Ghid pentru începători pentru matricea de decizie în managementul proiectelor

O afacere de succes înseamnă a lua deciziile corecte la momentul potrivit. Deciziile bune pot face sau distruge complet afacerea dvs., fie vă pot conduce echipa în decizia corectă și vă pot atinge obiectivele, fie pur și simplu vă pot lovi mașina de afaceri cu pierderi irecuperabile.

Deci, cum iei aceste decizii? Dă cu banul? Aruncă un zar? Sau pur și simplu ai încredere în instinctul tău și mergi cu el? Luarea deciziilor este una dintre cele mai importante părți ale unei bune planuri de afaceri, cu toate acestea, poate fi destul de dificil să înțelegeți care opțiune este cea mai bună și cu care ar trebui să mergeți. Cheia este să fii foarte rapid fără a fi îndoielnic în timp ce iei decizia corectă.

Sună ca o sarcină imposibilă? Nu vă faceți griji, chiar dacă este un pic de bătaie de cap, îl vom împărți în bucăți mai mici pentru a vă face foarte ușor de înțeles și implementat. Cu ajutorul unei matrice de decizie, puteți aborda în mod convenabil avantajele și dezavantajele fiecărei decizii, puteți analiza diferite variabile și puteți lua o decizie excelentă rapid și ușor.

Înainte de a afla totul despre matricea de decizie, este important să știm ce este aceasta!

Ce este o matrice de decizie?

O matrice de decizie este un tip de valoare prezentată în rânduri și coloane care vă permit să comparați vizual soluțiile posibile prin simpla cântărire a variabilelor în funcție de importanța acestora. Este un instrument pentru a evalua cu atenție și a selecta cea mai bună opțiune posibilă între diferitele opțiuni.

Acest instrument este utilizat în general dacă sunteți confuz între mai multe opțiuni și există mai multe opțiuni pe care trebuie să le luați în considerare pentru a lua decizia finală. Există mai multe alte nume pentru matricea de decizie, cum ar fi matricea Pugh, analiza grilă, teoria utilității cu mai multe atribute și, de asemenea, matricea de selecție a problemelor și grila de decizie.

O matrice de decizie nu numai că ajută la selectarea celui mai bun curs de acțiune pentru afaceri, dar ajută și la prioritizarea sarcinilor, la rezolvarea problemelor și la crearea de argumente pentru a apăra pur și simplu o decizie pe care ați luat-o deja. Este cel mai benefic atunci când căutați o soluție din punct de vedere logic și practic și aveți mai multe variabile de cântărit și comparat. Pentru a crea o astfel de matrice, trebuie să determinați ce criterii sunt importante în alegerea finală și apoi să le atribuiți o pondere pentru evaluare.

Să verificăm acest lucru cu mai multe detalii și să stabilim când ar trebui și nu ar trebui să utilizați o matrice de decizie.

Lectură recomandată:

Cum se utilizează matricea de evaluare a riscurilor în managementul proiectelor?

Când să folosiți o matrice de decizie și când nu?

După cum sa discutat mai sus, o matrice de decizie nu numai că ajută la luarea unor decizii complexe, dar ajută și la prioritizarea sarcinilor și la elaborarea unei soluții pentru a apăra soluția pe care ați venit deja. Cu toate acestea, nu este întotdeauna necesar să utilizați o matrice de decizie.

Dacă criteriile dvs. de evaluare nu vă limitează în alegerea dintre două variabile, atunci matricea de decizie ar putea să nu fie cea mai bună alegere de făcut. De exemplu, nu vă va permite să decideți ce direcție ar trebui să ia echipa dvs. pentru anul viitor, deoarece lucrurile între care vă decideți nu sunt cu totul comparabile. Iată câteva dintre cazurile în care trebuie să aveți o matrice de decizie, cum ar fi:

• Compararea mai multor opțiuni sau alegerea dintre o variabilă
• Restrângerea mai multor opțiuni pentru a opta pentru o decizie finală
• Cântărind mai mulți factori importanți
• Optând pentru a ajunge la o decizie sau la o soluție dintr-o perspectivă logică, în loc de un sentiment sau o decizie emoțională/intuitivă.

Dacă simțiți că matricea de luare a deciziilor nu se potrivește cu situația dvs. de afaceri, aflați mai jos despre alte forme de abordare de luare a deciziilor.

Cum se creează o matrice de decizie?

