Guide du débutant sur la matrice de décision en gestion de projet

Une entreprise prospère consiste à prendre les bonnes décisions au bon moment. De bonnes décisions peuvent complètement faire ou défaire votre entreprise, elles peuvent soit orienter votre équipe vers la bonne décision et atteindre vos objectifs, soit simplement heurter votre voiture de société avec des pertes irrécupérables.

Alors, comment prenez-vous ces décisions ? Lancer une pièce? Lancer un dé ? Ou faites-vous simplement confiance à votre instinct et suivez-le? La prise de décision est l'une des parties les plus cruciales d'une bonne planification d'entreprise, cependant, il peut être assez difficile de comprendre quelle option est la meilleure et laquelle choisir. La clé est d'être super rapide sans douter tout en prenant la bonne décision.

Cela ressemble-t-il à une tâche impossible? Ne vous inquiétez pas, même si c'est un peu compliqué, nous allons le décomposer en plus petits morceaux pour le rendre super facile à comprendre et à mettre en œuvre. À l'aide d'une matrice de décision, vous pouvez facilement évaluer le pour et le contre de chaque décision, peser différentes variables et prendre une bonne décision rapidement et facilement.

Avant de tout savoir sur la matrice de décision, il est important de savoir de quoi il s'agit !

Qu'est-ce qu'une matrice de décision ?

Une matrice de décision est un type de valeur présentée en lignes et en colonnes qui vous permet de comparer visuellement les solutions possibles en pesant simplement les variables en fonction de leur importance. C'est un outil pour évaluer soigneusement et sélectionner la meilleure option possible entre différents choix.

Cet outil est généralement utilisé si vous êtes confus entre plus d'une option et qu'il y a plusieurs options que vous devez considérer afin de prendre votre décision finale. Il existe plusieurs autres noms pour la matrice de décision, tels que la matrice de Pugh, l'analyse de grille, la théorie de l'utilité multi-attributs, ainsi que la matrice de sélection de problèmes et la grille de décision.

Une matrice de décision aide non seulement à sélectionner le meilleur plan d'action pour les entreprises, mais aide également à hiérarchiser les tâches, à résoudre les problèmes et à créer des arguments pour simplement défendre une décision que vous avez déjà prise. Il est particulièrement avantageux lorsque vous recherchez une solution d'un point de vue logique et pratique et que vous avez plus d'une variable à peser et à comparer. Pour créer une telle matrice, vous devez déterminer quels critères sont importants dans le choix final, puis leur attribuer une pondération pour l'évaluation.

Vérifions cela avec plus de détails et déterminons quand vous devriez et ne devriez pas utiliser une matrice de décision.

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Comment utiliser la matrice d'évaluation des risques dans la gestion de projet ?

Quand utiliser une matrice de décision et quand ne pas l'utiliser ?

Comme indiqué ci-dessus, une matrice de décision aide non seulement à prendre des décisions complexes, mais aide également à hiérarchiser les tâches et à élaborer une solution pour défendre la solution que vous avez déjà trouvée. Cependant, vous n'avez pas toujours besoin d'utiliser une matrice de décision.

Si vos critères d'évaluation ne vous limitent pas dans le choix entre deux variables, la matrice de décision n'est peut-être pas le meilleur choix à faire. Par exemple, cela ne vous laissera pas décider de la direction que votre équipe devrait prendre pour l'année à venir, car les éléments entre lesquels vous décidez ne sont pas du tout comparables. Voici quelques-uns des cas où vous devez avoir une matrice de décision, tels que :

• Comparer plusieurs options ou choisir entre une variable
• Limiter plusieurs options pour opter pour une décision finale
• Alourdir plusieurs facteurs importants
• Choisir de prendre une décision ou une solution d'un point de vue logique, au lieu d'un sentiment instinctif ou d'une décision émotionnelle/intuitive.

Si vous pensez que la matrice de prise de décision ne correspond pas à la situation de votre entreprise, découvrez ci-dessous d'autres formes d'approches de prise de décision.

