¿Qué es el análisis de brechas en la gestión de proyectos?

Independientemente de la cantidad de planificación que haga, siempre que esté ejecutando un proyecto, aún puede enfrentar muchos desafíos. La idea es que eventualmente querrá tener las herramientas que le ayuden a evaluar los requisitos.

Comprender si su proyecto está o no en el camino correcto con un progreso efectivo es importante y cómo hacerlo es bastante simple. Un análisis de brechas es un método de evaluación del desempeño para determinar si los objetivos comerciales se cumplen o no. Puede ser de gran ayuda y no es muy difícil de entender.

Aprendamos todo sobre cómo el análisis de brechas puede ayudar a su negocio.

¿Qué es el análisis de brechas?

El análisis de brechas es un proceso que un gerente de proyecto usa comúnmente para comparar el desempeño actual con el desempeño futuro esperado. Es un estudio formal de cómo se está desempeñando actualmente una empresa y hacia dónde planea ir en el futuro cercano.

Cualquier negocio se beneficiará mucho de esto, independientemente de si una empresa cumple con las expectativas o utiliza sus recursos de una buena manera. Hay múltiples perspectivas que se pueden analizar, de negocio a negocio, gestión de productos, tecnología de la información y mucho más.

El uso de una plantilla de análisis de brechas significa que entendemos dónde se encuentra la empresa en este momento, así como su actividad actual. Es importante hacer esto, especialmente cuando hay mucho en juego, solo se puede realizar cuando desea saber cómo está progresando el proyecto. Algunos factores que afectan este desempeño incluyen la inversión de capital, la planificación de recursos, la tecnología, etc.

Un análisis de brechas identifica las brechas entre la asignación optimizada y la integración de recursos al nivel de asignación actual. Es haciendo tales cosas que finalmente se construye una puerta de entrada hacia la mejora y el éxito. Los datos en tiempo real lo ayudarán a comprender sus lagunas y lo ayudarán a mejorar el progreso de su proyecto.

¿Cómo realizar un análisis de brechas?

Mientras realiza un análisis de brechas, debe hacerse algunas preguntas, ¿dónde se encuentra actualmente, dónde desea estar y cómo planea llegar allí? No hay una parte rápida para obtener mejoras, sino una hoja de ruta para mejorar el progreso.

Echemos un vistazo a los cuatro pasos básicos que debe seguir al realizar un análisis de brechas.

1. Identificar el estado actual

El primer paso es comprender dónde se encuentra actualmente. El aumento en el uso de datos ayuda a las organizaciones a identificar cómo se están desempeñando. Puede obtener estos datos de diferentes departamentos, incluidos ventas, marketing, finanzas, etc., y realizar un seguimiento para comprender su posición actual.

Recoge toda la información cualitativa y cuantitativa, como lo que tu equipo interpreta y metodologías. Esto ayuda a generar puntos de datos específicos para evaluar su posición y desempeño. Identificar el estado actual ayuda a crear un plan de acción más realista.

También puede verificar si se está progresando o no en el área destinada, identificar la laguna o la brecha y cambiar la dirección en consecuencia. Si está confundido acerca de por dónde empezar, comience recopilando todos los datos que pueda, ya que cuanto más recopile, más nítida será la imagen de su estado actual.

2. Identifica tu futuro destino

El propósito principal detrás del análisis de brechas es identificar a dónde quiere ir y ajustar sus actividades actuales de acuerdo con ese objetivo. Como líder de proyecto, debe encontrar los objetivos que su empresa está tratando de alcanzar. Establecer objetivos ayuda a darle a su empresa un sentido de dirección y hacia dónde quiere ir su empresa.

Para llegar allí, debe conocer su estado actual con un marco de tiempo razonable para llegar desde aquí a la meta que se ha fijado. Una meta futura es una de las mejores cosas que puede establecer para una organización. Para alcanzarlo, se necesita realizar un gran esfuerzo.

Cuando esté haciendo un análisis de brechas para su plan estratégico, verifique todos los detalles relevantes, el mejor lugar es mirar los objetivos de su plan. Estos objetivos pueden variar entre dos y cinco años. Incluso después de los hitos más pequeños, pregúntese dónde se encuentra ahora en comparación con el mes anterior y vuelva a los datos que ha recopilado.

3. Identificar las brechas

Una vez que sepa hacia dónde se dirige y desde dónde comenzó, la brecha y el espacio entre esos dos puntos se convierten en la parte de ejecución. Es la brecha entre esas dos partes que debes cubrir para alcanzar tu objetivo. Debe averiguar por qué hay una brecha y debe ser muy específico al respecto. No te mientas a ti mismo.

Profundice en las dos áreas y comprenderá por qué ocurrió la brecha en primer lugar. Si sus ventas trimestrales son 20 000 unidades menos de lo que planeó inicialmente, determine por qué sucedió. ¿Hay problemas en su fuerza laboral? ¿Tu producto/servicio está funcionando bien? ¿Hay problemas de calidad? Hágase estas preguntas que son aplicables a su negocio y respóndalas honestamente.

4. Identifique cómo cerrará la brecha

Después de comprender las brechas que existen, su próximo paso debe ser analizar las diferencias entre esos espacios. Ha implementado la debida diligencia, pero ahora es el momento de actuar. ¿Identificaste que hay una brecha? Excelente. Es hora de cerrarlo ahora.

Es importante comprender por qué siguen ocurriendo y qué debe hacer para acercarse a su futuro destino y objetivos. Decide los factores que debes cambiar y prepara los pasos necesarios para ello. Cree una fecha de inicio y una fecha de finalización para cada uno de sus pasos y cuándo desea que se resuelvan las brechas. Considere también el costo de implementación de cada paso, ya que es posible que no tenga los recursos para lograrlo.

