مقدمة عن التحول الهزيل في إدارة المشاريع للفرق الرشيقة

يتطلب الشروع في رحلة تحول بسيطة بعض التفكير العميق والتخطيط. على الرغم من أن مفهوم العجاف موجود منذ فترة طويلة الآن. ومع ذلك ، فإن التحول الهزيل في إدارة المشاريع مختلف.

هذا هو السبب في أننا جمعنا هنا دليلاً كاملاً حول المراحل والنماذج والفوائد المختلفة للتحول الخالي من الهدر.

لذا ، لنبدأ بفهم ماهية التحول الهزيل.

ما هو التحول الهزيل؟

Lean هو " تعظيم القيمة عن طريق تقليل النفايات ".

التحول الهزيل هو عملية إجراء جميع التحسينات التكتيكية والاستراتيجية والتشغيلية في المؤسسة لإنتاج المزيد من القيمة لعملائها.

تعني كلمة "التحول" حرفياً تغييراً ملحوظاً في الشكل أو الطبيعة أو المظهر. وبالتالي ، فإن التحول الهزيل هو أيضًا التغيير أو التحول عن الممارسات التقليدية.

بشكل عام ، ترتبط كلمة التحول الخالي من الهدر "بالقضاء على الهدر". ومع ذلك ، هذا ليس كل شيء. على العكس من ذلك ، فإن الانتقال نحو نهج شامل يساعد في استعادة القيمة واكتساب عمليات أسرع. يؤدي هذا التغيير أيضًا إلى إحداث تغييرات مختلفة في بيئة العمل أو الأخلاق أو الخطة.

ما هو التحول الهزيل في إدارة المشاريع؟

تم تبني مبادئ العجاف في إدارة المشاريع في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين. يعمل التحول الخالي من الهدر في إدارة المشروع على تقليل الموارد المهدرة ، وتحسين الكفاءة ، وتقليل وقت الإنجاز ، وإضافة قيمة إلى المشروع ككل.

وفقًا لـ PMI ، "أن تكون خفيفًا هو توفير ما هو مطلوب عند الحاجة وبالحد الأدنى من المعدات والمواد والأشخاص والمساحة."

وبالتالي ، يعرّف Lean النفايات على أنها أي عملية تستهلك الموارد ولكنها لا تحقق أي قيمة من وجهة نظر العميل.

ثلاثة أنواع شائعة من النفايات

يرمز برنامج 3M في التحول البسيط إلى الأنواع الثلاثة الشائعة للنفايات بما في ذلك:

• مودا : الأنشطة التي تستهلك الموارد دون تقديم قيمة إضافية.
• موري : الإفراط في استخدام المعدات أو الموظفين.
• Mura : التفاوت التشغيلي الذي يقلل الكفاءة والإنتاجية على المدى الطويل.

لذلك ، يهدف التحول الهزيل في إدارة المشاريع إلى تقليل هذه 3M من خلال عملياتها.

ما هي أهمية التحول الهزيل؟

أثناء إدارة فرق ومشاريع أجايل ، تعد القدرة على التنبؤ والكفاءة أمرًا مهمًا للغاية. هذا هو ما هو كل شيء عن العجاف. يساعد في التحسين المستمر لمساحات العمل والأشخاص والعمليات.

علاوة على ذلك ، فهو أيضًا أمر محوري لإزالة الحواجز التي قد تمنع التسليم الفعال للقيمة.

فوائد التحول الهزيل

بعض الفوائد الرئيسية للتحول الهزيل هي:

• انخفاض المخزون وانخفاض تكاليف المخزون.
• القضاء على هدر الموارد
• تخفيض التكاليف الإجمالية
• تحسين الإنتاجية والكفاءة
• زيادة رضا العملاء
• جودة أعلى

نموذج التحول الهزيل

على الرغم من عدم وجود نموذج أو منهجية محددة للتحول الهزيل ، إلا أن هناك بعض المفاهيم المشتركة الناجحة.

وتشمل هذه:

• غرض مدفوع بالقيمة
• التحسين المستمر للعملية
• تنمية القدرات المستدامة
• نظام إدارة العجاف
• التفكير الهزيل والعقلية والافتراضات

1. غرض مدفوع بالقيمة

يحمل مفهوم التحول الهزيل أهمية كبيرة لهدف مدفوع بالقيمة. هذا شيء تهدف إليه معظم المنظمات باستمرار أيضًا. وبالتالي ، فإن أي عملية أو هدف لا يقدم قيمة لعملائها يعتبر إهدارًا في عملية التحول الهزيل.

