Ce este analiza decalajului în managementul proiectelor?

Indiferent de câtă planificare faci, ori de câte ori executați un proiect, este posibil să vă confruntați cu multe provocări. Ideea este că în cele din urmă veți dori să aveți instrumentele care vă ajută să evaluați cerințele.

Este important să înțelegeți dacă proiectul dvs. este sau nu pe drumul cel bun cu progrese eficiente, iar modul de a face acest lucru este destul de simplu. O analiză a decalajului este o metodă de evaluare a performanței pentru a determina dacă obiectivele de afaceri sunt îndeplinite sau nu. Poate fi de mare ajutor și nu este foarte greu de înțeles.

Să aflăm totul despre modul în care analiza decalajelor vă poate ajuta afacerea.

Ce este analiza decalajului?

Analiza decalajului este un proces pe care un manager de proiect îl folosește în mod obișnuit pentru a compara performanța actuală cu performanța așteptată viitoare. Este un studiu oficial al modului în care o afacere funcționează în prezent și unde plănuiește să meargă în viitorul apropiat.

Orice afacere va profita foarte mult de pe urma acestui lucru, indiferent dacă o companie îndeplinește așteptările sau își folosește resursele într-un mod bun. Există mai multe perspective care pot fi analizate, de la business la business, managementul produselor, tehnologia informației și multe altele.

Utilizarea unui șablon de analiză a decalajelor înseamnă că înțelegem unde se află compania în acest moment, precum și activitatea sa curentă. Este important să faceți acest lucru, mai ales când mizele sunt super mari, se poate desfășura doar atunci când doriți să știți cum progresează proiectul. Puțini factori care afectează această performanță includ investițiile de capital, planificarea resurselor, tehnologia etc.

O analiză a decalajelor identifică decalajele dintre alocarea optimizată și integrarea resurselor la nivelul actual de alocare. Făcând astfel de lucruri, se construiește în cele din urmă o poartă către îmbunătățire și succes. Datele în timp real vă vor ajuta să vă înțelegeți lacunele și să vă îmbunătățiți progresul proiectului.

Cum se efectuează o analiză a decalajului?

În timp ce faceți o analiză a decalajului, trebuie să vă puneți câteva întrebări, unde vă aflați în prezent, unde doriți să fiți și cum plănuiți să ajungeți acolo? Nu există o parte rapidă pentru a obține îmbunătățiri, ci o foaie de parcurs pentru a îmbunătăți progresul.

Să aruncăm o privire la patru pași de bază pe care trebuie să-i faceți în timp ce efectuați o analiză a decalajului.

1. Identificați starea curentă

Primul pas este să înțelegeți unde vă aflați în prezent. Creșterea utilizării datelor ajută organizațiile să identifice performanța lor. Puteți obține aceste date de la diferite departamente, inclusiv vânzări, marketing, finanțe etc. și să le urmăriți pentru a înțelege poziția dvs. actuală.

Colectați toate informațiile calitative și cantitative, cum ar fi ceea ce echipa dvs. interpretează și metodologii. Acest lucru vă ajută să generați puncte de date specifice pentru a vă evalua poziția și performanța. Identificarea stării actuale ajută la crearea unui plan de acțiune mai realist.

De asemenea, puteți verifica dacă se înregistrează sau nu progrese în zona destinată sau nu, puteți identifica lacuna sau decalajul și schimba direcția în consecință. Dacă sunteți confuz cu privire la unde să începeți, începeți prin a colecta toate datele pe care le puteți, deoarece cu cât adunați mai multe, cu atât imaginea stării dvs. actuale devine mai clară.

2. Identificați-vă destinația viitoare

Scopul principal din spatele analizei decalajului este de a identifica unde doriți să mergeți și de a vă ajusta activitățile curente în funcție de acest obiectiv. Ca lider de proiect, trebuie să găsiți obiectivele pe care compania dvs. încearcă să le atingă. Stabilirea obiectivelor vă ajută să dați companiei dvs. un sentiment de direcție și în care dorește să ajungă.

Pentru a ajunge acolo, trebuie să știți despre starea dvs. actuală cu un interval de timp rezonabil pentru a ajunge de aici la obiectivul pe care vi l-ați stabilit. Un obiectiv viitor este unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți stabili pentru o organizație. Pentru a ajunge la el, trebuie depus mult efort.