Los plazos son importantes ya que cuando no tienes uno, se pasará por alto o se ignorará. Después de todo el trabajo duro, no descuides el seguimiento. Realice un seguimiento de todas las mejoras que está realizando con un análisis de deficiencias. Recuerde no cerrar todas las brechas a la vez, no ponga demasiado estrés en ninguna organización, ya que se va a romper.

¿Cómo puede ayudarte un análisis de Gap?

El objetivo principal de un análisis de brechas es controlar y comprender los diferentes aspectos de un proyecto con datos, estas son algunas de las razones por las que es importante y cómo puede ayudarlo a organizarse:

• El análisis de brechas ayuda a descubrir lagunas o deficiencias futuras en su organización. Hace que sea más fácil cuantificarlos o identificarlos a largo plazo. También ayuda a realizar mejoras adicionales.
• El análisis de brechas mejora la eficacia y la eficiencia de su negocio. Resaltará cualquier cosa inusual que esté sucediendo. Una vez que se realiza la identificación, puede canalizar sus recursos hacia pasos que son más cruciales.
• Puede utilizar el análisis de brechas para comparar las actividades actuales con sus metas futuras. Conocer los detalles sobre el desempeño de cada una de sus actividades es importante para comprender su crecimiento futuro.
• El uso de un procedimiento de análisis de brechas ayuda a tener una visión general de toda la organización y sus funciones. Esto ayuda a los gerentes de proyecto a determinar si la empresa tiene suficientes recursos para cumplir con su misión.
• El análisis de brechas también muestra que tendrá más datos e ideas sobre cómo hacerlo mejor. Por ejemplo, cuando se usa en la fabricación, puede ayudar a administrar los recursos de costos.

¿Qué sucede después de un análisis de brechas?

Ahora que debe haber surgido de su análisis de brechas con buenas ideas, identificado sus brechas de desempeño y cómo puede abordarlas convenientemente. Sin embargo, las ideas no son nada sin la ejecución. Continuar con esas ideas es mucho más desafiante de lo que la gente anticipa, especialmente cuando no tienen una forma sólida de medir y administrar el progreso a lo largo del tiempo.

Nunca pase después de la etapa de ideación, un análisis de brecha completo también tiene pasos futuros, considérelos como pasos prácticos para hacer el trabajo. Esto es lo que sucede después del análisis de brechas.

Primer paso: seleccione un marco que le ayude a organizar sus planes.

Una vez que el análisis de brechas identifica el área problemática, un marco lo ayudará a mapearlas. Los marcos ayudan a resumir los puntos esenciales de su plan y lo ayudan a mantenerse organizado. Ayuda a las organizaciones a visualizar por qué están haciendo, qué están haciendo, especialmente todas las actividades hacia un objetivo específico.

Segundo paso: Diseñe su marco con las metas, objetivos y proyectos identificados en el análisis de brechas

Comience a llenar los vacíos en su marco con información, parte de la cual se determinará en el análisis de brechas.

• Metas: en el segundo paso del análisis de brechas, debe identificar y marcar dónde le gustaría estar en términos de desempeño. Estos se llaman sus metas objetivamente.
• Objetivos : los objetivos son a menudo los indicadores que señalan qué tan bien está logrando estas metas, debe seleccionar uno o dos de esos objetivos para cada una de sus metas.
• Proyectos : a menudo denominados "iniciativas", los proyectos suelen ser el plan de acción que debe desarrollar para lograr todos estos planes. El último paso se enfoca en las soluciones para cerrar la brecha, esas soluciones eventualmente se convertirán en los proyectos que emprenda. La mayoría de las organizaciones implementan una o dos iniciativas para cada objetivo que seleccione.

Tercer paso: Ponga su plan en acción y realice un seguimiento de su progreso

Después de los dos primeros pasos, ahora es el momento de lanzar su plan y evaluar periódicamente cómo van las cosas. Asegúrese de haber asignado todos los recursos necesarios para llevar a cabo el plan y comuníqueselo a todos en su organización.

Como dicen, la mitad de la solución está en los detalles. El seguimiento de su rendimiento puede ser una tarea complicada, por lo que debe encontrar una forma de gestionar el proceso de ejecución de la estrategia. La mayoría de las organizaciones utilizan software de gestión del rendimiento, como nTask, para monitorear su progreso hacia la meta. Una herramienta de gestión del rendimiento ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de la cantidad de métricas relacionadas con proyectos estratégicos para mantener sus actividades a largo plazo.

¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión del desempeño?

Hay una serie de razones sólidas por las que las organizaciones deben contar con un sistema de gestión del desempeño junto con el análisis de brechas. Echemos un vistazo a algunos de ellos,

• Mayor consistencia: la selección de empleados, la transferencia y la promoción o acción se vuelven más consistentes.
• Impacto organizacional : una vez que la organización se centre en los objetivos, se lograrán más hitos. Por lo tanto, contribuyendo a más éxito y ganancias.
• Motivación : es probable que todos los empleados de la organización estén más motivados, las métricas basadas en el desempeño ayudarán a identificar a los mejores empleados y recompensarlos en consecuencia.

Haga que su procedimiento de análisis de deficiencias cobre vida

Un análisis de brechas es una práctica valiosa, sin embargo, debe ir acompañado de un plan real de mejora. Todo el progreso adicional radica en el trabajo adicional y los objetivos que se completan con el tiempo. El seguimiento es parte de ese trabajo incremental, no solo muestra qué tan bien lo está haciendo, sino que también revela si está tomando la decisión correcta o no.

Si sus proyectos van a buen ritmo, eso es increíble; sin embargo, si no lo están, entonces es posible que deba evaluar si está tomando los pasos correctos o no, para empezar.