บทนำสู่การเปลี่ยนแปลงแบบ Lean ในการบริหารโครงการสำหรับทีม Agile

การเริ่มต้นสู่การเปลี่ยนแปลงแบบลีนต้องมีการคิดและการวางแผนอย่างลึกซึ้ง แม้ว่าแนวคิดเรื่องลีนจะมีมาช้านานแล้ว อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงแบบลีนในการจัดการโครงการนั้นแตกต่างกัน

นั่นคือเหตุผลที่เราได้รวบรวมคำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับขั้นตอน รูปแบบ และประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงแบบลีนต่างๆ ไว้ที่นี่

เรามาเริ่มด้วยการทำความเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงแบบลีนคืออะไร

การแปลงแบบลีนคืออะไร?

Lean คือ “ เพิ่มมูลค่าสูงสุดด้วยการลดปริมาณขยะ ”

การเปลี่ยนแปลงแบบลีนเป็นกระบวนการของการดำเนินการปรับปรุงยุทธวิธี กลยุทธ์ และการปฏิบัติงานทั้งหมดในองค์กรเพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับลูกค้า

คำว่า “การเปลี่ยนแปลง” แท้จริงแล้วหมายถึงการเปลี่ยนแปลงรูปร่าง ลักษณะ หรือลักษณะที่ปรากฏอย่างชัดเจน ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงแบบลีนจึงเป็นการเปลี่ยนแปลงหรือเปลี่ยนจากการปฏิบัติแบบเดิม

โดยทั่วไป คำว่า Lean Transformation เกี่ยวข้องกับ “การกำจัดของเสีย” อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่ทั้งหมด ในทางกลับกัน การเปลี่ยนไปสู่แนวทางแบบองค์รวมช่วยในการฟื้นฟูคุณค่าและได้รับกระบวนการที่รวดเร็วขึ้น การเปลี่ยนแปลงนี้ยังทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในสภาพแวดล้อมการทำงาน จริยธรรม หรือแผน

การเปลี่ยนแปลงแบบลีนในการจัดการโครงการคืออะไร?

หลักการของลีนถูกนำมาใช้ในการจัดการโครงการในช่วงต้นปี 2000 การเปลี่ยนแปลงแบบลีนในการจัดการโครงการคือการลดทรัพยากรที่สิ้นเปลือง ปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดเวลาเสร็จสิ้น และเพิ่มมูลค่าให้กับโครงการโดยรวม

ตาม PMI "การทำให้ผอมเพรียวคือการจัดเตรียมสิ่งที่จำเป็นเมื่อจำเป็นและด้วยอุปกรณ์วัสดุคนและพื้นที่ขั้นต่ำ"

ดังนั้น แบบลีนจึงนิยามของเสียว่าเป็นกระบวนการใดๆ ก็ตามที่ใช้ทรัพยากรแต่ไม่ได้นำคุณค่าจากมุมมองของลูกค้ามาใช้

ขยะทั่วไปสามประเภท

3M ในการเปลี่ยนแปลงแบบลีนหมายถึงของเสียทั่วไปสามประเภท ได้แก่ :

• มูดา : กิจกรรมที่ใช้ทรัพยากรโดยไม่ได้ให้คุณค่าเพิ่มเติม
• Muri : การใช้อุปกรณ์หรือพนักงานมากเกินไป
• Mura : ความไม่สม่ำเสมอในการปฏิบัติงานที่ลดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในระยะยาว

ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงแบบลีนในการจัดการโครงการจึงมีจุดมุ่งหมายเพื่อลด 3M เหล่านี้ผ่านกระบวนการ

ความสำคัญของการแปลงแบบลีนคืออะไร?

