プロジェクト管理におけるギャップ分析とは?

どれだけ計画を立てても、プロジェクトを実行していると、多くの課題に直面することがあります。 最終的には、要件を評価するのに役立つツールを用意する必要があるという考えです。

プロジェクトが正しい方向に進んでいるかどうかを理解することは重要であり、その方法は非常に簡単です。 ギャップ分析は、パフォーマンスを評価して、ビジネス目標が達成されているかどうかを判断する方法です。 それは非常に役立つことがあり、理解するのはそれほど難しくありません。

ギャップ分析がビジネスにどのように役立つかについて学びましょう。

ギャップ分析とは

ギャップ分析は、プロジェクト マネージャーが現在のパフォーマンスと将来の期待されるパフォーマンスを比較するために一般的に使用するプロセスです。 これは、ビジネスが現在どのように実行されているか、近い将来どこに行く予定があるかについての正式な調査です。

企業が期待に応えているか、リソースを適切に活用しているかに関係なく、どのビジネスもこれから多くの利益を得るでしょう. ビジネスからビジネス、製品管理、情報技術など、分析できる複数の視点があります。

ギャップ分析テンプレートを使用するということは、会社の現在の立ち位置と現在の活動を理解することを意味します。 特に賭け金が非常に高い場合は、これを行うことが重要です。プロジェクトの進行状況を知りたい場合にのみ実行できます。 このパフォーマンスに影響を与える要因には、設備投資、リソース計画、テクノロジーなどがあります。

ギャップ分析は、最適化された割り当てと現在の割り当てレベルへのリソースの統合との間のギャップを特定します。 そのようなことを行うことによって、最終的に改善と成功へのゲートウェイが構築されます。 リアルタイム データは、抜け穴を理解し、プロジェクトの進捗を改善するのに役立ちます。

ギャップ分析の実行方法

ギャップ分析を行う際には、いくつかの質問を自問する必要があります。現在の立ち位置、希望する場所、そこにどのように到達する予定ですか? すぐに改善できる部分はありませんが、進歩を促進するためのロードマップがあります。

ギャップ分析を実行する際に実行する必要がある 4 つの基本的な手順を見てみましょう。

1. 現在の状態を特定する

最初のステップは、現在の立ち位置を理解することです。 データ使用量の増加は、組織がどのように機能しているかを特定するのに役立ちます。 販売、マーケティング、財務などのさまざまな部門からこのデータを取得し、それらを追跡して現在の位置を理解できます。

チームの解釈や方法論など、すべての定性的および定量的情報を収集します。 これは、特定のデータ ポイントを生成して、自分の位置とパフォーマンスを評価するのに役立ちます。 現在の状態を特定することは、より現実的なアクション プランを作成するのに役立ちます。

また、目的のエリアで進捗があるかどうかを確認し、抜け穴やギャップを特定して、それに応じて方向を変えることもできます。 どこから始めればよいか迷っている場合は、できる限りすべてのデータを収集することから始めてください。収集すればするほど、現在の状態の全体像が鮮明になります。

2. 将来の目的地を特定する

ギャップ分析の背後にある主な目的は、どこに行きたいかを特定し、その目標に従って現在の活動を調整することです。 プロジェクト リーダーとして、会社が達成しようとしている目標を見つける必要があります。 目標を設定することで、会社の方向性と会社の目指す方向性を知ることができます。

そこにたどり着くには、ここから自分で設定した目標に到達するための合理的な時間枠で、現在の状態を知る必要があります。 将来の目標は、組織のために設定できる最高のものの 1 つです。 それに到達するためには、多くの努力が必要です。

戦略計画のギャップ分析を行うときは、関連するすべての詳細を確認してください。最適な場所は、計画の目標を確認することです。 これらの目標は、2 年から 5 年の間でさまざまです。 最も小さなマイルストーンの後でも、前月と比較して現在の位置を自問し、収集したデータに戻ります。

3. ギャップを特定する

どこに向かっているのか、どこから始めたのかがわかると、その2つのポイントの間のギャップとスペースが実行部分になります。 目標に到達するためにカバーしなければならないのは、これら 2 つの部分の間のギャップです。 なぜギャップがあるのか​​を理解し、それについて非常に具体的に説明する必要があります。 自分に嘘をつかないでください。

2 つの領域を深く掘り下げると、そもそもなぜギャップが生じたのかがわかります。 四半期の売上が当初の計画よりも 20,000 ユニット少ない場合、その理由を特定してください。 従業員に問題はありますか？ あなたの製品/サービスはうまく機能していますか? 品質に問題はありますか？ あなたのビジネスに当てはまるこれらの質問を自問し、正直に答えてください。

4. ギャップを埋める方法を特定する

存在するギャップを理解したら、次のステップは、それらのスペース間の違いを分析することです。 デューデリジェンスを実施しましたが、今こそ行動する時です。 ギャップがあることを確認しましたか？ 偉大な。 閉じる時が来ました。

なぜそれらが発生し続けるのか、そして将来の目的地と目標に近づくために何をする必要があるのか​​ を理解することが重要です. 変更する必要がある要因を決定し、そのために必要な手順を準備します。 各ステップの開始日と終了日、およびギャップをいつ解決するかを作成します。 各ステップの実装コストも考慮してください。それを達成するためのリソースがない可能性があるためです。

締め切りがないと、見過ごされたり無視されたりするので、締め切りは重要です。 すべてのハードワークの後、フォロースルーをおろそかにしないでください。 ギャップ分析を使用して、行っているすべての改善をフォローアップします。 一度にすべてのギャップを埋めないことを忘れないでください。組織が崩壊するので、組織に過度のストレスをかけないでください。

ギャップ分析はどのように役立ちますか?

