Çevik Ekipler için Proje Yönetiminde Yalın Dönüşüme Giriş

Yalın bir dönüşüm yolculuğuna çıkmak, biraz derin düşünme ve planlama gerektirir. Yalın kavramı uzun süredir var olmasına rağmen. Ancak proje yönetiminde yalın dönüşüm farklıdır.

Bu nedenle, burada yalın dönüşümün farklı aşamaları, modelleri ve faydaları hakkında eksiksiz bir rehber topladık.

Öyleyse, yalın dönüşümün ne olduğunu anlamakla başlayalım.

Yalın Dönüşüm Nedir?

Yalın, “ Atıkları Minimuma İndirerek Değeri Maksimize Etmek ”tir.

Yalın dönüşüm, bir organizasyonda müşterileri için daha fazla değer üretmek amacıyla tüm taktik, stratejik ve operasyonel iyileştirmeleri üstlenme sürecidir.

“Dönüşüm” kelimesi, kelimenin tam anlamıyla biçim, doğa veya görünümde belirgin bir değişiklik anlamına gelir. Dolayısıyla yalın dönüşüm aynı zamanda geleneksel uygulamalardan değişim veya geçiştir.

Genel olarak yalın dönüşüm kelimesi “atıkları ortadan kaldırmak” ile ilişkilendirilir. Ancak, hepsi bu değil. Aksine, bütünsel bir yaklaşıma geçiş, değerin yeniden kazanılmasına ve süreçlerin daha hızlı kazanılmasına yardımcı olur. Bu değişiklik aynı zamanda çalışma ortamında, etik değerlerde veya planda çeşitli değişiklikleri de beraberinde getirir.

Proje Yönetiminde Yalın Dönüşüm Nedir?

Yalın ilkeleri 2000'li yılların başında proje yönetiminde benimsendi. Proje yönetiminde Yalın Dönüşüm, israf edilen kaynakları azaltmak, verimliliği artırmak, tamamlanma süresini azaltmak ve genel projeye değer katmaktır.

PMI'ye göre, “Yalın olmak, ihtiyaç duyulanı, ihtiyaç duyulan zamanda ve minimum miktarda ekipman, malzeme, insan ve alan ile sağlamaktır.”

Bu nedenle yalın, israfı kaynakları tüketen ancak müşterinin bakış açısından hiçbir değer getirmeyen herhangi bir süreç olarak tanımlar.

Üç yaygın atık türü

Yalın dönüşümdeki 3M, aşağıdakiler de dahil olmak üzere üç yaygın atık türünü temsil eder:

• Muda : Ek değer sağlamadan kaynakları tüketen faaliyetler.
• Muri : Ekipman veya çalışanların aşırı kullanımı.
• Mura : Uzun vadede verimliliği ve üretkenliği azaltan operasyonel düzensizlik.

Dolayısıyla proje yönetimindeki yalın dönüşüm, süreçleri aracılığıyla bu 3M'leri azaltmayı amaçlar.

Yalın Dönüşümün Önemi Nedir?

Çevik ekipleri ve projeleri yönetirken öngörülebilirlik ve verimlilik çok önemlidir. Yalın olan budur. Çalışma alanlarının, insanların ve süreçlerin sürekli iyileştirilmesine yardımcı olur.

Ayrıca, değerin verimli bir şekilde sunulmasını engelleyebilecek engellerin kaldırılması için de çok önemlidir.

Yalın Dönüşümün Faydaları

Yalın dönüşümün temel faydalarından bazıları şunlardır:

• Daha düşük envanter ve daha düşük envanter maliyetleri.
• İsraf edilen kaynakların ortadan kaldırılması
• Genel maliyetlerde azalma
• Geliştirilmiş üretkenlik ve verimlilik
• Artan müşteri memnuniyeti
• Daha yüksek kalite

Yalın Dönüşüm Modeli

Yalın dönüşüm için belirlenmiş bir model veya metodoloji olmamasına rağmen, bazı başarılı paylaşılan kavramlar vardır.

Bunlar şunları içerir:

• Değer odaklı bir amaç
• Sürekli süreç iyileştirme
• Sürdürülebilir yetenek geliştirme
• Yalın yönetim sistemi
• Yalın düşünce, zihniyet, varsayımlar

1. Değer odaklı bir amaç

Yalın dönüşüm kavramı, değer odaklı bir amaç için büyük önem taşımaktadır. Bu, çoğu kuruluşun sürekli olarak amaçladığı bir şeydir. Bu nedenle, müşterilerine değer sunmayan herhangi bir süreç veya hedef, yalın dönüşüm sürecinde israf olarak kabul edilir.