ในขณะที่จัดการทีมและโครงการที่คล่องตัว ความสามารถในการคาดการณ์และประสิทธิภาพนั้นสำคัญมาก นั่นคือสิ่งที่ลีนเป็นเรื่องเกี่ยวกับ ช่วยในการปรับปรุงพื้นที่ทำงาน คน และกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการกำจัดสิ่งกีดขวางที่อาจขัดขวางการส่งมอบคุณค่าอย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงแบบลีน

ประโยชน์หลักบางประการของการเปลี่ยนแปลงแบบลีนคือ:

• ลดสินค้าคงคลังและลดต้นทุนสินค้าคงคลัง
• การกำจัดทรัพยากรที่สิ้นเปลือง
• ลดต้นทุนโดยรวม
• ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล
• ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
• คุณภาพสูงขึ้น

แบบจำลองการเปลี่ยนแปลงแบบลีน

แม้ว่าจะไม่มีรูปแบบหรือวิธีการที่กำหนดไว้สำหรับการเปลี่ยนแปลงแบบลีน แต่ก็มีแนวคิดที่ใช้ร่วมกันที่ประสบความสำเร็จบางอย่าง

ซึ่งรวมถึง:

• วัตถุประสงค์ที่ขับเคลื่อนด้วยคุณค่า
• การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
• การพัฒนาศักยภาพอย่างยั่งยืน
• ระบบการจัดการแบบลีน
• การคิดแบบลีน ความคิด สมมติฐาน

1. วัตถุประสงค์ที่ขับเคลื่อนด้วยคุณค่า

แนวคิดการเปลี่ยนแปลงแบบลีนมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวัตถุประสงค์ที่ขับเคลื่อนด้วยมูลค่า นี่คือสิ่งที่องค์กรส่วนใหญ่ตั้งเป้าไว้อย่างสม่ำเสมอเช่นกัน ดังนั้น กระบวนการหรือวัตถุประสงค์ใดๆ ที่ไม่ได้มอบคุณค่าให้กับลูกค้าจะถือว่าสูญเปล่าในกระบวนการเปลี่ยนรูปแบบแบบลีน

ดังนั้น มูลค่าแบบลีนจึงเป็นเรื่องเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ กระบวนการ และวัตถุประสงค์ที่เป็นประโยชน์ต่อลูกค้าตลอดเวลามากกว่า

2. การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องถือเป็นส่วนสำคัญของการเปลี่ยนแปลงแบบลีน ในขณะที่ทำงานกับทีมที่คล่องตัว การเปลี่ยนแปลงมักจะเกิดขึ้น ดังนั้นการยอมรับการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงกระบวนการของคุณอย่างต่อเนื่องจึงมีความสำคัญ

ลองดู:

10 เครื่องมือปรับปรุงกระบวนการอันดับต้นๆ ที่คุณต้องการเพื่อสร้างธุรกิจที่ยั่งยืนมากขึ้น

3. การพัฒนาศักยภาพอย่างยั่งยืน

การพัฒนาความสามารถเป็นการสร้างและเสริมความแข็งแกร่งให้กับรากเหง้าขององค์กรของคุณ เพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กร ความสามารถที่ยั่งยืนสามารถทำได้โดยการเสริมกำลังทีมของคุณ ส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงแบบลีน และให้พื้นที่แก่ทีมของคุณเพื่อความเจริญรุ่งเรือง ยิ่งไปกว่านั้น การคิดที่หลากหลายและการวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์สามารถช่วยในเรื่องฉากได้

4. ระบบการจัดการแบบลีน

แนวคิดที่สำคัญอีกประการหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงแบบลีนคือระบบการจัดการแบบลีน ระบบนี้เป็นการแบ่งปันเป้าหมายและการทำงานร่วมกันมากกว่าการบอกทีมว่าต้องทำอะไร

ดังนั้น การแก้ปัญหาจึงเป็นแรงจูงใจหลักของระบบการจัดการแบบลีน ผู้นำควรใช้เวลากับทีมมากขึ้นเพื่อทำความเข้าใจพวกเขาและขจัดปัญหาคอขวดให้ดีขึ้น

5. การคิดแบบลีน ความคิด สมมติฐาน

การปรับใช้การเปลี่ยนแปลงแบบลีนที่ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับการรวมศูนย์การคิด ความคิด และสมมติฐานแบบลีน การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญบางอย่างที่จะเกิดขึ้นคือ:

