การวิเคราะห์ช่องว่างในการจัดการโครงการคืออะไร?

ไม่ว่าคุณจะวางแผนมากแค่ไหน เมื่อใดก็ตามที่คุณดำเนินโครงการ คุณอาจต้องเผชิญกับความท้าทายมากมาย แนวคิดก็คือในที่สุดคุณจะต้องมีเครื่องมือที่ช่วยในการประเมินข้อกำหนด

การทำความเข้าใจว่าโครงการของคุณมาถูกทางหรือไม่โดยมีความคืบหน้าอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ และวิธีทำก็ค่อนข้างง่าย การวิเคราะห์ช่องว่างเป็นวิธีการประเมินประสิทธิภาพเพื่อพิจารณาว่าบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือไม่ สามารถช่วยได้มากและเข้าใจได้ไม่ยากนัก

มาเรียนรู้ว่าการวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร

การวิเคราะห์ช่องว่างคืออะไร?

การวิเคราะห์ช่องว่างเป็นกระบวนการที่ผู้จัดการโครงการมักใช้เพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพปัจจุบันกับประสิทธิภาพที่คาดหวังในอนาคต เป็นการศึกษาอย่างเป็นทางการว่าธุรกิจดำเนินการอย่างไรและมีแผนจะไปที่ไหนในอนาคตอันใกล้นี้

ธุรกิจใดก็ตามจะทำกำไรได้มากมายจากสิ่งนี้ ไม่ว่าบริษัทจะบรรลุความคาดหวังหรือใช้ทรัพยากรของตนในทางที่ดีหรือไม่ก็ตาม มีมุมมองที่หลากหลายที่สามารถวิเคราะห์ได้ ตั้งแต่ธุรกิจไปจนถึงธุรกิจ การจัดการผลิตภัณฑ์ เทคโนโลยีสารสนเทศ และอื่นๆ อีกมากมาย

การใช้เทมเพลตการวิเคราะห์ช่องว่างหมายความว่าเราเข้าใจว่าบริษัทมีจุดยืนอย่างไรในตอนนี้ รวมถึงกิจกรรมปัจจุบันของบริษัท การทำเช่นนี้เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเงินเดิมพันสูงมาก สามารถทำได้เมื่อคุณต้องการทราบว่าโครงการมีความคืบหน้าอย่างไร ปัจจัยบางประการที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพนี้ ได้แก่ การลงทุน การวางแผนทรัพยากร เทคโนโลยี ฯลฯ

การวิเคราะห์ช่องว่างระบุช่องว่างระหว่างการจัดสรรที่เหมาะสมที่สุดและการรวมทรัพยากรกับระดับการจัดสรรปัจจุบัน โดยการทำสิ่งต่าง ๆ ที่ประตูสู่ความดีและความสำเร็จถูกสร้างขึ้นในที่สุด ข้อมูลแบบเรียลไทม์จะช่วยให้คุณเข้าใจช่องโหว่และช่วยปรับปรุงความคืบหน้าของโครงการ

จะทำการวิเคราะห์ช่องว่างได้อย่างไร?

ขณะทำการวิเคราะห์ช่องว่าง คุณต้องถามตัวเองสองสามคำถามว่าตอนนี้คุณอยู่ที่ไหน คุณอยากอยู่ที่ไหน และวางแผนจะไปถึงจุดนั้นอย่างไร ไม่มีส่วนที่รวดเร็วในการปรับปรุง แต่เป็นแผนงานในการปรับปรุงความคืบหน้า

มาดูขั้นตอนพื้นฐานสี่ขั้นตอนที่คุณต้องทำขณะทำการวิเคราะห์ช่องว่างกัน

1. ระบุสถานะปัจจุบัน

ขั้นตอนแรกคือการทำความเข้าใจจุดที่คุณยืนอยู่ในขณะนี้ การใช้ข้อมูลที่เพิ่มขึ้นช่วยให้องค์กรสามารถระบุได้ว่าพวกเขากำลังดำเนินการอย่างไร คุณสามารถรับข้อมูลนี้จากแผนกต่างๆ เช่น การขาย การตลาด การเงิน ฯลฯ และติดตามเพื่อทำความเข้าใจตำแหน่งปัจจุบันของคุณ

รวบรวมข้อมูลเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณทั้งหมด เช่น สิ่งที่ทีมของคุณตีความและวิธีการ ซึ่งจะช่วยในการสร้างจุดข้อมูลเฉพาะเพื่อประเมินตำแหน่งและประสิทธิภาพของคุณ การระบุสถานะปัจจุบันช่วยในการสร้างแผนปฏิบัติการที่สมจริงยิ่งขึ้น

