Introducción a la transformación Lean en la gestión de proyectos para equipos ágiles

Embarcarse en un viaje de transformación Lean requiere un pensamiento y una planificación profundos. A pesar de que el concepto de lean ha estado ahí durante mucho tiempo. Sin embargo, la transformación lean en la gestión de proyectos es diferente.

Es por eso que hemos reunido aquí una guía completa sobre las diferentes fases, modelos y beneficios de la transformación lean.

Entonces, comencemos por comprender qué es la transformación Lean.

¿Qué es la Transformación Lean?

Lean es " Maximizar el valor minimizando el desperdicio ".

La transformación Lean es el proceso de emprender todas las mejoras tácticas, estratégicas y operativas en una organización para producir más valor para sus clientes.

La palabra “Transformación” significa literalmente un cambio marcado en forma, naturaleza o apariencia. Por lo tanto, la transformación lean es también el cambio o el cambio de las prácticas convencionales.

En general, la palabra transformación lean se asocia con "eliminar desperdicio". Sin embargo, eso no es todo. Por el contrario, la transición hacia un enfoque holístico ayuda a restaurar el valor y obtener procesos más rápidos. Este cambio también trae varios cambios en el ambiente de trabajo, la ética o el plan.

¿Qué es la transformación Lean en la gestión de proyectos?

Los principios de Lean se adoptaron en la gestión de proyectos a principios de la década de 2000. La transformación Lean en la gestión de proyectos reduce el desperdicio de recursos, mejora la eficiencia, reduce el tiempo de finalización y agrega valor al proyecto en general.

Según PMI, “Ser esbelto es proporcionar lo que se necesita cuando se necesita y con la cantidad mínima de equipo, material, personas y espacio”.

Por lo tanto, Lean define desperdicio como cualquier proceso que consume recursos pero no aporta valor desde la perspectiva del cliente.

Tres tipos comunes de residuos

El 3M en transformación lean representa los tres tipos comunes de residuos, que incluyen:

• Muda : Actividades que consumen recursos sin aportar valor adicional.
• Muri : Uso excesivo de equipo o empleados.
• Mura : Desnivel operativo que disminuye la eficiencia y la productividad a largo plazo.

Por lo tanto, la transformación lean en la gestión de proyectos tiene como objetivo reducir estos 3M a través de sus procesos.

¿Cuál es la importancia de la transformación Lean?

Al administrar equipos y proyectos ágiles, la previsibilidad y la eficiencia son muy importantes. De eso se trata lean. Ayuda en la mejora continua de los espacios de trabajo, las personas y los procesos.

Además, también es fundamental para la eliminación de barreras que podrían inhibir la entrega eficiente de valor.

Beneficios de la transformación Lean

Algunos de los beneficios clave de la transformación Lean son:

• Menor inventario y menores costos de inventario.
• Eliminación de recursos derrochadores
• Reducción de los costes generales
• Productividad y eficiencia mejoradas
• Aumento de la satisfacción del cliente
• Mejor calidad

El modelo de transformación Lean

Si bien no existe un modelo o una metodología establecidos para la transformación Lean, existen ciertos conceptos compartidos exitosos.

Éstos incluyen:

• Un propósito basado en valores
• Mejora continua de procesos
• Desarrollo de capacidades sostenibles
• Sistema de gestión esbelto
• Pensamiento Lean, mentalidad, suposiciones

1. Un propósito basado en valores

El concepto de transformación Lean tiene una importancia significativa para un propósito impulsado por el valor. Esto es algo a lo que la mayoría de las organizaciones también aspiran constantemente. Por lo tanto, cualquier proceso u objetivo que no entregue valor a sus clientes se considera un desperdicio en el proceso de transformación lean.

Entonces, el valor lean se trata más de productos, procesos y objetivos que benefician a los clientes en todo momento.

2. Mejora continua de procesos

La mejora continua de los procesos también se considera una parte integral de la transformación lean. Mientras se trabaja con equipos ágiles, el cambio es predominante para que ocurra. Por lo tanto, aceptar el cambio y mejorar continuamente sus procesos es vital.

Mira esto:

Las 10 principales herramientas de mejora de procesos que necesita para crear un negocio más sostenible

3. Desarrollo sostenible de capacidades

El desarrollo de capacidades es la construcción y el fortalecimiento de las raíces de su organización para satisfacer las necesidades de la organización. La capacidad sostenible se puede lograr reforzando su equipo, fomentando la transformación lean y proporcionando a su equipo el espacio para prosperar. Además, el pensamiento diverso y la crítica constructiva también pueden ayudar en el asunto establecido.

4. Sistema de gestión esbelto

Otro concepto importante en una transformación lean es un sistema de gestión lean. Este sistema se trata más de compartir objetivos y trabajar juntos que de decirles a los equipos qué hacer.

Por lo tanto, la resolución de problemas es el motivo clave del sistema de gestión Lean. Se alienta a los líderes a pasar más tiempo con sus equipos para comprenderlos y eliminar mejor los cuellos de botella.

