Guida per principianti alla matrice decisionale nella gestione dei progetti

Un business di successo significa prendere le decisioni giuste al momento giusto. Le buone decisioni possono creare o distruggere completamente la tua attività, possono guidare la tua squadra nella decisione giusta e raggiungere i tuoi obiettivi o semplicemente urtare la tua auto aziendale con perdite irrecuperabili.

Allora, come prendi queste decisioni? Lanciare una moneta? Tira un dado? O semplicemente fidati del tuo istinto e seguilo? Il processo decisionale è una delle parti più cruciali di una buona pianificazione aziendale, tuttavia, può essere piuttosto complicato capire quale sia l'opzione migliore e quale dovresti scegliere. La chiave è essere super veloci senza essere dubbiosi mentre si prende anche la decisione giusta.

Ti sembra un compito impossibile? Non preoccuparti, anche se è un po' una seccatura, lo suddivideremo in parti più piccole per renderlo super facile da capire e implementare. Con l'aiuto di una matrice decisionale, puoi affrontare comodamente i pro e i contro di ogni decisione, valutare le diverse variabili e prendere un'ottima decisione in modo rapido e semplice.

Prima di imparare tutto sulla matrice decisionale, è importante sapere di cosa si tratta!

Che cos'è una matrice decisionale?

Una matrice decisionale è un tipo di valore visualizzato in righe e colonne che consente di confrontare visivamente possibili soluzioni semplicemente pesando le variabili in base alla loro importanza. È uno strumento per valutare attentamente e selezionare la migliore opzione possibile tra diverse scelte.

Questo strumento viene generalmente utilizzato se sei confuso tra più di un'opzione e ci sono più opzioni che devi considerare per prendere la tua decisione finale. Esistono molti altri nomi per la matrice decisionale come matrice di Pugh, analisi della griglia, teoria dell'utilità multi-attributo e matrice di selezione del problema e griglia decisionale.

Una matrice decisionale non solo aiuta a selezionare la migliore linea d'azione per il business, ma aiuta anche a dare priorità alle attività, a risolvere i problemi e a creare argomenti per difendere semplicemente una decisione che hai già preso. È particolarmente vantaggioso quando si cerca una soluzione da un punto di vista logico e pratico e si dispone di più di una variabile da pesare e confrontare. Per creare una tale matrice, è necessario determinare quali criteri sono importanti nella scelta finale e quindi assegnare loro un peso per la valutazione.

Esaminiamolo con ulteriori dettagli e determiniamo quando dovresti e non dovresti usare una matrice decisionale.

Lettura in primo piano:

Come utilizzare la matrice di valutazione del rischio nella gestione dei progetti?

Quando utilizzare una matrice decisionale e quando no?

Come discusso in precedenza, una matrice decisionale non solo aiuta a prendere decisioni complesse, ma aiuta anche a dare priorità alle attività e a creare una soluzione per difendere la soluzione che hai già escogitato. Tuttavia, non è sempre necessario utilizzare una matrice decisionale.

Se i tuoi criteri di valutazione non ti limitano nella scelta tra due variabili, allora la matrice decisionale potrebbe non essere la scelta migliore da fare. Ad esempio, non ti permetterà di decidere quale direzione dovrebbe prendere la tua squadra per il prossimo anno poiché le cose tra cui stai decidendo non sono del tutto comparabili. Ecco alcuni dei casi in cui è necessario disporre di una matrice decisionale, ad esempio:

• Confrontando più opzioni o scegliendo tra una variabile
• Restringere più opzioni per optare per una decisione finale
• Appesantire molteplici fattori importanti
• Scegliere di raggiungere una decisione o una soluzione da una prospettiva logica, invece di una sensazione istintiva o di una decisione emotiva/intuitiva.

Se ritieni che la matrice del processo decisionale non si adatti alla tua situazione aziendale, scopri di seguito altre forme di approcci decisionali.

Come creare una matrice decisionale?

