Guia para iniciantes em matriz de decisão em gerenciamento de projetos

Um negócio de sucesso tem tudo a ver com tomar as decisões certas no momento certo. Boas decisões podem fazer ou quebrar completamente o seu negócio, elas podem orientar sua equipe na decisão certa e atingir seus objetivos ou simplesmente bater seu carro comercial com perdas irrecuperáveis.

Então, como você toma essas decisões? Lançar uma moeda? Rolar um dado? Ou simplesmente confiar em seu instinto e seguir em frente? A tomada de decisão é uma das partes mais cruciais de um bom planejamento de negócios, no entanto, pode ser bastante complicado entender qual opção é a melhor e qual você deve seguir. A chave é ser super rápido sem ter dúvidas ao tomar a decisão certa também.

Parece uma tarefa impossível? Não se preocupe, mesmo que seja um pouco trabalhoso, vamos dividi-lo em partes menores para torná-lo super fácil de entender e implementar. Com a ajuda de uma matriz de decisão, você pode abordar convenientemente os prós e os contras de cada decisão, avaliar diferentes variáveis ​​e tomar uma ótima decisão com rapidez e facilidade.

Antes de aprendermos tudo sobre a matriz de decisão, é importante saber o que é!

O que é uma matriz de decisão?

Uma matriz de decisão é um tipo de valor apresentado em linhas e colunas que permite comparar visualmente soluções possíveis simplesmente pesando variáveis ​​com base em sua importância. É uma ferramenta para avaliar cuidadosamente e selecionar a melhor opção possível entre diferentes escolhas.

Essa ferramenta geralmente é usada se você estiver confuso entre mais de uma opção e houver várias opções que você deve considerar para tomar sua decisão final. Existem vários outros nomes para matriz de decisão, como matriz de Pugh, análise de grade, teoria de utilidade multi-atributo e matriz de seleção de problemas e grade de decisão também.

Uma matriz de decisão não só ajuda a selecionar o melhor curso de ação para os negócios, mas também auxilia na priorização de tarefas, na resolução de problemas e na criação de argumentos para simplesmente defender uma decisão que você já tomou. É mais benéfico quando você está procurando uma solução do ponto de vista lógico e prático e tem mais de uma variável para pesar e comparar. Para criar essa matriz, você deve determinar quais critérios são importantes para fazer a escolha final e, em seguida, atribuir-lhes pesos para avaliação.

Vamos verificar isso com mais detalhes e determinar quando você deve ou não usar uma matriz de decisão.

Leitura em destaque:

Como Utilizar a Matriz de Avaliação de Riscos no Gerenciamento de Projetos?

Quando usar uma matriz de decisão e quando não usar?

Conforme discutido acima, uma matriz de decisão não apenas ajuda na tomada de decisões complexas, mas também na priorização de tarefas e na elaboração de uma solução para defender a solução que você já apresentou. No entanto, você nem sempre precisa usar uma matriz de decisão.

Se seus critérios de avaliação não o limitam a escolher entre duas variáveis, então a matriz de decisão pode não ser a melhor escolha a ser feita. Por exemplo, ele não permitirá que você decida qual direção sua equipe deve seguir para o próximo ano, pois as coisas que você está decidindo não são comparáveis. Aqui estão algumas das instâncias em que você deve ter uma matriz de decisão, como:

• Comparar várias opções ou escolher entre uma variável
• Restringir várias opções para optar por uma decisão final
• Pesando vários fatores importantes
• Optar por chegar a uma decisão ou solução a partir de uma perspectiva lógica, em vez de um pressentimento ou uma decisão emocional/intuitiva.

Se você acha que a matriz de tomada de decisão não se encaixa na sua situação de negócios, conheça outras formas de abordagens de tomada de decisão abaixo.

Como criar uma matriz de decisão?

Uma matriz de decisão ajuda a avaliar facilmente a melhor opção entre diferentes escolhas, com base em vários fatores e também em sua importância relativa. Aqui estão as etapas necessárias para criar uma matriz de decisão corretamente.

1. Identifique o problema claramente

O primeiro passo é simplesmente inserir a decisão que deve ser tomada ou a questão que precisa ser resolvida na caixa de decisão. Esta declaração deve ser claramente definida e compreensível por todos.

Vamos dar um exemplo prático aqui, você tem que fazer uma escolha entre reformar seu antigo escritório ou simplesmente se mudar para um prédio recém-mobiliado. Coloque a pergunta correta e coloque-a na caixa de decisão para visualizar.

2. Identifique todos os fatores de decisão

Nesta etapa, você precisa fazer um brainstorming dos critérios de seleção para as decisões que precisam ser tomadas para essa matriz. Em suma, todas as perguntas devem ser respondidas, quais são os fatores necessários para ajudar a tomar a decisão certa? Ou quais são os fatores críticos de sucesso que devem ser atendidos para se chegar a uma decisão?

No exemplo dado na etapa acima mencionada, os fatores que terão um grande efeito sobre essas decisões são,

• Com que rapidez podemos obter um retorno sobre o investimento dado? Quanto mais cedo, melhor.
• Quais são os fluxos de caixa e como cada uma dessas opções afetará o fluxo de caixa da empresa no banco?
• Esteja sempre consciente do tempo – quanto tempo é perdido em cada cenário?

Este conjunto de critérios no processo irá ajudá-lo a identificar a melhor decisão e evitar qualquer subjetividade.