O matrice de decizie ajută la evaluarea cu ușurință a celei mai bune opțiuni între diferite alegeri, pe baza mai multor factori și a importanței lor relative. Iată pașii necesari pentru crearea corectă a unei matrice de decizie.

1. Identificați clar problema

Cel mai important pas este să introduceți pur și simplu decizia care se presupune a fi luată sau întrebarea care trebuie rezolvată în caseta de decizie. Această afirmație trebuie să fie clar definită și înțeleasă de toată lumea.

Să luăm un exemplu practic aici, trebuie să alegeți între a vă renova vechiul birou sau pur și simplu să vă mutați într-o clădire nou mobilată. Puneți întrebarea corectă și puneți-o în caseta de decizie pentru a o vizualiza.

2. Identificați toți factorii de decizie

În acest pas, trebuie să faceți brainstorming criteriile de selecție pentru deciziile care trebuie luate pentru această matrice. Pe scurt, trebuie să se răspundă la toate întrebările, care sunt factorii necesari pentru a ajuta la luarea deciziei corecte? Sau care sunt factorii critici de succes care trebuie îndepliniți pentru a lua o decizie?

În exemplul dat în pasul menționat mai sus, factorii care vor avea un efect uriaș asupra acestor decizii sunt:

• Cât de repede putem obține o rentabilitate a investiției date? Cu cât este mai devreme, cu atât este mai bine.
• Care sunt fluxurile de numerar și cum va afecta fiecare dintre aceste opțiuni fluxul de numerar al companiei la bancă?
• Fiți întotdeauna conștienți de momentul – cât timp se pierde în fiecare scenariu?

Acest set de criterii în proces vă va ajuta să identificați cea mai bună decizie și să evitați orice subiectivitate.

3. Adăugați opțiuni alternative

Acum este în sfârșit momentul să adăugați diferitele opțiuni disponibile pentru a le compara, acestea sunt, cu alte cuvinte, soluția la problema dvs. existentă. În exemplul nostru, avem două opțiuni:

• Schimbați-vă într-un birou nou mobilat
• Renovați vechiul birou existent

4. Creați o matrice de decizie

O matrice de decizie este o grilă în care puteți compara cu ușurință toate considerentele esențiale între diferitele opțiuni date. Desigur, puteți chiar să construiți aceste matrici de decizie prin nTask, este un instrument de gestionare a sarcinilor și a muncii care vă ajută să organizați și să executați munca în mai multe organizații și să sporiți eficiența și productivitatea în cadrul echipelor.

5. Atribuiți o pondere fiecăruia dintre factorii dvs. de decizie

Este de bază în orice decizie, unii factori vor avea întotdeauna mai multă prioritate față de celelalte variabile, din acest motiv, trebuie să atribuiți ponderi fiecăruia dintre factorii dați. Fiecare dintre factorii de decizie trebuie să primească un scor de la 1 la 5, 1 fiind cel mai puțin important la importanță minimă și 5 cel mult prioritate ca maximă.

Este extrem de esențial să nu acordăm aceeași pondere fiecărui factor de decizie, altfel analiza nu se va desfășura perfect și vor exista o mulțime de lacune, ceea ce face dificilă luarea unei decizii. Dacă întâmpinați dificultăți în a găsi un scor, cea mai bună soluție este să extindeți scala de la 1 la 10, pentru a evalua și mai bine fiecare variabilă.

6. Adăugați scoruri pentru fiecare dintre opțiuni

Același proces care a fost făcut anterior se va face acum în ceea ce privește fiecare dintre opțiuni. Din nou, trebuie să setați un scor de la 1 la 5 și, dacă pur și simplu nu este suficient, puteți utiliza cu ușurință o scală de la 1 la 10 pentru a aduna scorurile.

Acest lucru este fundamental deoarece există anumite considerații care sunt pur și simplu cele mai importante decât altele. Acesta este motivul pentru care trebuie să utilizați o matrice de decizie ponderată pentru a identifica cea mai bună opțiune pentru dvs.

Înmulțiți scorurile ponderate

După ce ați aplicat toate scalele de evaluare și ați atribuit cu succes o pondere fiecăruia dintre considerente, înmulțiți ponderea cu fiecare dintre considerente. Acest lucru asigură că considerentele esențiale primesc mai multă importanță, ceea ce va ajuta la selectarea celei mai bune agenții.

Aplicați scorul ponderat la numărul de alternative pe care le-ați selectat pentru fiecare dintre opțiunile oferite.

