Pengantar Transformasi Lean dalam Manajemen Proyek untuk Tim Agile

Memulai perjalanan transformasi lean membutuhkan pemikiran dan perencanaan yang mendalam. Padahal konsep lean sudah ada sejak lama. Namun, transformasi lean dalam manajemen proyek berbeda.

Itulah sebabnya kami mengumpulkan di sini panduan lengkap tentang berbagai fase, model, dan manfaat transformasi lean.

Jadi, mari kita mulai dengan memahami apa itu transformasi lean.

Apa itu Transformasi Lean?

Lean adalah, “ Memaksimalkan Nilai dengan Meminimalkan Pemborosan ”.

Transformasi lean adalah proses melakukan semua perbaikan taktis, strategis, dan operasional dalam sebuah organisasi untuk menghasilkan nilai lebih bagi pelanggannya.

Kata “Transformasi” secara harfiah berarti perubahan yang nyata dalam bentuk, sifat, atau penampilan. Dengan demikian, transformasi lean juga merupakan perubahan atau pergeseran dari praktik konvensional.

Secara umum, kata transformasi lean dikaitkan dengan “menghilangkan pemborosan”. Namun, itu tidak semua. Sebaliknya, transisi menuju pendekatan holistik membantu memulihkan nilai dan memperoleh proses yang lebih cepat. Perubahan ini juga membawa berbagai perubahan pada lingkungan kerja, etika, atau rencana.

Apa itu Transformasi Lean dalam Manajemen Proyek?

Prinsip-prinsip lean diadopsi dalam manajemen proyek pada awal 2000-an. Transformasi Lean dalam manajemen proyek mengurangi pemborosan sumber daya, meningkatkan efisiensi, mengurangi waktu penyelesaian, dan menambah nilai proyek secara keseluruhan.

Menurut PMI, “Menjadi ramping adalah menyediakan apa yang dibutuhkan pada saat dibutuhkan dan dengan jumlah peralatan, material, orang, dan ruang yang minimum.”

Jadi, lean mendefinisikan pemborosan sebagai setiap proses yang menghabiskan sumber daya tetapi tidak membawa nilai dari perspektif pelanggan.

Tiga jenis sampah yang umum

3M dalam transformasi lean adalah singkatan dari tiga jenis pemborosan yang umum, termasuk:

• Muda : Aktivitas yang menghabiskan sumber daya tanpa memberikan nilai tambah.
• Muri : Terlalu sering menggunakan peralatan atau karyawan.
• Mura : Ketidakseimbangan operasional yang menurunkan efisiensi dan produktivitas dalam jangka panjang.

Jadi, transformasi lean dalam manajemen proyek bertujuan untuk mengurangi 3M ini melalui prosesnya.

Apa Pentingnya Transformasi Lean?

Saat mengelola tim dan proyek yang gesit, prediktabilitas dan efisiensi sangat penting. Demikianlah apa yang dimaksud dengan lean. Ini membantu dalam perbaikan terus-menerus dari ruang kerja, orang, dan proses.

Selain itu, ini juga penting untuk menghilangkan hambatan yang mungkin menghambat penyampaian nilai yang efisien.

Manfaat Transformasi Lean

Beberapa manfaat utama dari transformasi lean adalah:

• Persediaan yang lebih rendah dan biaya persediaan yang lebih rendah.
• Penghapusan sumber daya yang boros
• Pengurangan biaya keseluruhan
• Peningkatan produktivitas dan efisiensi
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Kualitas yang lebih tinggi

Model Transformasi Ramping

Meskipun tidak ada model atau metodologi yang ditetapkan untuk transformasi lean, ada beberapa konsep bersama yang berhasil.

Ini termasuk:

• Tujuan yang digerakkan oleh nilai
• Perbaikan proses berkelanjutan
• Pengembangan kemampuan berkelanjutan
• Sistem manajemen ramping
• Pemikiran ramping, pola pikir, asumsi

1. Tujuan yang digerakkan oleh nilai

Konsep transformasi lean sangat penting untuk tujuan yang digerakkan oleh nilai. Ini adalah sesuatu yang sebagian besar organisasi terus-menerus bertujuan juga. Dengan demikian, setiap proses atau tujuan yang tidak memberikan nilai kepada pelanggannya dianggap sebagai pemborosan dalam proses transformasi lean.

