Che cos'è l'analisi del gap nella gestione dei progetti?

Indipendentemente da quanta pianificazione fai, ogni volta che esegui un progetto, potresti comunque dover affrontare molte sfide. L'idea è che alla fine vorrai avere gli strumenti in atto che aiutano a valutare i requisiti.

Capire se il tuo progetto è sulla strada giusta o meno con progressi efficaci è importante e come farlo è piuttosto semplice. Una gap analysis è un metodo per valutare le prestazioni per determinare se gli obiettivi aziendali vengono raggiunti o meno. Può essere di grande aiuto e non è molto difficile da capire.

Impariamo tutto su come la gap analysis può aiutare la tua azienda.

Cos'è l'analisi del gap?

La gap analysis è un processo che un project manager usa comunemente per confrontare la performance attuale con quella futura prevista. Si tratta di uno studio formale delle prestazioni attuali di un'azienda e di dove intende andare nel prossimo futuro.

Qualsiasi azienda ne trarrà grandi vantaggi, indipendentemente dal fatto che un'azienda soddisfi le aspettative o utilizzi le proprie risorse in modo corretto. Ci sono molteplici prospettive che possono essere analizzate, da business a business, gestione dei prodotti, tecnologia dell'informazione e molto altro.

L'utilizzo di un modello di gap analysis significa che comprendiamo dove si trova l'azienda in questo momento e la sua attività attuale. È importante farlo, soprattutto quando la posta in gioco è molto alta, può essere condotto solo quando vuoi sapere come sta procedendo il progetto. Pochi fattori che influenzano questa performance includono investimenti di capitale, pianificazione delle risorse, tecnologia, ecc.

Un'analisi del divario identifica i divari tra l'allocazione ottimizzata e l'integrazione delle risorse all'attuale livello di allocazione. È facendo queste cose che alla fine si costruisce una porta verso il miglioramento e il successo. I dati in tempo reale ti aiuteranno a capire le tue scappatoie e a migliorare l'avanzamento del tuo progetto.

Come eseguire un'analisi del gap?

Mentre fai un'analisi del divario, devi farti alcune domande, dove ti trovi attualmente, dove vorresti essere e come pensi di arrivarci? Non esiste una parte rapida per ottenere miglioramenti, ma una tabella di marcia per migliorare i progressi.

Diamo un'occhiata a quattro passaggi di base che devi eseguire mentre conduci un'analisi del divario.

1. Identificare lo stato attuale

Il primo passo è capire dove ti trovi attualmente. L'aumento dell'utilizzo dei dati aiuta le organizzazioni a identificare le prestazioni. Puoi ottenere questi dati da diversi dipartimenti, tra cui vendite, marketing, finanza, ecc., e seguirli per comprendere la tua posizione attuale.

Raccogli tutte le informazioni qualitative e quantitative, come ciò che il tuo team interpreta e le metodologie. Questo aiuta a generare punti dati specifici per valutare la tua posizione e le tue prestazioni. Identificare lo stato attuale aiuta a creare un piano d'azione più realistico.

Puoi anche controllare se si stanno facendo progressi o meno nell'area destinata o meno, identificare la scappatoia o il divario e cambiare la direzione di conseguenza. Se sei confuso su dove iniziare, inizia raccogliendo tutti i dati che puoi, poiché più raccogli, più nitida diventa l'immagine del tuo stato attuale.

2. Identifica la tua destinazione futura

Lo scopo principale dietro l'analisi del gap è identificare dove vuoi andare e adattare le tue attività attuali in base a quell'obiettivo. In qualità di responsabile del progetto, devi trovare gli obiettivi che la tua azienda sta cercando di raggiungere. La definizione degli obiettivi aiuta a dare alla tua azienda un senso di direzione e dove la tua azienda vuole andare.

Per arrivarci, devi conoscere il tuo stato attuale con un lasso di tempo ragionevole per arrivare da qui all'obiettivo che ti sei prefissato. Un obiettivo futuro è una delle cose migliori che puoi impostare per un'organizzazione. Per raggiungerlo, è necessario compiere molti sforzi.

