Leitfaden für Anfänger zur Entscheidungsmatrix im Projektmanagement

Bei einem erfolgreichen Unternehmen geht es darum, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Gute Entscheidungen können Ihr Geschäft entscheidend beeinflussen oder zerstören, sie können entweder Ihr Team in die richtigen Entscheidungen lenken und Ihre Ziele erreichen oder einfach Ihr Geschäftsauto mit unwiederbringlichen Verlusten belasten.

Also, wie treffen Sie diese Entscheidungen? Eine Münze werfen? Einen Würfel werfen? Oder einfach auf sein Bauchgefühl vertrauen und sich darauf einlassen? Die Entscheidungsfindung ist einer der wichtigsten Teile einer guten Geschäftsplanung, es kann jedoch ziemlich schwierig sein zu verstehen, welche Option die beste ist und welche Sie wählen sollten. Der Schlüssel ist, super schnell zu sein, ohne Zweifel zu haben und gleichzeitig die richtige Entscheidung zu treffen.

Klingt nach einer unmöglichen Aufgabe? Keine Sorge, auch wenn es ein bisschen mühsam ist, werden wir es in kleinere Teile aufteilen, damit es für Sie super einfach zu verstehen und zu implementieren ist. Mit Hilfe einer Entscheidungsmatrix können Sie die Vor- und Nachteile jeder Entscheidung bequem ansprechen, verschiedene Variablen abwägen und schnell und einfach eine gute Entscheidung treffen.

Bevor wir alles über die Entscheidungsmatrix erfahren, ist es wichtig zu wissen, was sie ist!

Was ist eine Entscheidungsmatrix?

Eine Entscheidungsmatrix ist eine Art von Wert, der in Zeilen und Spalten angezeigt wird und es Ihnen ermöglicht, mögliche Lösungen visuell zu vergleichen, indem Sie Variablen einfach nach ihrer Wichtigkeit gewichten. Es ist ein Werkzeug, um die bestmögliche Option aus verschiedenen Möglichkeiten sorgfältig zu bewerten und auszuwählen.

Dieses Tool wird im Allgemeinen verwendet, wenn Sie zwischen mehr als einer Option verwirrt sind und mehrere Optionen in Betracht gezogen werden müssen, um Ihre endgültige Entscheidung zu treffen. Es gibt mehrere andere Namen für Entscheidungsmatrix, wie z. B. Pugh-Matrix, Grid-Analyse, Multiattribut-Utility-Theorie und Problemauswahlmatrix und Entscheidungsraster.

Eine Entscheidungsmatrix hilft nicht nur bei der Auswahl der besten Vorgehensweise für Unternehmen, sondern auch bei der Priorisierung von Aufgaben, der Problemlösung und der Schaffung von Argumenten, um eine bereits getroffene Entscheidung einfach zu verteidigen. Es ist am vorteilhaftesten, wenn Sie nach einer Lösung aus logischer und praktischer Sicht suchen und mehr als eine Variable abwägen und vergleichen müssen. Um eine solche Matrix zu erstellen, müssen Sie bestimmen, welche Kriterien für die endgültige Auswahl wichtig sind, und ihnen dann eine Gewichtung für die Bewertung zuweisen.

Lassen Sie uns dies mit weiteren Details überprüfen und bestimmen, wann Sie eine Entscheidungsmatrix verwenden sollten und wann nicht.

Ausgewählte Lektüre:

Wie verwende ich die Risikobewertungsmatrix im Projektmanagement?

Wann sollte eine Entscheidungsmatrix verwendet werden und wann nicht?

Wie oben besprochen, hilft eine Entscheidungsmatrix nicht nur beim Treffen komplexer Entscheidungen, sondern hilft auch bei der Priorisierung von Aufgaben und der Ausarbeitung einer Lösung, um die bereits gefundene Lösung zu verteidigen. Sie müssen jedoch nicht immer eine Entscheidungsmatrix verwenden.