• Internalization ของการคิดแบบลีน
• หาวิธีเพิ่มมูลค่าลูกค้า
• การปรับตัวเพื่อการเปลี่ยนแปลง
• ความล้มเหลวเป็นแนวทางในการปรับปรุงในอนาคต
• ใช้วิธีขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
• มีเป้าหมายร่วมกันและความคิดร่วมกัน
• ส่งเสริมความโปร่งใส

ขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลงแบบลีน

การใช้หลักการแบบลีนกับการจัดการโครงการหมายถึงการให้ความสำคัญกับคุณค่าของลูกค้า การแปลงแบบลีนต้องผ่านขั้นตอนต่างๆ ซึ่งรวมถึง:

1. การประเมินผล

เป็นขั้นตอนแรกของการเปลี่ยนแปลงแบบลีน เป้าหมายคือการแสดงให้เห็นว่าสามารถสร้างคุณค่าของทีมได้อย่างไรและที่ไหน และชี้แจงกระบวนการโดยรวมเพื่อขจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและระบุข้อบกพร่อง

ขั้นตอนการประเมินในการแปลงแบบลีนเกี่ยวข้องกับสามประเด็นหลัก

• การระบุปัญหา
• มาพร้อมกับโซลูชั่นที่เป็นไปได้
• จะไปต่อยังไงดี

ดังนั้น เราต้องระบุตัวบ่งชี้ "ของเสีย" และค้นหาแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้เพื่อลดค่าเหล่านี้และเพิ่มมูลค่าสูงสุดให้กับลูกค้า นี่เป็นขั้นตอนสำคัญเนื่องจากช่วยให้เราระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการเปลี่ยนแปลงแบบลีน

เป็นการดีกว่าที่จะทำสิ่งต่าง ๆ อย่างช้าๆ และทำการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ก่อน แล้วจึงค่อยทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ดังนั้น ขอแนะนำให้ทำการปรับปรุง การวัด และการทำซ้ำของรอบเดียวกันเล็กน้อย

2. การเริ่มต้น

เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนการประเมินแล้ว คุณจะไปยังขั้นตอนการเริ่มต้น อย่างที่ชื่อบอกไว้ นั่นคือการเริ่มต้นทำงานกับการเปลี่ยนแปลงแบบลีน ดังนั้นจึงเกี่ยวข้องกับประเด็นต่อไปนี้:

• รับผู้บริหารระดับสูงขึ้นเครื่อง
• ทำให้เป็นกลยุทธ์ระยะยาว
• ขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ

คุณวางรากฐานของการเปลี่ยนแปลงของคุณในขั้นตอนนี้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องเด่นที่จะให้ผู้บริหารระดับสูงซื้อในความคิดและความจำเป็นที่จะมีมัน ไม่อย่างนั้นโอกาสสำเร็จก็น้อยมาก ดังนั้น ควรมีสมาชิกอาวุโสที่รับผิดชอบกระบวนการทั้งหมดของการเปลี่ยนแปลงแบบลีน

ยิ่งกว่านั้น เมื่อคุณได้รับความช่วยเหลือที่เกี่ยวข้องแล้ว ให้ตกลงเป็นกลยุทธ์ระยะยาว เนื่องจากไม่เพียงแต่เป็นกระบวนการที่ยุ่งยากแต่ยังมีราคาแพงอีกด้วยในนามของลูกค้า ดังนั้นจะต้องเก็บไว้ในรายการลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์

ส่วนใหญ่องค์กรไม่ต้องการความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้สึกว่ามีผู้เชี่ยวชาญด้านการเปลี่ยนแปลงแบบเปรียวหรือแบบลีนเพื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง ขอแนะนำให้จ้างผู้เชี่ยวชาญ

ไม่มีใครอยากเสี่ยงทั้งกระบวนการเนื่องจากขาดการวางแผนและกลยุทธ์ที่เหมาะสม ดังนั้นจ้างคนที่เคยผ่านมันมาเพื่อให้วิธีที่ดีที่สุดแก่คุณ