Când faceți o analiză a decalajului pentru planul dvs. strategic, verificați toate detaliile relevante, cel mai bun loc este să vă uitați la țintele din planul dvs. Aceste obiective pot varia de la doi la cinci ani. Chiar și după cele mai mici etape, întrebați-vă unde vă aflați acum față de luna anterioară și reveniți la datele pe care le-ați colectat.

3. Identificați golurile

Odată ce știi încotro te îndrepți și de unde ai început, decalajul și spațiul dintre aceste două puncte devin partea de execuție. Este decalajul dintre cele două părți pe care trebuie să îl acoperiți pentru a vă atinge ținta. Trebuie să-ți dai seama de ce există un decalaj și trebuie să fii foarte specific în privința ei. Nu te minți singur.

Sapă mai adânc în cele două zone și vei înțelege de ce s-a întâmplat decalajul în primul rând. Dacă vânzările dvs. trimestriale sunt cu 20.000 de unități mai mici decât ați planificat inițial, stabiliți de ce s-a întâmplat? Există probleme în forța dvs. de muncă? Produsul/serviciul dumneavoastră funcționează bine? Există probleme de calitate? Pune-ți aceste întrebări care sunt aplicabile afacerii tale și răspunde-le sincer.

4. Identificați cum veți acoperi decalajul

După ce înțelegeți golurile care există, următorul pas ar trebui să fie să analizați diferențele dintre acele spații. Ați implementat due diligence, dar acum este momentul să acționați. Ai identificat că există un gol? Grozav. E timpul să-l închizi acum.

Este important să înțelegeți de ce acestea continuă să se întâmple și ce trebuie să faceți pentru a vă apropia de destinația și obiectivele dvs. viitoare. Decideți factorii pe care trebuie să îi schimbați și pregătiți pașii necesari pentru asta. Creați o dată de început și o dată de încheiere pentru fiecare dintre pașii dvs. și când doriți ca lacunele să fie rezolvate. Luați în considerare și costul implementării pentru fiecare pas, deoarece este posibil să nu aveți resursele pentru a-l realiza.

Termenele limită sunt importante, deoarece atunci când nu aveți unul, va fi trecut cu vederea sau ignorat. După toată munca grea, nu neglijați continuarea. Urmăriți toate îmbunătățirile pe care le faceți cu o analiză a decalajelor. Amintiți-vă să nu închideți toate golurile deodată, nu puneți prea mult stres pe orice organizație, deoarece se va rupe.

Cum vă poate ajuta o analiză Gap?

Scopul principal al analizei decalajului este de a controla și înțelege diferitele aspecte ale unui proiect cu date, iată câteva dintre motivele pentru care este important și cum vă poate ajuta să vă organizați:

• Analiza decalajelor ajută la descoperirea eventualelor lacune sau deficiențe viitoare ale organizației dumneavoastră. Facilitează cuantificarea sau identificarea acestora pe termen lung. De asemenea, ajută la realizarea de îmbunătățiri suplimentare.
• Analiza decalajelor sporește eficiența și eficiența afacerii dvs. Va evidenția orice se întâmplă neobișnuit. Odată ce identificarea este făcută, vă puteți canaliza resursele către pași care sunt mai importanți.
• Puteți utiliza analiza decalajului pentru a compara activitățile prezente cu obiectivele viitoare. Cunoașterea detaliilor despre modul în care funcționează fiecare dintre activitățile tale este importantă pentru a înțelege creșterea ta viitoare.
• Utilizarea unei proceduri de analiză a decalajelor ajută la o imagine de ansamblu asupra întregii organizații și a funcțiilor acesteia. Acest lucru îi ajută pe managerii de proiect să determine dacă compania are suficiente resurse pentru a-și îndeplini misiunea.
• Analiza decalajului arată, de asemenea, că veți avea mai multe date și perspective despre cum să faceți mai bine. De exemplu, atunci când este utilizat în producție, poate ajuta la gestionarea resurselor de cost.

Ce se întâmplă după o analiză a decalajului?