Quando stai facendo un'analisi del gap per il tuo piano strategico, controlla tutti i dettagli rilevanti, il posto migliore è guardare gli obiettivi del tuo piano. Questi obiettivi possono variare da due a cinque anni. Anche dopo il più piccolo dei traguardi, chiediti dove sei ora rispetto al mese precedente e torna ai dati che hai raccolto.

3. Identificare le lacune

Una volta che sai dove sei diretto e da dove sei partito, il divario e lo spazio tra questi due punti diventano la parte dell'esecuzione. È il divario tra queste due parti che devi coprire per raggiungere il tuo obiettivo. Devi capire perché c'è un divario e devi essere molto specifico al riguardo. Non mentire a te stesso.

Scava più a fondo nelle due aree e capirai perché il divario si è verificato in primo luogo. Se le tue vendite trimestrali sono 20.000 unità in meno rispetto a quanto inizialmente pianificato, determinare perché è successo? Ci sono problemi nella tua forza lavoro? Il tuo prodotto/servizio sta funzionando bene? Ci sono problemi di qualità? Ponetevi queste domande applicabili alla vostra attività e rispondete onestamente.

4. Identifica come colmerai il divario

Dopo aver compreso le lacune esistenti, il tuo prossimo passo dovrebbe essere analizzare le differenze tra quegli spazi. Hai implementato la due diligence, ma ora è il momento di agire. Hai identificato che c'è un divario? Grande. È ora di chiuderlo.

È importante capire perché continuano ad accadere e cosa devi fare per avvicinarti alla tua destinazione e ai tuoi obiettivi futuri. Decidi i fattori che devi cambiare e prepara i passaggi necessari per questo. Crea una data di inizio e una data di fine per ciascuno dei tuoi passaggi e quando vuoi che le lacune vengano risolte. Considera anche il costo di implementazione per ogni passaggio, poiché potresti non avere le risorse per raggiungerlo.

Le scadenze sono importanti perché quando non ne hai una, verrà trascurata o ignorata. Dopo tutto il duro lavoro, non trascurare il follow-through. Segui tutti i miglioramenti che stai apportando con un'analisi delle lacune. Ricorda di non chiudere tutte le lacune in una volta, non stressare troppo l'organizzazione perché si romperà.

In che modo una Gap analysis può aiutarti?

Lo scopo principale di una gap analysis è controllare e comprendere i diversi aspetti di un progetto con i dati, ecco alcuni dei motivi per cui è importante e come può aiutarti a organizzarti:

• L'analisi dei divari aiuta a scoprire eventuali scappatoie o carenze future nella tua organizzazione. Semplifica la quantificazione o l'identificazione a lungo termine. Aiuta anche a fare ulteriori miglioramenti.
• La gap analysis migliora l'efficacia e l'efficienza della tua attività. Evidenzierà qualsiasi cosa insolita che sta succedendo. Una volta completata l'identificazione, puoi incanalare le tue risorse verso passaggi più cruciali.
• Puoi utilizzare la gap analysis per confrontare le attività presenti con i tuoi obiettivi futuri. Conoscere i dettagli sulle prestazioni di ciascuna delle tue attività è importante per comprendere la tua crescita futura.
• L'utilizzo di una procedura di gap analysis aiuta ad avere una panoramica dell'intera organizzazione e delle sue funzioni. Questo aiuta i project manager a determinare se l'azienda dispone di risorse sufficienti per soddisfare la sua missione.
• L'analisi del divario mostra anche che avrai più dati e approfondimenti su come fare meglio. Ad esempio, quando viene utilizzato nella produzione, può aiutare a gestire le risorse di costo.

Cosa succede dopo una gap analysis?

Ora che devi essere emerso dalla tua analisi delle lacune con buone idee, identificato le tue lacune nelle prestazioni e come puoi affrontarle comodamente. Tuttavia, le idee non sono nulla senza l'esecuzione. Continuare con queste idee è molto più impegnativo di quanto le persone si aspettino, soprattutto quando non hanno un modo solido per misurare e gestire i progressi nel tempo.