3. Adicione opções alternativas

Agora é finalmente hora de adicionar as diferentes opções disponíveis para compará-las, ou seja, a solução para o seu problema existente. No nosso exemplo, temos duas opções:

• Mude para um escritório recém-mobiliado
• Renove o antigo escritório existente

4. Crie uma matriz de decisão

Uma matriz de decisão é uma grade onde você pode comparar facilmente todas as considerações essenciais entre as várias opções fornecidas. Naturalmente, você pode até construir essas matrizes de decisão sobre o nTask, é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e gerenciamento de trabalho para ajudá-lo a organizar e executar o trabalho em várias organizações e aumentar a eficiência e a produtividade das equipes.

5. Atribua um peso a cada um dos seus fatores de decisão

É básico em qualquer decisão, alguns fatores sempre terão mais prioridade sobre as outras variáveis, por isso é preciso atribuir pesos a cada um dos fatores dados. Cada um dos fatores de decisão precisa receber uma pontuação de 1 a 5, sendo 1 o menos importante na importância mínima e 5 a prioridade máxima.

É muito importante não dar o mesmo peso a cada fator de decisão, caso contrário, a análise não será realizada perfeitamente e haverá muitas lacunas, dificultando a tomada de uma decisão. Se você está tendo dificuldade em encontrar uma pontuação, a melhor solução é estender a escala de 1 a 10, para avaliar cada variável ainda mais detalhadamente.

6. Adicione pontuações para cada uma das opções

O mesmo processo que foi feito anteriormente será feito agora em relação a cada uma das opções. Novamente, você deve definir uma pontuação de 1 a 5 e, se isso simplesmente não for suficiente, você pode facilmente usar uma escala de 1 a 10 para somar as pontuações.

Isso é fundamental porque existem certas considerações que são simplesmente mais importantes do que outras. É por isso que você precisa usar uma matriz de decisão ponderada para identificar a melhor opção para você.

Multiplique as pontuações ponderadas

Depois de aplicar todas as suas escalas de classificação e atribuir com sucesso um peso a cada uma das considerações, multiplique o peso por cada uma das considerações. Isso garante que as considerações mais essenciais recebam mais peso, o que ajudará a selecionar a melhor agência.

Aplique a pontuação ponderada ao número de alternativas que você selecionou para cada uma das opções dadas.

Calcular a pontuação total

Uma vez que as pontuações tenham sido decididas com base em todos os fatores e para cada uma das opções disponíveis, o próximo passo é selecionar a pontuação mais alta como vencedora.

Como agora você somou todas as pontuações e considerações para cada uma das alternativas, neste ponto, você deve ter uma visão clara da resposta baseada em números para a qual a decisão é a melhor.

Conclusões da Matriz de Decisão

Por último, mas não menos importante, a matriz de decisão torna mais fácil medir e pesar as opções em relação ao que é importante e, acima de tudo, fazê-lo de forma objetiva e pragmática. Este processo elimina toda a complexidade da análise e as decisões são muito mais fáceis de tomar quando as coisas são simplificadas.

Em palavras mais simples, a matriz de decisão permite focar no que realmente importa e no que deve ser priorizado. Também é importante ter em mente que a matriz de decisão não é a única ferramenta disponível, por exemplo, às vezes uma lista regular de prós e contras funcionará para você. Essa abordagem não é usada apenas no gerenciamento de projetos, mas também no ciclo da vida cotidiana para tomar decisões mais bem informadas, evitando todos os tipos de preconceitos e complicações típicos em que quase todos somos culpados de cair de tempos em tempos.

Matrizes alternativas de tomada de decisão

Embora possa ser incrivelmente benéfico para a tomada de decisões de negócios, a matriz de decisão descrita acima não é a única opção para avaliar se deve ir para a esquerda ou para a direita. Vamos dar uma olhada em algumas outras matrizes que você pode usar para a tomada de decisões.

1. Análise SWOT

Uma análise SWOT é uma ferramenta de negócios simples que é usada para a tomada de decisões com base em fatores internos e externos de uma empresa. Deve ser realizado profundamente envolvendo os principais membros da equipe que têm perspectivas diferentes sobre o negócio para garantir que a análise seja altamente abrangente.

A análise SWOT consiste em quatro coisas, onde os pontos fortes e fracos são fatores internos que você pode controlar facilmente, e as oportunidades e ameaças são os fatores individuais a serem controlados.

2. Análise de Campo de Força

Para todos os líderes de negócios que estão tentando encontrar a causa raiz de qualquer problema, geralmente relacionado a um processo ou fluxo de trabalho, uma análise de campo de força identificará a causa para ajudar na elaboração de soluções. Para realizar uma análise de campo de força, você precisa decidir qual será o resultado desejado, seja um objetivo, uma visão ou uma melhor compreensão da situação atual.

Em seguida, nas colunas paralelas, você precisa definir a meta e listar as forças motrizes e restritivas que se opõem a ela. Crie estratégias para as mudanças que você precisa fazer nessas forças e priorize essas mudanças para o objetivo final.

Chegue às suas conclusões muito mais fácil agora!

Tomar decisões rápidas e inteligentes é uma parte essencial de qualquer bom sistema de planejamento e gerenciamento de projetos. Esteja você usando uma matriz de decisão para tomar uma decisão complexa ou também uma simples, essas ferramentas mencionadas acima ajudarão você a escolher alternativas entre diferentes fatores e a tomar a melhor decisão para sua equipe com facilidade.

Então, da próxima vez que você for pego com um bloqueio mental, incapaz de decidir e escolher entre duas opções, retire sua matriz e comece a alternar as opções. Liberte-se das decisões geralmente tendenciosas dos gerentes e das partes interessadas e assuma a autoridade apenas do ponto de vista lógico.

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