5. Pensamiento Lean, mentalidad, suposiciones

La implementación exitosa de la transformación lean depende de centralizar el pensamiento, la mentalidad y las suposiciones lean. Algunos de los cambios clave que seguramente ocurrirán son:

• Internalización del pensamiento lean
• Encontrar formas de agregar valor al cliente
• Adaptabilidad al cambio
• Tomando el fracaso como una forma de mejorar en el futuro
• Usar un enfoque basado en datos
• Tener metas compartidas e ideas colectivas.
• Promoción de la transparencia

Fases de la transformación Lean

Aplicar los principios lean a la gestión de proyectos significa mantenerse enfocado en el valor del cliente. La transformación Lean pasa por varias fases, que incluyen:

1. Evaluación

Es la primera fase de la transformación lean. El objetivo es mostrar cómo y dónde se puede generar valor para el equipo y aclarar los procesos generales para eliminar pasos innecesarios e identificar las fallas.

La fase de evaluación en la transformación Lean involucra tres aspectos principales

• Identificando el problema
• Proponer posibles soluciones
• Cómo seguir al respecto

Por lo tanto, se deben identificar los indicadores de “desperdicio” y encontrar posibles soluciones para reducirlos y maximizar el valor para el cliente. Esta es una etapa importante ya que nos ayuda a identificar las metas y objetivos de la transformación lean.

Es mejor tomar las cosas con calma y hacer primero pequeñas transformaciones y luego pasar a las grandes. Por lo que se recomiendan pequeñas mejoras, medidas y repetición del mismo ciclo.

2. Iniciación

Una vez que haya terminado con la etapa de evaluación, pasará a la etapa de iniciación. Como sugiere el nombre, es comenzar a trabajar en la transformación lean. Por lo tanto, involucra los siguientes aspectos:

• Conseguir que la alta dirección se involucre
• Convertirlo en una estrategia a largo plazo.
• Busque ayuda experta

Tú sientas las bases de tu transformación en esta etapa. Por lo tanto, es predominante lograr que la alta dirección compre la idea y la necesidad de tenerla. De lo contrario, las posibilidades de éxito son muy escasas. Por lo tanto, debe haber un miembro senior responsable de todos los procesos de transformación lean.

Además, una vez que tenga la ayuda pertinente, comprométase con ella como una estrategia a largo plazo. Dado que no solo es un proceso complicado sino también costoso en nombre de los clientes. Por lo tanto, debe mantenerse en la lista de prioridades estratégicas.

La mayoría de las veces las organizaciones no requieren la ayuda de un experto. Sin embargo, si cree que hay un especialista en transformación ágil o lean para ejecutarlo correctamente, se recomienda contratar a un experto.

Nadie querría arriesgar todo el proceso debido a la falta de planificación y estrategias adecuadas. Por lo tanto, contrate a alguien que haya pasado por esto para que le brinde los mejores métodos.

3. Entrenamiento

Ahora que ha recopilado la mayoría de sus objetivos e ideas, es hora de capacitar a su equipo en consecuencia. La capacitación del equipo de transformación Lean es un requisito previo clave y también una fase esencial.

El proceso de capacitación es largo y generalmente requiere mucho dinero para implementarlo con éxito. Sin embargo, no seas avaro con eso, puedes reducir costos en muchas otras etapas. Entrene a su equipo con los mejores en el campo para maximizar la tasa de éxito de la transformación lean.

Después de todo, se trata de encontrar el mejor equipo para terminar la carrera con éxito.

4. Herramientas

Equipe a su equipo con las herramientas adecuadas para implementar un programa de capacitación adecuado para ellos. Algunas de las principales herramientas ágiles/esbeltas que podrían implementarse son:

• Kanban
• Seguro
• Portafolio Kanban
• Melé

Estas son técnicas ágiles y lean comunes que se pueden utilizar. Kanban es una excelente manera de visualizar sus procesos y tener una idea general. Dicho mapeo lo ayudaría a mejorar la eficiencia operativa general.

Además, scrum ayuda a desglosar los procesos y SAFe (Scaled Agile Framework) es la planificación y gestión de los patrones de flujo de trabajo.

5. Análisis y Optimización

Ahora que sabe el valor que su cliente busca recibir y cómo lo va a producir. El siguiente paso es garantizar un flujo de trabajo fluido y sin bloqueos.

Esta etapa incluye la elección de las métricas adecuadas para la correcta implementación. Algunas de las métricas comunes para establecer son:

i). Tiempo del ciclo

Se debe identificar el tiempo tentativo necesario para completar el ciclo. Estas predicciones ayudan a establecer plazos adecuados y asignar tareas de equipo en consecuencia.

ii). A lo largo de

Es para identificar la cantidad de procesos que su equipo puede ejecutar dentro del tiempo de ciclo establecido.

iii). WIP (trabajo en curso)

Incluye las tareas en las que se está trabajando actualmente. Los equipos pueden usar tableros Kanban para ver el trabajo en curso y realizar un seguimiento adecuado.

iv). Mejora continua

Una transformación Lean exitosa depende de la mejora continua. Por lo tanto, siga encontrando siempre nuevas formas de adaptar, evolucionar y mejorar sus prácticas, procesos y estructuras actuales.

Conclusión

En conclusión, la transformación lean en la gestión de proyectos es una excelente manera de ofrecer mejores productos o servicios a sus clientes. Además, también es beneficioso para eliminar costos y optimizar procesos.

Asegúrese de seguir las seis fases de la transformación Lean, que incluyen evaluación, iniciación, capacitación, herramientas, análisis y optimización, y mejora continua para obtener mejores resultados.

Por lo tanto, diga no al desperdicio de recursos y proyectos demasiado costosos.