ما هو تحليل الفجوة في إدارة المشاريع؟

بغض النظر عن مقدار التخطيط الذي تقوم به ، فكلما كنت تقوم بتنفيذ مشروع ، قد لا تزال تواجه الكثير من التحديات. الفكرة هي أنك سترغب في النهاية في الحصول على الأدوات التي تساعد في تقييم المتطلبات.

من المهم فهم ما إذا كان مشروعك يسير على المسار الصحيح مع التقدم الفعال وكيفية القيام بذلك أمر بسيط للغاية. تحليل الفجوة هو طريقة لتقييم الأداء لتحديد ما إذا كان يتم تحقيق أهداف العمل أم لا. يمكن أن يكون مفيدًا جدًا وليس من الصعب فهمه.

دعنا نتعلم كل شيء عن كيف يمكن لتحليل الفجوات أن يساعد عملك.

ما هو تحليل الثغرات؟

تحليل الثغرات هو عملية يستخدمها مدير المشروع عادة لمقارنة الأداء الحالي مقابل الأداء المتوقع في المستقبل. إنها دراسة رسمية حول كيفية أداء الأعمال التجارية حاليًا وأين تخطط للذهاب في المستقبل القريب.

سيستفيد أي عمل كثيرًا من هذا ، بغض النظر عما إذا كانت الشركة تلبي التوقعات أو تستخدم مواردها بطريقة جيدة. هناك العديد من وجهات النظر التي يمكن تحليلها ، من الأعمال التجارية إلى الأعمال التجارية ، وإدارة المنتجات ، وتكنولوجيا المعلومات ، وغير ذلك الكثير.

يعني استخدام نموذج تحليل الفجوات أننا نفهم موقف الشركة الآن بالإضافة إلى نشاطها الحالي. من المهم القيام بذلك ، خاصةً عندما تكون المخاطر عالية جدًا ، ولا يمكن إجراؤها إلا عندما تريد معرفة كيفية تقدم المشروع. تشمل العوامل القليلة التي تؤثر على هذا الأداء الاستثمار الرأسمالي وتخطيط الموارد والتكنولوجيا وما إلى ذلك.

يحدد تحليل الفجوة الفجوات بين التخصيص الأمثل وتكامل الموارد إلى مستوى التخصيص الحالي. من خلال القيام بمثل هذه الأشياء يتم في النهاية بناء بوابة نحو التحسين والنجاح. ستساعدك البيانات في الوقت الفعلي على فهم ثغراتك وتساعد على تحسين تقدم مشروعك.

كيف يتم إجراء تحليل الفجوة؟

أثناء القيام بتحليل الفجوة ، عليك أن تسأل نفسك بعض الأسئلة ، أين أنت الآن ، أين تريد أن تكون وكيف تخطط للوصول إلى هناك؟ لا يوجد جزء سريع للحصول على تحسينات ولكن خارطة طريق لتعزيز التقدم.

دعنا نلقي نظرة على أربع خطوات أساسية يجب عليك اتخاذها أثناء إجراء تحليل الفجوة.

1. تحديد الحالة الحالية

الخطوة الأولى هي فهم موقفك الحالي. تساعد الزيادة في استخدام البيانات المؤسسات على تحديد كيفية أدائها. يمكنك الحصول على هذه البيانات من أقسام مختلفة بما في ذلك المبيعات والتسويق والتمويل وما إلى ذلك ، وتتبعها لفهم وضعك الحالي.

اجمع كل المعلومات النوعية والكمية ، مثل ما يفسره فريقك والمنهجيات. يساعد هذا في إنشاء نقاط بيانات محددة لتقييم وضعك وأدائك. يساعد تحديد الوضع الحالي على إنشاء خطة عمل أكثر واقعية.

يمكنك أيضًا التحقق مما إذا كان يتم إحراز تقدم في المنطقة المحددة أم لا ، وتحديد الثغرة أو الفجوة ، وتغيير الاتجاه وفقًا لذلك. إذا كنت مرتبكًا بشأن من أين تبدأ ، فابدأ بجمع كل البيانات التي يمكنك جمعها ، فكلما جمعت أكثر ، أصبحت صورة حالتك الحالية أكثر وضوحًا.

2. تحديد وجهتك المستقبلية

الغرض الرئيسي من تحليل الفجوة هو تحديد المكان الذي تريد الذهاب إليه وتعديل أنشطتك الحالية وفقًا لهذا الهدف. بصفتك قائد مشروع ، يجب أن تجد الأهداف التي تحاول شركتك تحقيقها. يساعد تحديد الأهداف على منح شركتك إحساسًا بالاتجاه والمكان الذي تريد شركتك أن تتجه إليه.

للوصول إلى هناك ، يجب أن تعرف حالتك الحالية مع إطار زمني معقول للانتقال من هنا إلى الهدف الذي حددته لنفسك. الهدف المستقبلي هو أحد أفضل الأشياء التي يمكنك تعيينها لمؤسسة ما. من أجل الوصول إليه ، يجب القيام بالكثير من الجهد.