Dolayısıyla yalın değer, müşterilere her zaman fayda sağlayan ürünler, süreçler ve hedeflerle ilgilidir.

2. Sürekli süreç iyileştirme

Sürekli süreç iyileştirme de yalın dönüşümün ayrılmaz bir parçası olarak kabul edilir. Çevik ekiplerle çalışırken, değişimin gerçekleşmesi baskındır. Bu nedenle, değişimi benimsemek ve süreçlerinizi sürekli iyileştirmek hayati önem taşır.

Şuna bakın:

Daha Sürdürülebilir Bir İş Yaratmak için İhtiyacınız Olan En İyi 10 Süreç İyileştirme Aracı

3. Sürdürülebilir yetenek geliştirme

Yetenek geliştirme, kuruluşunuzun ihtiyaçlarını karşılamak için kuruluşunuzun köklerinin oluşturulması ve güçlendirilmesidir. Sürdürülebilir yetenek, ekibinizi güçlendirerek, yalın dönüşümü teşvik ederek ve ekibinize gelişmek için alan sağlayarak elde edilebilir. Ayrıca, farklı düşünme ve yapıcı eleştiri de belirlenen konuda yardımcı olabilir.

4. Yalın yönetim sistemi

Yalın dönüşümde bir diğer önemli kavram da yalın yönetim sistemidir. Bu sistem, takımlara ne yapacaklarını söylemekten çok, hedefleri paylaşmak ve birlikte çalışmakla ilgilidir.

Bu nedenle, problem çözme, yalın yönetim sisteminin temel güdüsüdür. Liderler, onları anlamak ve darboğazları daha iyi ortadan kaldırmak için ekipleriyle daha fazla zaman geçirmeye teşvik edilir.

5. Yalın düşünce, zihniyet, varsayımlar

Yalın dönüşümün başarılı bir şekilde uygulanması, yalın düşüncenin, zihniyetin ve varsayımların merkezileştirilmesine bağlıdır. Gerçekleşmesi kesin olan bazı önemli değişiklikler şunlardır:

• Yalın düşüncenin içselleştirilmesi
• Müşteri değeri eklemenin yollarını bulma
• Değişime uyum
• Başarısızlığı gelecekte iyileştirmenin bir yolu olarak görmek
• Veri odaklı bir yaklaşım kullanma
• Ortak hedeflere ve ortak fikirlere sahip olmak
• Şeffaflığı teşvik etmek

Yalın Dönüşümün Aşamaları

Yalın ilkeleri proje yönetimine uygulamak, müşterinin değerine odaklanmak anlamına gelir. Yalın dönüşüm, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli aşamalardan geçer:

1. Değerlendirme

Yalın dönüşümün ilk aşamasıdır. Amaç, ekip değerinin nasıl ve nerede üretilebileceğini göstermek ve gereksiz adımları ortadan kaldırmak ve kusurları belirlemek için genel süreçleri netleştirmektir.

Yalın dönüşümde değerlendirme aşaması üç ana yönü içerir

• Sorunu belirleme
• Potansiyel çözümlerle geliyor
• bu konuda nasıl devam edilir

Bu nedenle, “atık” göstergelerini tanımlamalı ve bunları azaltmak ve müşteri değerini en üst düzeye çıkarmak için olası çözümler bulmalıdır. Yalın dönüşümün amaç ve hedeflerini belirlememize yardımcı olduğu için bu önemli bir aşamadır.

İşleri yavaş yavaş almak ve önce küçük dönüşümler yapmak ve ardından büyük olanlara geçmek daha iyidir. Bu nedenle, küçük iyileştirmeler, ölçümler ve aynı döngünün tekrarı önerilir.

