Introducere în Transformarea Lean în managementul proiectelor pentru echipe Agile

Pornirea într-o călătorie de transformare slabă necesită o gândire și o planificare profundă. Chiar dacă conceptul de lean există de multă vreme. Cu toate acestea, transformarea lean în managementul proiectelor este diferită.

De aceea, am adunat aici un ghid complet despre diferitele faze, modele și beneficii ale transformării lean.

Deci, să începem cu a înțelege ce este transformarea lean.

Ce este Transformarea Lean?

Lean înseamnă „ Maximizați valoarea prin minimizarea deșeurilor ”.

Transformarea Lean este procesul de realizare a tuturor îmbunătățirilor tactice, strategice și operaționale într-o organizație pentru a produce mai multă valoare pentru clienții săi.

Cuvântul „Transformare” înseamnă literalmente o schimbare semnificativă a formei, naturii sau aspectului. Astfel, transformarea lean este, de asemenea, schimbarea sau schimbarea de la practicile convenționale.

În general, cuvântul transformare slabă este asociat cu „eliminarea deșeurilor”. Cu toate acestea, asta nu este tot. Dimpotrivă, tranziția către o abordare holistică ajută la restabilirea valorii și la obținerea unor procese mai rapide. Această schimbare aduce, de asemenea, diverse modificări mediului de lucru, eticii sau planului.

Ce este Transformarea Lean în managementul proiectelor?

Principiile lean au fost adoptate în managementul proiectelor la începutul anilor 2000. Transformarea Lean în managementul proiectelor reduce resursele risipite, îmbunătățește eficiența, reduce timpul de finalizare și adaugă valoare întregului proiect.

Potrivit PMI, „A fi slab înseamnă a oferi ceea ce este necesar atunci când este necesar și cu cantitatea minimă de echipamente, materiale, oameni și spațiu.”

Astfel, lean definește deșeurile ca orice proces care consumă resurse, dar nu aduce nicio valoare din perspectiva clientului.

Trei tipuri comune de deșeuri

3M în transformarea slabă reprezintă cele trei tipuri comune de deșeuri, inclusiv:

• Muda : Activități care consumă resurse fără a oferi valoare suplimentară.
• Muri : Folosirea excesivă a echipamentelor sau a angajaților.
• Mura : Denivelări operaționale care scade eficiența și productivitatea pe termen lung.

Deci, transformarea lean în managementul proiectelor își propune să reducă aceste 3M prin procesele sale.

Care este importanța transformării Lean?

În timp ce gestionați echipe și proiecte agile, predictibilitatea și eficiența sunt foarte importante. Acesta este ceea ce înseamnă lean. Ajută la îmbunătățirea continuă a spațiilor de lucru, a oamenilor și a proceselor.

Mai mult, este, de asemenea, esențial pentru eliminarea barierelor care ar putea inhiba livrarea eficientă a valorii.

Beneficiile Lean Transformation

Unele dintre beneficiile cheie ale transformării lean sunt:

• Stoc mai mici și costuri mai mici de stoc.
• Eliminarea resurselor risipitoare
• Reducerea costurilor totale
• Productivitate și eficiență îmbunătățite
• Creșterea satisfacției clienților
• Calitate superioara

Modelul de transformare Lean

Deși nu există un model sau o metodologie stabilită pentru transformarea lean, există anumite concepte comune de succes.

Acestea includ:

• Un scop bazat pe valoare
• Îmbunătățirea continuă a procesului
• Dezvoltarea durabilă a capacităților
• Sistem de management Lean
• Gândire lean, mentalitate, presupuneri

1. Un scop bazat pe valoare

Conceptul de transformare lean are o importanță semnificativă pentru un scop bazat pe valoare. Acesta este un lucru pe care majoritatea organizațiilor vizează în mod constant, de asemenea. Astfel, orice proces sau obiectiv care nu oferă valoare clienților săi este considerat o risipă în procesul de transformare lean.

Deci, valoarea slabă se referă mai mult la produse, procese și obiective care beneficiază clienții în orice moment.

2. Îmbunătățirea continuă a procesului

Îmbunătățirea continuă a procesului este, de asemenea, privită ca o parte integrantă a transformării lean. În timpul lucrului cu echipe agile, schimbarea este predominantă. Astfel, îmbrățișarea schimbării și îmbunătățirea continuă a proceselor este vitală.

Verificați asta:

10 Top instrumente de îmbunătățire a proceselor de care aveți nevoie pentru a crea o afacere mai durabilă

3. Dezvoltarea durabilă a capacităților

Dezvoltarea capacităților este construirea și consolidarea rădăcinilor organizației dumneavoastră pentru a satisface nevoile organizației. Capacitatea durabilă poate fi obținută prin consolidarea echipei dvs., încurajând transformarea slabă și oferind echipei dvs. spațiu pentru a înflori. Mai mult decât atât, gândirea diversă și critica constructivă pot ajuta, de asemenea, în problema stabilită.

4. Sistem de management Lean

Un alt concept important într-o transformare lean este un sistem de management lean. Acest sistem este mai mult despre împărtășirea obiectivelor și lucrul împreună decât să le spună echipelor ce să facă.

Prin urmare, rezolvarea problemelor este motivul cheie al sistemului de management lean. Liderii sunt încurajați să petreacă mai mult timp cu echipele lor pentru a le înțelege și a elimina mai bine blocajele.

