Qu'est-ce que l'analyse des écarts dans la gestion de projet ?

Quelle que soit votre planification, chaque fois que vous exécutez un projet, vous pouvez toujours faire face à de nombreux défis. L'idée est que vous souhaiterez éventuellement mettre en place les outils qui vous aideront à évaluer les exigences.

Il est important de comprendre si votre projet est sur la bonne voie ou non avec des progrès effectifs et comment le faire est assez simple. Une analyse des écarts est une méthode d'évaluation des performances pour déterminer si les objectifs commerciaux sont atteints ou non. Cela peut être d'une grande aide et ce n'est pas très difficile à comprendre.

Découvrons comment l'analyse des écarts peut aider votre entreprise.

Qu'est-ce que l'analyse des écarts ?

L'analyse des écarts est un processus qu'un chef de projet utilise couramment pour comparer les performances actuelles par rapport aux performances futures attendues. Il s'agit d'une étude formelle de la performance actuelle d'une entreprise et de ce qu'elle prévoit d'aller dans un avenir proche.

Toute entreprise en tirera beaucoup d'avantages, qu'elle réponde aux attentes ou utilise ses ressources de manière judicieuse. Il existe de multiples perspectives qui peuvent être analysées, d'une entreprise à l'autre, de la gestion des produits, des technologies de l'information et bien plus encore.

L'utilisation d'un modèle d'analyse des écarts signifie que nous comprenons où en est l'entreprise en ce moment ainsi que son activité actuelle. C'est important de le faire, surtout lorsque les enjeux sont très élevés, cela ne peut être effectué que lorsque vous voulez savoir comment le projet avance. Peu de facteurs qui affectent cette performance comprennent l'investissement en capital, la planification des ressources, la technologie, etc.

Une analyse des écarts identifie les écarts entre l'allocation optimisée et l'intégration des ressources au niveau d'allocation actuel. C'est en faisant de telles choses qu'une passerelle vers l'amélioration et le succès est finalement construite. Les données en temps réel vous aideront à comprendre vos lacunes et à améliorer l'avancement de votre projet.

Comment effectuer une analyse des écarts ?

Lors de l'analyse des écarts, vous devez vous poser quelques questions : où en êtes-vous actuellement, où souhaitez-vous être et comment comptez-vous y arriver ? Il n'y a pas de partie rapide pour obtenir des améliorations, mais une feuille de route pour améliorer les progrès.

Jetons un coup d'œil aux quatre étapes de base que vous devez suivre lors de la réalisation d'une analyse des écarts.

1. Identifier l'état actuel

La première étape consiste à comprendre où vous en êtes actuellement. L'augmentation de l'utilisation des données aide les organisations à identifier leurs performances. Vous pouvez obtenir ces données auprès de différents départements, notamment les ventes, le marketing, les finances, etc., et les suivre pour comprendre votre position actuelle.

Collectez toutes les informations qualitatives et quantitatives, telles que ce que votre équipe interprète et les méthodologies. Cela permet de générer des points de données spécifiques pour évaluer votre position et vos performances. L'identification de l'état actuel aide à créer un plan d'action plus réaliste.

Vous pouvez également vérifier si des progrès sont réalisés ou non dans la zone de destination, identifier la faille ou l'écart et modifier la direction en conséquence. Si vous ne savez pas par où commencer, commencez par collecter toutes les données que vous pouvez, car plus vous en collectez, plus l'image de votre état actuel devient nette.

2. Identifiez votre future destination

L'objectif principal de l'analyse des écarts est d'identifier où vous voulez aller et d'ajuster vos activités actuelles en fonction de cet objectif. En tant que chef de projet, vous devez trouver les objectifs que votre entreprise essaie d'atteindre. Fixer des objectifs aide à donner à votre entreprise un sens de la direction et où votre entreprise veut aller.

Pour y arriver, vous devez connaître votre état actuel avec un délai raisonnable pour arriver d'ici à l'objectif que vous vous êtes fixé. Un objectif futur est l'une des meilleures choses que vous puissiez définir pour une organisation. Pour l'atteindre, beaucoup d'efforts doivent être fournis.

