文档管理系统——它们是如何工作的，有什么好处？

²¹世纪，信息为王。 世界各地的组织都依赖于来自其利益相关者、员工以及与公司相关的所有其他资源的大量文件，以确保其业务顺利运行并且信息没有缺口。

尽管世界各地的许多公司都在发誓并远离纸质，但仍有许多组织依赖于创建、接收和共享信息。

您需要了解以文档的形式创建和编译大量信息相对容易。

当存储它们并组织它们以便将来任何需要它们的人都可以轻松访问时，就会出现问题，这相对复杂。

这就是为什么在本文中，我们将讨论文档管理系统，公司如何使用它们来为自己谋利，以及这些文档管理系统实际上是如何在组织范式中工作的。

什么是文档管理？

当我们谈论文档管理时，我们谈论的是全球不同的公司或个人如何使用、存储和管理不同的文档以供其业务或个人使用。

他们确保这些文件得到很好的照顾，否则，当他们需要这些信息时，会出现很多问题，而且无处可寻。

这些有问题的文档可以是 PDF、视频、音频剪辑、不同类型的图像、电子表格，甚至是与软件相关的代码包等。

您应该注意到，目前市场上有许多不同形式的文档管理系统。

其中一些文档管理系统专注于数字文件以存储它们并进行数字加密。

而其他一些文档管理系统则专注于将物理文档存储在其中，甚至存储相同信息的物理或数字副本的组合。

文档管理系统将始终充当信息安全保管人的真实来源。 如果有一天公司发生了不好的事情，人们想要答案，他们就会知道该找谁来了解公司信息和档案。

因此，您应该确保您拥有适当的文档管理系统，以满足您在何时何地出现的需求和要求。

您需要了解的另一件重要的事情是，当您开始使用文档管理系统时，它将在很大程度上帮助您简化文档生命周期管理流程，以便轻松理解流程而不是摸索它。

使用这些文档管理系统，您可以轻松地为文档设置不同的自动化工作流程、管理新数据和现有数据的不同流程，并在文档来来去去时对其进行更新。

这些文件管理系统还有助于维护，

• 与文件相关的系统和工作流程的效率
• 与相关公司相关的所有合作伙伴、客户和团队的机密或隐私
• 遵守与公司相关的所有监管机构以及公司必须遵守的行业标准

文档管理系统如何工作？

文档管理系统以多种不同方式组织您存储在其界面中的所有不同文档。 这些组织文档的不同方式如下：

• 数据类型
• 优先级
• 安全级别
• 文件类型

当您或您的公司试图管理的新文档被创建时，它们会被非常仔细地存储，以便将信息存储起来，然后转移到主数据库中，在那里可以无限期地存储它们。

您尝试使用的文档管理系统可能会自动向文件本身添加更多信息，例如标签、内部标签和元数据。 不过，您必须仔细研究并仔细选择系统才能完成工作。

您还应该注意，目前市场上的文档管理系统可以根据您之前为使用同一系统处理的任何其他文档设置的规则来存储和分类新文档。

文档管理行动计划的目的

当您开始为您的公司或您自己实施新的文档管理系统时，或者即使您正在更新现有的文档管理系统，您也应该计划整个文档管理流程的流程。

您想要这样做是因为您想要清楚与信息相关的所有内容，包括相关方如何添加、存储、组织和检索信息。

如果您处于管理职位，您应该确保团队中的每个人都知道您正在尝试执行的文档管理流程。

当您与该团伙的其他成员分享该信息时，他们将了解在该计划中前进时必须遵循的所有规则和准则。

您的行动计划应包括有关管理现有文档或从头开始创建的信息（如果它们是两者的物理或数字副本）。

您可能应该确保的另一件事是在小范围内测试您的文档管理行动计划，以便当您将其应用于整个组织结构时，您不会遇到任何问题。

文档库

文档存储库是您应该完全熟悉的整个文档管理系统的关键部分。 文档存储库的主要目的是存储文档，但您必须将其视为不仅仅是一个简单的文件柜。

这些存储库可以保护对公司试图在内部限制的所有文档的访问。 他们通过为负责的数据库提供几个分层的权限级别来做到这一点，以根据他们的薪酬等级为不同的员工适当地分配不同的权限。

这似乎有点不公平，但从管理的角度来看，文档存储库是救命稻草。 主要是因为这些存储库有助于在团队工作时最大限度地减少任何矛盾的数据，并且可能会沉迷于他们眼睛看不到的东西。

这些文档存储库还确保您的文档数据库自动清理和更新，同时还确保数据库中没有冗余和重复条目。

文档管理系统的好处

由于到 2023 年所有不同文档管理系统的市场价值估计为 $6.78b，我们认为让您了解您可以从文档管理系统中获得的所有不同好处是一个好主意。

• 文档管理系统最好的事情之一是它们具有惊人的增强安全协议来保护您的数据。 这意味着所有进出您组织的信息或文件都安全地存储在一个集中的数据库中，所有试图查看该信息的不同利益相关者都可以轻松访问它们
• 文档管理系统的第二个好处是创建这些系统的工程师内置了惊人的搜索功能，以确保每个想要访问数据库并希望查看与文档相关的特定信息的人公司，他们可以通过输入他们想要的关键字来轻松地做到这一点，然后等待几秒钟以显示结果
• 文档管理系统的另一个好处是每个人都可以看到公司发布的最新信息。 这意味着市场上正确的文档管理系统可确保团队成员之间的协作和团队合作得到一定程度的改善，以便在有关公司或他们正在执行的工作的信息方面没有差距为公司
• 文档管理系统还确保他们尝试管理的文档安全地存储其历史记录。 此历史记录有助于确保文档是真实的，并且文档中存储的信息未被篡改。 这对公司来说至关重要，因为这些记录在案的历史通常用于行业合规实践以及企业在接受审计时站在立场上的情况。
• 文档管理系统最好的事情之一是它们确保公司团队成员的生产力水平不断提高。 这种生产力的提高是因为一起工作的员工没有浪费时间在活页夹中寻找与他们的工作相关的信息或询问其他人。 同时，他们可以轻松启动文档管理系统，并在几秒钟内得到他们想要的东西。

结论

这是我们对文档管理系统的指南，它们是什么，它们是如何工作的，以及通过为自己和您的团队使用一个系统可以获得哪些好处。 如果您认为应该在本指南中添加一些内容，请告诉我们。