Wenn Ihre Bewertungskriterien Sie bei der Auswahl zwischen zwei Variablen nicht einschränken, ist die Entscheidungsmatrix möglicherweise nicht die beste Wahl. So können Sie beispielsweise nicht entscheiden, welche Richtung Ihr Team für das kommende Jahr einschlagen soll, da die Dinge, zwischen denen Sie sich entscheiden, nicht miteinander vergleichbar sind. Hier sind einige der Fälle, in denen Sie eine Entscheidungsmatrix haben müssen, wie zum Beispiel:

• Vergleich mehrerer Optionen oder Auswahl zwischen einer Variablen
• Mehrere Optionen eingrenzen, um eine endgültige Entscheidung zu treffen
• Gewichtung mehrerer wichtiger Faktoren
• Sich dafür entscheiden, eine Entscheidung oder eine Lösung aus einer logischen Perspektive zu treffen, anstatt aus einem Bauchgefühl oder einer emotionalen/intuitiven Entscheidung.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Entscheidungsmatrix nicht zu Ihrer Geschäftssituation passt, erfahren Sie unten mehr über andere Formen von Entscheidungsfindungsansätzen.

Wie erstelle ich eine Entscheidungsmatrix?

Eine Entscheidungsmatrix hilft bei der einfachen Bewertung der besten Option zwischen verschiedenen Optionen, basierend auf mehreren Faktoren und auch ihrer relativen Bedeutung. Hier sind die Schritte, die zum ordnungsgemäßen Erstellen einer Entscheidungsmatrix erforderlich sind.

1. Identifizieren Sie das Problem klar

Der erste Schritt besteht darin, einfach die zu treffende Entscheidung oder die zu lösende Frage in das Entscheidungsfeld einzufügen. Diese Erklärung muss klar definiert und für jeden verständlich sein.

Nehmen wir hier ein praktisches Beispiel, Sie müssen sich entscheiden, ob Sie Ihr altes Büro umgestalten oder einfach in ein neu eingerichtetes Gebäude ziehen. Stelle die richtige Frage und lege sie zur Ansicht in das Entscheidungsfeld.

2. Identifizieren Sie alle Entscheidungsfaktoren

In diesem Schritt müssen Sie ein Brainstorming zu den Auswahlkriterien für die Entscheidungen durchführen, die für diese Matrix getroffen werden müssen. Kurz gesagt, alle Fragen müssen beantwortet werden: Welche Faktoren sind erforderlich, um die richtige Entscheidung zu treffen? Oder was sind die kritischen Erfolgsfaktoren, die erfüllt sein müssen, um eine Entscheidung zu treffen?

In dem im oben genannten Schritt gegebenen Beispiel sind die Faktoren, die einen großen Einfluss auf diese Entscheidungen haben werden,

• Wie schnell können wir eine Rendite auf die gegebene Investition erzielen? Je früher, desto besser.
• Was sind die Cashflows und wie wirkt sich jede dieser Optionen auf den Cashflow des Unternehmens bei der Bank aus?
• Achten Sie immer auf das Timing – wie viel Zeit geht in jedem Szenario verloren?

Diese Kriterien im Prozess helfen Ihnen, die beste Entscheidung zu finden und jegliche Subjektivität zu vermeiden.

3. Alternative Optionen hinzufügen

Jetzt ist es endlich an der Zeit, die verschiedenen verfügbaren Optionen hinzuzufügen, um sie zu vergleichen, mit anderen Worten, dies ist die Lösung für Ihr bestehendes Problem. In unserem Beispiel haben wir zwei Möglichkeiten:

• Umzug in ein neu eingerichtetes Büro
• Umbau des alten bestehenden Büros

4. Erstellen Sie eine Entscheidungsmatrix

Eine Entscheidungsmatrix ist ein Raster, in dem Sie alle wesentlichen Überlegungen zwischen den verschiedenen gegebenen Optionen leicht vergleichen können. Natürlich können Sie diese Entscheidungsmatrizen sogar über nTask erstellen, es ist ein Aufgabenverwaltungs- und Arbeitsverwaltungstool, das Ihnen hilft, die Arbeit in mehreren Organisationen zu organisieren und auszuführen und die Effizienz und Produktivität innerhalb von Teams zu steigern.