Non fare mai un passo dopo la fase di ideazione, un'analisi completa delle lacune ha anche passaggi futuri, considerali come passaggi pratici per portare a termine il lavoro. Ecco cosa succede dopo la gap analysis.

Primo passo: seleziona un framework che ti aiuti a organizzare i tuoi piani.

Una volta che l'analisi del divario ha identificato l'area problematica, un framework ti assisterà nella mappatura. I framework aiutano a riassumere i punti essenziali del tuo piano e ti aiutano a rimanere organizzato. Aiuta le organizzazioni a visualizzare perché stanno facendo, cosa stanno facendo, in particolare tutte le attività verso un obiettivo specifico.

Secondo passaggio: progetta il tuo framework con gli obiettivi, gli obiettivi e i progetti identificati nell'analisi del divario

Inizia a colmare le lacune nel tuo framework con informazioni, alcune delle quali verranno determinate nell'analisi delle lacune.

• Obiettivi – Nella seconda fase dell'analisi del divario, devi identificare e contrassegnare dove vorresti essere in termini di prestazioni. Questi sono chiamati obiettivi oggettivamente.
• Obiettivi – Gli obiettivi sono spesso gli indicatori che segnalano quanto bene stai raggiungendo questi obiettivi, devi selezionare uno o due di questi obiettivi per ciascuno dei tuoi obiettivi.
• Progetti – Spesso indicati come "iniziative", i progetti sono solitamente il piano d'azione che è necessario sviluppare per realizzare tutti questi piani. L'ultimo passaggio si concentra sulle soluzioni per colmare il divario, quelle soluzioni alla fine diventeranno i progetti che intraprendi. La maggior parte delle organizzazioni implementa una o due iniziative per ogni obiettivo selezionato.

Terzo passo: metti in atto il tuo piano e segui i tuoi progressi

Dopo i primi due passaggi, ora è il momento di lanciare il tuo piano e valutare periodicamente come stanno andando le cose. Assicurati di aver allocato tutte le risorse necessarie per eseguire il piano e comunicalo a tutti nella tua organizzazione.

Come si suol dire, metà della soluzione sta nei dettagli. Tenere traccia delle tue prestazioni può essere un compito complicato, quindi devi trovare un modo per gestire il processo di esecuzione della strategia. La maggior parte delle organizzazioni utilizza software di gestione delle prestazioni, come nTask, per monitorare i propri progressi verso l'obiettivo. Uno strumento di gestione delle prestazioni consente alle aziende di tenere traccia del numero di metriche relative a progetti strategici per sostenere le proprie attività a lungo termine.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione delle prestazioni?

Ci sono una serie di solide ragioni per cui le organizzazioni devono un sistema di gestione delle prestazioni insieme all'analisi delle lacune. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro,

• Maggiore coerenza: la selezione dei dipendenti, il trasferimento e la promozione o l'azione diventano più coerenti.
• Impatto organizzativo : una volta che l'organizzazione è focalizzata sugli obiettivi, verranno raggiunti più traguardi. Quindi contribuendo a più successo e profitti.
• Motivazione : è probabile che tutti i dipendenti dell'organizzazione diventino più motivati, le metriche basate sulle prestazioni aiuteranno a identificare i dipendenti migliori ea premiarli di conseguenza.

Dai vita alla tua procedura di gap analysis

Una gap analysis è una pratica degna, tuttavia, deve essere accompagnata da un vero piano di miglioramento. Tutti gli ulteriori progressi risiedono nel lavoro aggiuntivo e negli obiettivi che vengono completati nel tempo. Il monitoraggio fa parte di quel lavoro incrementale, non solo mostra quanto stai facendo bene, ma rivela anche se stai prendendo la decisione giusta o meno.

Se i tuoi progetti sono al passo con i tempi, è sorprendente, tuttavia, se non lo sono, potresti dover valutare se stai facendo i passi giusti o meno, tanto per cominciare.