Was ist Lückenanalyse im Projektmanagement?

Unabhängig davon, wie viel Sie planen, können Sie bei der Ausführung eines Projekts immer noch mit vielen Herausforderungen konfrontiert sein. Die Idee ist, dass Sie schließlich die Tools haben möchten, die bei der Bewertung der Anforderungen helfen.

Es ist wichtig zu verstehen, ob Ihr Projekt mit effektiven Fortschritten auf dem richtigen Weg ist oder nicht, und wie das geht, ist ziemlich einfach. Eine Gap-Analyse ist eine Methode zur Bewertung der Leistung, um festzustellen, ob die Geschäftsziele erreicht werden oder nicht. Es kann eine große Hilfe sein und ist nicht schwer zu verstehen.

Lassen Sie uns alles darüber erfahren, wie die Gap-Analyse Ihrem Unternehmen helfen kann.

Was ist Gap-Analyse?

Die Gap-Analyse ist ein Prozess, den ein Projektmanager häufig verwendet, um die aktuelle Leistung mit der zukünftig erwarteten Leistung zu vergleichen. Es ist eine formelle Studie darüber, wie sich ein Unternehmen derzeit entwickelt und wohin es in naher Zukunft gehen will.

Jedes Unternehmen wird davon stark profitieren, unabhängig davon, ob ein Unternehmen die Erwartungen erfüllt oder seine Ressourcen auf gute Weise nutzt. Es gibt mehrere Perspektiven, die analysiert werden können, von Unternehmen zu Unternehmen, Produktmanagement, Informationstechnologie und vielem mehr.

Die Verwendung einer Gap-Analyse-Vorlage bedeutet, dass wir verstehen, wo das Unternehmen gerade steht und wie seine aktuellen Aktivitäten aussehen. Es ist wichtig, dies zu tun, besonders wenn die Einsätze sehr hoch sind, es kann nur durchgeführt werden, wenn Sie wissen wollen, wie das Projekt voranschreitet. Einige Faktoren, die diese Leistung beeinflussen, sind Kapitalinvestitionen, Ressourcenplanung, Technologie usw.

Eine Gap-Analyse identifiziert die Lücken zwischen der optimierten Allokation und der Integration von Ressourcen auf das aktuelle Allokationsniveau. Durch solche Dinge wird schließlich ein Tor zu Verbesserung und Erfolg gebaut. Echtzeitdaten helfen Ihnen, Ihre Schlupflöcher zu verstehen und den Fortschritt Ihres Projekts zu verbessern.

Wie führe ich eine Lückenanalyse durch?

Bei der Gap-Analyse müssen Sie sich einige Fragen stellen: Wo stehen Sie aktuell, wo wollen Sie hin und wie wollen Sie dorthin gelangen? Es gibt keinen schnellen Teil, um Verbesserungen zu erhalten, sondern eine Roadmap, um den Fortschritt zu verbessern.

Werfen wir einen Blick auf vier grundlegende Schritte, die Sie bei der Durchführung einer Lückenanalyse unternehmen müssen.

1. Identifizieren Sie den aktuellen Zustand

Der erste Schritt ist zu verstehen, wo Sie gerade stehen. Die Zunahme der Datennutzung hilft Unternehmen dabei, ihre Leistung zu ermitteln. Sie können diese Daten aus verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Finanzen usw. abrufen und nachverfolgen, um Ihre aktuelle Position zu verstehen.

Sammeln Sie alle qualitativen und quantitativen Informationen, z. B. was Ihr Team interpretiert und welche Methoden verwendet werden. Dies hilft, spezifische Datenpunkte zu generieren, um Ihre Position und Leistung zu bewerten. Die Ermittlung des Ist-Zustands hilft bei der Erstellung eines realistischeren Aktionsplans.

Sie können auch überprüfen, ob im Zielgebiet Fortschritte gemacht werden oder nicht, das Schlupfloch oder die Lücke identifizieren und die Richtung entsprechend ändern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, sammeln Sie zunächst alle Daten, die Sie finden können, denn je mehr Sie sammeln, desto schärfer wird das Bild Ihres aktuellen Zustands.

2. Identifizieren Sie Ihr zukünftiges Ziel

Der Hauptzweck der Lückenanalyse besteht darin, herauszufinden, wohin Sie gehen möchten, und Ihre aktuellen Aktivitäten an diesem Ziel auszurichten. Als Projektleiter müssen Sie Ziele finden, die Ihr Unternehmen zu erreichen versucht. Das Setzen von Zielen hilft, Ihrem Unternehmen eine Orientierung zu geben und zu zeigen, wohin Ihr Unternehmen gehen möchte.

Um dorthin zu gelangen, müssen Sie Ihren aktuellen Zustand in einem angemessenen Zeitrahmen kennen, um von hier aus zu dem Ziel zu gelangen, das Sie sich selbst gesetzt haben. Ein zukünftiges Ziel ist eines der besten Dinge, die Sie für eine Organisation festlegen können. Um ihn zu erreichen, muss viel Aufwand betrieben werden.

