項目管理決策矩陣初學者指南

成功的企業就是在正確的時間做出正確的決定。 好的決定可以完全成就或破壞您的業務，它們可以引導您的團隊做出正確的決定並實現您的目標，或者只是讓您的商務車遭受無法挽回的損失。

那麼，你如何做出這些決定呢？ 拋硬幣？ 擲骰子？ 或者只是相信你的直覺並順其自然？ 決策是良好業務規劃中最關鍵的部分之一，但是，要了解哪個選項是最好的選項以及您應該選擇哪個選項可能非常棘手。 關鍵是在做出正確決定的同時要超級快而不要懷疑。

這聽起來像是一項不可能完成的任務嗎？ 不用擔心，即使有點麻煩，我們也會將其分解成更小的塊，讓您非常容易理解和實施。 借助決策矩陣，您可以方便地解決每個決策的利弊，權衡不同的變量，并快速輕鬆地做出明智的決策。

在我們全面了解決策矩陣之前，了解它是什麼很重要！

什麼是決策矩陣？

決策矩陣是一種顯示在行和列中的值，您可以通過簡單地根據變量的重要性對變量進行加權來直觀地比較可能的解決方案。 它是一種在不同選擇之間仔細評估和選擇最佳選項的工具。

如果您對多個選項感到困惑並且必須考慮多個選項才能做出最終決定，通常會使用此工具。 決策矩陣還有多個其他名稱，例如 Pugh 矩陣、網格分析、多屬性效用理論以及問題選擇矩陣和決策網格。

決策矩陣不僅有助於為業務選擇最佳行動方案，還有助於確定任務的優先級、解決問題和創建論據以簡單地捍衛您已經做出的決定。 當您從邏輯和實用的角度尋找解決方案並且您有多個變量需要權衡和比較時，這是最有益的。 要創建這樣一個矩陣，您必須確定哪些標準對做出最終選擇很重要，然後為它們分配權重以進行評估。

讓我們用更多細節來檢查一下，並確定什麼時候應該使用決策矩陣，什麼時候不應該使用決策矩陣。

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如何在項目管理中使用風險評估矩陣？

何時使用決策矩陣，何時不使用？

如上所述，決策矩陣不僅有助於做出複雜的決策，還有助於確定任務的優先級並製定解決方案來捍衛您已經提出的解決方案。 但是，您並不總是需要使用決策矩陣。

如果您的評估標準不限制您在兩個變量之間進行選擇，那麼決策矩陣可能不是最佳選擇。 例如，它不會讓你決定你的團隊在來年應該採取的方向，因為你所決定的事情完全沒有可比性。 以下是您必須擁有決策矩陣的一些實例，例如：

• 比較多個選項或在變量之間進行選擇
• 縮小多個選項以選擇最終決定
• 權衡多個重要因素
• 選擇從邏輯的角度做出決定或解決方案，而不是直覺或情緒/直覺的決定。

如果您覺得決策矩陣不適合您的業務情況，請在下面了解其他形式的決策方法。

如何創建決策矩陣？

決策矩陣有助於根據多個因素及其相對重要性輕鬆評估不同選擇之間的最佳選擇。 以下是正確創建決策矩陣所需的步驟。

1. 明確問題

最重要的一步是簡單地在決策框中插入應該做出的決定或需要解決的問題。 該聲明必須明確定義並為每個人所理解。

讓我們在這裡舉一個實際的例子，你必須在改造舊辦公室或搬進新裝修的大樓之間做出選擇。 提出正確的問題並將其放入決策框中以查看。

2. 確定所有決策因素

在此步驟中，您需要針對需要為此矩陣做出的決策進行頭腦風暴的選擇標準。 簡而言之，必須回答所有問題，需要哪些因素來幫助做出正確的決定？ 或者，做出決定必須滿足哪些關鍵成功因素？

在上述步驟中給出的示例中，將對這些決策產生巨大影響的因素是，

• 我們能多快獲得給定投資的回報？ 越早越好。
• 現金流量是多少，這些選項中的每一個將如何影響公司在銀行的現金流量？
• 時刻注意時機——在每種情況下浪費了多少時間？

