Este timpul – Schimbați modul în care lucrați în 2022 cu planificarea dinamică

A suferit vreodată afacerea ta un eșec pentru că te-ai „lipit de plan” puțin prea rigid? Ei bine, realizarea și urmărirea planurilor reprezintă o mare parte a afacerilor, dar planurile nu garantează succesul. Revizuirea, revizuirea și reajustarea planului dvs. în funcție de situație, totuși, vă pot pune pe drumul cel bun.

Și aici își face intrarea un plan dinamic!

Ce este planificarea dinamică?

Este un proces care implică o flexibilitate semnificativă, astfel încât strategiile să poată fi reajustate pentru rezultate optime. Spre deosebire de strategiile tradiționale de planificare și management al performanței, un plan dinamic adoptă o abordare diferită, permițând companiilor să profite la maximum de o anumită situație.

Iată câteva indicații cheie ale acestei strategii care o separă de modurile tradiționale de lucru:

• Imbunatatire continua
• Descentralizarea finantelor
• Alocarea eficientă a resurselor
• Feedback în timp real

Unul dintre cele mai bune lucruri despre acest mod de planificare este că pune companiile pe drumul către îmbunătățirea continuă cu schimbări rapide și ajustare rapidă. Face relativ ușor să ții pasul cu cerințele în schimbare ale lumii.

Nu numai că vă oferă o perspectivă mai largă asupra procesului de planificare, ci și să îl revedeți în mod regulat doar pentru a vă asigura că sunteți pe drumul cel bun. Un plan dinamic funcționează pentru îmbunătățirea generală a companiei, permițând angajaților să adopte cea mai nouă tehnologie, să urmărească oportunități unice și să implementeze idei unice care beneficiază organizația pe termen lung.

Acum, despre cum exact puteți încorpora acest mod de planificare în afacerea dvs.

Cum să începeți cu un plan dinamic?

Iată câteva indicații care vă pot ajuta să integrați planificarea dinamică în afacerea dvs.:

1. Stabiliți obiective clare

Ca orice alt plan, prima prioritate a unui plan dinamic este stabilirea unor obiective clare. Obiectivele definesc „succesul”, cu obiective definite, vă puteți găsi calea spre atingerea lor. Un plan fără obiective, însă, nu duce nicăieri.

Să ne uităm la asta în acest fel, tocmai ați lansat un nou serviciu pe piață și primiți feedback de la utilizatori. În timp ce procesul continuă, observați fluctuații bruște în procesul de vânzare, iar analiza arată că o ușoară complexitate în utilizare cauzează scăderea vânzărilor.

Acum, dacă lucrați cu un plan tradițional, ar trebui să rămâneți la plan și să așteptați următoarea actualizare pentru a remedia problema. Cu un plan dinamic, totuși, puteți reajusta planul, aloca resurse relevante, puneți roata în mișcare și rezolvați problema cât mai curând posibil.

Acum sunteți din nou pe drumul cel bun, ați rezolvat cu succes o problemă și v-ați adaptat rapid la ritm. Toate acestea sunt posibile doar dacă organizația dumneavoastră are un plan dinamic stabilit, în caz contrar, întreaga inițiativă poate intra în prabusire, perturbând fluxul de lucru al întregii companii.

2. Restrângeți abordarea

„Unde te vezi în următorii cinci ani?” este cea mai enervantă întrebare pe care o poți pune altei persoane. Obsesia de a defini următorii 5 sau 10 ani din viața ta ne-a făcut, din păcate, să ne pierdem concentrarea asupra acum și asupra viitorului imediat în care vom trăi.

Următoarele 90 de zile sau trimestrul anului sunt mult mai aproape de tine decât următorii cinci ani. Ar trebui puse întrebări mai bune dacă vrem cu adevărat să vedem îmbunătățiri.

Una dintre cele mai mari probleme cu care ne confruntăm în structura noastră organizațională este obsesia de a privi imaginea de ansamblu. Deși a avea o perspectivă generală funcționează foarte bine, uneori vă poate distra atenția de la punctele minore care au nevoie de concentrare.