Acum că trebuie să fi ieșit din analiza decalajului cu idei bune, să fi identificat decalajele de performanță și cum le poți aborda în mod convenabil. Cu toate acestea, ideile nu sunt nimic fără execuție. Continuarea acestor idei este mult mai dificilă decât anticipează oamenii, mai ales atunci când nu au o modalitate solidă de a măsura și gestiona progresul în timp.

Niciodată să nu treci după etapa de ideare, o analiză completă a decalajului are și pași viitori, consideră-i pași practici pentru a duce la bun sfârșit treaba. Iată ce se întâmplă după analiza decalajului.

Primul pas: Selectați un cadru care vă ajută să vă organizați planurile.

Odată ce analiza decalajului identifică zona cu probleme, un cadru vă va ajuta să le mapați. Cadrele vă ajută să rezumați punctele esențiale ale planului dvs. și vă ajută să rămâneți organizat. Ajută organizațiile să vizualizeze de ce fac, ce fac, în special toate activitățile către un anumit scop.

Al doilea pas: Proiectați-vă cadrul cu scopurile, obiectivele și proiectele identificate în analiza decalajului

Începeți să completați golurile din cadrul dvs. cu informații, dintre care unele vor fi determinate în analiza decalajului.

• Obiective – În a doua etapă a analizei decalajului, trebuie să identifici și să marchezi unde ți-ai dori să fii în ceea ce privește performanța. Acestea se numesc obiectivele tale.
• Obiective – Obiectivele sunt adesea indicatorii care semnalează cât de bine îndepliniți aceste obiective, trebuie să selectați unul sau două astfel de obiective pentru fiecare dintre obiectivele dvs.
• Proiecte – Denumite adesea „inițiative”, proiectele sunt de obicei planul de acțiune pe care trebuie să-l dezvolți pentru a realiza toate aceste planuri. Ultimul pas se concentrează pe soluțiile pentru a reduce decalajul, acele soluții vor deveni în cele din urmă proiectele pe care le întreprindeți. Majoritatea organizațiilor implementează una sau două inițiative pentru fiecare obiectiv pe care îl selectați.

Al treilea pas: Pune-ți planul în acțiune și urmărește-ți progresul

După primii doi pași, acum este momentul să-ți lansezi planul și să evaluezi periodic cum merg lucrurile. Asigurați-vă că ați alocat toate resursele necesare pentru a realiza planul și comunicați-l tuturor din organizația dvs.

După cum se spune, jumătate din soluție constă în detalii. Urmărirea performanței dvs. poate fi o sarcină complicată, așa că trebuie să găsiți o modalitate de a gestiona procesul de execuție a strategiei. Majoritatea organizațiilor folosesc software de management al performanței, cum ar fi nTask, pentru a-și monitoriza progresul către obiectiv. Un instrument de management al performanței ajută companiile să urmărească numărul de metrici legate de proiectele strategice pentru a-și susține activitățile pe termen lung.

Care sunt beneficiile utilizării unui sistem de management al performanței?

Există o serie de motive solide pentru care organizațiile trebuie să aibă un sistem de management al performanței alături de analiza decalajelor. Să aruncăm o privire la câteva dintre ele,

• Consecvență mai mare – Selectarea angajaților, transferul și promovarea sau acțiunea devin mai consistente.
• Impact organizațional – Odată ce organizația devine concentrată pe obiective, vor fi atinse mai multe etape. Prin urmare, contribuind la mai mult succes și profituri.
• Motivație – Toți angajații organizației sunt susceptibili de a fi mai motivați, valorile bazate pe performanță vor ajuta la identificarea celor mai buni angajați și la recompensarea lor în consecință.

Faceți ca procedura de analiză a decalajului să prindă viață

O analiză a decalajelor este o practică demnă, totuși, trebuie să fie însoțită de un plan real de îmbunătățire. Toate progresele ulterioare constă în munca suplimentară și obiectivele care se realizează în timp. Urmărirea face parte din această muncă incrementală, nu numai că arată cât de bine vă descurcați, dar dezvăluie și dacă luați sau nu decizia corectă.

Dacă proiectele tale sunt în ritm, este uimitor, totuși, dacă nu sunt, atunci poate fi necesar să evaluezi dacă faci sau nu pașii potriviți, pentru început.