5. Weisen Sie jedem Ihrer Entscheidungsfaktoren eine Gewichtung zu

Es ist grundlegend für jede Entscheidung, einige Faktoren haben immer mehr Priorität als die anderen Variablen, aus diesem Grund müssen Sie jedem der gegebenen Faktoren Gewichte zuweisen. Jeder der Entscheidungsfaktoren muss mit einer Punktzahl von 1 bis 5 bewertet werden, wobei 1 die am wenigsten wichtige Bedeutung bei minimaler Wichtigkeit und 5 die höchste Priorität bei maximaler Bedeutung ist.

Es ist sehr wichtig, nicht jedem Entscheidungsfaktor das gleiche Gewicht zu geben, da sonst die Analyse nicht perfekt durchgeführt wird und es viele Schlupflöcher gibt, die die Entscheidungsfindung erschweren. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Punktzahl zu finden, ist die beste Lösung, die Skala von 1 bis 10 zu erweitern, um jede Variable noch gründlicher zu bewerten.

6. Fügen Sie Punkte für jede der Optionen hinzu

Derselbe Prozess, der zuvor durchgeführt wurde, wird nun in Bezug auf jede der Optionen durchgeführt. Auch hier müssen Sie eine Punktzahl von 1 bis 5 festlegen und wenn das einfach nicht ausreicht, können Sie einfach eine Skala von 1 bis 10 verwenden, um die Punktzahlen zu addieren.

Dies ist von grundlegender Bedeutung, da es bestimmte Überlegungen gibt, die einfach wichtiger sind als andere. Aus diesem Grund müssen Sie eine gewichtete Entscheidungsmatrix verwenden, um die beste Option für Sie zu ermitteln.

Multiplizieren Sie die gewichteten Ergebnisse

Nachdem Sie alle Ihre Bewertungsskalen angewendet und jeder der Überlegungen erfolgreich eine Gewichtung zugewiesen haben, multiplizieren Sie die Gewichtung mit jeder der Überlegungen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtigere Überlegungen mehr Gewicht erhalten, was bei der Auswahl der besten Agentur hilft.

Wenden Sie die gewichtete Punktzahl auf die Anzahl der Alternativen an, die Sie für jede Ihrer gegebenen Optionen ausgewählt haben.

Berechnen Sie die Gesamtpunktzahl

Sobald die Punktzahlen auf der Grundlage aller Faktoren und für jede der verfügbaren Optionen entschieden wurden, besteht der nächste Schritt darin, die höchste Punktzahl als Gewinner auszuwählen.

Da Sie nun alle Punktzahlen und Überlegungen für jede der Alternativen zusammengerechnet haben, sollten Sie an dieser Stelle ein klares Bild davon haben, auf welche zahlenbasierte Antwort die Entscheidung am besten fällt.

Schlussfolgerungen der Entscheidungsmatrix

Nicht zuletzt erleichtert die Entscheidungsmatrix das Messen und Abwägen von Optionen gegenüber dem, was wichtig ist, und vor allem sachlich und pragmatisch. Dieser Prozess eliminiert die gesamte Komplexität der Analyse und die Entscheidungen sind viel einfacher zu treffen, wenn die Dinge vereinfacht werden.

