Sisteme de management al documentelor – Cum funcționează și care sunt beneficiile?

Este ^secolul 21, iar informația este rege. Organizațiile din întreaga lume se bazează pe cantități masive de documente de la părțile interesate, angajați și toate celelalte resurse asociate companiei pentru a se asigura că afacerea lor funcționează fără probleme și că nu există lacune în informații.

Chiar dacă multe companii din întreaga lume promit și se îndepărtează de hârtie, există încă o mulțime de organizații care se bazează pe crearea, primirea și partajarea informațiilor.

Trebuie să înțelegeți că crearea și compilarea munților de informații sub formă de documente este relativ ușoară.

Problema apare atunci când vine vorba de depozitarea și organizarea lor pentru a fi ușor accesibile oricui în viitor care le dorește, ceea ce este relativ complicat.

Acesta este motivul pentru care, în acest articol, vom vorbi despre sistemele de management al documentelor, despre modul în care companiile le pot folosi în beneficiul lor și despre cum funcționează efectiv aceste sisteme de management al documentelor în paradigma organizațională.

Ce este managementul documentelor?

Când vorbim despre managementul documentelor, vorbim despre modul în care diferite companii sau persoane din întreaga lume utilizează, stochează și gestionează diferite documente pentru afaceri sau uz personal.

Ei se asigură că aceste documente sunt bine îngrijite, altfel, vor apărea o mulțime de probleme pe drum când vor avea nevoie de acele informații și nu se găsesc nicăieri.

Aceste documente în cauză pot fi PDF-uri, videoclipuri, clipuri audio, imagini de diferite feluri, foi de calcul și chiar pachete de coduri legate de software etc.

Trebuie să rețineți că există multe forme diferite de sisteme de gestionare a documentelor pe piață chiar acum.

Unele dintre aceste sisteme de gestionare a documentelor se concentrează pe fișierele digitale pentru a le stoca și a pune criptare digitală.

În timp ce unele dintre celelalte sisteme de gestionare a documentelor din spectru se concentrează pe stocarea documentelor fizice în interiorul lor sau chiar pe stocarea unei combinații de copii fizice sau digitale ale aceleiași informații.

Sistemele de gestionare a documentelor vor acționa întotdeauna ca o sursă de adevăr pentru păstrătorul de informații. Dacă într-o zi se întâmplă ceva rău companiei și oamenii vor răspunsuri, vor ști pe cine să caute în ceea ce privește informațiile și arhivele companiei.

Așadar, ar trebui să vă asigurați că aveți sisteme de gestionare a documentelor în vigoare care vă îndeplinesc nevoile și cerințele când și unde apar.

Un alt lucru important pe care trebuie să-l înțelegeți este că atunci când începeți să utilizați un sistem de gestionare a documentelor, acesta vă va ajuta să simplificați într-o mare măsură procesul de gestionare a ciclului de viață al documentului, pentru a înțelege cu ușurință procesul și a nu-l găsi.

Folosind aceste sisteme de gestionare a documentelor, puteți configura cu ușurință diferite fluxuri de lucru automatizate pentru documentele dvs., diferite procese pentru a gestiona datele noi și existente și actualizați documentele pe măsură ce vin și pleacă.

Aceste sisteme de management al documentelor ajută, de asemenea, la menținerea,

• Eficiența sistemelor și a fluxurilor de lucru asociate documentelor
• Confidențialitate sau confidențialitate cu toți partenerii, clienții și echipele implicate cu compania în cauză
• Conformitatea cu toate autoritățile de reglementare legate de companie și cu standardele din industrie la care compania trebuie să le respecte

Cum funcționează un sistem de management al documentelor?

Un sistem de management al documentelor organizează toate documentele pe care le-ați stocat în interfața sa în multe moduri diferite. Aceste moduri diferite de a vă organiza documentele sunt următoarele:

• Tip de date
• Nivel de prioritate
• Nivel de securitate
• Tip fișier

Când sunt create noile documente pe care dvs. sau compania dvs. încercați să le gestionați, acestea sunt stocate cu mare atenție, astfel încât informațiile să fie stocate și apoi mutate în baza de date principală, unde pot fi stocate pe termen nelimitat.

Sistemul de management al documentelor pe care încercați să îl utilizați ar putea adăuga automat mai multe informații fișierului în sine, de exemplu, etichete, etichete interne și metadate. Totuși, trebuie să te uiți cu atenție la el și să alegi sistemul cu atenție pentru a-ți termina munca.

De asemenea, ar trebui să rețineți că sistemele de gestionare a documentelor de pe piață pot stoca și sorta noul document pe baza regulilor pe care le-ați stabilit anterior pentru orice alte documente pe care le-ați gestionat folosind același sistem.

Scopul unui plan de acțiune pentru managementul documentelor

Când începeți să implementați un nou sistem de gestionare a documentelor pentru compania dvs. sau pentru dvs., sau chiar dacă actualizați un sistem de management al documentelor existent, ar trebui să planificați modul în care procesul ar trebui să decurgă în ceea ce privește întregul proces de gestionare a documentelor.