Jadi, nilai lean lebih tentang produk, proses, dan tujuan yang menguntungkan pelanggan setiap saat.

2. Peningkatan proses berkelanjutan

Perbaikan proses berkelanjutan juga dianggap sebagai bagian integral dari transformasi lean. Saat bekerja dengan tim yang gesit, perubahan dominan terjadi. Dengan demikian, merangkul perubahan dan terus meningkatkan proses Anda sangat penting.

Lihat ini:

10 Alat Peningkatan Proses Teratas yang Anda Butuhkan untuk Menciptakan Bisnis yang Lebih Berkelanjutan

3. Pengembangan kemampuan yang berkelanjutan

Pengembangan kemampuan adalah membangun dan memperkuat akar organisasi Anda untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Kemampuan berkelanjutan dapat dicapai dengan memperkuat tim Anda, mendorong transformasi lean, dan memberi tim Anda ruang untuk berkembang. Selain itu, pemikiran yang beragam dan kritik yang membangun juga dapat membantu dalam mengatur masalah.

4. Sistem manajemen ramping

Konsep penting lainnya dalam transformasi lean adalah sistem manajemen lean. Sistem ini lebih tentang berbagi tujuan dan bekerja sama daripada memberi tahu tim apa yang harus dilakukan.

Oleh karena itu, pemecahan masalah adalah motif utama dari sistem manajemen lean. Para pemimpin didorong untuk menghabiskan lebih banyak waktu dengan tim mereka untuk memahami mereka dan menghilangkan hambatan dengan lebih baik.

5. Pemikiran ramping, pola pikir, asumsi

Keberhasilan implementasi transformasi lean bergantung pada pemusatan pemikiran, pola pikir, dan asumsi lean. Beberapa perubahan kunci yang pasti akan terjadi adalah:

• Internalisasi pemikiran ramping
• Menemukan cara untuk menambah nilai pelanggan
• Adaptasi terhadap perubahan
• Mengambil kegagalan sebagai cara untuk meningkatkan di masa depan
• Menggunakan pendekatan berbasis data
• Memiliki tujuan bersama dan ide kolektif
• Mempromosikan transparansi

Fase Transformasi Lean

Menerapkan prinsip lean pada manajemen proyek berarti tetap fokus pada nilai pelanggan. Transformasi lean melewati berbagai fase, termasuk:

1. Evaluasi

Ini adalah fase pertama dari transformasi lean. Tujuannya adalah untuk menunjukkan bagaimana dan di mana nilai tim dapat dihasilkan dan memperjelas keseluruhan proses untuk menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dan mengidentifikasi kekurangannya.

Fase evaluasi dalam transformasi lean melibatkan tiga aspek utama:

• Mengidentifikasi masalah
• Datang dengan solusi potensial
• Bagaimana kelanjutannya?

Dengan demikian, seseorang harus mengidentifikasi indikator “pemborosan” dan menemukan solusi yang memungkinkan untuk menguranginya dan memaksimalkan nilai pelanggan. Ini adalah tahap penting karena membantu kita mengidentifikasi tujuan dan sasaran transformasi lean.

Lebih baik mengambil hal-hal perlahan dan membuat transformasi kecil terlebih dahulu dan kemudian beralih ke yang besar. Jadi, perbaikan kecil, pengukuran, dan pengulangan siklus yang sama direkomendasikan.

2. Inisiasi

Setelah Anda selesai dengan tahap evaluasi, Anda akan melanjutkan ke tahap inisiasi. Seperti namanya, itu adalah untuk mulai mengerjakan transformasi lean. Dengan demikian, ini melibatkan aspek-aspek berikut:

• Mengangkat manajemen senior
• Menjadikannya sebagai strategi jangka panjang
• Cari bantuan ahli

Anda meletakkan dasar-dasar transformasi Anda pada tahap ini. Oleh karena itu, sangat penting untuk membuat manajemen senior membeli ide tersebut dan kebutuhan untuk memilikinya. Jika tidak, peluang keberhasilannya sangat tipis. Dengan demikian, harus ada anggota senior yang bertanggung jawab atas semua proses transformasi lean.