Abordările tradiționale de planificare sunt de obicei fixate pe anul viitor, următorii cinci ani sau cam așa ceva. Planurile dinamice, pe de altă parte, vă permit să vă restrângeți abordarea, astfel încât să vă puteți concentra asupra lucrurilor care necesită atenția dumneavoastră imediată.

Scurtul și imediatul devin concentrarea ta cu un plan dinamic și care te ajută foarte mult în realizarea obiectivelor pe termen scurt, care în cele din urmă ajută la atingerea obiectivelor pe termen lung.

3. Comunicați! Comunica! Comunica!

Comunicarea este importantă pentru întărirea relațiilor, același lucru este valabil și pentru relațiile de afaceri. Elaborarea sau implementarea unui plan dinamic nu este o muncă de un singur om. Evident că trebuie să implici toate resursele pentru a putea lucra la obiective pe termen scurt. Acest lucru este însă imposibil dacă nu comunici cu echipa ta.

Planurile dinamice nu permit nici măcar puțină neglijență, trebuie să fii rapid pe picioare dacă vrei să obții profiturile care vin odată cu implementarea schimbărilor rapide. Acest lucru necesită un flux de comunicare fluid în companie. Cel mai mic decalaj în articularea clară a obiectivelor și scopurilor dvs. poate duce la rezultate dezastruoase în viitor.

O bună comunicare merge mult și asta este valabil pentru fiecare afacere. Comunicarea dintre membrii aceleiași echipe și în cadrul unor echipe diferite determină capacitatea ta de a aduce o schimbare în orice moment.

Păstrați-i pe toți implicați în proces, indiferent cât de mare sau mic este acesta. Fiecare ar trebui să fie clar cu privire la rolurile și responsabilitățile sale și ar trebui să știe cum ei și munca lor se potrivesc în schema mai largă a lucrurilor. Obțineți un instrument de comunicare internă, aranjați întâlniri sau pur și simplu vorbiți cu toată lumea, lucrați cu o întreagă organizație, nu faceți din asta o bătălie personală.

4. Evaluați rezultatele

Evaluarea rezultatelor este direct legată de îmbunătățirile viitoare. Cum puteți lua decizii mai bune și mai informate pentru compania dumneavoastră dacă nu aveți cunoștințe sau date despre proiectele anterioare? De aceea este important să ai rezultate în fața ta.

Este important să fii cu ochii pe KPI-uri și să măsori ceea ce contează cel mai mult pentru succesul companiei tale. Cu rezultatele în față, puteți evalua ceea ce funcționează cel mai bine pentru afacere, puteți urmări performanța dvs. și puteți lua decizii mai informate pentru rezultate mai bune.

Un astfel de mod de planificare vă permite să măsurați și să identificați ceea ce funcționează cel mai bine pentru compania dvs., apoi vă puteți baza pe înțelegerea dvs. Cu informațiile la îndemână, vă puteți ghida echipa în direcția corectă și vă puteți asigura că vă apropiați de rezultatele pe care doriți să le obțineți.

5. Reprognozați Planul

Odată ce ați identificat KPI-urile care contează cel mai mult și vă monitorizează performanța, vă puteți ajusta planul pentru a profita la maximum de situație și pentru a obține profituri mai bune. Reprognoza presupune reajustarea planului în funcție de datele disponibile.

Cu previziuni, tu și echipa ta te poți asigura că planul se potrivește mai bine la evenimentele în schimbare și vei obține rezultate mai bune pentru afacere.

În timp ce faceți ajustări la plan, luați în considerare întrebările „ce ar fi dacă”. Răspunsul la aceste întrebări vă va permite să luați decizii mai bune în beneficiul companiei.

6. Realocați resurse

Acum că ați analizat planul din diferite perspective și ați eliminat toate riscurile potențiale, puteți pune planul în mișcare. Primul pas al procesului va fi realocarea resurselor către planul modificat.

