Proje Yönetiminde Karar Matrisine Yeni Başlayanlar Kılavuzu

Başarılı bir iş, doğru zamanda doğru kararları vermekle ilgilidir. İyi kararlar işinizi tamamen bozabilir veya bozabilir, ya ekibinizi doğru karara yönlendirebilir ve hedeflerinize ulaşabilir ya da iş arabanızı geri dönüşü olmayan kayıplarla çarpabilir.

Peki, bu kararları nasıl veriyorsunuz? Yazı tura atmak? Bir zar at? Ya da sadece içgüdülerinize güvenin ve onunla devam edin? Karar verme, iyi bir iş planlamasının en önemli kısımlarından biridir, ancak hangi seçeneğin en iyi olduğunu ve hangisini seçmeniz gerektiğini anlamak oldukça zor olabilir. Anahtar, doğru kararı verirken de şüphe duymadan süper hızlı olmaktır.

İmkansız bir görev gibi mi geliyor? Endişelenmeyin, biraz zahmetli olsa bile, anlamanız ve uygulamanız için çok kolay hale getirmek için onu daha küçük parçalara ayıracağız. Bir karar matrisinin yardımıyla, her bir kararın artılarını ve eksilerini rahatça ele alabilir, farklı değişkenleri tartabilir ve hızlı ve kolay bir şekilde harika bir karar verebilirsiniz.

Karar matrisi hakkında her şeyi öğrenmeden önce, onun ne olduğunu bilmek önemlidir!

Karar matrisi nedir?

Karar matrisi, değişkenleri önemlerine göre basitçe tartarak olası çözümleri görsel olarak karşılaştırmanıza olanak tanıyan satırlarda ve sütunlarda gösterilen bir değer türüdür. Farklı seçenekler arasından mümkün olan en iyi seçeneği dikkatlice değerlendirmek ve seçmek için bir araçtır.

Bu araç genellikle, birden fazla seçenek arasında kafanız karıştıysa ve son kararınızı vermek için göz önünde bulundurmanız gereken birden çok seçenek varsa kullanılır. Karar matrisi için Pugh matrisi, Izgara analizi, çok özellikli fayda teorisi ve problem seçim matrisi ve karar ızgarası gibi birçok başka isim vardır.

Bir karar matrisi, yalnızca iş için en iyi eylem yolunu seçmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda görevlerin önceliklendirilmesine, problem çözmeye ve daha önce vermiş olduğunuz bir kararı savunmak için argümanlar oluşturmaya da yardımcı olur. Mantıklı ve pratik bir bakış açısıyla bir çözüm aradığınızda ve tartmak ve karşılaştırmak için birden fazla değişkeniniz olduğunda en faydalıdır. Böyle bir matris oluşturmak için, son seçimi yaparken hangi kriterlerin önemli olduğunu belirlemeli ve ardından değerlendirme için onlara ağırlık vermelisiniz.

Bunu daha ayrıntılı olarak kontrol edelim ve ne zaman bir karar matrisi kullanmanız ve kullanmamanız gerektiğini belirleyelim.

Öne Çıkan Okuma:

Proje Yönetiminde Risk Değerlendirme Matrisi Nasıl Kullanılır?

Karar matrisi ne zaman kullanılır, ne zaman kullanılmaz?

Yukarıda tartışıldığı gibi, bir karar matrisi yalnızca karmaşık kararlar almaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda görevlerin önceliklendirilmesine ve halihazırda bulduğunuz çözümü savunmak için bir çözüm oluşturulmasına da yardımcı olur. Ancak, her zaman bir karar matrisi kullanmanıza gerek yoktur.

Değerlendirme kriterleriniz iki değişken arasında seçim yapmanızı sınırlamıyorsa, karar matrisi yapılacak en iyi seçim olmayabilir. Örneğin, aralarında karar verdiğiniz şeyler tamamen karşılaştırılabilir olmadığından, ekibinizin önümüzdeki yıl için hangi yöne gitmesi gerektiğine karar vermenize izin vermez. Aşağıda, bir karar matrisine sahip olmanız gereken durumlardan birkaçı verilmiştir, örneğin:

• Birden çok seçeneği karşılaştırma veya bir değişken arasında seçim yapma
• Nihai bir karar vermek için birden fazla seçeneği daraltmak
• Birden fazla önemli faktörü tartmak
• İçgüdüsel bir his veya duygusal/sezgisel bir karar yerine mantıklı bir bakış açısıyla bir karara veya çözüme ulaşmayı seçmek.

Karar verme matrisinin iş durumunuza uymadığını düşünüyorsanız, aşağıdaki diğer karar verme yaklaşımları hakkında bilgi edinin.

Karar matrisi nasıl oluşturulur?

