Что такое анализ пробелов в управлении проектами?

Независимо от того, как много вы планируете, всякий раз, когда вы выполняете проект, вы все равно можете столкнуться с множеством проблем. Идея состоит в том, что в конечном итоге вы захотите иметь инструменты, которые помогут оценить требования.

Понимание того, находится ли ваш проект на правильном пути с эффективным прогрессом, важно, и как это сделать, довольно просто. Гэп-анализ — это метод оценки производительности, позволяющий определить, достигаются ли бизнес-цели или нет. Это может быть очень полезно, и это не так уж сложно понять.

Давайте узнаем все о том, как анализ пробелов может помочь вашему бизнесу.

Что такое гэп-анализ?

Gap-анализ — это процесс, который менеджер проекта обычно использует для сравнения текущей производительности с ожидаемой в будущем. Это формальное исследование того, как бизнес работает в настоящее время и куда он планирует двигаться в ближайшем будущем.

Любой бизнес получит от этого большую прибыль, независимо от того, оправдывает ли компания ожидания или правильно использует свои ресурсы. Существует множество точек зрения, которые можно анализировать, от бизнеса к бизнесу, управления продуктами, информационных технологий и многого другого.

Использование шаблона гэп-анализа означает, что мы понимаем, где сейчас находится компания, а также ее текущая деятельность. Это важно сделать, особенно когда ставки очень высоки, это можно делать только тогда, когда вы хотите знать, как продвигается проект. Несколько факторов, влияющих на эту производительность, включают капиталовложения, планирование ресурсов, технологии и т. д.

Анализ пробелов выявляет пробелы между оптимизированным распределением и интеграцией ресурсов с текущим уровнем распределения. Делая такие вещи, в конечном итоге открываются ворота к улучшению и успеху. Данные в режиме реального времени помогут вам понять свои лазейки и помогут улучшить ход вашего проекта.

Как выполнить гэп-анализ?

Проводя анализ пробелов, вам нужно задать себе несколько вопросов: где вы сейчас находитесь, где вы хотите быть и как вы планируете туда добраться? Нет быстрой части для получения улучшений, но есть дорожная карта для ускорения прогресса.

Давайте рассмотрим четыре основных шага, которые необходимо предпринять при проведении анализа пробелов.

1. Определите текущее состояние

Первый шаг — понять, где вы сейчас находитесь. Увеличение использования данных помогает организациям определить, как они работают. Вы можете получать эти данные из разных отделов, включая продажи, маркетинг, финансы и т. д., и отслеживать их, чтобы понять свое текущее положение.

Соберите всю качественную и количественную информацию, например, то, что интерпретирует ваша команда, и методологии. Это помогает генерировать определенные точки данных для оценки вашего положения и производительности. Определение текущего состояния помогает создать более реалистичный план действий.

Вы также можете проверить, есть ли прогресс в намеченной области или нет, определить лазейку или пробел и соответствующим образом изменить направление. Если вы не знаете, с чего начать, начните со сбора всех возможных данных, так как чем больше вы соберете, тем четче станет картина вашего текущего состояния.

2. Определите свой будущий пункт назначения

Основная цель анализа пробелов — определить, куда вы хотите двигаться, и скорректировать свою текущую деятельность в соответствии с этой целью. Как руководитель проекта, вы должны определить цели, которых пытается достичь ваша компания. Постановка целей помогает дать вашей компании представление о том, куда она хочет двигаться.

Чтобы достичь этого, вы должны знать о своем текущем состоянии с разумными временными рамками, чтобы добраться отсюда до цели, которую вы перед собой поставили. Будущая цель — одна из лучших вещей, которую вы можете поставить перед организацией. Чтобы его достичь, нужно приложить немало усилий.

Когда вы проводите анализ пробелов в своем стратегическом плане, проверьте все соответствующие детали, лучше всего взглянуть на цели в вашем плане. Эти цели могут варьироваться от двух до пяти лет. Даже после самых маленьких вех спросите себя, где вы сейчас находитесь по сравнению с предыдущим месяцем, и вернитесь к собранным вами данным.

3. Определите пробелы

Как только вы узнаете, куда вы направляетесь и откуда вы начали, промежуток и пространство между этими двумя точками становятся частью выполнения. Это промежуток между этими двумя частями, который вы должны заполнить, чтобы достичь своей цели. Вы должны выяснить, почему существует разрыв, и вы должны быть очень конкретными в этом. Не обманывай себя.

Копните глубже в эти две области, и вы поймете, почему разрыв произошел в первую очередь. Если ваши квартальные продажи на 20 000 единиц меньше, чем вы изначально планировали, определите, почему это произошло? Есть ли проблемы в вашей рабочей силе? Хорошо ли работает ваш продукт/услуга? Есть ли проблемы с качеством? Задайте себе эти вопросы, применимые к вашему бизнесу, и честно ответьте на них.

4. Определите, как вы будете преодолевать разрыв

После того, как вы поймете существующие пробелы, вашим следующим шагом должен стать анализ различий между этими пространствами. Вы выполнили комплексную проверку, но теперь пришло время действовать. Вы определили, что есть пробел? Большой. Пришло время закрыть его сейчас.

Важно понять, почему они продолжают происходить и что вам нужно сделать, чтобы приблизиться к своему будущему предназначению и целям. Определите факторы, которые вы должны изменить, и подготовьте необходимые для этого шаги. Создайте дату начала и дату окончания для каждого из ваших шагов и когда вы хотите, чтобы пробелы были устранены. Учитывайте также стоимость реализации каждого шага, поскольку у вас может не хватить ресурсов для его достижения.

