Przewodnik dla początkujących po matrycy decyzyjnej w zarządzaniu projektami

Sukces w biznesie polega na podejmowaniu właściwych decyzji we właściwym czasie. Dobre decyzje mogą całkowicie zadecydować lub zepsuć Twój biznes, mogą albo pokierować Twoim zespołem w podjęciu właściwej decyzji i osiągnąć swoje cele, albo po prostu uderzyć w Twój biznesowy samochód z nieodwracalnymi stratami.

Jak więc podejmujesz te decyzje? Rzuć monetą? Rzuć kostką? A może po prostu zaufaj swojemu przeczuciu i idź z tym? Podejmowanie decyzji jest jedną z najważniejszych części dobrego planowania biznesowego, jednak zrozumienie, która opcja jest najlepsza, a którą należy wybrać, może być dość trudne. Kluczem do sukcesu jest być super szybkim i nie wątpić w podejmowanie właściwej decyzji.

Czy to brzmi jak niemożliwe zadanie? Nie martw się, nawet jeśli jest to trochę kłopotliwe, podzielimy go na mniejsze części, aby było to bardzo łatwe do zrozumienia i wdrożenia. Za pomocą matrycy decyzyjnej możesz wygodnie zająć się zaletami i wadami każdej decyzji, rozważyć różne zmienne i szybko i łatwo podjąć dobrą decyzję.

Zanim dowiemy się wszystkiego o matrycy decyzyjnej, ważne jest, aby wiedzieć, czym ona jest!

Czym jest macierz decyzyjna?

Macierz decyzyjna to rodzaj wartości prezentowany w wierszach i kolumnach, który umożliwia wizualne porównywanie możliwych rozwiązań poprzez proste ważenie zmiennych na podstawie ich ważności. Jest to narzędzie do dokładnej oceny i wyboru najlepszej możliwej opcji spośród różnych wyborów.

To narzędzie jest zwykle używane, jeśli jesteś zdezorientowany co do więcej niż jednej opcji i istnieje wiele opcji, które musisz rozważyć, aby podjąć ostateczną decyzję. Istnieje wiele innych nazw macierzy decyzyjnych, takich jak macierz Pugha, analiza sieciowa, wieloatrybutowa teoria użyteczności, a także macierz wyboru problemów i siatka decyzyjna.

Matryca decyzyjna nie tylko pomaga wybrać najlepszy sposób działania dla biznesu, ale także pomaga w ustalaniu priorytetów zadań, rozwiązywaniu problemów i tworzeniu argumentów, aby po prostu obronić decyzję, którą już podjąłeś. Jest to najbardziej korzystne, gdy szukasz rozwiązania z logicznego i praktycznego punktu widzenia i masz więcej niż jedną zmienną do zważenia i porównania. Aby stworzyć taką macierz, należy określić, które kryteria są ważne przy dokonywaniu ostatecznego wyboru, a następnie przypisać im wagę do oceny.

Sprawdźmy to z dalszymi szczegółami i ustalmy, kiedy należy, a kiedy nie należy używać macierzy decyzyjnej.

Polecana lektura:

Jak wykorzystać macierz oceny ryzyka w zarządzaniu projektami?

Kiedy stosować macierz decyzyjną, a kiedy nie?

Jak omówiono powyżej, macierz decyzyjna nie tylko pomaga w podejmowaniu złożonych decyzji, ale także pomaga w ustalaniu priorytetów zadań i tworzeniu rozwiązania w celu obrony rozwiązania, które już wymyśliłeś. Jednak nie zawsze musisz używać macierzy decyzyjnej.

Jeśli twoje kryteria oceny nie ograniczają cię w wyborze między dwiema zmiennymi, wówczas macierz decyzyjna może nie być najlepszym wyborem. Na przykład nie pozwoli ci zdecydować, jaki kierunek powinien obrać twój zespół na nadchodzący rok, ponieważ rzeczy, między którymi decydujesz, nie są całkowicie porównywalne. Oto kilka przypadków, w których musisz mieć macierz decyzyjną, taką jak:

• Porównywanie wielu opcji lub wybór między zmienną
• Zawężenie wielu opcji, aby zdecydować się na ostateczną decyzję
• Obciążenie wielu ważnych czynników
• Decydując się na podjęcie decyzji lub rozwiązania z logicznej perspektywy, zamiast przeczucia lub emocjonalnej/intuicyjnej decyzji.

Jeśli uważasz, że macierz podejmowania decyzji nie pasuje do Twojej sytuacji biznesowej, zapoznaj się z innymi formami podejść do podejmowania decyzji poniżej.

Jak stworzyć macierz decyzyjną?