คุณยังสามารถตรวจสอบว่ามีความคืบหน้าในพื้นที่ปลายทางหรือไม่ ระบุช่องโหว่หรือช่องว่าง และเปลี่ยนทิศทางตามนั้น หากคุณสับสนว่าจะเริ่มจากตรงไหนดี ให้เริ่มด้วยการรวบรวมข้อมูลทุกอย่างที่ทำได้ ยิ่งรวบรวมมาก รูปภาพของสถานะปัจจุบันของคุณก็จะยิ่งคมชัดขึ้น

2. ระบุจุดหมายปลายทางในอนาคตของคุณ

จุดประสงค์หลักเบื้องหลังการวิเคราะห์ช่องว่างคือการระบุว่าคุณต้องการไปที่ไหนและปรับกิจกรรมปัจจุบันของคุณตามเป้าหมายนั้น ในฐานะหัวหน้าโครงการ คุณต้องค้นหาเป้าหมายที่บริษัทของคุณพยายามทำให้สำเร็จ การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้บริษัทของคุณมีทิศทางและทิศทางที่บริษัทของคุณต้องการจะไป

ในการไปถึงจุดนั้น คุณต้องรู้เกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของคุณด้วยกรอบเวลาที่เหมาะสมเพื่อจากที่นี่ไปสู่เป้าหมายที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเอง เป้าหมายในอนาคตเป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถกำหนดให้กับองค์กรได้ เพื่อจะบรรลุเป้าหมายนั้น ต้องใช้ความพยายามอย่างมาก

เมื่อคุณทำการวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับแผนกลยุทธ์ของคุณ ให้ตรวจสอบรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ที่ที่ดีที่สุดคือการดูเป้าหมายในแผนของคุณ เป้าหมายเหล่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตั้งแต่สองถึงห้าปี แม้หลังจากเหตุการณ์สำคัญที่เล็กที่สุด ให้ถามตัวเองว่าตอนนี้คุณอยู่ที่ไหนเมื่อเปรียบเทียบกับเดือนก่อน และเปลี่ยนกลับเป็นข้อมูลที่คุณรวบรวม

3. ระบุช่องว่าง

เมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปที่ไหนและเริ่มต้นจากจุดใด ช่องว่างและช่องว่างระหว่างจุดสองจุดนั้นจะกลายเป็นส่วนการดำเนินการ เป็นช่องว่างระหว่างสองส่วนที่คุณต้องครอบคลุมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ คุณต้องหาว่าเหตุใดจึงมีช่องว่างและคุณต้องเจาะจงให้มาก อย่าโกหกตัวเอง

เจาะลึกลงไปในสองส่วนนี้แล้วคุณจะเข้าใจว่าทำไมช่องว่างจึงเกิดขึ้นตั้งแต่แรก หากยอดขายรายไตรมาสของคุณน้อยกว่าที่คุณวางแผนไว้ 20,000 หน่วย ให้พิจารณาว่าทำไมจึงเกิดขึ้น มีปัญหาในการทำงานของคุณหรือไม่? สินค้า/บริการของคุณทำงานได้ดีหรือไม่? มีปัญหาด้านคุณภาพหรือไม่? ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้ที่ใช้ได้กับธุรกิจของคุณและตอบอย่างตรงไปตรงมา

4. ระบุวิธีที่คุณจะเชื่อมช่องว่าง

หลังจากที่คุณเข้าใจช่องว่างที่มีอยู่แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการวิเคราะห์ความแตกต่างระหว่างช่องว่างเหล่านั้น คุณได้ดำเนินการตรวจสอบสถานะแล้ว แต่ตอนนี้เป็นเวลาที่ต้องทำ คุณระบุว่ามีช่องว่าง? ยอดเยี่ยม. ถึงเวลาปิดมันแล้ว

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเหตุใดจึงยังคงเกิดขึ้นและสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเข้าใกล้จุดหมายปลายทางและวัตถุประสงค์ในอนาคตของคุณมากขึ้น ตัดสินใจเลือกปัจจัยที่คุณต้องเปลี่ยนแปลงและเตรียมขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับสิ่งนั้น สร้างวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับแต่ละขั้นตอนของคุณและเมื่อคุณต้องการแก้ไขช่องว่าง พิจารณาค่าใช้จ่ายในการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนด้วย เนื่องจากคุณอาจไม่มีทรัพยากรที่จะบรรลุเป้าหมายได้

กำหนดเวลามีความสำคัญเนื่องจากเมื่อคุณไม่มีก็จะถูกมองข้ามหรือละเลย หลังจากทำงานหนักแล้วอย่าละเลยการติดตามผล ติดตามการปรับปรุงทั้งหมดที่คุณทำด้วยการวิเคราะห์ช่องว่าง จำไว้ว่าอย่าปิดช่องว่างทั้งหมดในคราวเดียว อย่าเครียดกับองค์กรใดมากเกินไปเพราะมันกำลังจะพัง

การวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยคุณได้อย่างไร?