ギャップ分析の主な目的は、データを使用してプロジェクトのさまざまな側面を制御および理解することです。ギャップ分析が重要である理由と、データの整理にどのように役立つかを次に示します。

• ギャップ分析は、組織の抜け穴や将来の欠点を見つけるのに役立ちます。 長期的には、それらを定量化または特定することが容易になります。 また、さらなる改善を支援します。
• ギャップ分析は、ビジネスの有効性と効率を高めます。 異常なことが起こっていることを強調します。 特定が完了したら、リソースをより重要なステップに振り向けることができます。
• ギャップ分析を使用して、現在のアクティビティと将来の目標を比較できます。 それぞれの活動がどのように実行されているかについて詳細を知ることは、将来の成長を理解するために重要です。
• ギャップ分析手順を使用すると、組織全体とその機能の概要を把握するのに役立ちます。 これは、プロジェクト マネージャーが、会社にその使命を果たすのに十分なリソースがあるかどうかを判断するのに役立ちます。
• ギャップ分析は、より良い方法についてより多くのデータと洞察を得られることも示しています。 たとえば、製造で使用すると、コスト リソースの管理に役立ちます。

ギャップ分析の後はどうなりますか?

ギャップ分析から優れたアイデアが浮かび上がってきたので、パフォーマンスのギャップと、それらに簡単に対処する方法を特定しました。 しかし、アイデアは実行なしでは何もありません。 これらのアイデアを継続することは、人々が予想するよりもはるかに困難です。特に、時間の経過に伴う進捗状況を測定および管理するための確実な方法がない場合はなおさらです。

完全なギャップ分析には、将来のステップも含まれます。それらは、仕事を成し遂げるための実際的なステップと考えてください。 ギャップ分析の後に何が起こるかを次に示します。

最初のステップ: 計画を整理するのに役立つフレームワークを選択します。

ギャップ分析によって問題領域が特定されると、フレームワークがそれらのマッピングを支援します。 フレームワークは、計画の重要なポイントを要約し、組織を維持するのに役立ちます。 組織がなぜ行っているのか、何を行っているのか、特に特定の目標に向けたすべての活動を視覚化するのに役立ちます。

2 番目のステップ: ギャップ分析で特定された目標、目的、およびプロジェクトを使用してフレームワークを設計します。

フレームワークのギャップを情報で埋め始めます。その一部はギャップ分析で決定されます。

• 目標 –ギャップ分析の 2 番目のステップでは、パフォーマンスに関してどこに到達したいかを特定してマークする必要があります。 これらは客観的にあなたの目標と呼ばれます。
• 目的- 目的は、多くの場合、これらの目標をどれだけうまく達成しているかを示す指標です。目標ごとに、そのような目的を 1 つまたは 2 つ選択する必要があります。
• プロジェクト– 「イニシアチブ」と呼ばれることが多いプロジェクトは、通常、これらすべての計画を達成するために作成する必要があるアクション プランです。 最後のステップでは、ギャップを埋めるためのソリューションに焦点を当てます。これらのソリューションは、最終的にあなたが引き受けるプロジェクトになります。 ほとんどの組織は、選択した目標ごとに 1 つまたは 2 つのイニシアチブを実装します。

3 番目のステップ: 計画を実行に移し、進捗状況を追跡します

最初の 2 つのステップが終わったら、今度は計画を開始し、定期的に状況を評価します。 計画を実行するために必要なすべてのリソースを割り当てたことを確認し、それを組織内の全員に伝えます。

彼らが言うように、解決策の半分は詳細にあります。 パフォーマンスの追跡は複雑な作業になる可能性があるため、戦略実行プロセスを管理する方法を見つける必要があります。 ほとんどの組織は、nTask などのパフォーマンス管理ソフトウェアを使用して、目標に向けた進捗状況を監視しています。 パフォーマンス管理ツールは、企業が戦略的プロジェクトに関連する指標の数を追跡して、長期にわたって活動を維持できるようにするのに役立ちます。

パフォーマンス管理システムを使用する利点は何ですか?

組織がパフォーマンス管理システムとギャップ分析を併用する必要があるのには、いくつかの確固たる理由があります。 それらのいくつかを見てみましょう。

• 一貫性の向上 –従業員の選択、異動、および昇進または行動の一貫性が向上します。
• 組織への影響– 組織が目標を重視するようになると、より多くのマイルストーンが達成されます。 したがって、より多くの成功と利益に貢献します。
• モチベーション- 組織のすべての従業員は、より意欲的になる可能性が高く、パフォーマンスベースの指標は、最高の従業員を特定し、それに応じて報酬を与えるのに役立ちます.

ギャップ分析手順を実現する

ギャップ分析は価値のある実践ですが、改善のための実際の計画を伴う必要があります。 さらなる進歩はすべて、時間をかけて完了する追加の作業と目標にあります。 追跡はその漸進的な作業の一部であり、あなたがどれだけうまくやっているかを示すだけでなく、あなたが正しい決定を下しているかどうかも明らかにします.

プロジェクトが順調に進んでいる場合は驚くべきことですが、そうでない場合は、最初に正しい手順を踏んでいるかどうかを評価する必要があります。