Macierz decyzyjna pomaga łatwo ocenić najlepszą opcję spośród różnych wyborów, w oparciu o wiele czynników i ich względne znaczenie. Oto kroki wymagane do prawidłowego utworzenia macierzy decyzyjnej.

1. Wyraźnie zidentyfikuj problem

Najważniejszym krokiem jest po prostu wstawienie decyzji, która ma zostać podjęta lub pytania, które należy rozwiązać w polu decyzyjnym. To stwierdzenie musi być jasno określone i zrozumiałe dla wszystkich.

Weźmy tutaj praktyczny przykład, musisz dokonać wyboru między modernizacją starego biura lub po prostu przeprowadzką do nowo umeblowanego budynku. Zadaj prawidłowe pytanie i umieść je w polu decyzyjnym, aby je wyświetlić.

2. Zidentyfikuj wszystkie czynniki decyzyjne

Na tym etapie musisz przeprowadzić burzę mózgów nad kryteriami wyboru decyzji, które należy podjąć dla tej macierzy. Krótko mówiąc, należy odpowiedzieć na wszystkie pytania, jakie czynniki są potrzebne do podjęcia właściwej decyzji? Lub jakie są krytyczne czynniki sukcesu, które należy spełnić, aby podjąć decyzję?

W przykładzie podanym w powyższym kroku czynnikami, które będą miały ogromny wpływ na te decyzje są:

• Jak szybko możemy uzyskać zwrot z danej inwestycji? Im szybciej, tym lepiej.
• Jakie są przepływy pieniężne i jak każda z tych opcji wpłynie na przepływy pieniężne firmy w banku?
• Zawsze bądź świadomy czasu – ile czasu tracisz w każdym scenariuszu?

Ten zestaw kryteriów w procesie pomoże Ci określić najlepszą decyzję i uniknąć jakiejkolwiek subiektywności.

3. Dodaj alternatywne opcje

Teraz w końcu nadszedł czas, aby dodać różne dostępne opcje, aby je porównać, są to, innymi słowy, rozwiązanie istniejącego problemu. W naszym przykładzie mamy dwie opcje:

• Przenieś się do nowo umeblowanego biura
• Przebudowa starego istniejącego biura

4. Stwórz macierz decyzyjną

Macierz decyzyjna to siatka, w której można łatwo porównać wszystkie istotne kwestie między różnymi podanymi opcjami. Oczywiście możesz nawet zbudować te macierze decyzyjne za pomocą nTask, jest to narzędzie do zarządzania zadaniami i pracą, które pomaga organizować i wykonywać pracę w wielu organizacjach oraz zwiększać wydajność i produktywność w zespołach.

5. Przypisz wagę do każdego ze swoich czynników decyzyjnych

Jest to podstawowa w każdej decyzji, niektóre czynniki zawsze będą miały większy priorytet przed innymi zmiennymi, z tego powodu należy przypisać wagi każdemu z podanych czynników. Każdemu z czynników decyzyjnych należy przyznać ocenę od 1 do 5, przy czym 1 oznacza najmniej ważny przy minimalnej ważności, a 5 najwyżej priorytet jako maksymalny.

Bardzo ważne jest, aby nie przypisywać każdemu czynnikowi decyzyjnemu tej samej wagi, w przeciwnym razie analiza nie zostanie przeprowadzona perfekcyjnie i będzie wiele luk, utrudniających podjęcie decyzji. Jeśli masz trudności ze znalezieniem wyniku, najlepszym rozwiązaniem jest rozszerzenie skali od 1 do 10, aby jeszcze dokładniej ocenić każdą zmienną.

6. Dodaj wyniki dla każdej z opcji

Ten sam proces, który wykonano wcześniej, zostanie teraz wykonany w odniesieniu do każdej z opcji. Ponownie, musisz ustawić punktację od 1 do 5, a jeśli to po prostu nie wystarczy, możesz łatwo użyć skali od 1 do 10, aby zsumować wyniki.

Jest to fundamentalne, ponieważ istnieją pewne względy, które są po prostu najważniejsze od innych. Dlatego musisz użyć ważonej macierzy decyzyjnej, aby zidentyfikować najlepszą dla siebie opcję.

Pomnóż wyniki ważone

Po zastosowaniu wszystkich skal ocen i pomyślnym przypisaniu wagi do każdego z rozważań należy pomnożyć wagę przez każde z rozważań. Gwarantuje to, że przywiązuje się większą wagę do istotnych kwestii, co pomoże wybrać najlepszą agencję.

Zastosuj punktację ważoną do liczby alternatyw wybranych dla każdej z podanych opcji.