Comment créer une matrice de décision ?

Une matrice de décision permet d'évaluer facilement la meilleure option entre différents choix, en fonction de plusieurs facteurs et de leur importance relative également. Voici les étapes nécessaires pour créer correctement une matrice de décision.

1. Identifiez clairement le problème

La première étape consiste simplement à insérer la décision qui est censée être prise ou la question qui doit être résolue dans la case de décision. Cette déclaration doit être clairement définie et compréhensible par tous.

Prenons ici un exemple pratique, vous devez faire un choix entre relooker votre ancien bureau ou simplement emménager dans un immeuble nouvellement aménagé. Posez la bonne question et mettez-la dans la boîte de décision pour la voir.

2. Identifier tous les facteurs de décision

Dans cette étape, vous devez faire un brainstorming sur les critères de sélection des décisions à prendre pour cette matrice. Bref, il faut répondre à toutes les questions, quels sont les facteurs nécessaires pour aider à prendre la bonne décision ? Ou quels sont les facteurs critiques de succès qui doivent être rencontrés pour prendre une décision ?

Dans l'exemple donné dans l'étape mentionnée ci-dessus, les facteurs qui auront un effet énorme sur ces décisions sont,

• En combien de temps pouvons-nous obtenir un retour sur l'investissement donné ? Plus c'est tôt, mieux c'est.
• Quels sont les flux de trésorerie et quel impact chacune de ces options aura-t-elle sur le flux de trésorerie de l'entreprise à la banque ?
• Soyez toujours conscient du timing - combien de temps est perdu dans chaque scénario ?

Cet ensemble de critères dans le processus vous aidera à identifier la meilleure décision et à éviter toute subjectivité.

3. Ajouter des options alternatives

Il est maintenant enfin temps d'ajouter les différentes options disponibles pour les comparer, ce sont, en d'autres termes, la solution à votre problème existant. Dans notre exemple, nous avons deux options :

• Emménagez dans un bureau nouvellement meublé
• Rénover l'ancien bureau existant

4. Créer une matrice de décision

Une matrice de décision est une grille où vous pouvez facilement comparer toutes les considérations essentielles entre les différentes options proposées. Naturellement, vous pouvez même créer ces matrices de décision sur nTask, c'est un outil de gestion des tâches et de gestion du travail pour vous aider à organiser et à exécuter le travail dans plusieurs organisations et à améliorer l'efficacité et la productivité au sein des équipes.

5. Attribuez un poids à chacun de vos facteurs de décision

C'est fondamental dans toute décision, certains facteurs auront toujours plus de priorité sur les autres variables, pour cette raison, vous devez attribuer des poids à chacun des facteurs donnés. Chacun des facteurs de décision doit recevoir une note de 1 à 5, 1 étant le moins important à l'importance minimale et 5 au plus la priorité au maximum.

Il est très important de ne pas donner le même poids à chaque facteur de décision, sinon l'analyse ne sera pas parfaitement effectuée et il y aura beaucoup de lacunes, ce qui rendra difficile la prise de décision. Si vous avez des difficultés à trouver un score, la meilleure solution est d'étendre l'échelle de 1 à 10, pour évaluer encore plus finement chaque variable.

6. Ajoutez des scores pour chacune des options

Le même processus qui a été fait précédemment sera maintenant fait en ce qui concerne chacune des options. Encore une fois, vous devez définir un score de 1 à 5 et, si cela ne suffit tout simplement pas, vous pouvez facilement utiliser une échelle de 1 à 10 pour additionner les scores.

Ceci est fondamental car certaines considérations sont tout simplement plus importantes que d'autres. C'est pourquoi vous devez utiliser une matrice de décision pondérée pour identifier la meilleure option pour vous.