3. การฝึกอบรม

เมื่อคุณรวบรวมเป้าหมายและแนวคิดส่วนใหญ่ได้แล้ว ก็ถึงเวลาฝึกอบรมทีมของคุณตามนั้น การฝึกอบรมทีมการเปลี่ยนแปลงแบบลีนเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นและขั้นตอนที่สำคัญเช่นกัน

กระบวนการฝึกอบรมนั้นใช้เวลานานและมักจะต้องใช้เงินเป็นจำนวนมากเพื่อดำเนินการให้สำเร็จ อย่างไรก็ตาม อย่าเป็นคนขี้เหนียวกับมัน คุณสามารถลดต้นทุนได้ในหลายขั้นตอน ฝึกอบรมทีมของคุณด้วยทีมที่ดีที่สุดในภาคสนามเพื่อเพิ่มอัตราความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงแบบลีนให้สูงสุด

ท้ายที่สุดแล้ว มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการค้นหาทีมที่ดีที่สุดเพื่อจบการแข่งขันให้สำเร็จ

4. เครื่องมือ

เตรียมทีมของคุณด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการนำโปรแกรมการฝึกอบรมที่เหมาะสมสำหรับพวกเขาไปใช้ เครื่องมือ agile/lean ที่สำคัญบางอย่างที่สามารถนำมาใช้ได้ ได้แก่:

• คัมบัง
• ปลอดภัย
• Portfolio Kanban
• Scrum

เหล่านี้เป็นเทคนิคที่คล่องแคล่วและไร้น้ำหนักทั่วไปที่สามารถใช้ได้ Kanban เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงภาพกระบวนการของคุณและมองเห็นภาพรวม การทำแผนที่ดังกล่าวจะช่วยให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงานโดยรวม

นอกจากนี้ scrum ยังช่วยในการแยกย่อยกระบวนการและ SAFe (Scaled Agile Framework) คือการวางแผนและจัดการรูปแบบเวิร์กโฟลว์

5. การวิเคราะห์และการเพิ่มประสิทธิภาพ

ตอนนี้คุณทราบถึงคุณค่าที่ลูกค้าของคุณกำลังมองหาที่จะได้รับและวิธีที่คุณจะผลิตมันขึ้นมา ขั้นตอนต่อไปคือการทำให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์จะราบรื่นโดยไม่มีการอุดตันใดๆ

ขั้นตอนนี้รวมถึงการเลือกตัวชี้วัดที่เหมาะสมสำหรับการใช้งานที่เหมาะสม เมตริกทั่วไปบางตัวที่ต้องตั้งค่าคือ:

ผม). รอบเวลา

ต้องระบุเวลาเบื้องต้นที่จำเป็นเพื่อให้วงจรสมบูรณ์ การคาดคะเนเหล่านี้ช่วยกำหนดเส้นตายที่เหมาะสมและมอบหมายงานของทีมให้สอดคล้องกัน

ii) ตลอดทั้ง

มันคือการระบุจำนวนกระบวนการที่ทีมของคุณสามารถดำเนินการได้ภายในรอบเวลาที่กำหนด

สาม). WIP (กำลังดำเนินการ)

รวมถึงงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ทีมสามารถใช้กระดาน Kanban เพื่อดูงานที่กำลังดำเนินการและติดตามอย่างเหมาะสม

iv) พัฒนาอย่างต่อเนื่อง

การเปลี่ยนแปลงแบบลีนที่ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น พยายามหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับตัว พัฒนา และปรับปรุงแนวทางปฏิบัติ กระบวนการ และโครงสร้างปัจจุบันของคุณอยู่เสมอ

บทสรุป

โดยสรุป การเปลี่ยนแปลงแบบลีนในการจัดการโครงการเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ดีขึ้นแก่ลูกค้าของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามหกขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลงแบบลีน รวมถึงการประเมิน การเริ่มต้น การฝึกอบรม การใช้เครื่องมือ การวิเคราะห์และการเพิ่มประสิทธิภาพ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ดังนั้น อย่าใช้ทรัพยากรอย่างสิ้นเปลืองและโครงการที่มีราคาแพงเกินไป