Einführung in die Lean-Transformation im Projektmanagement für agile Teams

Um sich auf eine Lean-Transformationsreise zu begeben, ist gründliches Nachdenken und Planen erforderlich. Auch wenn der Begriff Lean schon lange existiert. Lean Transformation im Projektmanagement ist jedoch anders.

Aus diesem Grund haben wir hier einen vollständigen Leitfaden zu den verschiedenen Phasen, Modellen und Vorteilen der Lean-Transformation zusammengestellt.

Beginnen wir also damit, zu verstehen, was Lean-Transformation ist.

Was ist Lean-Transformation?

Lean bedeutet „ Wertmaximierung durch Minimierung von Verschwendung “.

Lean-Transformation ist der Prozess, bei dem alle taktischen, strategischen und operativen Verbesserungen in einer Organisation durchgeführt werden, um mehr Wert für ihre Kunden zu schaffen.

Das Wort „Transformation“ bedeutet wörtlich eine deutliche Veränderung in Form, Beschaffenheit oder Aussehen. Somit ist Lean Transformation auch die Veränderung oder Abkehr von konventionellen Praktiken.

Im Allgemeinen wird das Wort Lean Transformation mit „Verschwendung eliminieren“ in Verbindung gebracht. Das ist jedoch noch nicht alles. Im Gegenteil, der Übergang zu einem ganzheitlichen Ansatz hilft bei der Wiederherstellung von Werten und schnelleren Prozessen. Diese Änderung bringt auch verschiedene Änderungen der Arbeitsumgebung, der Ethik oder des Plans mit sich.

Was ist Lean Transformation im Projektmanagement?

Die Lean-Prinzipien wurden Anfang der 2000er Jahre im Projektmanagement eingeführt. Lean Transformation im Projektmanagement reduziert verschwendete Ressourcen, verbessert die Effizienz, verkürzt die Fertigstellungszeit und erhöht den Wert des Gesamtprojekts.

Laut PMI bedeutet „Lean zu sein, das bereitzustellen, was benötigt wird, wann es benötigt wird, und zwar mit einem Minimum an Ausrüstung, Material, Personal und Platz.“

Somit definiert Lean Verschwendung als jeden Prozess, der Ressourcen verbraucht, aber aus Kundensicht keinen Wert bringt.

Drei gängige Abfallarten

Die 3M in Lean Transformation steht für die drei gängigen Arten von Verschwendung, darunter:

• Muda : Aktivitäten, die Ressourcen verbrauchen, ohne einen Mehrwert zu bieten.
• Muri : Überbeanspruchung von Ausrüstung oder Mitarbeitern.
• Mura : Betriebliche Ungleichmäßigkeit, die auf lange Sicht die Effizienz und Produktivität verringert.

Die Lean-Transformation im Projektmanagement zielt also darauf ab, diese 3Ms durch ihre Prozesse zu reduzieren.

Welche Bedeutung hat die Lean-Transformation?

Beim Management agiler Teams und Projekte sind Vorhersagbarkeit und Effizienz sehr wichtig. Das ist es, worum es bei Lean geht. Es hilft bei der kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsbereichen, Menschen und Prozessen.

Darüber hinaus ist es auch entscheidend für die Beseitigung von Barrieren, die eine effiziente Wertschöpfung behindern könnten.

Vorteile der Lean-Transformation

Einige der wichtigsten Vorteile der Lean-Transformation sind:

• Niedrigerer Lagerbestand und niedrigere Lagerkosten.
• Eliminierung verschwendeter Ressourcen
• Reduzierung der Gesamtkosten
• Verbesserte Produktivität und Effizienz
• Erhöhte Kundenzufriedenheit
• Höhere Qualität

Das Lean-Transformationsmodell

Obwohl es kein festgelegtes Modell oder keine festgelegte Methodik für die Lean-Transformation gibt, gibt es bestimmte erfolgreiche gemeinsame Konzepte.

Diese beinhalten:

• Ein wertorientierter Zweck
• Kontinuierliche Prozessverbesserung
• Nachhaltige Kompetenzentwicklung
• Lean-Management-System
• Schlankes Denken, Denkweise, Annahmen

1. Ein wertorientierter Zweck

Dem Lean-Transformation-Konzept kommt eine wertorientierte Bedeutung zu. Dies ist auch etwas, das die meisten Organisationen ständig anstreben. Daher wird jeder Prozess oder jedes Ziel, das seinen Kunden keinen Wert liefert, als Verschwendung im Lean-Transformationsprozess betrachtet.