Wenn Sie eine Gap-Analyse für Ihren strategischen Plan durchführen, überprüfen Sie alle relevanten Details, am besten schauen Sie sich die Ziele in Ihrem Plan an. Diese Ziele können zwischen zwei und fünf Jahren variieren. Fragen Sie sich auch nach kleinsten Meilensteinen, wo Sie jetzt im Vergleich zum Vormonat stehen und greifen Sie auf Ihre gesammelten Daten zurück.

3. Identifizieren Sie die Lücken

Sobald Sie wissen, wohin Sie gehen und wo Sie gestartet sind, werden die Lücke und der Abstand zwischen diesen beiden Punkten zum Ausführungsteil. Es ist die Lücke zwischen diesen beiden Teilen, die Sie schließen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Sie müssen herausfinden, warum es eine Lücke gibt, und Sie müssen sehr genau sein. Lüge dich nicht an.

Tauchen Sie tiefer in die beiden Bereiche ein und Sie werden verstehen, warum die Lücke überhaupt entstanden ist. Wenn Ihr Quartalsumsatz 20.000 Einheiten unter dem liegt, was Sie ursprünglich geplant hatten, stellen Sie fest, warum dies geschah? Gibt es Probleme in Ihrer Belegschaft? Funktioniert Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung gut? Gibt es Qualitätsprobleme? Stellen Sie sich diese Fragen, die für Ihr Unternehmen gelten, und beantworten Sie sie ehrlich.

4. Identifizieren Sie, wie Sie die Lücke schließen werden

Nachdem Sie die vorhandenen Lücken verstanden haben, sollte Ihr nächster Schritt darin bestehen, die Unterschiede zwischen diesen Bereichen zu analysieren. Sie haben die Due Diligence durchgeführt, aber jetzt ist es an der Zeit zu handeln. Sie haben festgestellt, dass es eine Lücke gibt? Groß. Es ist Zeit, es jetzt zu schließen.

Es ist wichtig zu verstehen, warum sie immer wieder passieren und was Sie tun müssen, um Ihrem zukünftigen Ziel und Ihren Zielen näher zu kommen. Entscheiden Sie, welche Faktoren Sie ändern müssen, und bereiten Sie die dafür erforderlichen Schritte vor. Legen Sie für jeden Ihrer Schritte ein Start- und ein Enddatum fest und wann die Lücken geschlossen werden sollen. Berücksichtigen Sie auch die Implementierungskosten für jeden Schritt, da Sie möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um dies zu erreichen.

Fristen sind wichtig, denn wenn Sie keine haben, werden sie übersehen oder ignoriert. Vernachlässigen Sie nach all der harten Arbeit nicht das Follow-Through. Verfolgen Sie alle Verbesserungen, die Sie vornehmen, mit einer Gap-Analyse. Denken Sie daran, nicht alle Lücken auf einmal zu schließen, belasten Sie keine Organisation zu sehr, da sie sonst zusammenbrechen wird.

Wie kann Ihnen eine Gap-Analyse helfen?

Der Hauptzweck einer Lückenanalyse besteht darin, die verschiedenen Aspekte eines Projekts mit Daten zu kontrollieren und zu verstehen. Hier sind einige der Gründe, warum sie wichtig ist und wie sie Ihnen bei der Organisation helfen kann:

• Die Gap-Analyse hilft, Schlupflöcher oder zukünftige Mängel in Ihrer Organisation aufzudecken. Es macht es einfacher, sie langfristig zu quantifizieren oder zu identifizieren. Hilft auch bei der Durchführung weiterer Verbesserungen.
• Die Gap-Analyse steigert die Effektivität und Effizienz Ihres Unternehmens. Es wird alles Ungewöhnliche hervorheben, das vor sich geht. Sobald die Identifizierung abgeschlossen ist, können Sie Ihre Ressourcen auf wichtigere Schritte lenken.
• Sie können die Gap-Analyse verwenden, um aktuelle Aktivitäten mit Ihren zukünftigen Zielen zu vergleichen. Es ist wichtig, Details über die Leistung jeder Ihrer Aktivitäten zu kennen, um Ihr zukünftiges Wachstum zu verstehen.
• Die Anwendung eines Gap-Analyse-Verfahrens hilft dabei, einen Überblick über die gesamte Organisation und ihre Funktionen zu erhalten. Dies hilft den Projektmanagern festzustellen, ob das Unternehmen über genügend Ressourcen verfügt, um seine Mission zu erfüllen.
• Die Gap-Analyse zeigt auch, dass Sie mehr Daten und Erkenntnisse darüber haben, wie Sie es besser machen können. Wenn es beispielsweise in der Fertigung eingesetzt wird, kann es helfen, die Kostenressourcen zu verwalten.

Was passiert nach einer Gap-Analyse?