Oblicz całkowity wynik

Po ustaleniu wyników na podstawie wszystkich czynników i dla każdej z dostępnych opcji, następnym krokiem jest wybranie jako zwycięzcy najwyższego wyniku.

Ponieważ teraz zsumowałeś wszystkie wyniki i rozważania dla każdej z alternatyw, w tym momencie powinieneś mieć jasny obraz odpowiedzi opartej na liczbach, dla której decyzja jest najlepsza.

Wnioski dotyczące macierzy decyzji

Wreszcie matryca decyzyjna ułatwia mierzenie i ważenie opcji względem tego, co ważne, a przede wszystkim robienie tego obiektywnie i pragmatycznie. Proces ten eliminuje całą złożoność analizy, a decyzje są znacznie łatwiejsze, gdy wszystko jest uproszczone.

Mówiąc prościej, matryca decyzyjna pozwala skoncentrować się na tym, co naprawdę ma znaczenie i co powinno być priorytetowe. Należy również pamiętać, że matryca decyzyjna nie jest jedynym dostępnym narzędziem, na przykład czasami sprawdzi się regularna lista zalet i wad. Takie podejście stosuje się nie tylko w zarządzaniu projektami, ale także w codziennym cyklu życia, aby podejmować bardziej świadome decyzje, unikając przy tym wszelkiego rodzaju typowych uprzedzeń i komplikacji, w których prawie każdy z nas od czasu do czasu upada.

Alternatywne macierze decyzyjne

Chociaż może to być niezwykle korzystne przy podejmowaniu decyzji biznesowych, opisana powyżej macierz decyzji nie jest jedyną opcją oceny, czy iść w lewo, czy w prawo. Rzućmy okiem na kilka innych macierzy, których możesz użyć do podejmowania decyzji.

1. Analiza SWOT

Analiza SWOT to proste narzędzie biznesowe, które służy do podejmowania decyzji w oparciu o czynniki wewnętrzne i zewnętrzne firmy. Powinna być przeprowadzona dogłębnie poprzez zaangażowanie kluczowych członków zespołu, którzy mają różne spojrzenie na biznes, aby zapewnić, że analiza jest bardzo wszechstronna.

Analiza SWOT składa się z czterech rzeczy, gdzie mocne i słabe strony są czynnikami wewnętrznymi, które można łatwo kontrolować, a szanse i zagrożenia są indywidualnymi czynnikami, które należy kontrolować.

2. Analiza pola siłowego

W przypadku wszystkich liderów biznesowych, którzy próbują znaleźć źródłową przyczynę każdego problemu, zwykle związanego z procesem lub przepływem pracy, analiza pola sił pozwoli zidentyfikować przyczynę, pomagając w tworzeniu rozwiązań. Aby przeprowadzić analizę pola siłowego, musisz zdecydować, jaki będzie pożądany wynik, czy będzie to cel, wizja, czy lepsze zrozumienie obecnej sytuacji.

Następnie w równoległych kolumnach musisz ustawić cel i wymienić siły napędowe i powstrzymujące go. Zaplanuj zmiany, które musisz wprowadzić w tych siłach, a następnie ustal priorytety tych zmian, aby osiągnąć ostateczny cel.

Teraz znacznie łatwiej wyciągaj wnioski!

Podejmowanie szybkich i mądrych decyzji jest istotną częścią każdego dobrego systemu planowania i zarządzania projektami. Niezależnie od tego, czy używasz matrycy decyzyjnej do podjęcia złożonej decyzji, czy też prostej, te wyżej wymienione narzędzia pomogą Ci wybrać alternatywy między różnymi czynnikami i łatwo podjąć najważniejszą decyzję dla Twojego zespołu.

Więc następnym razem, gdy dopadnie cię blokada mentalna, nie możesz zdecydować i wybrać między dwiema opcjami, wyciągnij swoją matrycę i zacznij naprzemiennie opcje. Uwolnij się od zwykle tendencyjnych decyzji menedżerów i interesariuszy i przejmij władzę wyłącznie z logicznego punktu widzenia.

Zobacz także:

• Wszystko, co musisz wiedzieć o krzywej S
• Co to jest aplikacja zespołowa? – Wszystko, co powinieneś o tym wiedzieć
• Przewodnik 2022 dotyczący struktury organizacyjnej macierzy
• 4 kwadranty macierzy zarządzania czasem
• Przydatny przewodnik po macierzy śledzenia wymagań
• Całkowicie nowa macierz ryzyka, niestandardowe pola ryzyka i wiele więcej
• Co to jest macierz Eisenhowera? Jak tego użyć
• Co to jest metoda MoSCoW i jak pomaga ustalać priorytety?