Lorsque vous effectuez une analyse des écarts pour votre plan stratégique, vérifiez tous les détails pertinents, le meilleur endroit est de regarder les objectifs de votre plan. Ces objectifs peuvent varier de deux à cinq ans. Même après le plus petit des jalons, demandez-vous où vous en êtes par rapport au mois précédent et revenez aux données que vous avez collectées.

3. Identifiez les lacunes

Une fois que vous savez où vous vous dirigez et d'où vous avez commencé, l'écart et l'espace entre ces deux points deviennent la partie exécution. C'est l'écart entre ces deux parties que vous devez couvrir afin d'atteindre votre objectif. Vous devez comprendre pourquoi il y a un écart et vous devez être très précis à ce sujet. Ne mentez pas à vous-même.

Creusez plus profondément dans les deux domaines et vous comprendrez pourquoi l'écart s'est produit en premier lieu. Si vos ventes trimestrielles sont inférieures de 20 000 unités à ce que vous aviez initialement prévu, déterminez pourquoi cela s'est produit ? Y a-t-il des problèmes dans votre main-d'œuvre? Votre produit/service fonctionne-t-il bien ? Y a-t-il des problèmes de qualité ? Posez-vous ces questions qui s'appliquent à votre entreprise et répondez-y honnêtement.

4. Identifiez comment vous allez combler le fossé

Après avoir compris les lacunes qui existent, votre prochaine étape devrait être d'analyser les différences entre ces espaces. Vous avez mis en œuvre la diligence raisonnable, mais il est maintenant temps d'agir. Vous avez identifié qu'il y a un écart? Super. Il est temps de le fermer maintenant.

Il est important de comprendre pourquoi ils continuent de se produire et ce que vous devez faire pour vous rapprocher de votre future destination et de vos objectifs. Décidez des facteurs que vous devez modifier et préparez les étapes nécessaires pour cela. Créez une date de début et une date de fin pour chacune de vos étapes et le moment où vous souhaitez que les écarts soient résolus. Tenez également compte du coût de mise en œuvre de chaque étape, car vous n'aurez peut-être pas les ressources nécessaires pour y parvenir.

Les délais sont importants car lorsque vous n'en avez pas, ils seront négligés ou ignorés. Après tout le travail acharné, ne négligez pas le suivi. Suivez toutes les améliorations que vous apportez avec une analyse des écarts. Rappelez-vous de ne pas combler toutes les lacunes à la fois, ne mettez pas trop de pression sur une organisation car elle va se casser.

Comment une analyse des écarts peut-elle vous aider ?

L'objectif principal d'une analyse des écarts est de contrôler et de comprendre les différents aspects d'un projet avec des données, voici quelques-unes des raisons pour lesquelles c'est important et comment cela peut vous aider à vous organiser :

• L'analyse des lacunes aide à découvrir les lacunes ou les lacunes futures de votre organisation. Il permet de les quantifier ou de les identifier plus facilement à long terme. Aide également à apporter d'autres améliorations.
• L'analyse des écarts améliore l'efficacité et l'efficience de votre entreprise. Il mettra en évidence tout ce qui se passe d'inhabituel. Une fois l'identification faite, vous pouvez canaliser vos ressources vers des étapes plus cruciales.
• Vous pouvez utiliser l'analyse des écarts pour comparer les activités actuelles avec vos objectifs futurs. Connaître les détails de la performance de chacune de vos activités est important pour comprendre votre croissance future.
• L'utilisation d'une procédure d'analyse des écarts permet d'avoir une vue d'ensemble de l'ensemble de l'organisation et de ses fonctions. Cela aide les chefs de projet à déterminer si l'entreprise dispose de suffisamment de ressources pour remplir sa mission.
• L'analyse des lacunes montre également que vous aurez plus de données et d'idées sur la façon de faire mieux. Par exemple, lorsqu'il est utilisé dans la fabrication, il peut aider à gérer les coûts des ressources.

Que se passe-t-il après une analyse des écarts ?