لذا ، فإن القيمة العجاف تتعلق بالمنتجات والعمليات والأهداف التي تفيد العملاء في جميع الأوقات.

2. التحسين المستمر للعملية

يعتبر التحسين المستمر للعملية أيضًا جزءًا لا يتجزأ من التحول الهزيل. أثناء العمل مع فرق أجايل ، يسود التغيير. وبالتالي ، فإن تبني التغيير والتحسين المستمر لعملياتك أمر حيوي.

تحقق من هذا:

أفضل 10 أدوات لتحسين العمليات تحتاجها لإنشاء أعمال أكثر استدامة

3. تنمية القدرات المستدامة

تطوير القدرات هو بناء وتعزيز جذور مؤسستك لتلبية احتياجات المنظمة. يمكن تحقيق القدرة المستدامة من خلال تعزيز فريقك ، وتشجيع التحول الهزيل ، وتزويد فريقك بمساحة للازدهار. علاوة على ذلك ، يمكن أن يساعد التفكير المتنوع والنقد البناء أيضًا في الأمر المحدد.

4. نظام إدارة العجاف

مفهوم آخر مهم في التحول الهزيل هو نظام الإدارة الخالية من الهدر. يتعلق هذا النظام بمشاركة الأهداف والعمل معًا أكثر من إخبار الفرق بما يجب القيام به.

لذلك ، فإن حل المشكلات هو الدافع الرئيسي لنظام الإدارة الرشيقة. يتم تشجيع القادة على قضاء المزيد من الوقت مع فرقهم لفهمهم وإزالة الاختناقات بشكل أفضل.

5. التفكير الهزيل ، والعقلية ، والافتراضات

يعتمد التنفيذ الناجح للتحول الخالي من الهدر على مركزية التفكير والعقلية والافتراضات. بعض التغييرات الرئيسية التي من المؤكد حدوثها هي:

• استيعاب التفكير الهزيل
• إيجاد طرق لإضافة قيمة للعميل
• التكيف مع التغيير
• أخذ الفشل كوسيلة لتحسين المستقبل
• باستخدام نهج يعتمد على البيانات
• وجود أهداف مشتركة وأفكار جماعية
• تعزيز الشفافية

مراحل التحول الهزيل

إن تطبيق مبادئ العجاف على إدارة المشروع يعني الاستمرار في التركيز على قيمة العميل. يمر التحول الخالي من الهدر بمراحل مختلفة ، بما في ذلك:

1. التقييم

إنها المرحلة الأولى من التحول الهزيل. الهدف هو إظهار كيف وأين يمكن إنشاء قيمة الفريق وتوضيح العمليات الشاملة للتخلص من الخطوات غير الضرورية وتحديد العيوب.

تتضمن مرحلة التقييم في التحول الهزيل ثلاثة جوانب رئيسية

• تحديد المشكلة
• الخروج بالحلول المحتملة
• كيف تستمر في ذلك

وبالتالي ، يجب تحديد مؤشرات "الهدر" وإيجاد الحلول الممكنة لتقليلها وتعظيم قيمة العميل. هذه مرحلة مهمة لأنها تساعدنا على تحديد أهداف وغايات التحول الهزيل.

من الأفضل أن تأخذ الأمور ببطء وتقوم بتحولات صغيرة أولاً ثم تنتقل إلى التحولات الكبيرة. لذلك ، يوصى بإجراء تحسينات صغيرة وقياسات وتكرار نفس الدورة.

2. البدء

بمجرد الانتهاء من مرحلة التقييم ، ستنتقل إلى مرحلة البدء. كما يوحي الاسم ، يجب أن تبدأ العمل على التحول الهزيل. وبالتالي ، فإنه يشمل الجوانب التالية:

• إشراك الإدارة العليا
• جعلها استراتيجية طويلة المدى
• اطلب مساعدة الخبراء

أنت تضع أسس تحولك في هذه المرحلة. لذلك ، من السائد إقناع الإدارة العليا بالفكرة والحاجة إلى الحصول عليها. خلاف ذلك ، فإن فرص النجاح ضعيفة للغاية. وبالتالي ، يجب أن يكون هناك عضو كبير مسؤول عن جميع عمليات التحول الهزيل.