Una matrice decisionale aiuta a valutare facilmente l'opzione migliore tra diverse scelte, in base a molteplici fattori e anche alla loro importanza relativa. Ecco i passaggi necessari per creare correttamente una matrice decisionale.

1. Identificare chiaramente il problema

Il passo più importante è semplicemente inserire la decisione che si suppone debba essere presa o la domanda che deve essere risolta nella casella della decisione. Questa affermazione deve essere chiaramente definita e comprensibile da tutti.

Facciamo un esempio pratico qui, devi scegliere tra rinnovare il tuo vecchio ufficio o semplicemente trasferirti in un edificio appena arredato. Metti la domanda corretta e inseriscila nella casella delle decisioni per visualizzarla.

2. Identificare tutti i fattori decisionali

In questo passaggio, è necessario eseguire un brainstorming sui criteri di selezione per le decisioni da prendere per questa matrice. In breve, tutte le domande devono essere risolte, quali sono i fattori necessari per aiutare a prendere la decisione giusta? Oppure, quali sono i fattori critici di successo che devono essere soddisfatti per prendere una decisione?

Nell'esempio fornito nel passaggio sopra menzionato, i fattori che avranno un enorme effetto su queste decisioni sono,

• In quanto tempo possiamo ottenere un ritorno sull'investimento dato? Prima è, meglio è.
• Quali sono i flussi di cassa e in che modo ciascuna di queste opzioni influirà sul flusso di cassa dell'azienda in banca?
• Sii sempre consapevole dei tempi: quanto tempo viene perso in ogni scenario?

Questo insieme di criteri nel processo ti aiuterà a identificare la decisione migliore ed evitare qualsiasi soggettività.

3. Aggiungi opzioni alternative

Ora è finalmente il momento di aggiungere le diverse opzioni disponibili per confrontarle, queste sono, in altre parole, la soluzione al tuo problema esistente. Nel nostro esempio, abbiamo due opzioni:

• Spostati in un ufficio appena arredato
• Rinnovare il vecchio ufficio esistente

4. Creare una matrice decisionale

Una matrice decisionale è una griglia in cui è possibile confrontare facilmente tutte le considerazioni essenziali tra le varie opzioni fornite. Naturalmente, puoi anche costruire queste matrici decisionali su nTask, è uno strumento di gestione delle attività e del lavoro che ti aiuta a organizzare ed eseguire il lavoro in più organizzazioni e migliorare l'efficienza e la produttività all'interno dei team.

5. Assegna un peso a ciascuno dei tuoi fattori decisionali

È fondamentale in qualsiasi decisione, alcuni fattori avranno sempre maggiore priorità rispetto alle altre variabili, per questo motivo è necessario assegnare dei pesi a ciascuno dei fattori dati. A ciascuno dei fattori decisionali deve essere assegnato un punteggio da 1 a 5, dove 1 è il meno importante come importanza minima e 5 al massimo come priorità massima.

È estremamente essenziale non dare a ciascun fattore decisionale lo stesso peso, altrimenti l'analisi non verrà eseguita perfettamente e ci saranno molte scappatoie, rendendo difficile prendere una decisione. Se hai difficoltà a trovare un punteggio, la soluzione migliore è estendere la scala da 1 a 10, per valutare ogni variabile in modo ancora più approfondito.

6. Aggiungi punteggi per ciascuna delle opzioni

Lo stesso processo che è stato fatto in precedenza verrà ora eseguito per ciascuna delle opzioni. Anche in questo caso, devi impostare un punteggio da 1 a 5 e, se ciò non bastasse, puoi facilmente utilizzare una scala da 1 a 10 per sommare i punteggi.

Questo è fondamentale perché ci sono alcune considerazioni che sono semplicemente più importanti di altre. Questo è il motivo per cui è necessario utilizzare una matrice decisionale ponderata per identificare l'opzione migliore per te.

Moltiplica i punteggi ponderati

Dopo aver applicato tutte le scale di valutazione e aver assegnato con successo un peso a ciascuna delle considerazioni, moltiplicare il peso per ciascuna delle considerazioni. Ciò garantisce che le considerazioni più essenziali ricevano più peso, il che aiuterà a selezionare l'agenzia migliore.

