Proje Yönetiminde Boşluk Analizi Nedir?

Ne kadar planlama yaparsanız yapın, bir proje yürütürken yine de birçok zorlukla karşılaşabilirsiniz. Buradaki fikir, gereksinimleri değerlendirmeye yardımcı olacak araçlara eninde sonunda sahip olmak isteyeceğinizdir.

Etkili ilerleme ile projenizin doğru yolda olup olmadığını anlamak önemlidir ve bunun nasıl yapılacağı oldukça basittir. Boşluk analizi, iş hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını belirlemek için performansı değerlendirme yöntemidir. Çok yardımcı olabilir ve anlaşılması çok zor değildir.

Boşluk analizinin işinize nasıl yardımcı olabileceği hakkında her şeyi öğrenelim.

Boşluk Analizi Nedir?

Boşluk analizi, bir proje yöneticisinin mevcut performansı gelecekteki beklenen performansla karşılaştırmak için yaygın olarak kullandığı bir süreçtir. Bir işletmenin şu anda nasıl performans gösterdiğine ve yakın gelecekte nereye gitmeyi planladığına dair resmi bir çalışmadır.

Bir şirketin beklentileri karşılayıp karşılamadığına veya kaynaklarını iyi bir şekilde kullanmasına bakılmaksızın, herhangi bir işletme bundan çok kazanç sağlayacaktır. İşletmeden işletmeye, ürün yönetimine, bilgi teknolojisine ve çok daha fazlasına kadar analiz edilebilecek birden çok bakış açısı vardır.

Bir boşluk analizi şablonu kullanmak, şirketin şu anda nerede olduğunu ve mevcut faaliyetini anladığımız anlamına gelir. Bunu yapmak önemlidir, özellikle riskler çok yüksek olduğunda, yalnızca projenin nasıl ilerlediğini bilmek istediğinizde yapılabilir. Bu performansı etkileyen birkaç faktör arasında sermaye yatırımı, kaynak planlaması, teknoloji vb.

Bir boşluk analizi, optimize edilmiş tahsis ile kaynakların mevcut tahsis seviyesine entegrasyonu arasındaki boşlukları tanımlar. Bu tür şeyler yaparak, sonunda iyileştirme ve başarıya giden bir kapı inşa edilir. Gerçek zamanlı veriler, boşluklarınızı anlamanıza ve projenizin ilerlemesini iyileştirmenize yardımcı olacaktır.

Boşluk Analizi nasıl yapılır?

Boşluk analizi yaparken kendinize birkaç soru sormalısınız, şu anda neredesiniz, nerede olmak istiyorsunuz ve oraya nasıl gitmeyi planlıyorsunuz? İyileştirmeler elde etmek için hızlı bir bölüm yoktur, ancak ilerlemeyi artırmak için bir yol haritası vardır.

Bir boşluk analizi yaparken izlemeniz gereken dört temel adıma bir göz atalım.

1. Mevcut Durumu Tanımlayın

İlk adım, şu anda nerede olduğunuzu anlamaktır. Veri kullanımındaki artış, kuruluşların nasıl performans gösterdiklerini belirlemelerine yardımcı olur. Bu verileri satış, pazarlama, finans vb. farklı departmanlardan alabilir ve mevcut konumunuzu anlamak için takip edebilirsiniz.

Ekibinizin yorumladığı ve metodolojileri gibi tüm nitel ve nicel bilgileri toplayın. Bu, konumunuzu ve performansınızı değerlendirmek için belirli veri noktaları oluşturmaya yardımcı olur. Mevcut durumun tespiti, daha gerçekçi bir eylem planı oluşturulmasına yardımcı olur.

Ayrıca, hedeflenen alanda ilerleme olup olmadığını kontrol edebilir, boşluk veya boşluğu tespit edebilir ve yönü buna göre değiştirebilirsiniz. Nereden başlayacağınız konusunda kafanız karıştıysa, toplayabildiğiniz her veriyi toplayarak başlayın, ne kadar çok toplarsanız, mevcut durumunuzun resmi o kadar netleşir.

2. Gelecekteki hedefinizi belirleyin

Boşluk analizinin arkasındaki temel amaç, nereye gitmek istediğinizi belirlemek ve mevcut faaliyetlerinizi bu hedefe göre ayarlamaktır. Bir proje lideri olarak, şirketinizin ulaşmaya çalıştığı hedefleri bulmalısınız. Hedef belirlemek, şirketinize bir yön duygusu ve şirketinizin nereye gitmek istediği konusunda yardımcı olur.

Oraya ulaşmak için, buradan kendiniz için belirlediğiniz hedefe ulaşmak için mevcut durumunuzu makul bir zaman dilimi ile bilmelisiniz. Gelecek hedefi, bir kuruluş için belirleyebileceğiniz en iyi şeylerden biridir. Buna ulaşmak için çok çaba sarf edilmesi gerekiyor.