Maintenant que vous devez avoir émergé de votre analyse des écarts avec de bonnes idées, identifié vos écarts de performance et comment vous pouvez facilement les combler. Cependant, les idées ne sont rien sans exécution. Poursuivre avec ces idées est beaucoup plus difficile que les gens ne l'anticipent, surtout lorsqu'ils ne disposent pas d'un moyen solide de mesurer et de gérer les progrès au fil du temps.

Ne dépassez jamais l'étape d'idéation, une analyse complète des lacunes comporte également des étapes futures, considérez-les comme des étapes pratiques pour faire le travail. Voici ce qui se passe après l'analyse des écarts.

Première étape : Sélectionnez un cadre qui aide à organiser vos plans.

Une fois que l'analyse des écarts a identifié le problème, un cadre vous aidera à les cartographier. Les cadres aident à résumer les points essentiels de votre plan et vous aident à rester organisé. Il aide les organisations à visualiser pourquoi elles font, ce qu'elles font, en particulier toutes les activités vers un objectif spécifique.

Deuxième étape : Concevez votre cadre avec les buts, les objectifs et les projets identifiés dans l'analyse des lacunes

Commencez à combler les lacunes de votre cadre avec des informations, dont certaines seront déterminées dans l'analyse des lacunes.

• Objectifs - Dans la deuxième étape de l'analyse des écarts, vous devez identifier et marquer où vous aimeriez être en termes de performance. Ceux-ci sont appelés objectivement vos objectifs.
• Objectifs - Les objectifs sont souvent les indicateurs qui indiquent dans quelle mesure vous atteignez ces objectifs, vous devez sélectionner un ou deux de ces objectifs pour chacun de vos objectifs.
• Projets – Souvent appelés « initiatives », les projets sont généralement le plan d'action que vous devez élaborer pour réaliser tous ces plans. La dernière étape se concentre sur les solutions pour combler l'écart, ces solutions deviendront éventuellement les projets que vous entreprenez. La plupart des organisations mettent en œuvre une ou deux initiatives pour chaque objectif que vous sélectionnez.

Troisième étape : Mettez votre plan en action et suivez vos progrès

Après les deux premières étapes, il est maintenant temps de lancer votre plan et d'évaluer périodiquement comment les choses se passent. Assurez-vous d'avoir alloué toutes les ressources nécessaires à la réalisation du plan et communiquez-le à tous les membres de votre organisation.

Comme on dit, la moitié de la solution réside dans les détails. Le suivi de vos performances peut être une tâche compliquée, vous devez donc trouver un moyen de gérer le processus d'exécution de la stratégie. La plupart des organisations utilisent un logiciel de gestion des performances, comme nTask, pour suivre leur progression vers l'objectif. Un outil de gestion de la performance permet aux entreprises de suivre le nombre de métriques liées aux projets stratégiques pour pérenniser leurs activités sur le long terme.

Quels sont les avantages d'utiliser un système de gestion des performances ?

Il existe un certain nombre de raisons solides pour lesquelles les organisations doivent mettre en place un système de gestion de la performance parallèlement à l'analyse des écarts. Jetons un coup d'oeil à quelques-uns d'entre eux,

• Une plus grande cohérence - La sélection des employés, le transfert et la promotion ou l'action devient plus cohérente.
• Impact organisationnel - Une fois que l'organisation se concentre sur les objectifs, d'autres jalons seront atteints. Contribuant ainsi à plus de succès et de profits.
• Motivation - Tous les employés de l'organisation sont susceptibles d'être plus motivés, des mesures basées sur la performance aideront à identifier les meilleurs employés et à les récompenser en conséquence.

Donnez vie à votre procédure d'analyse des écarts

Une analyse des lacunes est une pratique valable, cependant, elle doit être accompagnée d'un véritable plan d'amélioration. Tous les progrès ultérieurs résident dans le travail et les objectifs supplémentaires qui se réalisent au fil du temps. Le suivi fait partie de ce travail incrémentiel, non seulement il montre à quel point vous vous débrouillez, mais il révèle également si vous prenez ou non la bonne décision.

Si vos projets sont sur le rythme, c'est incroyable, cependant, s'ils ne le sont pas, vous devrez peut-être évaluer si vous prenez les bonnes mesures ou non, pour commencer.