دليل المبتدئين لمصفوفة القرار في إدارة المشاريع

يتعلق العمل الناجح باتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب. يمكن للقرارات الجيدة أن تصنع عملك أو تحطمه تمامًا ، ويمكنها إما توجيه فريقك في القرار الصحيح وتحقيق أهدافك أو ببساطة تصطدم بسيارة عملك بخسائر لا يمكن تعويضها.

إذن ، كيف تتخذ هذه القرارات؟ اقلب عملة؟ لفة النرد؟ أو ببساطة تثق في حدسك وتذهب معه؟ يعد اتخاذ القرار أحد أهم أجزاء التخطيط الجيد للأعمال ، ومع ذلك ، قد يكون من الصعب جدًا فهم الخيار الأفضل والخيار الذي يجب عليك اتباعه. المفتاح هو أن تكون سريعًا جدًا دون الشك أثناء اتخاذ القرار الصحيح أيضًا.

هل تبدو مهمة مستحيلة؟ لا تقلق ، حتى لو كان الأمر مزعجًا بعض الشيء ، فسنقوم بتقسيمها إلى أجزاء أصغر لتسهيل فهمها وتنفيذها. بمساعدة مصفوفة القرار ، يمكنك معالجة إيجابيات وسلبيات كل قرار بسهولة ، والموازنة بين المتغيرات المختلفة واتخاذ قرار رائع بسرعة وسهولة.

قبل أن نتعلم كل شيء عن مصفوفة القرار ، من المهم أن نعرف ماهيتها!

ما هي مصفوفة القرار؟

مصفوفة القرار هي نوع من القيم المعروضة في الصفوف والأعمدة التي تسمح لك بمقارنة الحلول الممكنة بصريًا ببساطة عن طريق وزن المتغيرات بناءً على أهميتها. إنها أداة لتقييم واختيار أفضل خيار ممكن بعناية بين الخيارات المختلفة.

تُستخدم هذه الأداة بشكل عام إذا كنت مرتبكًا بين أكثر من خيار وهناك خيارات متعددة يجب أن تضعها في اعتبارك من أجل اتخاذ قرارك النهائي. هناك العديد من الأسماء الأخرى لمصفوفة القرار مثل مصفوفة Pugh ، وتحليل الشبكة ، ونظرية المنفعة متعددة السمات ، ومصفوفة اختيار المشكلة وشبكة القرار أيضًا.

لا تساعد مصفوفة القرار في تحديد أفضل مسار للعمل فحسب ، بل تساعد أيضًا في تحديد أولويات المهام وحل المشكلات وخلق الحجج للدفاع ببساطة عن قرار اتخذته بالفعل. يكون أكثر فائدة عندما تبحث عن حل من وجهة نظر منطقية وعملية ولديك أكثر من متغير واحد لتزنه وتقارنه. لإنشاء مثل هذه المصفوفة ، يجب عليك تحديد المعايير المهمة في اتخاذ القرار النهائي ثم تعيين ترجيح للتقييم.

دعنا نتحقق من ذلك بمزيد من التفاصيل ونحدد متى يجب عليك استخدام مصفوفة القرار وعدم استخدامها.

قراءة مميزة:

كيف تستخدم مصفوفة تقييم المخاطر في إدارة المشروع؟

متى تستخدم مصفوفة القرار ومتى لا تستخدم؟

كما نوقش أعلاه ، لا تساعد مصفوفة القرار في اتخاذ قرارات معقدة فحسب ، بل تساعد أيضًا في تحديد أولويات المهام وصياغة حل للدفاع عن الحل الذي توصلت إليه بالفعل. ومع ذلك ، لا تحتاج دائمًا إلى استخدام مصفوفة القرار.

إذا كانت معايير التقييم الخاصة بك لا تقيدك في الاختيار بين متغيرين ، فقد لا تكون مصفوفة القرار هي الخيار الأفضل. على سبيل المثال ، لن يسمح لك بتحديد الاتجاه الذي يجب أن يسلكه فريقك للعام المقبل لأن الأشياء التي تختارها لا يمكن مقارنتها تمامًا. في ما يلي بعض الحالات التي يجب أن يكون لديك فيها مصفوفة قرار ، مثل:

• مقارنة خيارات متعددة أو الاختيار بين متغير
• تضييق الخيارات المتعددة لاختيار القرار النهائي
• وزن عدة عوامل مهمة
• اختيار الوصول إلى قرار أو حل من منظور منطقي ، بدلاً من الشعور الغريزي أو قرار عاطفي / بديهي.

إذا كنت تشعر أن عملية صنع القرار لا تتناسب مع وضع عملك ، فتعرف على أشكال أخرى من مناهج اتخاذ القرار أدناه.

كيف تصنع مصفوفة القرار؟

تساعد مصفوفة القرار في تقييم الخيار الأفضل بسهولة بين الخيارات المختلفة ، بناءً على عوامل متعددة وأهميتها النسبية أيضًا. فيما يلي الخطوات المطلوبة لإنشاء مصفوفة قرار بشكل صحيح.