Selain itu, setelah Anda mendapatkan bantuan yang relevan, berkomitmen untuk itu sebagai strategi jangka panjang. Karena ini tidak hanya rumit tetapi juga proses yang mahal atas nama pelanggan. Jadi, harus tetap masuk dalam daftar prioritas strategis.

Sebagian besar waktu organisasi tidak memerlukan bantuan seorang ahli. Namun, jika Anda merasa ada spesialis transformasi yang gesit atau ramping untuk menjalankannya dengan benar, disarankan untuk menyewa seorang ahli.

Tidak ada yang mau mengambil risiko seluruh proses karena kurangnya perencanaan dan strategi yang tepat. Jadi, pekerjakan seseorang yang telah melaluinya untuk memberi Anda metode terbaik.

3. Pelatihan

Sekarang setelah sebagian besar tujuan dan ide Anda terkumpul, inilah saatnya untuk melatih tim Anda sesuai dengan itu. Pelatihan tim transformasi lean merupakan prasyarat utama dan fase penting juga.

Proses pelatihannya panjang dan biasanya membutuhkan banyak uang untuk berhasil mengimplementasikannya. Namun, jangan kikir dengan itu, Anda dapat memotong biaya di banyak tahap lainnya. Latih tim Anda dengan yang terbaik di bidangnya untuk memaksimalkan tingkat keberhasilan transformasi lean.

Bagaimanapun, ini semua tentang menemukan tim terbaik untuk mengakhiri balapan dengan sukses.

4. Perkakas

Lengkapi tim Anda dengan alat yang tepat untuk menerapkan program pelatihan yang tepat bagi mereka. Beberapa alat tangkas/ramping utama yang dapat diimplementasikan adalah:

• Kanban
• Aman
• Portofolio Kanban
• Scrum

Ini adalah teknik tangkas dan ramping umum yang dapat digunakan. Kanban adalah cara yang bagus untuk memvisualisasikan proses Anda dan melihat sekilas gambaran besarnya. Pemetaan seperti itu akan membantu Anda meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Selain itu, scrum membantu memecah proses dan SAFe (Scaled Agile Framework) adalah perencanaan dan pengelolaan pola alur kerja.

5. Analisis dan Optimasi

Sekarang setelah Anda mengetahui nilai yang ingin diterima pelanggan Anda dan bagaimana Anda akan menghasilkannya. Langkah selanjutnya adalah memastikan alur kerja yang lancar tanpa hambatan.

Tahap ini termasuk memilih metrik yang tepat untuk implementasi yang tepat. Beberapa metrik umum yang harus ditetapkan adalah:

saya). Waktu siklus

Seseorang harus mengidentifikasi waktu tentatif yang diperlukan untuk menyelesaikan siklus. Prediksi ini membantu menetapkan tenggat waktu yang tepat dan menetapkan tugas tim yang sesuai.

ii). Selama

Ini untuk mengidentifikasi jumlah proses yang dapat dijalankan oleh tim Anda dalam waktu siklus yang ditetapkan.

aku aku aku). WIP (Pekerjaan sedang berlangsung)

Termasuk tugas-tugas yang sedang dikerjakan. Tim dapat menggunakan papan Kanban untuk melihat pekerjaan yang sedang berlangsung dan melacak dengan benar.

iv). Perbaikan terus-menerus

Transformasi lean yang berhasil bergantung pada perbaikan terus-menerus. Jadi, selalu temukan cara baru untuk beradaptasi, berkembang, dan meningkatkan praktik, proses, dan struktur Anda saat ini.

Kesimpulan

Kesimpulannya, transformasi lean dalam manajemen proyek adalah cara yang bagus untuk memberikan produk atau layanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda. Selain itu, ini juga bermanfaat dalam menghilangkan biaya dan mengoptimalkan proses.

Pastikan untuk mengikuti enam fase transformasi lean termasuk evaluasi, inisiasi, pelatihan, perkakas, analisis dan pengoptimalan, dan peningkatan berkelanjutan untuk menghasilkan hasil yang lebih baik.

Jadi, katakan tidak pada pemborosan sumber daya dan proyek yang terlalu mahal.