Doriți să faceți acest lucru deoarece doriți să fiți clar cu privire la tot ceea ce are legătură cu informațiile, inclusiv modul în care acestea sunt adăugate, stocate, organizate și preluate de către părțile implicate.

Dacă sunteți într-o poziție de conducere, ar trebui să vă asigurați că toată lumea din echipa dvs. cunoaște procesul de gestionare a documentelor pe care încercați să îl aplicați.

Când împărtășiți aceste informații cu restul găștii, ei vor cunoaște toate regulile și liniile directoare pe care trebuie să le urmeze pentru a merge mai departe în program.

Planul dvs. de acțiune ar trebui să includă informații despre gestionarea documentelor existente sau despre crearea de la zero, dacă acestea sunt copii fizice sau digitale ale ambelor.

Un alt lucru de care probabil ar trebui să vă asigurați este să testați planul de acțiune pentru managementul documentelor la scară mică, astfel încât atunci când îl aplicați pe întreaga structură organizațională, să nu aveți probleme.

Depozitul de documente

Un depozit de documente este o parte crucială a sistemului general de management al documentelor cu care ar trebui să fii bine familiarizat. Scopul principal al depozitului de documente este stocarea documentelor, dar trebuie să-l vedeți ca mai mult decât un simplu birou.

Aceste depozite asigură accesul la toate documentele pe care compania încearcă să le restricționeze intern. Ei fac acest lucru furnizând mai multe niveluri de permisiuni la baza de date responsabilă pentru a atribui în mod corespunzător permisiuni diferite diferiților angajați în funcție de gradul lor de salariu.

Acest lucru poate părea puțin nedrept, dar depozitele de documente sunt o salvare de viață din punct de vedere managerial. În principal pentru că aceste depozite ajută la minimizarea oricăror date contradictorii în timp ce echipa lucrează și s-ar putea răsfăța cu ceva ce nu este pentru ochii lor.

Aceste depozite de documente asigură, de asemenea, că baza de date a documentelor este curățată și actualizată automat, asigurându-se totodată că nu există redundanțe și intrări duplicate în baza de date.

Beneficiile sistemelor de management al documentelor

Întrucât valoarea de piață a tuturor sistemelor de gestionare a documentelor este estimată la 6,78 miliarde USD până în 2023, considerăm că este o idee bună să vă anunțăm despre toate beneficiile diferite pe care le puteți obține de la sistemele dvs. de management al documentelor.

• Unul dintre cele mai bune lucruri despre sistemele de gestionare a documentelor este că au protocoale de securitate uimitor de îmbunătățite pentru a vă securiza datele. Aceasta înseamnă că toate informațiile sau documentele care intră sau ies din organizația dvs. sunt stocate în siguranță într-o bază de date centralizată, unde sunt ușor accesibile tuturor diferiților părți interesate care încearcă să vadă acele informații.
• Al doilea beneficiu al sistemelor de gestionare a documentelor este că există o funcționalitate uimitoare de căutare încorporată de inginerii care creează aceste sisteme pentru a se asigura că fiecare persoană care dorește să acceseze baza de date și dorește să vadă o anumită informație legată de companie, pot face acest lucru cu ușurință introducând cuvântul cheie dorit și așteptând câteva secunde pentru ca rezultatele să apară
• Un alt lucru grozav despre sistemele de gestionare a documentelor este că toată lumea poate vedea cele mai recente informații pe care compania le oferă. Aceasta înseamnă că sistemele de management al documentelor care se află pe piață se asigură că există un anumit nivel de colaborare și lucru în echipă îmbunătățit între membrii echipei, astfel încât să nu existe lacune atunci când vine vorba de informații despre companie sau despre munca pe care o desfășoară. pentru companie
• Sistemele de gestionare a documentelor asigură, de asemenea, că documentul pe care încearcă să îl gestioneze are istoricul stocat în siguranță. Acest istoric vă ajută să vă asigurați că documentul este autentic și că informațiile stocate în document nu au fost modificate. Acest lucru este extrem de important pentru companii, deoarece acest istoric documentat este adesea folosit în practicile de conformitate din industrie și atunci când companiile sunt la stand în timp ce sunt auditate.
• Unul dintre cele mai bune lucruri despre sistemele de management al documentelor este că acestea asigură un nivel în creștere de productivitate în rândul membrilor echipei companiei. Această creștere a productivității se datorează faptului că angajații care lucrează împreună nu își pierd timpul găsind informații legate de munca lor în liere sau întrebând alte persoane. În același timp, pot porni cu ușurință sistemul de gestionare a documentelor și pot obține ceea ce își doresc în câteva secunde.

Concluzie

Acesta a fost ghidul nostru pentru sistemele de management al documentelor, ce sunt acestea, cum funcționează și ce beneficii puteți obține prin angajarea unuia pentru dvs. și echipa dvs. Dacă credeți că ar trebui adăugat ceva la acest ghid, anunțați-ne.