什麼是項目管理中的差距分析？

已發表: 2022-05-20

不管你做了多少計劃，每當你執行一個項目時，你仍然可能面臨很多挑戰。這個想法是，您最終將希望擁有有助於評估需求的工具。

了解您的項目是否在正確的軌道上取得有效進展很重要，而如何做到這一點非常簡單。差距分析是一種評估績效以確定是否滿足業務目標的方法。它可以有很大的幫助，而且理解起來並不難。

讓我們全面了解差距分析如何幫助您的業務。

什麼是差距分析？

差距分析是項目經理通常用來比較當前績效與未來預期績效的過程。它是對企業目前的表現以及在不久的將來計劃去向的正式研究。

無論公司是否達到預期或以良好的方式利用其資源，任何企業都將從中獲益良多。從企業到企業、產品管理、信息技術等等，可以分析多個視角。

使用差距分析模板意味著我們了解公司目前所處的位置以及當前的活動。這樣做很重要，尤其是在風險非常高的情況下，只有在您想知道項目進展情況時才能進行。影響這一性能的幾個因素包括資本投資、資源規劃、技術等。

差距分析確定優化分配和資源整合與當前分配水平之間的差距。正是通過這樣做，最終建立了通往改善和成功的門戶。實時數據將幫助您了解您的漏洞並幫助您提高項目的進度。

如何進行差距分析？

在進行差距分析時，您需要問自己幾個問題，您目前的立場是什麼，您希望在哪里以及您打算如何到達那裡？沒有快速的部分可以得到改進，但有一個路線圖可以提高進度。

讓我們看一下進行差距分析時必須採取的四個基本步驟。

1. 識別當前狀態

第一步是了解你目前的立場。數據使用量的增加有助於組織確定他們的表現。您可以從包括銷售、營銷、財務等不同部門獲取這些數據，並跟踪它們以了解您當前的位置。

收集所有定性和定量信息，例如您的團隊的解釋和方法。這有助於生成特定的數據點來評估您的位置和表現。識別當前狀態有助於製定更現實的行動計劃。

您還可以檢查目標區域是否正在取得進展，找出漏洞或差距，並相應地改變方向。如果您對從哪裡開始感到困惑，請從收集您可以收集的所有數據開始，收集的越多，您當前狀態的畫面就會越清晰。

2. 確定你未來的目的地

差距分析背後的主要目的是確定您想去哪裡並根據該目標調整您當前的活動。作為項目負責人，您必須找到貴公司正在努力實現的目標。設定目標有助於讓您的公司有方向感以及您的公司想要去哪裡。

要到達那裡，您必須在合理的時間範圍內了解您當前的狀態，以便從這里達到您為自己設定的目標。未來目標是您可以為組織設定的最好的事情之一。為了達到它，需要付出很多努力。

當您為您的戰略計劃進行差距分析時，請檢查所有相關細節，最好的地方是查看您計劃中的目標。這些目標可以從兩到五年不等。即使在最小的里程碑之後，問問自己現在與上個月相比在哪裡，並恢復到您收集的數據。

3. 找出差距

一旦你知道你要去哪里以及從哪裡開始，這兩點之間的差距和空間就成為執行部分。為了達到目標，您必須覆蓋這兩個部分之間的差距。您必須弄清楚為什麼存在差距，並且需要非常具體。不要對自己撒謊。

深入研究這兩個領域，你就會明白為什麼會出現差距。如果您的季度銷售額比最初計劃的少 20,000 件，請確定發生這種情況的原因？你的勞動力有問題嗎？您的產品/服務表現良好嗎？有質量問題嗎？問自己這些適用於您的業務的問題並誠實回答。

4. 確定您將如何彌合差距

在了解了存在的差距之後，下一步應該是分析這些空間之間的差異。您已經實施了盡職調查，但現在是採取行動的時候了。你確定有差距嗎？偉大的。現在是時候關閉它了。

重要的是要了解它們為什麼會繼續發生，以及您需要做什麼才能更接近您的未來目的地和目標。確定您必須更改的因素並為此準備所需的步驟。為您的每個步驟創建開始日期和結束日期，以及何時解決差距。還要考慮每個步驟的實施成本，因為您可能沒有資源來實現它。