1. تحديد المشكلة بوضوح

الخطوة الأولى هي ببساطة إدخال القرار الذي من المفترض اتخاذه أو السؤال الذي يجب حله في مربع القرار. يجب أن يكون هذا البيان محددًا بوضوح ومفهومًا من قبل الجميع.

لنأخذ مثالًا عمليًا هنا ، عليك أن تختار بين تجديد مكتبك القديم أو الانتقال ببساطة إلى مبنى مؤثث حديثًا. اطرح السؤال الصحيح وضعه في مربع القرار لعرضه.

2. تحديد جميع عوامل القرار

في هذه الخطوة ، عليك القيام بالعصف الذهني لمعايير الاختيار للقرارات التي يجب اتخاذها لهذه المصفوفة. باختصار ، يجب الإجابة على جميع الأسئلة ، ما هي العوامل اللازمة للمساعدة في اتخاذ القرار الصحيح؟ أو ما هي عوامل النجاح الحاسمة التي يجب تلبيتها للتوصل إلى قرار؟

في المثال الوارد في الخطوة المذكورة أعلاه ، العوامل التي سيكون لها تأثير كبير على هذه القرارات هي ،

• ما مدى سرعة الحصول على عائد على الاستثمار المحدد؟ كلما كان ذلك أسرع ، كان ذلك أفضل.
• ما هي التدفقات النقدية ، وكيف سيؤثر كل خيار من هذه الخيارات على التدفق النقدي للشركة في البنك؟
• كن على دراية دائمًا بالتوقيت - ما مقدار الوقت الضائع في كل سيناريو؟

ستساعدك هذه المجموعة من المعايير في العملية على تحديد أفضل قرار وتجنب أي ذاتية.

3. أضف خيارات بديلة

حان الوقت الآن لإضافة الخيارات المختلفة المتاحة لمقارنتها ، وبعبارة أخرى ، هذه هي الحل لمشكلتك الحالية. في مثالنا ، لدينا خياران:

• انتقل إلى مكتب مفروش حديثًا
• تجديد المكتب القديم الحالي

4. إنشاء مصفوفة القرار

مصفوفة القرار عبارة عن شبكة حيث يمكنك بسهولة مقارنة جميع الاعتبارات الأساسية بين الخيارات المختلفة المحددة. وبطبيعة الحال ، يمكنك حتى بناء مصفوفات القرار هذه على nTask ، فهي أداة لإدارة المهام وإدارة العمل لمساعدتك على تنظيم العمل وتنفيذه عبر مؤسسات متعددة وتعزيز الكفاءة والإنتاجية داخل الفرق.

5. خصص وزنًا لكل عامل من عوامل قرارك

إنه أساسي في أي قرار ، فبعض العوامل سيكون لها دائمًا أولوية أكبر على المتغيرات الأخرى ، ولهذا السبب ، تحتاج إلى تعيين أوزان لكل عامل من العوامل المحددة. يجب منح كل عامل من عوامل القرار درجة من 1 إلى 5 ، مع اعتبار 1 الأقل أهمية عند الحد الأدنى من الأهمية ، و 5 على الأكثر أولوية كأقصى درجة.

من الضروري للغاية عدم إعطاء كل عامل قرار نفس الوزن ، وإلا فلن يتم إجراء التحليل بشكل مثالي وسيكون هناك الكثير من الثغرات ، مما يجعل من الصعب الوصول إلى قرار. إذا كنت تواجه صعوبة في العثور على نتيجة ، فإن أفضل حل هو توسيع المقياس من 1 إلى 10 لتقييم كل متغير بشكل أكثر شمولاً.

6. أضف درجات لكل خيار من الخيارات

نفس العملية التي تم القيام بها في السابق ستتم الآن فيما يتعلق بكل خيار من الخيارات. مرة أخرى ، يجب عليك تحديد درجة من 1 إلى 5 ، وإذا لم يكن ذلك كافيًا ، فيمكنك بسهولة استخدام مقياس من 1 إلى 10 لإضافة الدرجات.

هذا أمر أساسي لأن هناك اعتبارات معينة هي ببساطة أكثر أهمية من غيرها. هذا هو السبب في أنك تحتاج إلى استخدام مصفوفة القرار المرجحة لتحديد الخيار الأفضل لك.

اضرب الدرجات المرجحة

بمجرد قيامك بتطبيق جميع مقاييس التصنيف الخاصة بك وتعيين وزن لكل من الاعتبارات بنجاح ، قم بضرب الترجيح في كل من الاعتبارات. وهذا يضمن إعطاء المزيد من الأهمية للاعتبارات الأساسية ، مما سيساعد في اختيار أفضل وكالة.

قم بتطبيق الدرجة المرجحة على عدد البدائل التي حددتها لكل خيار من الخيارات المحددة.

احسب النتيجة الإجمالية

بمجرد تحديد الدرجات بناءً على جميع العوامل ولكل من الخيارات المتاحة ، فإن الخطوة التالية هي تحديد أعلى درجة كفائز.

