Guía para principiantes sobre la matriz de decisión en la gestión de proyectos

Un negocio exitoso se trata de tomar las decisiones correctas en el momento correcto. Las buenas decisiones pueden hacer o deshacer por completo su negocio, pueden guiar a su equipo en la decisión correcta y alcanzar sus objetivos o simplemente golpear su automóvil comercial con pérdidas irrecuperables.

Entonces, ¿cómo tomas estas decisiones? ¿Lanza una moneda? ¿Rodar un dado? ¿O simplemente confiar en tu instinto y dejarte llevar? La toma de decisiones es una de las partes más cruciales de una buena planificación comercial, sin embargo, puede ser bastante complicado entender qué opción es la mejor y cuál debe elegir. La clave es ser súper rápido sin tener dudas al tomar la decisión correcta también.

¿Suena como una tarea imposible? No se preocupe, incluso si es un poco complicado, lo dividiremos en partes más pequeñas para que sea muy fácil de entender e implementar. Con la ayuda de una matriz de decisiones, puede abordar convenientemente los pros y los contras de cada decisión, sopesar diferentes variables y tomar una gran decisión rápida y fácilmente.

Antes de que aprendamos todo sobre la matriz de decisión, ¡es importante saber qué es!

¿Qué es una matriz de decisión?

Una matriz de decisión es un tipo de valor que se muestra en filas y columnas que le permiten comparar visualmente las posibles soluciones simplemente sopesando las variables en función de su importancia. Es una herramienta para evaluar cuidadosamente y seleccionar la mejor opción posible entre diferentes opciones.

Esta herramienta generalmente se usa si está confundido entre más de una opción y hay múltiples opciones que debe considerar para tomar su decisión final. Hay muchos otros nombres para la matriz de decisión, como la matriz de Pugh, el análisis de cuadrícula, la teoría de la utilidad de atributos múltiples y la matriz de selección de problemas y la cuadrícula de decisión también.

Una matriz de decisiones no solo ayuda a seleccionar el mejor curso de acción para el negocio, sino que también ayuda a priorizar tareas, resolver problemas y crear argumentos para simplemente defender una decisión que ya ha tomado. Es más beneficioso cuando busca una solución desde un punto de vista lógico y práctico y tiene más de una variable para sopesar y comparar. Para crear una matriz de este tipo, debe determinar qué criterios son importantes para tomar la decisión final y luego asignarles una ponderación para la evaluación.

Veamos esto con más detalles y determinemos cuándo debe y cuándo no debe usar una matriz de decisión.

Lectura destacada:

¿Cómo utilizar la matriz de evaluación de riesgos en la gestión de proyectos?

¿Cuándo usar una matriz de decisión y cuándo no?

Como se discutió anteriormente, una matriz de decisiones no solo ayuda a tomar decisiones complejas, sino que también ayuda a priorizar tareas y elaborar una solución para defender la solución que ya se le ocurrió. Sin embargo, no siempre es necesario utilizar una matriz de decisión.

Si sus criterios de evaluación no lo limitan a elegir entre dos variables, es posible que la matriz de decisión no sea la mejor opción. Por ejemplo, no le permitirá decidir qué dirección debe tomar su equipo para el próximo año, ya que las cosas entre las que está decidiendo no son del todo comparables. Estos son algunos de los casos en los que debe tener una matriz de decisión, como:

• Comparar múltiples opciones o elegir entre una variable
• Reducción de múltiples opciones para optar por una decisión final
• Sopesando múltiples factores importantes
• Optar por llegar a una decisión o una solución desde una perspectiva lógica, en lugar de una intuición o una decisión emocional/intuitiva.

Si cree que la matriz de toma de decisiones no se ajusta a su situación comercial, conozca otras formas de enfoques de toma de decisiones a continuación.

¿Cómo crear una matriz de decisión?

Una matriz de decisiones ayuda a evaluar fácilmente la mejor opción entre diferentes opciones, en función de múltiples factores y también de su importancia relativa. Estos son los pasos necesarios para crear una matriz de decisión correctamente.