Multipliez les scores pondérés

Une fois que vous avez appliqué toutes vos échelles de notation et réussi à attribuer une pondération à chacune des considérations, multipliez la pondération par chacune des considérations. Cela garantit que des considérations plus essentielles ont plus de poids, ce qui aidera à sélectionner la meilleure agence.

Appliquez le score pondéré au nombre d'alternatives que vous avez sélectionnées pour chacune de vos options données.

Calculer le score total

Une fois que les scores ont été décidés en fonction de tous les facteurs et pour chacune des options disponibles, l'étape suivante consiste à sélectionner le score le plus élevé comme gagnant.

Comme vous avez maintenant additionné tous les scores et considérations pour chacune des alternatives, à ce stade, vous devriez avoir une image claire de la réponse basée sur les chiffres pour laquelle la décision est la meilleure.

Conclusions de la matrice de décision

Enfin et surtout, la matrice de décision permet de mesurer et de peser plus facilement les options par rapport à ce qui est important et surtout, de le faire de manière objective et pragmatique. Ce processus élimine toute la complexité de l'analyse et les décisions sont beaucoup plus faciles à prendre lorsque les choses sont simplifiées.

En termes plus simples, la matrice de décision permet de se concentrer sur ce qui compte vraiment et sur ce qui doit être priorisé. Il est également important de garder à l'esprit que la matrice de décision n'est pas le seul outil disponible, par exemple, parfois une liste régulière des avantages et des inconvénients fonctionnera pour vous. Cette approche n'est pas seulement utilisée dans la gestion de projet, mais aussi dans le cycle de vie de tous les jours pour prendre des décisions plus éclairées tout en évitant tous les types de préjugés et de complications typiques dans lesquels presque tous nous sommes coupables de tomber de temps en temps.

Matrices décisionnelles alternatives

Bien que cela puisse être extrêmement bénéfique pour prendre des décisions commerciales, la matrice de décision décrite ci-dessus n'est pas la seule option pour évaluer s'il faut aller à gauche ou à droite. Jetons un coup d'œil à quelques autres matrices que vous pouvez utiliser pour la prise de décision.

1. Analyse SWOT

Une analyse SWOT est un outil commercial simple utilisé pour la prise de décision en fonction des facteurs internes et externes d'une entreprise. Elle doit être effectuée en profondeur en impliquant les membres clés de l'équipe qui ont des points de vue différents sur l'entreprise pour garantir que l'analyse est très complète.

L'analyse SWOT se compose de quatre éléments, où les forces et les faiblesses sont des facteurs internes que vous pouvez facilement contrôler, et les opportunités et les menaces sont les facteurs individuels à contrôler.

2. Analyse du champ de force

Pour tous les chefs d'entreprise qui tentent de trouver la cause première de tout problème, généralement lié à un processus ou à un flux de travail, une analyse du champ de force identifiera la cause pour aider à l'élaboration de solutions. Pour effectuer une analyse du champ de force, vous devez décider quel sera le résultat souhaité, qu'il s'agisse d'un objectif, d'une vision ou d'une meilleure compréhension de la situation actuelle.

Ensuite, dans les colonnes parallèles, vous devez définir l'objectif et répertorier les forces motrices et restrictives qui s'y opposent. Élaborez des stratégies pour les changements que vous devez apporter à ces forces, puis hiérarchisez ces changements vers l'objectif ultime.

Arrivez à vos conclusions beaucoup plus facilement maintenant !

Prendre des décisions rapides et intelligentes est un élément essentiel de tout bon système de planification et de gestion de projet. Que vous utilisiez une matrice de décision pour prendre une décision complexe ou simple également, ces outils mentionnés ci-dessus vous aideront à choisir des alternatives entre différents facteurs et à prendre facilement la meilleure décision pour votre équipe.

Alors, la prochaine fois que vous êtes pris avec un blocage mental, incapable de décider et de choisir entre deux options, sortez votre matrice et commencez à alterner les options. Libérez-vous des décisions généralement biaisées des managers et des parties prenantes et prenez l'autorité d'un point de vue logique uniquement.

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