Bir karar matrisi, birden çok faktöre ve bunların göreli önemine dayalı olarak, farklı seçenekler arasındaki en iyi seçeneğin kolayca değerlendirilmesine yardımcı olur. Doğru bir karar matrisi oluşturmak için gerekli adımlar şunlardır.

1. Sorunu açıkça tanımlayın

En önemli adım, verilmesi gereken kararı veya çözülmesi gereken soruyu karar kutusuna yazmaktır. Bu ifade açıkça tanımlanmalı ve herkes tarafından anlaşılabilir olmalıdır.

Burada pratik bir örnek verelim, eski ofisinizi yenilemek veya yeni döşenmiş bir binaya taşınmak arasında bir seçim yapmanız gerekiyor. Doğru soruyu koyun ve görüntülemek için karar kutusuna koyun.

2. Tüm karar faktörlerini tanımlayın

Bu adımda, bu matris için alınması gereken kararlar için seçim kriterlerini beyin fırtınası yapmanız gerekir. Kısacası, tüm soruların cevaplanması gerekiyor, doğru kararı vermenize yardımcı olacak faktörler nelerdir? Veya bir karara varmak için karşılanması gereken kritik başarı faktörleri nelerdir?

Yukarıda belirtilen adımda verilen örnekte, bu kararlarda büyük etkisi olacak faktörler şunlardır:

• Verilen yatırımın geri dönüşünü ne kadar çabuk alabiliriz? Ne kadar erken olursa o kadar iyi olur.
• Nakit akışları nelerdir ve bu seçeneklerin her biri şirketin bankadaki nakit akışını nasıl etkiler?
• Daima zamanlamanın bilincinde olun – her senaryoda ne kadar zaman kaybedilir?

Süreçteki bu kriter seti, en iyi kararı belirlemenize ve herhangi bir öznellikten kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

3. Alternatif seçenekler ekleyin

Şimdi nihayet bunları karşılaştırmak için mevcut olan farklı seçenekleri eklemenin zamanı geldi, bunlar başka bir deyişle mevcut probleminizin çözümü. Örneğimizde iki seçeneğimiz var:

• Yeni döşenmiş bir ofise geçiş yapın
• Eski mevcut ofisi yenileyin

4. Bir karar matrisi oluşturun

Karar matrisi, verilen çeşitli seçenekler arasındaki tüm temel hususları kolayca karşılaştırabileceğiniz bir ızgaradır. Doğal olarak, bu karar matrislerini nTask üzerinden bile oluşturabilirsiniz; bu, birden fazla kuruluşta işi organize etmenize ve yürütmenize ve ekipler içinde verimliliği ve üretkenliği artırmanıza yardımcı olan bir görev yönetimi ve iş yönetimi aracıdır.

5. Karar faktörlerinin her birine bir ağırlık atayın

Herhangi bir kararda temeldir, bazı faktörler her zaman diğer değişkenlere göre daha fazla önceliğe sahip olacaktır, bu nedenle verilen faktörlerin her birine ağırlık atamanız gerekir. Karar faktörlerinin her birine 1'den 5'e kadar bir puan verilmelidir, 1 minimum önemde en az önemli ve 5 en fazla önceliktir.

Her bir karar faktörüne aynı ağırlığı vermemek son derece önemlidir, aksi takdirde analiz mükemmel bir şekilde yapılmayacak ve çok sayıda boşluk oluşacak ve bu da bir karara varmayı zorlaştıracaktır. Puan bulmakta zorluk çekiyorsanız, en iyi çözüm, her bir değişkeni daha da derinlemesine değerlendirmek için ölçeği 1'den 10'a çıkarmaktır.

6. Seçeneklerin her biri için puan ekleyin

Daha önce yapılan işlemin aynısı şimdi seçeneklerin her biri için yapılacaktır. Yine, 1'den 5'e kadar bir puan belirlemelisiniz ve bu yeterli değilse, puanları toplamak için kolayca 1'den 10'a kadar bir ölçek kullanabilirsiniz.

Bu temeldir, çünkü diğerlerinden daha önemli olan bazı hususlar vardır. Bu nedenle, sizin için en iyi seçeneği belirlemek için ağırlıklı bir karar matrisi kullanmanız gerekir.

Ağırlıklı puanları çarpın

Tüm derecelendirme ölçeklerinizi uyguladıktan ve değerlendirmelerin her birine başarıyla bir ağırlık atadıktan sonra, ağırlığı her bir değerlendirmeyle çarpın. Bu, daha temel hususlara daha fazla ağırlık verilmesini sağlar ve bu da en iyi ajansın seçilmesine yardımcı olur.

Verilen seçeneklerin her biri için seçtiğiniz alternatif sayısına ağırlıklı puanı uygulayın.