截止日期很重要，因為當您沒有截止日期時，它會被忽視或忽視。在所有的努力工作之後，不要忽視後續工作。通過差距分析跟進您所做的所有改進。記住不要一次關閉所有的差距，不要對任何組織施加太大的壓力，因為它會崩潰。

差距分析如何幫助您？

差距分析的主要目的是使用數據控制和理解項目的不同方面，以下是它重要的一些原因以及它如何幫助您組織：

差距分析有助於找出組織中的任何漏洞或未來缺陷。從長遠來看，它使量化或識別它們變得更容易。也有助於進一步改進。
差距分析可提高您業務的有效性和效率。它將突出顯示正在發生的任何不尋常的事情。識別完成後，您可以將資源用於更關鍵的步驟。
您可以使用差距分析來比較當前活動與您未來的目標。了解有關您的每項活動如何執行的詳細信息對於了解您的未來發展非常重要。
使用差距分析程序有助於了解整個組織及其職能。這有助於項目經理確定公司是否有足夠的資源來完成其使命。
差距分析還表明，您將獲得更多關於如何做得更好的數據和見解。例如，當它用於製造時，它可以幫助管理成本資源。

差距分析後會發生什麼？

既然您必須從差距分析中得出好主意，確定您的績效差距以及如何方便地解決它們。然而，沒有執行，想法什麼都不是。繼續這些想法比人們預期的更具挑戰性，尤其是當他們沒有可靠的方法來衡量和管理隨著時間的推移而取得的進展時。

永遠不要超越構思階段，完整的差距分析也有未來的步驟，將它們視為完成工作的實際步驟。以下是差距分析後發生的情況。

第一步：選擇一個有助於組織您的計劃的框架。

一旦差距分析確定了問題區域，框架將幫助您映射它們。框架有助於總結計劃的要點並幫助您保持井井有條。它可以幫助組織可視化他們為什麼要這樣做，他們正在做什麼，尤其是針對特定目標的所有活動。

第二步：根據差距分析中確定的目標、目的和項目設計您的框架

開始用信息填補框架中的空白，其中一些將在空白分析中確定。

目標——在差距分析的第二步中，您必須確定並標記您希望在績效方面達到的目標。這些被客觀地稱為你的目標。
目標——目標通常是表明您完成這些目標的情況的指標，您必須為每個目標選擇一個或兩個這樣的目標。
項目——通常被稱為“倡議”，項目通常是您必須制定以實現所有這些計劃的行動計劃。最後一步側重於縮小差距的解決方案，這些解決方案最終將成為您承擔的項目。大多數組織針對您選擇的每個目標實施一兩個計劃。

第三步：將您的計劃付諸行動並跟踪您的進度

在前兩個步驟之後，現在是啟動計劃並定期評估進展情況的時候了。確保您已分配執行計劃所需的所有資源，並將其傳達給組織中的每個人。

正如他們所說，解決方案的一半在於細節。跟踪您的績效可能是一項複雜的任務，因此您必須找到一種方法來管理策略執行過程。大多數組織使用績效管理軟件（如 nTask）來監控他們實現目標的進度。績效管理工具有助於公司跟踪與戰略項目相關的指標數量，以長期維持其活動。

使用績效管理系統有什麼好處？

為什麼組織必須在差距分析的同時建立績效管理系統有很多充分的理由。讓我們來看看其中的幾個，

更高的一致性——員工的選擇、調動、晉升或行動變得更加一致。
組織影響——一旦組織變得以目標為中心，就會實現更多的里程碑。因此有助於更多的成功和利潤。
動機——組織的所有員工都可能獲得更多的積極性，基於績效的指標將有助於識別最優秀的員工並相應地獎勵他們。

讓您的差距分析程序變得生動起來

差距分析是一種有價值的實踐，但是，它必須伴隨著實際的改進計劃。所有進一步的進展都在於隨著時間的推移完成的額外工作和目標。跟踪是增量工作的一部分，它不僅可以顯示您做得如何，還可以顯示您是否做出了正確的決定。

如果您的項目進展順利，那就太棒了，但是，如果不是，那麼您可能必須首先評估您是否採取了正確的步驟。