過程中的這組標準將幫助您確定最佳決策並避免任何主觀性。

3.添加替代選項

現在終於到了添加不同選項來比較它們的時候了，換句話說，這些是您現有問題的解決方案。 在我們的示例中，我們有兩個選項：

• 轉移到一個新裝修的辦公室
• 改造舊的現有辦公室

4. 創建決策矩陣

決策矩陣是一個網格，您可以在其中輕鬆比較各種給定選項之間的所有基本考慮因素。 當然，您甚至可以在 nTask 上構建這些決策矩陣，它是一個任務管理和工作管理工具，可幫助您跨多個組織組織和執行工作，並提高團隊內部的效率和生產力。

5. 為每個決策因素分配權重

這是任何決定的基礎，某些因素總是比其他變量具有更高的優先級，因此，您需要為每個給定因素分配權重。 每個決策因素都需要從 1 到 5 進行評分，其中 1 是最不重要的，最重要的是最不重要的，最多是 5 是最重要的。

重要的是不要對每個決策因素賦予相同的權重，否則分析將無法完美進行，漏洞會很多，難以做出決策。 如果您難以找到分數，最好的解決方案是將量表從 1 擴展到 10，以更徹底地評估每個變量。

6.為每個選項添加分數

現在將對每個選項執行與之前相同的過程。 同樣，您必須設置一個從 1 到 5 的分數，如果這還不夠，您可以輕鬆地使用從 1 到 10 的分數來累加分數。

這是基本的，因為有些考慮比其他考慮更重要。 這就是為什麼您需要使用加權決策矩陣來確定最適合您的選擇。

乘以加權分數

一旦你應用了所有的評分量表並成功地為每個考慮因素分配了權重，將權重乘以每個考慮因素。 這確保了更重要的考慮因素被賦予更多的權重，這將有助於選擇最佳機構。

將加權分數應用於您為每個給定選項選擇的備選方案的數量。

計算總分

一旦根據所有因素和每個可用選項確定了分數，下一步就是選擇最高分數作為獲勝者。

現在您已經將每個備選方案的所有分數和考慮因素相加，此時，您應該清楚地了解基於數字的答案，哪個決策是最佳答案。

決策矩陣結論

最後但並非最不重要的一點是，決策矩陣使衡量和權衡選項與重要的選項變得更加容易，最重要的是，以客觀和務實的方式進行。 此過程消除了分析的所有復雜性，並且在簡化事情時更容易做出決策。

簡而言之，決策矩陣允許專注於真正重要的事情以及應該優先考慮的事情。 同樣重要的是要記住，決策矩陣並不是唯一可用的工具，例如，有時一個常規的利弊列表會對你有用。 這種方法不僅用於項目管理，還用於日常生命週期中，以做出更明智的決策，同時避免我們幾乎所有人不時犯下的所有類型的典型偏見和並發症。

替代決策矩陣

雖然它可能對做出業務決策非常有益，但上述決策矩陣並不是評估是向左還是向右的唯一選擇。 讓我們看一下其他一些可用於決策的矩陣。

1. SWOT 分析

SWOT 分析是一種簡單的商業工具，用於根據公司的內部和外部因素進行決策。 應該通過讓對業務有不同觀點的關鍵團隊成員參與來深入執行，以確保分析高度全面。

SWOT分析包括四件事，其中優勢和劣勢是您可以輕鬆控制的內部因素，機會和威脅是您可以控制的個人因素。

2. 力場分析

對於所有試圖找出任何問題的根本原因（通常與流程或工作流相關）的業務領導者，力場分析將確定原因，以幫助制定解決方案。 要進行力場分析，您需要確定期望的結果是什麼，是目標、願景還是對當前情況的更好理解。

然後在平行欄中，您需要設定目標並列出反對它的驅動力和約束力。 制定戰略，你需要對這些力量做出改變，然後將這些改變優先考慮到最終目標。

現在更容易得出結論！

做出快速而明智的決策是任何良好的項目規劃和項目管理系統的重要組成部分。 無論您是使用決策矩陣來做出複雜的決策還是簡單的決策，上述這些工具都將幫助您在不同因素之間選擇替代方案，並輕鬆為您的團隊做出最佳決策。

因此，下次當您遇到心理障礙，無法在兩個選項之間做出決定和選擇時，請拿出您的矩陣並開始交替選項。 擺脫經理和利益相關者通常有偏見的決策，僅從邏輯角度獲取權威。

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