Beim Lean Value geht es also mehr um Produkte, Prozesse und Ziele, von denen die Kunden jederzeit profitieren.

2. Kontinuierliche Prozessverbesserung

Auch die kontinuierliche Prozessverbesserung gilt als integraler Bestandteil der Lean Transformation. Bei der Arbeit mit agilen Teams treten vor allem Veränderungen auf. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Veränderungen anzunehmen und Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

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3. Nachhaltige Fähigkeitsentwicklung

Fähigkeitsentwicklung ist der Aufbau und die Stärkung der Wurzeln Ihrer Organisation, um die Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen. Nachhaltige Leistungsfähigkeit kann erreicht werden, indem Sie Ihr Team stärken, die Lean-Transformation fördern und Ihrem Team Raum zur Entfaltung geben. Darüber hinaus können auch vielfältiges Denken und konstruktive Kritik in der gesetzten Angelegenheit helfen.

4. Lean-Management-System

Ein weiteres wichtiges Konzept in einer Lean-Transformation ist ein Lean-Management-System. Bei diesem System geht es mehr darum, Ziele zu teilen und zusammenzuarbeiten, als den Teams zu sagen, was sie tun sollen.

Problemlösung ist daher das zentrale Motiv des Lean-Management-Systems. Führungskräfte werden ermutigt, mehr Zeit mit ihren Teams zu verbringen, um sie zu verstehen und die Engpässe besser zu beseitigen.

5. Lean-Denken, Denkweise, Annahmen

Die erfolgreiche Umsetzung der Lean-Transformation hängt von der Zentralisierung von Lean-Denken, Denkweisen und Annahmen ab. Einige der wichtigsten Änderungen, die mit Sicherheit eintreten werden, sind:

• Verinnerlichung des Lean-Denkens
• Wege finden, den Kundennutzen zu steigern
• Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
• Scheitern als Weg zur Verbesserung in der Zukunft nehmen
• Verwenden eines datengesteuerten Ansatzes
• Gemeinsame Ziele und gemeinsame Ideen haben
• Transparenz fördern

Phasen der Lean-Transformation

Die Anwendung von Lean-Prinzipien auf das Projektmanagement bedeutet, sich auf den Wert des Kunden zu konzentrieren. Die Lean-Transformation durchläuft verschiedene Phasen, darunter:

1. Auswertung

Es ist die erste Phase der Lean-Transformation. Ziel ist es aufzuzeigen, wie und wo Teamwert generiert werden kann und die Gesamtprozesse zu verdeutlichen, um unnötige Schritte zu eliminieren und Schwachstellen zu identifizieren.

Die Bewertungsphase in der Lean Transformation umfasst drei Hauptaspekte

• Identifiziere das Problem
• Mögliche Lösungen finden
• Wie es weitergeht

Daher muss man die „Verschwendungs“-Indikatoren identifizieren und mögliche Lösungen finden, um sie zu reduzieren und den Kundennutzen zu maximieren. Dies ist eine wichtige Phase, da sie uns hilft, die Ziele der Lean-Transformation zu identifizieren.

Es ist besser, die Dinge langsam anzugehen und zuerst kleine Veränderungen vorzunehmen und dann zu den großen überzugehen. Daher werden kleine Verbesserungen, Messungen und Wiederholungen desselben Zyklus empfohlen.

2. Einleitung

Sobald Sie mit der Evaluierungsphase fertig sind, fahren Sie mit der Initiierungsphase fort. Wie der Name schon sagt, soll es mit der Arbeit an der Lean-Transformation beginnen. Es geht also um folgende Aspekte:

• Holen Sie die Geschäftsleitung ins Boot
• Machen Sie es zu einer langfristigen Strategie
• Suche Expertenhilfe

In dieser Phase legen Sie den Grundstein für Ihre Transformation. Daher ist es vorherrschend, die Geschäftsleitung dazu zu bringen, die Idee und die Notwendigkeit, sie zu haben, zu akzeptieren. Ansonsten sind die Erfolgsaussichten sehr gering. Daher sollte es einen leitenden Mitarbeiter geben, der für alle Prozesse der Lean-Transformation verantwortlich ist.