Stratejik planınız için bir boşluk analizi yaparken, ilgili tüm detayları kontrol edin, en iyi yer planınızdaki hedeflere bakmaktır. Bu hedefler iki ila beş yıl arasında değişebilir. En küçük dönüm noktalarından sonra bile, kendinize bir önceki aya göre şu anda nerede olduğunuzu sorun ve topladığınız verilere geri dönün.

3. Boşlukları Belirleyin

Nereye gittiğinizi ve nereden başladığınızı öğrendikten sonra, bu iki nokta arasındaki boşluk ve boşluk, yürütme kısmı haline gelir. Hedefinize ulaşmak için kapatmanız gereken bu iki kısım arasındaki boşluktur. Neden bir boşluk olduğunu anlamanız ve bu konuda çok spesifik olmanız gerekir. Kendine yalan söyleme.

İki alanı daha derine inin ve boşluğun neden ilk etapta olduğunu anlayacaksınız. Üç aylık satışlarınız başlangıçta planladığınızdan 20.000 birim daha azsa, bunun neden olduğunu belirleyin? İş gücünüzde sorunlar mı var? Ürününüz/hizmetiniz iyi performans gösteriyor mu? Kalite sorunları var mı? İşletmeniz için geçerli olan bu soruları kendinize sorun ve dürüstçe yanıtlayın.

4. Boşluğu nasıl kapatacağınızı belirleyin

Var olan boşlukları anladıktan sonra, bir sonraki adımınız bu boşluklar arasındaki farkları analiz etmek olmalıdır. Durum tespitini uyguladınız, ancak şimdi harekete geçme zamanı. Bir boşluk olduğunu tespit ettiniz mi? Harika. Artık kapatmanın zamanı geldi.

Neden olmaya devam ettiklerini ve gelecekteki hedef ve hedeflerinize yaklaşmak için ne yapmanız gerektiğini anlamak önemlidir. Değiştirmeniz gereken faktörleri belirleyin ve bunun için gerekli adımları hazırlayın. Adımlarınızın her biri için ve boşlukların giderilmesini istediğiniz zaman için bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi oluşturun. Her adım için uygulama maliyetini de göz önünde bulundurun, çünkü bunu başaracak kaynaklara sahip olamayabilirsiniz.

Son tarihler, sahip olmadığınızda gözden kaçırılacağı veya görmezden gelineceği için önemlidir. Tüm sıkı çalışmadan sonra, takibi ihmal etmeyin. Bir boşluk analizi ile yaptığınız tüm iyileştirmeleri takip edin. Tüm boşlukları bir kerede kapatmamayı unutmayın, herhangi bir organizasyon kırılacağı için çok fazla strese girmeyin.

Boşluk analizi size nasıl yardımcı olabilir?

Boşluk analizinin temel amacı, verilerle bir projenin farklı yönlerini kontrol etmek ve anlamaktır, işte bunun neden önemli olduğu ve düzenlemenize nasıl yardımcı olabileceğine dair bazı nedenler:

• Boşluk analizi, kuruluşunuzdaki boşlukları veya gelecekteki eksiklikleri bulmanıza yardımcı olur. Uzun vadede bunları ölçmeyi veya tanımlamayı kolaylaştırır. Ayrıca daha fazla iyileştirme yapılmasına yardımcı olur.
• Boşluk analizi, işletmenizin etkinliğini ve verimliliğini artırır. Olmakta olan olağandışı her şeyi vurgulayacaktır. Tanımlama tamamlandıktan sonra kaynaklarınızı daha önemli adımlara yönlendirebilirsiniz.
• Mevcut faaliyetleri gelecekteki hedeflerinizle karşılaştırmak için boşluk analizini kullanabilirsiniz. Faaliyetlerinizin her birinin nasıl performans gösterdiğiyle ilgili ayrıntıları bilmek, gelecekteki büyümenizi anlamak için önemlidir.
• Bir boşluk analizi prosedürü kullanmak, tüm organizasyona ve işlevlerine genel bir bakış elde etmeye yardımcı olur. Bu, proje yöneticilerinin şirketin misyonunu yerine getirmek için yeterli kaynağa sahip olup olmadığını belirlemesine yardımcı olur.
• Boşluk analizi ayrıca, nasıl daha iyi yapabileceğiniz konusunda daha fazla veriye ve içgörüye sahip olacağınızı gösterir. Örneğin imalatta kullanıldığında maliyet kaynaklarının yönetilmesine yardımcı olabilir.

Bir boşluk analizinden sonra ne olur?