علاوة على ذلك ، بمجرد حصولك على المساعدة ذات الصلة ، التزم بها كاستراتيجية طويلة المدى. نظرًا لأنها ليست مجرد عملية صعبة ولكنها مكلفة أيضًا باسم العملاء. لذلك ، يجب أن تبقى على قائمة الأولويات الإستراتيجية.

في معظم الأوقات ، لا تحتاج المنظمات إلى مساعدة خبير. ومع ذلك ، إذا كنت تشعر أن هناك أخصائي تحويل رشيق أو مرن لتنفيذها بشكل صحيح ، يُنصح بتعيين خبير.

لا أحد يرغب في المخاطرة بالعملية برمتها بسبب نقص التخطيط والاستراتيجيات المناسبة. وبالتالي ، قم بتوظيف شخص خضع لها لتزويدك بأفضل الطرق.

3. التدريب

الآن بعد أن جمعت معظم أهدافك وأفكارك ، حان الوقت لتدريب فريقك وفقًا لذلك. يعد تدريب فريق التحول الهزيل شرطًا أساسيًا ومرحلًا أساسيًا أيضًا.

عملية التدريب طويلة وعادة ما تتطلب الكثير من المال لتنفيذها بنجاح. ومع ذلك ، لا تكن بخيلًا معها ، يمكنك خفض التكاليف في العديد من المراحل الأخرى. قم بتدريب فريقك مع أفضل فريق في هذا المجال لتعظيم معدل نجاح التحول الهزيل.

بعد كل شيء ، الأمر كله يتعلق بإيجاد أفضل فريق لإنهاء السباق بنجاح.

4. الأدوات

جهز فريقك بالأدوات المناسبة لتنفيذ برنامج تدريبي مناسب لهم. بعض الأدوات الرئيسية المرنة / المرنة التي يمكن تنفيذها هي:

• كانبان
• آمنة
• محفظة كانبان
• سكرم

هذه تقنيات رشيقة ورشيقة يمكن استخدامها. كانبان طريقة رائعة لتصور عملياتك وإلقاء نظرة خاطفة على الصورة الكبيرة. سيساعدك هذا التعيين على تحسين الكفاءة التشغيلية الإجمالية.

علاوة على ذلك ، يساعد scrum في تحطيم العمليات و SAFe (Scaled Agile Framework) هو تخطيط وإدارة أنماط سير العمل.

5. التحليل والتحسين

الآن بعد أن عرفت القيمة التي يسعى عميلك إلى الحصول عليها وكيف ستنتجها. الخطوة التالية هي ضمان سير العمل بسلاسة دون أي عوائق.

تتضمن هذه المرحلة اختيار المقاييس المناسبة للتنفيذ المناسب. بعض المقاييس الشائعة التي يجب تعيينها هي:

أنا). دورة الزمن

يجب على المرء تحديد الوقت المؤقت اللازم لإكمال الدورة. تساعد هذه التنبؤات في تحديد المواعيد النهائية المناسبة وتعيين مهام الفريق وفقًا لذلك.

ب). على مدار

هو تحديد عدد العمليات التي يمكن لفريقك تنفيذها خلال وقت الدورة المحدد.

ثالثا). العمل قيد التقدم (WIP)

يتضمن المهام التي يجري العمل عليها حاليًا. يمكن للفرق استخدام لوحات Kanban لعرض العمل قيد التقدم والحفاظ على المسار الصحيح.

رابعا). تحسن مستمر

يعتمد التحول الهزيل الناجح على التحسين المستمر. لذلك ، استمر دائمًا في إيجاد طرق جديدة للتكيف وتطوير وتحسين ممارساتك وعملياتك وهياكلك الحالية.

استنتاج

في الختام ، يعد التحول الخالي من الهدر في إدارة المشاريع طريقة رائعة لتقديم منتجات أو خدمات أفضل لعملائك. علاوة على ذلك ، فهو مفيد أيضًا في إزالة التكاليف وتحسين العمليات.

تأكد من اتباع المراحل الست للتحول الهزيل بما في ذلك التقييم والبدء والتدريب والأدوات والتحليل والتحسين والتحسين المستمر لتحقيق نتائج أفضل.

وبالتالي ، قل لا لإهدار الموارد والمشاريع الباهظة التكلفة.