Darüber hinaus, sobald Sie die entsprechende Hilfe erhalten haben, verpflichten Sie sich dazu als langfristige Strategie. Denn im Namen der Kunden ist es nicht nur ein kniffliger, sondern auch ein teurer Prozess. Daher muss es auf der Liste der strategischen Prioritäten bleiben.

In den meisten Fällen benötigen Organisationen nicht die Hilfe eines Experten. Wenn Sie jedoch das Gefühl haben, dass es einen Agile- oder Lean-Transformationsspezialisten gibt, der sie ordnungsgemäß durchführt, ist es ratsam, einen Experten einzustellen.

Niemand würde den gesamten Prozess aufgrund mangelnder Planung und geeigneter Strategien riskieren wollen. Stellen Sie also jemanden ein, der es durchgemacht hat, um Ihnen die besten Methoden zu vermitteln.

3. Ausbildung

Nachdem Sie nun die meisten Ihrer Ziele und Ideen gesammelt haben, ist es an der Zeit, Ihr Team entsprechend zu schulen. Die Schulung des Lean-Transformation-Teams ist eine wichtige Voraussetzung und auch eine wesentliche Phase.

Der Schulungsprozess ist langwierig und erfordert in der Regel viel Geld, um ihn erfolgreich umzusetzen. Seien Sie dabei jedoch kein Geizhals, Sie können an vielen anderen Stellen Kosten einsparen. Schulen Sie Ihr Team mit den Besten der Branche, um die Erfolgsrate der Lean-Transformation zu maximieren.

Schließlich geht es darum, das beste Team zu finden, um das Rennen erfolgreich zu beenden.

4. Werkzeuge

Statten Sie Ihr Team mit den richtigen Tools aus, um ein geeignetes Schulungsprogramm für es umzusetzen. Einige der wichtigsten agilen/schlanken Tools, die implementiert werden könnten, sind:

• Kanban
• Sicher
• Portfolio-Kanban
• Gedränge

Dies sind gängige agile und schlanke Techniken, die verwendet werden können. Kanban ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Prozesse zu visualisieren und einen Blick auf das große Ganze zu werfen. Ein solches Mapping würde Ihnen helfen, die betriebliche Gesamteffizienz zu verbessern.

Darüber hinaus hilft Scrum beim Aufschlüsseln der Prozesse und SAFe (Scaled Agile Framework) ist die Planung und Verwaltung der Workflow-Muster.

5. Analyse und Optimierung

Jetzt, da Sie wissen, welchen Wert Ihr Kunde erhalten möchte und wie Sie ihn produzieren werden. Der nächste Schritt ist die Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs ohne Blockaden.

Diese Phase umfasst die Auswahl der richtigen Metriken für die ordnungsgemäße Implementierung. Einige der gängigen Metriken, die festgelegt werden müssen, sind:

ich). Zykluszeit

Man muss die vorläufige Zeit identifizieren, die benötigt wird, um den Zyklus abzuschließen. Diese Vorhersagen helfen dabei, die richtigen Fristen festzulegen und Teamaufgaben entsprechend zuzuweisen.

ii). Hindurch

Es soll die Anzahl der Prozesse ermitteln, die Ihr Team innerhalb der festgelegten Zykluszeit ausführen kann.

iii). WIP (in Arbeit)

Es enthält die Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird. Teams können Kanban-Boards verwenden, um die laufende Arbeit anzuzeigen und den Überblick zu behalten.

iv). Ständige Verbesserung

Eine erfolgreiche Lean-Transformation hängt von kontinuierlicher Verbesserung ab. Finden Sie also immer wieder neue Wege, um Ihre aktuellen Praktiken, Prozesse und Strukturen anzupassen, weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die schlanke Transformation im Projektmanagement eine großartige Möglichkeit ist, Ihren Kunden bessere Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. Darüber hinaus ist es auch vorteilhaft, Kosten zu reduzieren und Prozesse zu optimieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie die sechs Phasen der Lean-Transformation befolgen, einschließlich Bewertung, Initiierung, Schulung, Tools, Analyse und Optimierung sowie kontinuierliche Verbesserung, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Sagen Sie also nein zur Ressourcenverschwendung und zu kostspieligen Projekten.