teil des gesamten Dokumentenverwaltungssystems, mit dem Sie gründlich vertraut sein sollten. Der Hauptzweck des Dokumentenspeichers ist das Speichern von Dokumenten, aber Sie müssen ihn als mehr als einen einfachen Aktenschrank sehen.

Diese Repositories sichern den Zugriff auf alle Dokumente, die das Unternehmen intern einzuschränken versucht. Sie tun dies, indem sie der zuständigen Datenbank mehrere abgestufte Berechtigungsstufen zur Verfügung stellen, um verschiedenen Mitarbeitern entsprechend ihrer Gehaltsklasse unterschiedliche Berechtigungen zuzuweisen.

Das mag ein wenig unfair erscheinen, aber aus verwaltungstechnischer Sicht sind Dokumenten-Repositories ein Lebensretter. Hauptsächlich, weil diese Repositories dazu beitragen, widersprüchliche Daten zu minimieren, während das Team arbeitet, und sich möglicherweise etwas hingeben, das nicht für ihre Augen sichtbar ist.

Diese Dokumenten-Repositorys stellen auch sicher, dass Ihre Dokumentendatenbank automatisch bereinigt und aktualisiert wird, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass es keine Redundanzen und doppelten Einträge in der Datenbank gibt.

Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen

Da der Marktwert aller verschiedenen Dokumentenmanagementsysteme bis 2023 auf 6,78 Milliarden US-Dollar geschätzt wird, halten wir es für eine gute Idee, Sie über die verschiedenen Vorteile zu informieren, die Sie aus Ihren Dokumentenmanagementsystemen ziehen können.

• Eines der besten Dinge an Dokumentenverwaltungssystemen ist, dass sie über erstaunlich verbesserte Sicherheitsprotokolle verfügen, um Ihre Daten zu schützen. Das bedeutet, dass alle Informationen oder Dokumente, die in Ihr Unternehmen ein- oder ausgehen, sicher in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, wo sie für alle Beteiligten, die diese Informationen einsehen möchten, leicht zugänglich sind
• Der zweite Vorteil von Dokumentenverwaltungssystemen besteht darin, dass die Ingenieure, die diese Systeme erstellen, eine erstaunliche Suchfunktion integriert haben, um sicherzustellen, dass jede einzelne Person, die auf die Datenbank zugreifen möchte, eine bestimmte Information im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung sehen möchte Unternehmen können sie dies ganz einfach tun, indem sie ihr gewünschtes Schlüsselwort eingeben und einige Sekunden warten, bis die Ergebnisse angezeigt werden
• Eine weitere großartige Sache bei Dokumentenmanagementsystemen ist, dass jeder die neuesten Informationen sehen kann, die das Unternehmen herausgibt. Das heißt, die am Markt befindlichen Dokumentenmanagementsysteme sorgen für ein gewisses Maß an verbesserter Zusammenarbeit und Teamarbeit unter den Teammitgliedern, damit es keine Informationslücken über das Unternehmen oder die von ihnen ausgeübte Tätigkeit gibt für die Firma
• Dokumentenmanagementsysteme stellen auch sicher, dass der Verlauf des Dokuments, das sie zu verwalten versuchen, sicher gespeichert wird. Dieser Verlauf hilft sicherzustellen, dass das Dokument authentisch ist und die darin gespeicherten Informationen nicht manipuliert wurden. Dies ist für die Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da diese dokumentierte Historie häufig in Compliance-Praktiken der Branche verwendet wird und wenn die Unternehmen während der Prüfung am Stand sind.
• Eines der besten Dinge an Dokumentenmanagementsystemen ist, dass sie für eine steigende Produktivität der Teammitglieder im Unternehmen sorgen. Diese Produktivitätssteigerung ist darauf zurückzuführen, dass die zusammenarbeitenden Mitarbeiter ihre Zeit nicht damit verschwenden, Informationen zu ihrer Arbeit in Ordnern zu finden oder andere Personen zu fragen. Gleichzeitig können sie das Dokumentenmanagementsystem einfach starten und in Sekundenschnelle das bekommen, was sie wollen.

Fazit

Dies war unser Leitfaden zu den Dokumentenmanagementsystemen, was sie sind, wie sie funktionieren und welche Vorteile Sie daraus ziehen können, wenn Sie eines für sich und Ihr Team einsetzen. Wenn Sie der Meinung sind, dass diesem Leitfaden etwas hinzugefügt werden sollte, lassen Sie es uns wissen.