วัตถุประสงค์หลักของการวิเคราะห์ช่องว่างคือเพื่อควบคุมและทำความเข้าใจแง่มุมต่างๆ ของโครงการด้วยข้อมูล นี่คือสาเหตุบางประการที่มีความสำคัญและสามารถช่วยคุณจัดระเบียบได้อย่างไร:

• การวิเคราะห์ช่องว่างช่วยในการค้นหาช่องโหว่หรือข้อบกพร่องในอนาคตในองค์กรของคุณ ทำให้ง่ายต่อการระบุปริมาณหรือระบุในระยะยาว ยังช่วยในการปรับปรุงเพิ่มเติม
• การวิเคราะห์ช่องว่างช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ มันจะเน้นสิ่งผิดปกติที่เกิดขึ้น เมื่อระบุตัวตนเสร็จแล้ว คุณสามารถแบ่งช่องทางทรัพยากรของคุณไปสู่ขั้นตอนที่สำคัญกว่าได้
• คุณสามารถใช้การวิเคราะห์ช่องว่างเพื่อเปรียบเทียบกิจกรรมปัจจุบันกับเป้าหมายในอนาคตของคุณ การทราบรายละเอียดว่ากิจกรรมแต่ละอย่างของคุณดำเนินไปอย่างไรนั้นสำคัญต่อการทำความเข้าใจการเติบโตในอนาคตของคุณ
• การใช้ขั้นตอนการวิเคราะห์ช่องว่างจะช่วยให้มีภาพรวมของทั้งองค์กรและหน้าที่ขององค์กร ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการทราบว่าบริษัทมีทรัพยากรเพียงพอที่จะบรรลุพันธกิจหรือไม่
• การวิเคราะห์ช่องว่างยังแสดงให้เห็นว่าคุณจะมีข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทำให้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้ในการผลิต สามารถช่วยในการจัดการทรัพยากรต้นทุนได้

จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากการวิเคราะห์ช่องว่าง

ตอนนี้คุณต้องออกมาจากการวิเคราะห์ช่องว่างด้วยแนวคิดดีๆ แล้ว ระบุช่องว่างด้านประสิทธิภาพและวิธีจัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างสะดวก อย่างไรก็ตาม ความคิดจะไม่มีอะไรเกิดขึ้นหากปราศจากการดำเนินการ การสานต่อแนวคิดเหล่านั้นเป็นสิ่งที่ท้าทายมากกว่าที่ผู้คนคาดคิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาไม่มีวิธีที่แน่ชัดในการวัดและจัดการความก้าวหน้าเมื่อเวลาผ่านไป

อย่าก้าวตามขั้นตอนของความคิด การวิเคราะห์ช่องว่างที่สมบูรณ์ก็มีขั้นตอนในอนาคตเช่นกัน ให้ถือว่าเหล่านี้เป็นขั้นตอนที่ใช้งานได้จริงในการทำงานให้สำเร็จ นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากการวิเคราะห์ช่องว่าง

ขั้นตอนแรก: เลือกกรอบงานที่ช่วยจัดระเบียบแผนของคุณ

เมื่อการวิเคราะห์ช่องว่างระบุพื้นที่ของปัญหาแล้ว กรอบงานจะช่วยคุณในการทำแผนที่ กรอบงานช่วยในการสรุปประเด็นสำคัญของแผนของคุณและช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ ช่วยให้องค์กรเห็นภาพว่าทำไมพวกเขาถึงทำ สิ่งที่พวกเขาทำ โดยเฉพาะกิจกรรมทั้งหมดที่มุ่งไปสู่เป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง

ขั้นตอนที่สอง: ออกแบบกรอบงานของคุณโดยมีเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และโครงการที่ระบุในการวิเคราะห์ช่องว่าง

เริ่มเติมช่องว่างในกรอบงานของคุณด้วยข้อมูล ซึ่งบางส่วนจะถูกกำหนดในการวิเคราะห์ช่องว่าง