Einfacher ausgedrückt: Die Entscheidungsmatrix ermöglicht es, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist und was priorisiert werden sollte. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass die Entscheidungsmatrix nicht das einzige verfügbare Werkzeug ist. Manchmal funktioniert beispielsweise eine regelmäßige Liste mit Vor- und Nachteilen für Sie. Diese Herangehensweise wird nicht nur im Projektmanagement, sondern auch im alltäglichen Lebenszyklus genutzt, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und dabei allerlei typische Vorurteile und Komplikationen zu vermeiden, in die fast alle von Zeit zu Zeit verfallen.

Alternative Entscheidungsmatrizen

Die oben beschriebene Entscheidungsmatrix kann zwar unglaublich nützlich sein, um Geschäftsentscheidungen zu treffen, aber sie ist nicht die einzige Option, um zu bewerten, ob man nach links oder nach rechts gehen sollte. Werfen wir einen Blick auf ein paar andere Matrizen, die Sie für die Entscheidungsfindung verwenden können.

1. SWOT-Analyse

Eine SWOT-Analyse ist ein einfaches Business-Tool, das für die Entscheidungsfindung auf der Grundlage der internen und externen Faktoren eines Unternehmens verwendet wird. Sie sollte intensiv durchgeführt werden, indem die wichtigsten Teammitglieder mit unterschiedlichen Perspektiven auf das Unternehmen einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die Analyse sehr umfassend ist.

Die SWOT-Analyse besteht aus vier Dingen, bei denen Stärken und Schwächen interne Faktoren sind, die Sie leicht kontrollieren können, und Chancen und Risiken die individuellen Faktoren sind, die es zu kontrollieren gilt.

2. Kraftfeldanalyse

Für alle Führungskräfte, die versuchen, die Grundursache eines Problems zu finden, das normalerweise mit einem Prozess oder einem Arbeitsablauf zusammenhängt, wird eine Kraftfeldanalyse die Ursache identifizieren und bei der Erstellung von Lösungen helfen. Um eine Kraftfeldanalyse durchzuführen, müssen Sie entscheiden, was das gewünschte Ergebnis sein wird, ob es sich um ein Ziel, eine Vision oder ein besseres Verständnis der aktuellen Situation handelt.

Dann müssen Sie in den parallelen Spalten das Ziel festlegen und die treibenden und zurückhaltenden Kräfte auflisten, die ihm entgegenstehen. Planen Sie die Änderungen, die Sie an diesen Kräften vornehmen müssen, und priorisieren Sie diese Änderungen dann im Hinblick auf das endgültige Ziel.

Kommen Sie jetzt viel einfacher zu Ihren Schlussfolgerungen!

Schnelle und intelligente Entscheidungen zu treffen, ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden guten Projektplanungs- und Projektmanagementsystems. Unabhängig davon, ob Sie eine Entscheidungsmatrix verwenden, um eine komplexe oder eine einfache Entscheidung zu treffen, diese oben genannten Tools helfen Ihnen bei der Auswahl von Alternativen zwischen verschiedenen Faktoren und treffen leicht die beste Entscheidung für Ihr Team.

Wenn Sie also das nächste Mal von einer mentalen Blockade eingeholt werden und sich nicht entscheiden und zwischen zwei Optionen wählen können, ziehen Sie Ihre Matrix heraus und beginnen Sie, Optionen zu wechseln. Befreien Sie sich von den normalerweise voreingenommenen Entscheidungen der Manager und Stakeholder und übernehmen Sie Autorität nur aus logischer Sicht.

Siehe auch:

• Alles, was Sie über die S-Kurve wissen müssen
• Was ist Team-App? – Alles, was Sie darüber wissen sollten
• Ein 2022-Leitfaden zur Matrix-Organisationsstruktur
• 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix
• Ein nützlicher Leitfaden für die Anforderungsverfolgbarkeitsmatrix
• Völlig neue Risikomatrix, benutzerdefinierte Risikofelder und vieles mehr
• Was ist die Eisenhower-Matrix? Wie man es benutzt
• Was ist die MoSCoW-Methode und wie hilft sie bei der Priorisierung?