Nun, da Sie aus Ihrer Gap-Analyse mit guten Ideen hervorgegangen sein müssen, haben Sie Ihre Leistungslücken identifiziert und erfahren, wie Sie diese bequem beheben können. Ideen sind jedoch nichts ohne Umsetzung. Mit diesen Ideen fortzufahren, ist weitaus schwieriger als erwartet, insbesondere wenn sie keine solide Möglichkeit haben, den Fortschritt im Laufe der Zeit zu messen und zu verwalten.

Gehen Sie niemals über die Ideenphase hinaus, eine vollständige Gap-Analyse enthält auch zukünftige Schritte, betrachten Sie sie als praktische Schritte, um die Arbeit zu erledigen. Folgendes passiert nach der Gap-Analyse.

Erster Schritt: Wählen Sie ein Framework aus, das Ihnen hilft, Ihre Pläne zu organisieren.

Sobald die Gap-Analyse den Problembereich identifiziert hat, hilft Ihnen ein Framework bei der Zuordnung. Frameworks helfen dabei, die wesentlichen Punkte Ihres Plans zusammenzufassen und Ihnen zu helfen, organisiert zu bleiben. Es hilft Organisationen zu visualisieren, warum sie tun, was sie tun, insbesondere alle Aktivitäten für ein bestimmtes Ziel.

Zweiter Schritt: Gestalten Sie Ihren Rahmen mit den Zielen, Vorgaben und Projekten, die in der Gap-Analyse identifiziert wurden

Beginnen Sie damit, die Lücken in Ihrem Framework mit Informationen zu füllen, von denen einige in der Lückenanalyse ermittelt werden.

• Ziele – Im zweiten Schritt der Gap-Analyse müssen Sie identifizieren und markieren, wo Sie in Bezug auf die Leistung stehen möchten. Diese werden objektiv Ihre Ziele genannt.
• Ziele – Ziele sind oft die Indikatoren, die signalisieren, wie gut Sie diese Ziele erreichen. Sie müssen ein oder zwei solcher Ziele für jedes Ihrer Ziele auswählen.
• Projekte – Oft als „Initiativen“ bezeichnet, sind Projekte in der Regel der Aktionsplan, den Sie entwickeln müssen, um all diese Pläne zu verwirklichen. Der letzte Schritt konzentriert sich auf die Lösungen, um die Lücke zu schließen, diese Lösungen werden schließlich zu den Projekten, die Sie durchführen. Die meisten Organisationen implementieren ein oder zwei Initiativen für jedes von Ihnen ausgewählte Ziel.

Dritter Schritt: Setzen Sie Ihren Plan in die Tat um und verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Nach den ersten beiden Schritten ist es jetzt an der Zeit, Ihren Plan zu starten und regelmäßig zu bewerten, wie die Dinge laufen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Ressourcen zur Durchführung des Plans zugewiesen haben, und teilen Sie ihn jedem in Ihrer Organisation mit.

Wie man so schön sagt, steckt die halbe Lösung im Detail. Die Verfolgung Ihrer Leistung kann eine komplizierte Aufgabe sein, daher müssen Sie einen Weg finden, den Prozess der Strategieumsetzung zu verwalten. Die meisten Unternehmen verwenden Performance-Management-Software wie nTask, um ihren Fortschritt beim Erreichen des Ziels zu überwachen. Ein Performance-Management-Tool hilft Unternehmen, die Anzahl der Metriken im Zusammenhang mit strategischen Projekten zu verfolgen, um ihre Aktivitäten langfristig aufrechtzuerhalten.

Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Performance-Management-Systems?

Es gibt eine Reihe solider Gründe, warum Unternehmen neben der Gap-Analyse auch ein Leistungsmanagementsystem benötigen. Werfen wir einen Blick auf einige davon,

• Größere Konsistenz – Die Auswahl von Mitarbeitern, Versetzungen und Beförderungen oder Maßnahmen wird konsistenter.
• Organisatorische Wirkung – Sobald die Organisation zielorientiert ist, werden mehr Meilensteine ​​​​erreicht. So tragen Sie zu mehr Erfolg und Gewinn bei.
• Motivation – Alle Mitarbeiter der Organisation werden wahrscheinlich motivierter, leistungsbasierte Kennzahlen helfen dabei, die besten Mitarbeiter zu identifizieren und sie entsprechend zu belohnen.

Erwecken Sie Ihr Gap-Analyseverfahren zum Leben

Eine Lückenanalyse ist eine sinnvolle Praxis, sie muss jedoch von einem tatsächlichen Verbesserungsplan begleitet werden. Alle weiteren Fortschritte liegen in der zusätzlichen Arbeit und den Zielen, die im Laufe der Zeit abgeschlossen werden. Tracking ist Teil dieser inkrementellen Arbeit, es zeigt nicht nur, wie gut Sie sind, sondern zeigt auch, ob Sie die richtige Entscheidung treffen oder nicht.

Wenn Ihre Projekte auf dem richtigen Weg sind, ist das erstaunlich. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist, müssen Sie zunächst prüfen, ob Sie die richtigen Schritte unternehmen oder nicht.