1. Identifique claramente el problema

El paso más importante es simplemente insertar la decisión que se supone que debe tomarse o la pregunta que debe resolverse en el cuadro de decisión. Esta declaración debe estar claramente definida y ser comprensible para todos.

Tomemos un ejemplo práctico aquí, debe elegir entre renovar su antigua oficina o simplemente mudarse a un edificio recién amueblado. Coloque la pregunta correcta y colóquela en el cuadro de decisión para ver.

2. Identificar todos los factores de decisión

En este paso, debe realizar una lluvia de ideas sobre los criterios de selección de las decisiones que deben tomarse para esta matriz. En resumen, todas las preguntas deben ser respondidas, ¿cuáles son los factores necesarios para ayudar a tomar la decisión correcta? O, ¿cuáles son los factores críticos de éxito que se deben cumplir para llegar a una decisión?

En el ejemplo dado en el paso mencionado anteriormente, los factores que tendrán un gran efecto en estas decisiones son,

• ¿Qué tan rápido podemos obtener un retorno de la inversión dada? Cuanto antes sea, mejor será.
• ¿Cuáles son los flujos de efectivo y cómo afectará cada una de estas opciones al flujo de efectivo de la empresa en el banco?
• Sea siempre consciente del tiempo: ¿cuánto tiempo se pierde en cada escenario?

Este conjunto de criterios en el proceso lo ayudará a identificar la mejor decisión y evitar cualquier subjetividad.

3. Añade opciones alternativas

Ahora finalmente es el momento de agregar las diferentes opciones disponibles para compararlas, estas son, en otras palabras, la solución a su problema existente. En nuestro ejemplo, tenemos dos opciones:

• Cambia a una oficina recién amueblada
• Renovar la antigua oficina existente

4. Crea una matriz de decisión

Una matriz de decisión es una cuadrícula donde puede comparar fácilmente todas las consideraciones esenciales entre las diversas opciones dadas. Naturalmente, incluso puede crear estas matrices de decisión sobre nTask, es una herramienta de administración de tareas y administración del trabajo que lo ayuda a organizar y ejecutar el trabajo en múltiples organizaciones y mejorar la eficiencia y la productividad dentro de los equipos.

5. Asigna un peso a cada uno de tus factores de decisión

Es básico en cualquier decisión, algunos factores siempre tendrán más prioridad sobre las otras variables, por esta razón, es necesario asignar pesos a cada uno de los factores dados. Cada uno de los factores de decisión debe recibir una puntuación del 1 al 5, siendo 1 el menos importante como mínima importancia y 5 como máxima prioridad como máxima.

Es muy importante no dar el mismo peso a cada factor de decisión, de lo contrario, el análisis no se llevará a cabo a la perfección y habrá muchas lagunas, lo que dificultará llegar a una decisión. Si tiene dificultades para encontrar una puntuación, la mejor solución es ampliar la escala del 1 al 10, para evaluar cada variable aún más a fondo.

6. Agrega puntajes para cada una de las opciones

El mismo proceso que se hizo anteriormente se hará ahora con respecto a cada una de las opciones. Nuevamente, debe establecer una puntuación del 1 al 5 y, si eso no es suficiente, puede usar fácilmente una escala del 1 al 10 para sumar las puntuaciones.

Esto es fundamental porque hay ciertas consideraciones que simplemente son más importantes que otras. Es por eso que necesita usar una matriz de decisión ponderada para identificar la mejor opción para usted.

Multiplicar las puntuaciones ponderadas

Una vez que haya aplicado todas sus escalas de calificación y haya asignado con éxito un peso a cada una de las consideraciones, multiplique el peso por cada una de las consideraciones. Esto asegura que se le dé más peso a las consideraciones más esenciales, lo que ayudará a seleccionar la mejor agencia.

Aplique la puntuación ponderada al número de alternativas que ha seleccionado para cada una de las opciones dadas.