Acest lucru nu implică doar finanțe și instrumente, ci și forța de muncă care vă va ajuta cu implementarea planului. Planul nou dezvoltat va avea nevoie de abilități, instrumente și talent diferite și, prin urmare, trebuie să realocați resursele adecvate pentru a vă asigura că procesul se desfășoară fără probleme.

Acesta a fost totul despre planificarea dinamică și despre cum să o încorporați în afacerea dvs. Să ne uităm acum la beneficiile care vin cu un astfel de mod de lucru.

Beneficiile unui plan dinamic

Planurile dinamice aduc multe la masă cu eficiența lor. Iată câteva dintre cele mai semnificative beneficii pe care le puteți obține prin implementarea unui plan dinamic în organizația dvs.:

• Vă ajută să rămâneți concentrat asupra celor mai importante aspecte ale afacerii
• Accelerează procesul de luare a deciziilor
• Ajută la vizualizarea a ceea ce urmează pentru companie
• Oferă claritate a obiectivelor
• Ajută la analiza rezultatelor
• Îmbunătățește capacitatea de a răspunde rapid
• Oferă informații pentru o mai bună luare a deciziilor
• Crește responsabilitatea și îi face pe toți mai responsabili
• Reducerea costurilor

Suntem siguri că odată ce implementați un plan dinamic în afacerea dvs., veți întâmpina mult mai multe beneficii și cu siguranță veți iubi beneficiile care vin cu acesta.

Ce face planurile dinamice mai eficiente decât planurile statice?

Am enumerat câteva avantaje care vin odată cu planificarea dinamică, dar dacă încă nu ești reticent în a face modificările, iată câteva lucruri care te-ar putea ajuta să înțelegi importanța unui plan dinamic.

De ani de zile, companiile s-au bazat pe modele statice de planificare pentru a-și defini obiectivele pentru viitor și pentru a concepe un plan relevant care să le ajute. Dar există destul de multe domenii în care planificarea statică pierde în fața unui plan dinamic.

Modalitățile tradiționale de planificare sunt inadecvate și ineficiente pe piața actuală. Acest lucru este valabil mai ales având în vedere tendințele în schimbare rapidă la nivel global și nevoia de a ține pasul cu lumea. Planificarea statică nu numai că nu poate ajuta la îmbunătățirea viitorului, ci și vă poate lăsa în urmă cu viziunea sa pe termen lung.

Un plan dinamic, în acest caz, vă poate ajuta să fiți la curent cu cele mai recente tendințe de pe piață și, de asemenea, vă poate ajuta să luați decizii informate pentru un viitor mai bun.

Un lucru care împinge progresul unei companii înapoi este lipsa de feedback în timp util și incapacitatea acesteia de a se adapta rapid la schimbări. Planurile dinamice permit oferirea de feedback în timp real și facilitează implementarea celor mai noi modificări fără a perturba fluxul de lucru pentru întreaga organizație.

Planificarea statică este prea rigidă, fără loc pentru modificări, chiar dacă schimbările sunt benefice pentru companie. La fel ca și numele său, planurile statice rămân blocate. Planurile dinamice, în schimb, oferă mult spațiu pentru schimbări prin flexibilitatea lor. Ele vă ajută să ajustați și să încorporați schimbările destul de rapid.

Concluzie:

Toate acestea sunt din partea noastră privind planificarea dinamică și fundamentele acesteia. Dacă aveți întrebări sau doriți să aflați mai multe despre acesta și despre cum funcționează, ne puteți contacta trimițând un e-mail la [email protected]. Vă vom reveni cât mai curând posibil!

Mult noroc!

Mai multe resurse despre planificare:

• Cele mai bune 20 de instrumente de planificare a proiectelor din 2022
• Un ghid rapid pentru Sprint Planning Board și Cum să-ți optimizezi proiectele Sprints
• Domeniul de aplicare al planificării resurselor în managementul proiectelor pentru echipe Agile
• Proces de planificare în managementul evenimentelor pentru începători
• Un ghid cuprinzător pentru planificarea managementului cerințelor în 2022