Artık boşluk analizinizden iyi fikirlerle çıkmış, performans boşluklarınızı ve bunları kolayca nasıl giderebileceğinizi belirlemiş olmalısınız. Ancak fikirler, uygulama olmadan hiçbir şey değildir. Bu fikirlerle devam etmek, özellikle zaman içindeki ilerlemeyi ölçmek ve yönetmek için sağlam bir yola sahip olmadıklarında, insanların tahmin ettiğinden çok daha zordur.

Asla fikir aşamasından sonra adım atmayın, eksiksiz bir boşluk analizinin gelecekte de adımları vardır, bunları işi bitirmenin pratik adımları olarak düşünün. İşte boşluk analizinden sonra olanlar.

İlk Adım: Planlarınızı düzenlemenize yardımcı olacak bir çerçeve seçin.

Boşluk analizi sorun alanını belirlediğinde, bir çerçeve bunları haritalamada size yardımcı olacaktır. Çerçeveler, planınızın temel noktalarını özetlemeye ve düzenli kalmanıza yardımcı olur. Kuruluşların neden yaptıklarını, ne yaptıklarını, özellikle belirli bir hedefe yönelik tüm faaliyetleri görselleştirmelerine yardımcı olur.

İkinci Adım: Boşluk analizinde belirlenen amaçlar, hedefler ve projelerle çerçevenizi tasarlayın

Çerçevenizdeki boşlukları, bir kısmı boşluk analizinde belirlenecek bilgilerle doldurmaya başlayın.

• Hedefler – Boşluk analizinin ikinci adımında, performans açısından nerede olmak istediğinizi belirlemeli ve işaretlemelisiniz. Bunlara objektif olarak hedefleriniz denir.
• Hedefler – Hedefler genellikle bu hedeflere ne kadar iyi ulaştığınızı gösteren göstergelerdir, her bir hedefiniz için bir veya iki hedef seçmelisiniz.
• Projeler – Genellikle 'girişimler' olarak anılan projeler, genellikle tüm bu planları gerçekleştirmek için geliştirmeniz gereken eylem planıdır. Son adım, açığı kapatacak çözümlere odaklanır, bu çözümler sonunda üstlendiğiniz projeler haline gelir. Çoğu kuruluş, seçtiğiniz her hedef için bir veya iki girişim uygular.

Üçüncü Adım: Planınızı uygulamaya koyun ve ilerlemenizi takip edin

İlk iki adımdan sonra, şimdi planınızı başlatma ve işlerin nasıl gittiğini periyodik olarak değerlendirme zamanı. Planı gerçekleştirmek için gerekli tüm kaynakları ayırdığınızdan emin olun ve bunu kuruluşunuzdaki herkese iletin.

Dedikleri gibi, çözümün yarısı ayrıntılarda gizlidir. Performansınızı izlemek karmaşık bir görev olabilir, bu nedenle strateji yürütme sürecini yönetmenin bir yolunu bulmalısınız. Çoğu kuruluş, hedefe yönelik ilerlemelerini izlemek için nTask gibi performans yönetimi yazılımı kullanır. Bir performans yönetimi aracı, şirketlerin faaliyetlerini uzun vadede sürdürmek için stratejik projelerle ilgili metriklerin sayısını izlemelerine yardımcı olur.

Performans yönetim sistemi kullanmanın faydaları nelerdir?

Kuruluşların boşluk analizinin yanı sıra bir performans yönetim sistemine ihtiyaç duymasının birkaç sağlam nedeni vardır. Bunlardan birkaçına göz atalım,

• Daha Fazla Tutarlılık - Çalışan seçimi, transfer ve terfi veya eylem daha tutarlı hale gelir.
• Organizasyonel etki – Organizasyon bir kez hedef odaklı hale geldiğinde, daha fazla dönüm noktasına ulaşılacaktır. Böylece daha fazla başarıya ve kâra katkıda bulunur.
• Motivasyon – Kuruluşun tüm çalışanlarının daha fazla motive olmaları muhtemeldir, performansa dayalı metrikler en iyi çalışanları belirlemeye ve onları buna göre ödüllendirmeye yardımcı olacaktır.

Boşluk analizi prosedürünüzü hayata geçirin

Bir boşluk analizi değerli bir uygulamadır, ancak buna gerçek bir iyileştirme planı eşlik etmelidir. Tüm diğer ilerlemeler, zaman içinde tamamlanan ek çalışma ve hedeflerde yatmaktadır. İzleme, bu artımlı çalışmanın bir parçasıdır, yalnızca ne kadar iyi yaptığınızı göstermekle kalmaz, aynı zamanda doğru kararı verip vermediğinizi de ortaya çıkarır.

Projeleriniz tempoluysa, bu harika, ancak değillerse, başlamak için doğru adımları atıp atmadığınızı değerlendirmeniz gerekebilir.