نظرًا لأنك الآن قد جمعت جميع الدرجات والاعتبارات لكل من البدائل ، في هذه المرحلة ، يجب أن يكون لديك صورة واضحة للإجابة المستندة إلى الأرقام والتي يكون القرار الأفضل بالنسبة لها.

استنتاجات مصفوفة القرار

أخيرًا وليس آخرًا ، تسهل مصفوفة القرار قياس الخيارات وموازنتها مقابل ما هو مهم وقبل كل شيء ، قم بذلك بشكل موضوعي وعملي. تقضي هذه العملية على كل تعقيدات التحليل ويكون اتخاذ القرارات أسهل بكثير عندما يتم تبسيط الأمور.

بكلمات أبسط ، تسمح مصفوفة القرار بالتركيز على ما يهم حقًا وما يجب تحديده حسب الأولوية. من المهم أيضًا أن تضع في اعتبارك أن مصفوفة القرار ليست الأداة الوحيدة المتاحة ، على سبيل المثال ، في بعض الأحيان ستعمل قائمة منتظمة من الإيجابيات والسلبيات من أجلك. لا يتم استخدام هذا النهج في إدارة المشاريع فحسب ، بل يستخدم أيضًا في دورة الحياة اليومية لاتخاذ قرارات مستنيرة مع تجنب جميع أنواع التحيزات والمضاعفات النموذجية التي يكون جميعنا تقريبًا مذنبين بالوقوع فيها من وقت لآخر.

مصفوفات اتخاذ القرار البديلة

في حين أنه قد يكون مفيدًا بشكل لا يصدق لاتخاذ قرارات العمل ، إلا أن مصفوفة القرار الموصوفة أعلاه ليست هي الخيار الوحيد لتقييم ما إذا كنت تريد الذهاب إلى اليسار أو اليمين. دعنا نلقي نظرة على بعض المصفوفات الأخرى التي يمكنك استخدامها في اتخاذ القرار.

1. تحليل SWOT

تحليل SWOT هو أداة عمل بسيطة تُستخدم لاتخاذ القرار بناءً على العوامل الداخلية والخارجية للشركة. يجب أن يتم إجراؤها بعمق من خلال إشراك أعضاء الفريق الرئيسيين الذين لديهم وجهات نظر مختلفة حول العمل لضمان أن يكون التحليل شاملاً للغاية.

يتكون تحليل SWOT من أربعة أشياء ، حيث تكون نقاط القوة والضعف عوامل داخلية يمكنك التحكم فيها بسهولة ، والفرص والتهديدات هي العوامل الفردية التي يجب التحكم فيها.

2. تحليل مجال القوة

بالنسبة لجميع قادة الأعمال الذين يحاولون العثور على السبب الجذري لأي مشكلة ، والتي تتعلق عادةً بعملية أو سير عمل ، فإن تحليل مجال القوة سيحدد السبب في المساعدة في صياغة الحلول. لإجراء تحليل مجال القوة ، تحتاج إلى تحديد النتيجة المرجوة ، سواء كانت هدفًا أو رؤية أو فهمًا أفضل للوضع الحالي.

ثم في الأعمدة المتوازية ، تحتاج إلى تحديد الهدف وإدراج القوى الدافعة والتقييد التي تعارضه. ضع إستراتيجية للتغييرات التي تحتاج إلى إجرائها على هذه القوى ثم رتب تلك التغييرات حسب الأولوية للهدف النهائي.

توصل إلى استنتاجاتك أسهل كثيرًا الآن!

يعد اتخاذ قرارات سريعة وذكية جزءًا أساسيًا من أي نظام جيد لتخطيط وإدارة المشاريع. سواء كنت تستخدم مصفوفة قرار لاتخاذ قرار معقد أو بسيط أيضًا ، ستساعدك هذه الأدوات المذكورة أعلاه في اختيار البدائل بين العوامل المختلفة واتخاذ القرار الأفضل لفريقك بسهولة.

لذلك ، في المرة القادمة التي تنحصر فيها في كتلة عقلية ، غير قادر على الاختيار والاختيار بين خيارين ، اسحب المصفوفة وابدأ في تبديل الخيارات. تحرر من القرارات المتحيزة عادة للمديرين وأصحاب المصلحة وأخذ السلطة من وجهة نظر منطقية فقط.

انظر أيضا:

• كل ما تحتاج لمعرفته حول S-Curve
• ما هو تطبيق الفريق؟ - كل ما يجب أن تعرفه عنه
• دليل 2022 حول الهيكل التنظيمي للمصفوفة
• 4 أرباع مصفوفة إدارة الوقت
• دليل مفيد لمصفوفة تتبع المتطلبات
• مصفوفة مخاطر جديدة بالكامل وحقول مخصصة للمخاطر وغير ذلك الكثير
• ما هي مصفوفة أيزنهاور؟ كيفية استخدامها
• ما هي طريقة MoSCoW ، وكيف تساعد في تحديد الأولويات؟