Toplam puanı hesapla

Tüm faktörlere ve mevcut seçeneklerin her birine dayalı olarak puanlara karar verildikten sonra, bir sonraki adım kazanan olarak en yüksek puanı seçmektir.

Şimdi, her bir alternatif için tüm puanları ve değerlendirmeleri topladığınız için, bu noktada, kararın en iyi olduğu sayıya dayalı yanıtın net bir resmine sahip olmalısınız.

Karar Matrisi Sonuçları

Son olarak, karar matrisi, seçeneklerin önemli olana karşı ölçülmesini ve tartılmasını kolaylaştırır ve hepsinden önemlisi, bunu objektif ve pragmatik olarak yapar. Bu süreç, analizin tüm karmaşıklığını ortadan kaldırır ve işler basitleştirildiğinde karar vermek çok daha kolaydır.

Daha basit bir ifadeyle, karar matrisi gerçekten neyin önemli olduğuna ve neye öncelik verilmesi gerektiğine odaklanmayı sağlar. Karar matrisinin mevcut tek araç olmadığını akılda tutmak da önemlidir, örneğin, bazen düzenli bir artılar ve eksiler listesi işinize yarayabilir. Bu yaklaşım sadece proje yönetiminde değil, aynı zamanda günlük yaşam döngüsünde daha bilinçli kararlar verirken neredeyse hepimizin zaman zaman düşmekten suçlu olduğu her türlü tipik önyargı ve komplikasyondan kaçınmak için kullanılır.

Alternatif karar verme matrisleri

İş kararları vermek için inanılmaz derecede faydalı olsa da, yukarıda açıklanan karar matrisi, sola mı yoksa sağa mı gidileceğini değerlendirmek için tek seçenek değildir. Karar vermek için kullanabileceğiniz diğer birkaç matrise bir göz atalım.

1. SWOT Analizi

SWOT analizi, bir şirketin iç ve dış faktörlerine dayalı olarak karar vermek için kullanılan basit bir iş aracıdır. Analizin son derece kapsamlı olmasını sağlamak için işe farklı bakış açılarına sahip kilit ekip üyeleri dahil edilerek derinlemesine yapılmalıdır.

SWOT Analizi, güçlü ve zayıf yönlerin kolayca kontrol edebileceğiniz dahili faktörler olduğu ve fırsatlar ve tehditlerin kontrol edilmesi gereken bireysel faktörler olduğu dört şeyden oluşur.

2. Kuvvet Alanı Analizi

Genellikle bir süreç veya iş akışıyla ilgili herhangi bir sorunun temel nedenini bulmaya çalışan tüm iş liderleri için, bir güç alanı analizi, çözüm üretmede yardımcı olarak nedeni belirleyecektir. Bir güç alanı analizi yapmak için, bir hedef, bir vizyon veya mevcut durumu daha iyi anlamak olsun, istenen sonucun ne olacağına karar vermeniz gerekir.

Ardından paralel sütunlarda hedefi belirlemeniz ve ona karşı çıkan itici ve kısıtlayıcı güçleri listelemeniz gerekir. Bu güçlerde yapmanız gereken değişiklikleri strateji haline getirin ve ardından bu değişiklikleri nihai hedef için önceliklendirin.

Artık sonuçlara çok daha kolay ulaşın!

Hızlı ve akıllı kararlar vermek, herhangi bir iyi proje planlama ve proje yönetim sisteminin önemli bir parçasıdır. Karmaşık veya basit bir karar vermek için bir karar matrisi kullanıyor olsanız da, yukarıda belirtilen bu araçlar, farklı faktörler arasında alternatifler seçmenize ve ekibiniz için en iyi kararı kolayca vermenize yardımcı olacaktır.

Bu nedenle, bir dahaki sefere zihinsel bir blokla karşılaştığınızda, iki seçenek arasında karar veremediğinizde ve seçim yapamadığınızda, matrisinizi çıkarın ve alternatif seçeneklere başlayın. Yöneticilerin ve paydaşların genellikle önyargılı kararlarından kurtulun ve yalnızca mantıklı bir bakış açısıyla yetki alın.

Ayrıca Bakınız:

• S-Eğrisi Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey
• Takım Uygulaması Nedir? - Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey
• Matriks Organizasyon Yapısına İlişkin 2022 Kılavuzu
• 4 Çeyrek Zaman Yönetimi Matrisi
• Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi için Yararlı Bir Kılavuz
• Yepyeni Risk Matrisi, Risk Özel Alanları ve Çok Daha Fazlası
• Eisenhower Matrisi Nedir? Bu nasıl kullanılır
• MoSCoW Yöntemi Nedir ve Önceliklendirmeye Nasıl Yardımcı Olur?