عندما تقوم بتحليل فجوة لخطتك الإستراتيجية ، تحقق من جميع التفاصيل ذات الصلة ، وأفضل مكان هو إلقاء نظرة على الأهداف في خطتك. يمكن أن تختلف هذه الأهداف في أي مكان من سنتين إلى خمس سنوات. حتى بعد أصغر المعالم ، اسأل نفسك أين أنت الآن مقارنة بالشهر السابق وعد مرة أخرى إلى البيانات التي جمعتها.

3. تحديد الثغرات

بمجرد أن تعرف إلى أين تتجه ومن أين بدأت ، تصبح الفجوة والمسافة بين هاتين النقطتين جزء التنفيذ. إنها الفجوة بين هذين الجزأين التي يجب عليك تغطيتها للوصول إلى هدفك. يجب أن تعرف سبب وجود فجوة ويجب أن تكون محددًا جدًا بشأنها. لا تكذب على نفسك.

حفر أعمق في المنطقتين وسوف تفهم سبب حدوث الفجوة في المقام الأول. إذا كانت مبيعاتك ربع السنوية أقل بـ 20000 وحدة مما خططت له في البداية ، فحدد سبب حدوث ذلك؟ هل هناك مشاكل في القوى العاملة لديك؟ هل أداء منتجك / خدمتك جيد؟ هل توجد مشكلات تتعلق بالجودة؟ اسأل نفسك هذه الأسئلة التي تنطبق على عملك وأجب عليها بصدق.

4. حدد كيف ستقوم بسد الفجوة

بعد أن تفهم الفجوات الموجودة ، يجب أن تكون خطوتك التالية هي تحليل الاختلافات بين تلك المسافات. لقد نفذت العناية الواجبة ، ولكن حان وقت العمل الآن. حددت أن هناك فجوة؟ رائعة. حان الوقت لإغلاقه الآن.

من المهم أن تفهم سبب استمرار حدوثها وما عليك القيام به للاقتراب من وجهتك وأهدافك المستقبلية. حدد العوامل التي يجب تغييرها وقم بإعداد الخطوات اللازمة لذلك. قم بإنشاء تاريخ بدء وتاريخ انتهاء لكل خطوة من خطواتك والوقت الذي تريد حل الثغرات فيه. ضع في اعتبارك تكلفة التنفيذ لكل خطوة أيضًا ، حيث قد لا تمتلك الموارد اللازمة لتحقيقها.

المواعيد النهائية مهمة لأنه عندما لا يكون لديك موعد ، سيتم تجاهلها أو تجاهلها. بعد كل العمل الشاق ، لا تهمل المتابعة. تابع جميع التحسينات التي تجريها من خلال تحليل الفجوات. تذكر عدم إغلاق جميع الفجوات مرة واحدة ، ولا تضع الكثير من الضغط على أي مؤسسة لأنها ستنهار.

كيف يمكن أن يساعدك تحليل الثغرات؟

الغرض الرئيسي من تحليل الفجوة هو التحكم في الجوانب المختلفة للمشروع باستخدام البيانات وفهمها ، وإليك بعض الأسباب التي تجعله مهمًا وكيف يمكن أن يساعدك في التنظيم:

• يساعد تحليل الثغرات في اكتشاف أي ثغرات أو أوجه قصور مستقبلية في مؤسستك. يجعل من السهل تحديدها أو تحديدها على المدى الطويل. يساعد أيضًا في إجراء مزيد من التحسينات.
• يعزز تحليل الثغرات من فعالية وكفاءة عملك. سوف يسلط الضوء على أي شيء غير عادي يحدث. بمجرد الانتهاء من تحديد الهوية ، يمكنك توجيه مواردك نحو خطوات أكثر أهمية.
• يمكنك استخدام تحليل الفجوة لمقارنة الأنشطة الحالية بأهدافك المستقبلية. من المهم معرفة التفاصيل حول كيفية أداء كل نشاط من أنشطتك لفهم نموك المستقبلي.
• يساعد استخدام إجراء تحليل الثغرات في الحصول على نظرة عامة على المنظمة بأكملها ووظائفها. يساعد ذلك مديري المشروع على تحديد ما إذا كانت الشركة لديها موارد كافية للوفاء بمهمتها.
• يُظهر تحليل الفجوة أيضًا أنه سيكون لديك المزيد من البيانات والرؤى حول كيفية القيام بعمل أفضل. على سبيل المثال ، عند استخدامه في التصنيع ، يمكن أن يساعد في إدارة موارد التكلفة.

ماذا يحدث بعد تحليل الفجوة؟

الآن بعد أن خرجت من تحليل الفجوات بأفكار جيدة ، حدد فجوات الأداء لديك وكيف يمكنك معالجتها بسهولة. ومع ذلك ، فإن الأفكار لا شيء بدون التنفيذ. يعد الاستمرار في هذه الأفكار أكثر صعوبة مما يتوقعه الناس ، خاصةً عندما لا يكون لديهم طريقة قوية لقياس وإدارة التقدم بمرور الوقت.