Applica il punteggio ponderato al numero di alternative che hai selezionato per ciascuna delle opzioni fornite.

Calcola il punteggio totale

Una volta che i punteggi sono stati decisi in base a tutti i fattori e per ciascuna delle opzioni disponibili, il passaggio successivo è selezionare il punteggio più alto come vincitore.

Poiché ora hai sommato tutti i punteggi e le considerazioni per ciascuna delle alternative, a questo punto dovresti avere un quadro chiaro della risposta basata sui numeri a cui la decisione è la migliore.

Conclusioni sulla matrice decisionale

Infine, ma non meno importante, la matrice decisionale rende più facile misurare e soppesare le opzioni rispetto a ciò che è importante e, soprattutto, farlo in modo obiettivo e pragmatico. Questo processo elimina tutta la complessità dell'analisi e le decisioni sono molto più facili da prendere quando le cose sono semplificate.

In parole più semplici, la matrice decisionale consente di concentrarsi su ciò che conta davvero e su ciò che dovrebbe essere prioritario. È anche importante tenere a mente che la matrice decisionale non è l'unico strumento disponibile, ad esempio, a volte un elenco regolare di pro e contro funzionerà per te. Questo approccio non viene utilizzato solo nella gestione dei progetti, ma anche nel ciclo di vita di tutti i giorni per prendere decisioni più informate evitando tutti i tipi di pregiudizi e complicazioni tipici in cui quasi tutti siamo colpevoli di cadere di volta in volta.

Matrici decisionali alternative

Sebbene possa essere incredibilmente vantaggioso per prendere decisioni aziendali, la matrice decisionale sopra descritta non è l'unica opzione per valutare se andare a sinistra oa destra. Diamo un'occhiata ad alcune altre matrici che puoi utilizzare per il processo decisionale.

1. Analisi SWOT

Un'analisi SWOT è un semplice strumento aziendale utilizzato per il processo decisionale basato su fattori interni ed esterni di un'azienda. Dovrebbe essere svolto in modo approfondito coinvolgendo i membri chiave del team che hanno prospettive diverse sull'azienda per garantire che l'analisi sia altamente completa.

L'analisi SWOT consiste in quattro elementi, in cui i punti di forza e di debolezza sono fattori interni che puoi facilmente controllare e le opportunità e le minacce sono i singoli fattori da controllare.

2. Analisi del campo di forza

Per tutti i leader aziendali che stanno cercando di trovare la causa principale di qualsiasi problema, solitamente correlato a un processo o a un flusso di lavoro, un'analisi del campo di forza identificherà la causa nell'aiuto nella creazione di soluzioni. Per condurre un'analisi del campo di forza, è necessario decidere quale sarà il risultato desiderato, che si tratti di un obiettivo, di una visione o di una migliore comprensione della situazione attuale.

Quindi nelle colonne parallele, devi impostare l'obiettivo ed elencare le forze di guida e di contenimento che si oppongono. Strategia le modifiche che devi apportare a queste forze e poi assegna la priorità a tali modifiche verso l'obiettivo finale.

Raggiungi le tue conclusioni molto più facilmente ora!

Prendere decisioni rapide e intelligenti è una parte essenziale di qualsiasi buon sistema di pianificazione e gestione dei progetti. Sia che tu stia utilizzando una matrice decisionale per prendere una decisione complessa o anche semplice, questi strumenti sopra menzionati ti aiuteranno a scegliere alternative tra diversi fattori e a prendere facilmente la decisione migliore per il tuo team.

Quindi, la prossima volta che sei preso da un blocco mentale, incapace di decidere e scegliere tra due opzioni, tira fuori la tua matrice e inizia ad alternare le opzioni. Liberatevi dalle decisioni solitamente distorte dei manager e degli stakeholder e assumete l'autorità solo da un punto di vista logico.

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