Calcular la puntuación total

Una vez decididos los puntajes en base a todos los factores y para cada una de las opciones disponibles, el siguiente paso es seleccionar el puntaje más alto como ganador.

Como ahora ha sumado todos los puntajes y consideraciones para cada una de las alternativas, en este punto, debe tener una idea clara de la respuesta basada en números para la cual la decisión es la mejor.

Conclusiones de la matriz de decisión

Por último, pero no menos importante, la matriz de decisión facilita medir y sopesar las opciones frente a lo que es importante y, sobre todo, hacerlo de manera objetiva y pragmática. Este proceso elimina toda la complejidad del análisis y las decisiones son mucho más fáciles de tomar cuando se simplifican las cosas.

En palabras más simples, la matriz de decisión permite centrarse en lo que realmente importa y lo que debe priorizarse. También es importante tener en cuenta que la matriz de decisiones no es la única herramienta disponible, por ejemplo, a veces una lista regular de pros y contras funcionará para usted. Este enfoque no solo se utiliza en la gestión de proyectos, sino también en el ciclo de vida cotidiano para tomar decisiones mejor informadas evitando todo tipo de prejuicios y complicaciones típicas en las que casi todos somos culpables de caer de vez en cuando.

Matrices alternativas de toma de decisiones

Si bien puede ser increíblemente beneficioso para tomar decisiones comerciales, la matriz de decisiones descrita anteriormente no es la única opción para evaluar si ir a la izquierda oa la derecha. Echemos un vistazo a algunas otras matrices que puede usar para la toma de decisiones.

1. Análisis DAFO

Un análisis FODA es una herramienta empresarial sencilla que se utiliza para la toma de decisiones en función de los factores internos y externos de una empresa. Debe realizarse profundamente involucrando a los miembros clave del equipo que tienen diferentes perspectivas sobre el negocio para garantizar que el análisis sea muy completo.

El análisis FODA consta de cuatro cosas, donde las fortalezas y debilidades son factores internos que puede controlar fácilmente, y las oportunidades y amenazas son los factores individuales que debe controlar.

2. Análisis de campo de fuerza

Para todos los líderes empresariales que intentan encontrar la causa raíz de cualquier problema, generalmente relacionado con un proceso o un flujo de trabajo, un análisis de campo de fuerza identificará la causa para ayudar a diseñar soluciones. Para realizar un análisis de campo de fuerza, debe decidir cuál será el resultado deseado, ya sea una meta, una visión o una mejor comprensión de la situación actual.

Luego, en las columnas paralelas, debe establecer el objetivo y enumerar las fuerzas impulsoras y restrictivas que se le oponen. Cree una estrategia de los cambios que necesita hacer en estas fuerzas y luego priorice esos cambios para el objetivo final.

¡Llegue a sus conclusiones mucho más fácil ahora!

Tomar decisiones rápidas e inteligentes es una parte esencial de cualquier buen sistema de planificación y gestión de proyectos. Ya sea que esté utilizando una matriz de decisión para tomar una decisión compleja o también una simple, estas herramientas mencionadas anteriormente lo ayudarán a elegir alternativas entre diferentes factores y tomar la mejor decisión para su equipo fácilmente.

Entonces, la próxima vez que te encuentres atrapado en un bloqueo mental, incapaz de decidir y elegir entre dos opciones, saca tu matriz y comienza a alternar opciones. Libérese de las decisiones generalmente sesgadas de los gerentes y las partes interesadas y tome la autoridad solo desde un punto de vista lógico.

Ver también:

• Todo lo que necesita saber sobre la curva S
• ¿Qué es la aplicación de equipo? – Todo lo que debes saber al respecto
• Una guía de 2022 sobre la estructura organizativa matricial
• Matriz de 4 cuadrantes de gestión del tiempo
• Una guía útil para la matriz de trazabilidad de requisitos
• Toda la nueva matriz de riesgos, campos personalizados de riesgo y mucho más
• ¿Qué es la matriz de Eisenhower? Cómo usarlo
• ¿Qué es el Método MoSCoW y cómo ayuda a priorizar?