لا تخطو أبدًا بعد مرحلة التفكير ، لتحليل الفجوة الكامل خطوات مستقبلية أيضًا ، واعتبرها خطوات عملية لإنجاز المهمة. هذا ما يحدث بعد تحليل الفجوة.

الخطوة الأولى: حدد إطار عمل يساعد في تنظيم خططك.

بمجرد أن يحدد تحليل الفجوة منطقة المشكلة ، سيساعدك إطار العمل في تخطيطها. تساعد الأطر على تلخيص النقاط الأساسية لخطتك وتساعدك على البقاء منظمًا. إنه يساعد المنظمات على تصور سبب قيامهم بعملهم ، وماذا يفعلون ، لا سيما جميع الأنشطة نحو هدف معين.

الخطوة الثانية: صمم إطار العمل الخاص بك بالأهداف والغايات والمشاريع المحددة في تحليل الفجوة

ابدأ في سد الفجوات في إطار العمل الخاص بك بالمعلومات ، والتي سيتم تحديد بعضها في تحليل الفجوة.

• الأهداف - في الخطوة الثانية من تحليل الفجوة ، يجب أن تحدد وتضع علامة على المكان الذي ترغب في أن تكون فيه من حيث الأداء. هذه تسمى أهدافك بموضوعية.
• الأهداف - غالبًا ما تكون الأهداف هي المؤشرات التي تشير إلى مدى نجاحك في تحقيق هذه الأهداف ، يجب عليك اختيار واحد أو اثنين من هذه الأهداف لكل هدف من أهدافك.
• المشاريع - غالبًا ما يشار إليها باسم "المبادرات" ، وعادة ما تكون المشاريع هي خطة العمل التي يجب عليك تطويرها لتحقيق كل هذه الخطط. تركز الخطوة الأخيرة على الحلول لسد الفجوة ، وستصبح هذه الحلول في النهاية هي المشاريع التي تقوم بها. تنفذ معظم المنظمات مبادرة واحدة أو اثنتين لكل هدف تحدده.

الخطوة الثالثة: ضع خطتك موضع التنفيذ وتتبع تقدمك

بعد الخطوتين الأوليين ، حان الوقت الآن لبدء خطتك وتقييم سير الأمور بشكل دوري. تأكد من أنك قمت بتخصيص جميع الموارد المطلوبة لتنفيذ الخطة ، وإبلاغها للجميع في مؤسستك.

كما يقولون نصف الحل يكمن في التفاصيل. يمكن أن يكون تتبع أدائك مهمة معقدة ، لذلك يجب أن تجد طريقة لإدارة عملية تنفيذ الإستراتيجية. تستخدم معظم المؤسسات برامج إدارة الأداء ، مثل nTask ، لمراقبة تقدمهم نحو الهدف. تساعد أداة إدارة الأداء في السماح للشركات بتتبع عدد المقاييس المتعلقة بالمشاريع الاستراتيجية للحفاظ على أنشطتها على المدى الطويل.

ما هي فوائد استخدام نظام إدارة الأداء؟

هناك عدد من الأسباب القوية التي تجعل المنظمات بحاجة إلى نظام إدارة الأداء جنبًا إلى جنب مع تحليل الفجوة. دعونا نلقي نظرة على بعضها ،

• تناسق أكبر - يصبح اختيار الموظفين ونقلهم وترقيتهم أو العمل أكثر اتساقًا.
• التأثير التنظيمي - بمجرد أن تصبح المنظمة مركزة على الهدف ، سيتم تحقيق المزيد من المعالم. ومن ثم المساهمة في مزيد من النجاح والأرباح.
• التحفيز - من المرجح أن يحصل جميع موظفي المنظمة على دوافع أكثر ، وستساعد المقاييس القائمة على الأداء في تحديد أفضل الموظفين ومكافأتهم وفقًا لذلك.

اجعل إجراء تحليل الفجوة الخاص بك ينبض بالحياة

يعد تحليل الثغرات ممارسة جديرة ، ومع ذلك ، يجب أن تكون مصحوبة بخطة فعلية للتحسين. يكمن كل التقدم الإضافي في العمل الإضافي والأهداف التي تكتمل بمرور الوقت. يعد التتبع جزءًا من هذا العمل الإضافي ، فهو لا يُظهر فقط مدى جودة أدائك ، ولكنه يكشف أيضًا عما إذا كنت تتخذ القرار الصحيح أم لا.

إذا كانت مشاريعك تسير على قدم وساق ، فهذا مذهل ، ومع ذلك ، إذا لم تكن كذلك ، فقد تضطر إلى تقييم ما إذا كنت تتخذ الخطوات الصحيحة أم لا ، لتبدأ بها.