Крайние сроки важны, так как если у вас их нет, они будут упущены из виду или проигнорированы. После всей тяжелой работы не пренебрегайте ее выполнением. Следите за всеми улучшениями, которые вы делаете, с помощью анализа пробелов. Помните, что нельзя закрывать все бреши сразу, не подвергайте слишком большой нагрузке любую организацию, так как она вот-вот рухнет.

Как Gap-анализ может помочь вам?

Основная цель анализа пробелов — контролировать и понимать различные аспекты проекта с данными. Вот некоторые из причин, почему это важно и как это может помочь вам в организации:

• Анализ пробелов помогает обнаружить любые лазейки или будущие недостатки в вашей организации. Это облегчает их количественную оценку или идентификацию в долгосрочной перспективе. Также помогает в дальнейших улучшениях.
• Gap-анализ повышает эффективность и результативность вашего бизнеса. Он подчеркнет все необычное, что происходит. Как только идентификация завершена, вы можете направить свои ресурсы на более важные шаги.
• Вы можете использовать анализ пробелов, чтобы сравнить текущую деятельность с вашими будущими целями. Знание подробностей о том, как выполняется каждое из ваших действий, важно для понимания вашего будущего роста.
• Использование процедуры анализа пробелов помогает получить общее представление о всей организации и ее функциях. Это помогает руководителям проектов определить, достаточно ли у компании ресурсов для выполнения своей миссии.
• Анализ пробелов также показывает, что у вас будет больше данных и идей о том, как добиться большего успеха. Например, когда он используется в производстве, он может помочь управлять ресурсами затрат.

Что происходит после гэп-анализа?

Теперь, когда вы, должно быть, вышли из анализа пробелов с хорошими идеями, определили свои пробелы в производительности и способы их удобного устранения. Однако идеи ничто без исполнения. Продолжать следовать этим идеям гораздо сложнее, чем люди предполагают, особенно если у них нет надежного способа измерения и управления прогрессом с течением времени.

Никогда не делайте шаг после стадии идеи, полный анализ пробелов также включает в себя дальнейшие шаги, рассматривайте их как практические шаги для выполнения работы. Вот что происходит после гэп-анализа.

Первый шаг: выберите структуру, которая поможет организовать ваши планы.

Как только анализ пробелов выявит проблемную область, схема поможет вам их отобразить. Рамки помогают обобщить основные пункты вашего плана и помогают вам оставаться организованным. Это помогает организациям визуализировать, почему они делают, что они делают, особенно всю деятельность по достижению конкретной цели.

Второй шаг: разработайте свою структуру с целями, задачами и проектами, определенными в анализе пробелов.

Начните заполнять пробелы в вашей структуре информацией, часть которой будет определена в ходе анализа пробелов.

• Цели . На втором этапе анализа пробелов вы должны определить и отметить, где вы хотели бы быть с точки зрения производительности. Это объективно называется вашими целями.
• Цели . Цели часто являются индикаторами того, насколько хорошо вы достигаете этих целей, вы должны выбрать одну или две такие задачи для каждой из ваших целей.
• Проекты . Часто называемые «инициативами», проекты обычно представляют собой план действий, который вы должны разработать для достижения всех этих планов. Последний шаг фокусируется на решениях, позволяющих сократить разрыв, эти решения в конечном итоге станут вашими проектами. Большинство организаций реализуют одну или две инициативы для каждой выбранной вами цели.

Третий шаг: претворите свой план в жизнь и отслеживайте свой прогресс

После первых двух шагов настало время запустить свой план и периодически оценивать, как идут дела. Убедитесь, что вы выделили все необходимые ресурсы для выполнения плана, и сообщите об этом всем в вашей организации.

Как говорится, половина решения кроется в деталях. Отслеживание вашей эффективности может быть сложной задачей, поэтому вы должны найти способ управлять процессом выполнения стратегии. Большинство организаций используют программное обеспечение для управления эффективностью, такое как nTask, для отслеживания прогресса в достижении цели. Инструмент управления эффективностью помогает компаниям отслеживать количество показателей, связанных со стратегическими проектами, для поддержания их деятельности в долгосрочной перспективе.

Каковы преимущества использования системы управления эффективностью?

Существует ряд веских причин, по которым организации должны использовать систему управления эффективностью наряду с анализом пробелов. Давайте посмотрим на некоторые из них,

• Большая согласованность — выбор сотрудников, перевод и продвижение по службе или действия становятся более последовательными.
• Организационное влияние . Как только организация станет целенаправленной, будет достигнуто больше вех. Следовательно, способствуя большему успеху и прибыли.
• Мотивация . Все сотрудники организации, скорее всего, станут более мотивированными, показатели, основанные на результатах, помогут выявить лучших сотрудников и соответствующим образом вознаградить их.

Оживите процедуру гэп-анализа

Анализ пробелов — достойная практика, однако он должен сопровождаться реальным планом улучшения. Весь дальнейший прогресс заключается в дополнительной работе и задачах, которые со временем выполняются. Отслеживание является частью этой дополнительной работы, оно не только показывает, насколько хорошо вы справляетесь, но и показывает, принимаете ли вы правильное решение.

Если ваши проекты идут в ногу со временем, это замечательно, однако, если нет, то вам, возможно, придется для начала оценить, делаете ли вы правильные шаги или нет.