• เป้าหมาย – ในขั้นตอนที่สองของการวิเคราะห์ช่องว่าง คุณต้องระบุและทำเครื่องหมายตำแหน่งที่คุณต้องการในแง่ของประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้เรียกว่าเป้าหมายของคุณอย่างเป็นกลาง
• วัตถุประสงค์ – วัตถุประสงค์มักจะเป็นตัวบ่งชี้ที่บ่งบอกว่าคุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ได้ดีเพียงใด คุณต้องเลือกหนึ่งหรือสองวัตถุประสงค์ดังกล่าวสำหรับแต่ละเป้าหมายของคุณ
• โครงการ – มักเรียกกันว่า 'ความคิดริเริ่ม' โครงการมักจะเป็นแผนปฏิบัติการที่คุณต้องพัฒนาเพื่อให้เป็นไปตามแผนทั้งหมดเหล่านี้ ขั้นตอนสุดท้ายมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหาเพื่อปิดช่องว่าง โซลูชันเหล่านั้นจะกลายเป็นโครงการที่คุณดำเนินการในที่สุด องค์กรส่วนใหญ่ใช้ความคิดริเริ่มหนึ่งหรือสองโครงการสำหรับทุกเป้าหมายที่คุณเลือก

ขั้นตอนที่สาม: นำแผนของคุณไปปฏิบัติและติดตามความคืบหน้าของคุณ

หลังจากสองขั้นตอนแรก ตอนนี้เป็นเวลาที่จะเริ่มแผนของคุณและประเมินเป็นระยะๆ ว่าสิ่งต่างๆ เป็นอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อดำเนินการตามแผน และสื่อสารกับทุกคนในองค์กรของคุณ

อย่างที่พวกเขาพูด วิธีแก้ปัญหาครึ่งหนึ่งอยู่ในรายละเอียด การติดตามผลการปฏิบัติงานของคุณอาจเป็นงานที่ซับซ้อน ดังนั้นคุณต้องหาวิธีจัดการกระบวนการดำเนินการตามกลยุทธ์ องค์กรส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการประสิทธิภาพ เช่น nTask เพื่อติดตามความคืบหน้าไปสู่เป้าหมาย เครื่องมือการจัดการประสิทธิภาพช่วยให้บริษัทสามารถติดตามจำนวนตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับโครงการเชิงกลยุทธ์เพื่อรักษากิจกรรมของพวกเขาไว้ได้ในระยะยาว

ประโยชน์ของการใช้ระบบการจัดการประสิทธิภาพการทำงานคืออะไร?

มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้องค์กรต้องมีระบบการจัดการประสิทธิภาพควบคู่ไปกับการวิเคราะห์ช่องว่าง ลองดูที่บางส่วนของพวกเขา

• ความ สม่ำเสมอมากขึ้น – การเลือกพนักงาน การโยกย้าย และการเลื่อนตำแหน่งหรือการดำเนินการมีความสอดคล้องกันมากขึ้น
• ผลกระทบต่อองค์กร – เมื่อองค์กรมุ่งเน้นเป้าหมายแล้ว เป้าหมายต่างๆ ก็จะบรรลุผลสำเร็จมากขึ้น จึงมีส่วนทำให้เกิดความสำเร็จและผลกำไรมากขึ้น
• แรงจูงใจ – พนักงานทั้งหมดขององค์กรมีแนวโน้มที่จะได้รับแรงจูงใจมากขึ้น ตัวชี้วัดตามผลงานจะช่วยระบุพนักงานที่ดีที่สุดและให้รางวัลพวกเขาตามนั้น

ทำให้ขั้นตอนการวิเคราะห์ช่องว่างของคุณมีชีวิตชีวา

การวิเคราะห์ช่องว่างเป็นแนวทางปฏิบัติที่คุ้มค่า อย่างไรก็ตาม จะต้องมาพร้อมกับแผนการปรับปรุงที่แท้จริง ความคืบหน้าเพิ่มเติมทั้งหมดอยู่ในงานและวัตถุประสงค์เพิ่มเติมที่เสร็จสมบูรณ์เมื่อเวลาผ่านไป การติดตามเป็นส่วนหนึ่งของงานที่เพิ่มขึ้นนั้น ไม่เพียงแต่จะแสดงให้เห็นว่าคุณทำได้ดีเพียงใด แต่ยังแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังตัดสินใจถูกหรือไม่

หากโครงการของคุณดำเนินไปได้ด้วยดี น่าทึ่ง แต่ถ้าไม่ คุณอาจต้องประเมินว่าคุณกำลังทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องหรือไม่ เพื่อเริ่มต้น