5. Gândire lean, mentalitate, presupuneri

Implementarea cu succes a transformării lean depinde de centralizarea gândirii, a mentalității și a ipotezelor lean. Unele dintre schimbările cheie care vor avea loc sunt:

• Internalizarea gândirii lean
• Găsirea modalităților de a adăuga valoare pentru clienți
• Adaptabilitate la schimbare
• Luând eșecul ca pe o modalitate de îmbunătățire în viitor
• Folosind o abordare bazată pe date
• Având obiective comune și idei colective
• Promovarea transparenței

Fazele transformării Lean

Aplicarea principiilor lean la managementul proiectelor înseamnă a rămâne concentrat pe valoarea clientului. Transformarea Lean trece prin diferite faze, inclusiv:

1. Evaluare

Este prima fază a transformării lean. Scopul este de a arăta cum și unde poate fi generată valoarea echipei și de a clarifica procesele generale pentru a elimina pașii inutile și a identifica defectele.

Faza de evaluare în transformarea lean implică trei aspecte principale

• Identificarea problemei
• Venind cu potenţiale soluţii
• Cum să continui despre asta

Astfel, trebuie să identificăm indicatorii „deșeuri” și să găsim soluții posibile pentru a le reduce și a maximiza valoarea clientului. Aceasta este o etapă importantă, deoarece ne ajută să identificăm scopurile și obiectivele transformării lean.

Este mai bine să luați lucrurile încet și să faceți mai întâi mici transformări și apoi să treceți la cele mari. Deci, se recomandă mici îmbunătățiri, măsurători și repetarea aceluiași ciclu.

2. Inițiere

Odată ce ați terminat cu etapa de evaluare, veți trece la etapa de inițiere. După cum sugerează și numele, trebuie să începeți să lucrați la transformarea slabă. Astfel, ea implică următoarele aspecte:

• Introducerea conducerii superioare la bord
• Fă-o strategie pe termen lung
• Căutați ajutorul unui expert

Tu pui bazele transformării tale în această etapă. Prin urmare, este predominant ca conducerea superioară să cumpere ideea și nevoia de a o avea. În caz contrar, șansele de succes sunt foarte mici. Astfel, ar trebui să existe un membru senior responsabil pentru toate procesele de transformare lean.

Mai mult decât atât, odată ce ați primit ajutorul relevant, angajați-vă ca strategie pe termen lung. Deoarece nu este doar un proces complicat, ci și costisitor, în numele clienților. Deci, trebuie menținută pe lista priorităților strategice.

De cele mai multe ori organizațiile nu au nevoie de ajutorul unui expert. Cu toate acestea, dacă simțiți că există un specialist în transformare agil sau lean care să o execute corect, este recomandabil să angajați un expert.

Nimeni nu ar dori să riște întregul proces din cauza lipsei de planificare și de strategii adecvate. Astfel, angajați pe cineva care a trecut prin asta pentru a vă oferi cele mai bune metode.

3. Antrenament

Acum că ți-ai adunat majoritatea obiectivelor și ideilor tale, este timpul să-ți antrenezi echipa în consecință. Instruirea echipei de transformare lean este o condiție prealabilă cheie și, de asemenea, o etapă esențială.

Procesul de instruire este unul lung și, de obicei, necesită o mulțime de bani pentru a-l implementa cu succes. Cu toate acestea, nu fiți avar cu el, puteți reduce costurile în multe alte etape. Antrenează-ți echipa cu cea mai bună din domeniu pentru a maximiza rata de succes a transformării lean.

La urma urmei, totul este să găsești cea mai bună echipă care să încheie cursa cu succes.

4. Scule

Echipați-vă echipa cu instrumentele potrivite pentru implementarea unui program de instruire adecvat pentru ei. Unele dintre instrumentele majore agile/lean care ar putea fi implementate sunt:

• Kanban
• Sigur
• Portofoliu Kanban
• Scrum

Acestea sunt tehnici comune agile și lean care pot fi utilizate. Kanban este o modalitate excelentă de a-ți vizualiza procesele și de a avea o imagine de ansamblu. O astfel de cartografiere vă va ajuta să îmbunătățiți eficiența operațională generală.

În plus, scrum ajută la defalcarea proceselor, iar SAFe (Scaled Agile Framework) este planificarea și gestionarea tiparelor fluxului de lucru.

5. Analiza si Optimizare

Acum că știți valoarea pe care clientul dvs. încearcă să o primească și cum o veți produce. Următorul pas este asigurarea unui flux de lucru fluid, fără blocaje.

Această etapă include alegerea valorilor potrivite pentru implementarea corectă. Unele dintre valorile comune de setat sunt:

i). Durata ciclului

Trebuie să identificăm timpul necesar pentru a finaliza ciclul. Aceste predicții ajută la stabilirea unor termene limită adecvate și la atribuirea sarcinilor echipei în consecință.

ii). Pe tot parcursul

Este pentru a identifica numărul de procese pe care echipa ta le poate executa în timpul ciclului stabilit.

iii). WIP (Lucrări în curs)

Include sarcinile la care se lucrează în prezent. Echipele pot folosi panouri Kanban pentru a vedea lucrările în desfășurare și pentru a ține o evidență adecvată.

iv). Imbunatatire continua

O transformare lean de succes depinde de îmbunătățirea continuă. Așadar, continuați să găsiți noi modalități de a vă adapta, de a evolua și de a vă îmbunătăți practicile, procesele și structurile actuale.

Concluzie

În concluzie, transformarea lean în managementul proiectelor este o modalitate excelentă de a oferi clienților dumneavoastră produse sau servicii mai bune. Mai mult, este benefic și în eliminarea costurilor și optimizarea proceselor.

Asigurați-vă că urmați cele șase faze ale transformării lean, inclusiv evaluarea, inițierea, instruirea, instrumentarea, analiza și optimizarea și îmbunătățirea continuă pentru a obține rezultate mai bune.

Astfel, spune nu risipei resurselor și proiectelor prea costisitoare.