Руководство для начинающих по матрице решений в управлении проектами

Успешный бизнес — это принятие правильных решений в нужное время. Хорошие решения могут полностью решить или разрушить ваш бизнес, они могут либо направить вашу команду к правильному решению и достичь ваших целей, либо просто разбить вашу бизнес-машину с невосполнимыми потерями.

Итак, как вы принимаете эти решения? Бросить монетку? Бросить кости? Или просто довериться своей интуиции и следовать ей? Принятие решений является одной из наиболее важных частей хорошего бизнес-планирования, однако может быть довольно сложно понять, какой вариант является лучшим и какой из них следует использовать. Ключ в том, чтобы быть очень быстрым, не сомневаясь, принимая правильное решение.

Звучит как невыполнимая задача? Не волнуйтесь, даже если это немного хлопотно, мы разобьем его на более мелкие части, чтобы вам было очень легко понять и реализовать. С помощью матрицы решений вы можете удобно рассмотреть все за и против каждого решения, взвесить различные переменные и быстро и легко принять правильное решение.

Прежде чем мы узнаем все о матрице решений, важно знать, что это такое!

Что такое матрица решений?

Матрица решений — это тип значений, представленных в строках и столбцах, которые позволяют визуально сравнивать возможные решения, просто взвешивая переменные в зависимости от их важности. Это инструмент для тщательной оценки и выбора наилучшего из возможных вариантов.

Этот инструмент обычно используется, если вы путаетесь между несколькими вариантами и есть несколько вариантов, которые вы должны рассмотреть, чтобы принять окончательное решение. Существует несколько других названий матрицы решений, таких как матрица Пью, анализ сетки, теория полезности с несколькими атрибутами, а также матрица выбора проблемы и сетка решений.

Матрица решений не только помогает выбрать наилучший план действий для бизнеса, но также помогает расставлять приоритеты в задачах, решать проблемы и создавать аргументы, чтобы просто защитить решение, которое вы уже приняли. Это наиболее полезно, когда вы ищете решение с логической и практической точки зрения, и у вас есть более одной переменной для взвешивания и сравнения. Чтобы создать такую ​​матрицу, вы должны определить, какие критерии важны для окончательного выбора, а затем присвоить им вес для оценки.

Давайте проверим это с дополнительными подробностями и определим, когда вы должны и не должны использовать матрицу решений.

Рекомендуемое чтение:

Как использовать матрицу оценки рисков в управлении проектами?

Когда использовать матрицу решений, а когда нет?

Как обсуждалось выше, матрица решений не только помогает в принятии сложных решений, но также помогает расставить приоритеты задач и разработать решение для защиты решения, которое вы уже придумали. Однако вам не всегда нужно использовать матрицу решений.

Если ваши критерии оценки не ограничивают вас в выборе между двумя переменными, то матрица решений может оказаться не лучшим выбором. Например, это не позволит вам решить, в каком направлении должна двигаться ваша команда в предстоящем году, поскольку вещи, которые вы выбираете, несопоставимы. Вот несколько случаев, когда у вас должна быть матрица решений, например:

• Сравнение нескольких вариантов или выбор между переменной
• Сужение нескольких вариантов, чтобы выбрать окончательное решение
• Взвешивание нескольких важных факторов
• Выбор прийти к решению или решению с логической точки зрения, а не интуитивное чувство или эмоциональное/интуитивное решение.

Если вы чувствуете, что матрица принятия решений не соответствует вашей бизнес-ситуации, узнайте о других формах подходов к принятию решений ниже.

Как составить матрицу решений?

Матрица решений помогает легко оценить лучший вариант между различными вариантами, основываясь на множестве факторов и их относительной важности. Вот шаги, необходимые для правильного создания матрицы решений.

1. Четко определите проблему

Первый шаг — просто вставить решение, которое предполагается принять, или вопрос, который нужно решить, в поле решения. Это утверждение должно быть четко определено и понятно каждому.

Давайте возьмем практический пример: вам нужно сделать выбор между реконструкцией вашего старого офиса или просто переездом в новое меблированное здание. Задайте правильный вопрос и поместите его в поле решения для просмотра.

2. Определите все факторы принятия решения

На этом этапе вам необходимо провести мозговой штурм критериев выбора решений, которые необходимо принять для этой матрицы. Короче говоря, необходимо ответить на все вопросы, какие факторы необходимы, чтобы помочь принять правильное решение? Или, каковы критические факторы успеха, которые должны быть соблюдены, чтобы принять решение?

В примере, приведенном на вышеупомянутом этапе, факторы, которые будут иметь огромное влияние на эти решения, следующие:

• Как быстро мы можем получить возврат на данные инвестиции? Чем раньше, тем лучше.
• Каковы денежные потоки и как каждый из этих вариантов повлияет на денежные потоки компании в банке?
• Всегда помните о времени — сколько времени теряется в каждом сценарии?

Этот набор критериев в процессе поможет вам определить наилучшее решение и избежать любой субъективности.

3. Добавьте альтернативные варианты

Теперь, наконец, пришло время добавить различные доступные варианты для их сравнения, другими словами, это решение вашей существующей проблемы. В нашем примере у нас есть два варианта:

• Переезд в новый меблированный офис
• Реконструировать старый существующий офис

4. Создайте матрицу решений

Матрица решений — это сетка, в которой вы можете легко сравнить все основные соображения между различными заданными вариантами. Естественно, вы даже можете построить эти матрицы решений с помощью nTask, это инструмент управления задачами и работой, который поможет вам организовать и выполнить работу в нескольких организациях и повысить эффективность и производительность в командах.