Calculați scorul total

Odată ce scorurile au fost decise pe baza tuturor factorilor și pentru fiecare dintre opțiunile disponibile, următorul pas este să selectați cel mai mare punctaj ca câștigător.

Deoarece acum ați adunat toate scorurile și considerațiile pentru fiecare dintre alternative, în acest moment, ar trebui să aveți o imagine clară a răspunsului bazat pe numere la care decizia este cea mai bună.

Concluzii ale matricei decizionale

Nu în ultimul rând, matricea de decizie facilitează măsurarea și cântărirea opțiunilor față de ceea ce este important și, mai presus de toate, face acest lucru în mod obiectiv și pragmatic. Acest proces elimină toată complexitatea analizei și deciziile sunt mult mai ușor de luat atunci când lucrurile sunt simplificate.

Cu cuvinte mai simple, matricea de decizie permite concentrarea asupra a ceea ce contează cu adevărat și a ceea ce ar trebui prioritizat. De asemenea, este important să rețineți că matricea de decizie nu este singurul instrument disponibil, de exemplu, uneori, o listă regulată de argumente pro și contra va funcționa pentru dvs. Această abordare nu este folosită doar în managementul proiectelor, ci și în ciclul de viață de zi cu zi pentru a lua decizii mai bine informate, evitând în același timp toate tipurile de prejudecăți și complicații tipice în care aproape toți suntem vinovați de cădem din când în când.

Matrice alternative de luare a deciziilor

Deși poate fi incredibil de benefică pentru luarea deciziilor de afaceri, matricea de decizie descrisă mai sus nu este singura opțiune pentru a evalua dacă să mergi la stânga sau la dreapta. Să aruncăm o privire la câteva alte matrice pe care le puteți folosi pentru luarea deciziilor.

1. Analiza SWOT

O analiză SWOT este un instrument de afaceri simplu care este utilizat pentru luarea deciziilor pe baza factorilor interni și externi ai unei companii. Ar trebui să fie realizată profund prin implicarea membrilor cheie ai echipei care au perspective diferite asupra afacerii, pentru a se asigura că analiza este foarte cuprinzătoare.

Analiza SWOT constă din patru lucruri, în care punctele forte și punctele slabe sunt factori interni pe care îi puteți controla cu ușurință, iar oportunitățile și amenințările sunt factorii individuali de controlat.

2. Analiza câmpului de forță

Pentru toți liderii de afaceri care încearcă să găsească cauza principală a oricărei probleme, de obicei legată de un proces sau un flux de lucru, o analiză a câmpului de forță va identifica cauza pentru a ajuta la elaborarea soluțiilor. Pentru a efectua o analiză a câmpului de forță, trebuie să decideți care va fi rezultatul dorit, fie că este un scop, o viziune sau o mai bună înțelegere a situației actuale.

Apoi, în coloanele paralele, trebuie să stabiliți obiectivul și să enumerați forțele de conducere și de reținere care i se opun. Strategieți schimbările pe care trebuie să le faceți acestor forțe și apoi acordați prioritate acestor schimbări până la scopul final.

Ajungeți la concluzii mult mai ușor acum!

Luarea unor decizii rapide și inteligente este o parte esențială a oricărui sistem bun de planificare și management de proiect. Indiferent dacă utilizați o matrice de decizie pentru a lua o decizie complexă sau una simplă, aceste instrumente menționate mai sus vă vor ajuta să alegeți alternative între diferiți factori și să luați cu ușurință cea mai bună decizie pentru echipa dvs.

Deci, data viitoare când sunteți prins de un blocaj mental, incapabil să decideți și să alegeți între două opțiuni, scoateți-vă matricea și începeți să alternați opțiunile. Eliberați-vă de deciziile de obicei părtinitoare ale managerilor și părților interesate și luați-vă autoritatea doar dintr-un punct de vedere logic.

De asemenea, vezi:

• Tot ce trebuie să știți despre S-Curve
• Ce este Team App? – Tot ce ar trebui să știi despre asta
• Un ghid pentru 2022 privind structura organizațională a matricei
• 4 cadrane ale matricei de gestionare a timpului
• Un ghid util pentru matricea de trasabilitate a cerințelor
• Toate noi matrice de risc, câmpuri personalizate de risc și multe altele
• Ce este matricea Eisenhower? Cum să-l folosească
• Ce este Metoda MoSCoW și cum ajută la stabilirea priorităților?