5. Присвойте вес каждому фактору принятия решения

Это является основным в любом решении, некоторые факторы всегда будут иметь более высокий приоритет по сравнению с другими переменными, по этой причине вам необходимо присвоить веса каждому из заданных факторов. Каждому фактору принятия решения необходимо присвоить балл от 1 до 5, где 1 означает наименее важный при минимальной важности, а 5 — при максимальном приоритете.

Крайне важно не придавать каждому фактору принятия решения одинаковый вес, иначе анализ не будет проведен идеально и будет много лазеек, что затруднит принятие решения. Если вам трудно найти оценку, лучшим решением будет расширить шкалу от 1 до 10, чтобы оценить каждую переменную еще более тщательно.

6. Добавьте баллы для каждого из вариантов.

Тот же процесс, который выполнялся ранее, теперь будет выполняться в отношении каждого из вариантов. Опять же, вы должны установить оценку от 1 до 5, и, если этого просто недостаточно, вы можете легко использовать шкалу от 1 до 10 для суммирования оценок.

Это фундаментально, потому что есть определенные соображения, которые просто важнее других. Вот почему вам нужно использовать взвешенную матрицу решений, чтобы определить лучший вариант для вас.

Умножьте взвешенные баллы

После того, как вы применили все свои рейтинговые шкалы и успешно присвоили вес каждому соображению, умножьте вес на каждое из соображений. Это гарантирует, что более важным соображениям будет придан больший вес, что поможет выбрать лучшее агентство.

Примените взвешенную оценку к количеству альтернатив, выбранных вами для каждого из заданных вами вариантов.

Подсчитать общий балл

После того, как баллы были определены на основе всех факторов и для каждого из доступных вариантов, следующим шагом будет выбор победителя с наивысшим баллом.

Поскольку теперь вы суммировали все оценки и соображения для каждой из альтернатив, на этом этапе у вас должна быть четкая картина основанного на числах ответа, на который решение является лучшим.

Выводы матрицы решений

И последнее, но не менее важное: матрица решений упрощает измерение и взвешивание вариантов по сравнению с тем, что важно, и, прежде всего, делает это объективно и прагматично. Этот процесс устраняет всю сложность анализа, и решения гораздо легче принимать, когда все упрощается.

Проще говоря, матрица решений позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно, а чему следует отдать приоритет. Также важно помнить, что матрица решений — не единственный доступный инструмент, например, иногда вам подойдет обычный список плюсов и минусов. Этот подход используется не только в управлении проектами, но и в повседневном жизненном цикле, чтобы принимать более обоснованные решения, избегая при этом всевозможных типичных предубеждений и осложнений, в которые время от времени впадают почти все мы.

Альтернативные матрицы принятия решений

Хотя это может быть невероятно полезно для принятия бизнес-решений, описанная выше матрица решений не является единственным вариантом для оценки того, идти ли влево или вправо. Давайте взглянем на несколько других матриц, которые вы можете использовать для принятия решений.

1. SWOT-анализ

SWOT-анализ — это простой бизнес-инструмент, который используется для принятия решений на основе внутренних и внешних факторов компании. Это должно быть выполнено глубоко, с привлечением ключевых членов команды, которые имеют разные взгляды на бизнес, чтобы гарантировать, что анализ будет очень всесторонним.

SWOT-анализ состоит из четырех вещей, где сильные и слабые стороны — это внутренние факторы, которые вы можете легко контролировать, а возможности и угрозы — это отдельные факторы, которые необходимо контролировать.

2. Анализ силового поля

Для всех бизнес-лидеров, которые пытаются найти первопричину любой проблемы, обычно связанной с процессом или рабочим процессом, анализ силового поля поможет выявить причину и помочь в разработке решений. Чтобы провести анализ силового поля, вам нужно решить, каким будет желаемый результат, будь то цель, видение или лучшее понимание текущей ситуации.

Затем в параллельных столбцах нужно поставить цель и перечислить движущие и сдерживающие силы, противодействующие ей. Разработайте стратегию изменений, которые вам необходимо внести в эти силы, а затем расставьте приоритеты этих изменений по отношению к конечной цели.

Делать выводы теперь намного проще!

Принятие быстрых и разумных решений является неотъемлемой частью любой хорошей системы планирования и управления проектами. Независимо от того, используете ли вы матрицу решений для принятия сложного или простого решения, эти вышеупомянутые инструменты помогут вам выбрать альтернативы между различными факторами и легко принять лучшее решение для вашей команды.

Итак, в следующий раз, когда вы столкнетесь с ментальным блоком, неспособным принять решение и выбрать один из двух вариантов, вытащите свою матрицу и начните чередовать варианты. Освободитесь от обычно предвзятых решений менеджеров и заинтересованных сторон и принимайте власть только с логической точки зрения.

Также см:

• Все, что вам нужно знать о S-кривой
• Что такое командное приложение? - Все, что вы должны знать об этом
• Руководство 2022 года по матричной организационной структуре
• 4 квадранта матрицы тайм-менеджмента
• Полезное руководство по матрице отслеживания требований
• Совершенно новая матрица рисков, настраиваемые поля рисков и многое другое
• Что такое матрица Эйзенхауэра? Как это использовать
• Что такое метод MoSCoW и как он помогает расставить приоритеты?