2. Başlatma

Değerlendirme aşamasını tamamladığınızda başlangıç ​​aşamasına geçeceksiniz. Adından da anlaşılacağı gibi, yalın dönüşüm üzerinde çalışmaya başlamaktır. Bu nedenle, aşağıdaki yönleri içerir:

• Üst yönetimin gemiye alınması
• Bunu uzun vadeli bir strateji haline getirmek
• Uzman yardımı isteyin

Dönüşümünüzün temellerini bu aşamada atıyorsunuz. Bu nedenle, üst yönetimin fikri ve buna sahip olma ihtiyacını satın almasını sağlamak baskındır. Aksi takdirde, başarı şansı çok zayıftır. Bu nedenle yalın dönüşümün tüm süreçlerinden sorumlu kıdemli bir üye bulunmalıdır.

Ayrıca, ilgili yardımı aldıktan sonra, bunu uzun vadeli bir strateji olarak taahhüt edin. Çünkü bu sadece meşakkatli değil, aynı zamanda müşteriler adına da pahalı bir süreç. Bu nedenle stratejik öncelikler listesinde tutulmalıdır.

Çoğu zaman kuruluşlar bir uzmanın yardımına ihtiyaç duymazlar. Ancak, bunu düzgün bir şekilde yürütmek için çevik veya yalın bir dönüşüm uzmanı olduğunu düşünüyorsanız, bir uzman kiralamanız önerilir.

Planlama ve uygun strateji eksikliği nedeniyle hiç kimse tüm süreci riske atmak istemez. Bu nedenle, size en iyi yöntemleri sunması için bunu yaşamış birini işe alın.

3. Eğitim

Artık hedeflerinizin ve fikirlerinizin çoğunu topladığınıza göre, ekibinizi buna göre eğitmenin zamanı geldi. Yalın dönüşüm ekibinin eğitimi de önemli bir ön koşul ve gerekli aşamadır.

Eğitim süreci uzundur ve başarılı bir şekilde uygulamak için genellikle çok para gerektirir. Ancak, bununla cimri olmayın, diğer birçok aşamada maliyetleri azaltabilirsiniz. Yalın dönüşümün başarı oranını en üst düzeye çıkarmak için ekibinizi alanın en iyisi ile eğitin.

Sonuçta, yarışı başarıyla bitirmek için en iyi takımı bulmakla ilgili.

4. Takım

Ekibinizi, onlar için uygun bir eğitim programı uygulamak için doğru araçlarla donatın. Uygulanabilecek başlıca çevik/yalın araçlardan bazıları şunlardır:

• kanban
• Güvenli
• Portföy Kanbanı
• Scrum

Bunlar, kullanılabilecek yaygın çevik ve yalın tekniklerdir. Kanban, süreçlerinizi görselleştirmenin ve büyük resme bir göz atmanın harika bir yoludur. Bu tür haritalama, genel operasyonel verimliliği artırmanıza yardımcı olacaktır.

Ayrıca, scrum süreçlerin parçalanmasına yardımcı olur ve SAFe (Scaled Agile Framework) iş akışı modellerinin planlanması ve yönetilmesidir.

5. Analiz ve Optimizasyon

Artık müşterinizin almak istediği değeri ve bunu nasıl üreteceğinizi biliyorsunuz. Bir sonraki adım, herhangi bir tıkanıklık olmadan sorunsuz bir iş akışı sağlamaktır.

Bu aşama, doğru uygulama için doğru metriklerin seçilmesini içerir. Ayarlanacak yaygın metriklerden bazıları şunlardır:

i). Devir süresi

Döngüyü tamamlamak için gereken geçici süre tanımlanmalıdır. Bu tahminler, uygun son tarihler belirlemeye ve buna göre ekip görevleri atamaya yardımcı olur.

ii). Boyunca

Ekibinizin belirlenen döngü süresi içinde gerçekleştirebileceği işlem sayısını belirlemektir.

iii). Devam Eden Çalışma (Çalışma devam ediyor)

Şu anda üzerinde çalışılmakta olan görevleri içerir. Ekipler, devam eden işi görüntülemek ve uygun bir takip yapmak için Kanban panolarını kullanabilir.

iv). Sürekli gelişme

Başarılı bir yalın dönüşüm, sürekli iyileştirmeye bağlıdır. Bu nedenle, her zaman mevcut uygulamalarınızı, süreçlerinizi ve yapılarınızı uyarlamak, geliştirmek ve iyileştirmek için yeni yollar bulmaya devam edin.

Çözüm

Sonuç olarak, proje yönetiminde yalın dönüşüm, müşterilerinize daha iyi ürün veya hizmetler sunmanın harika bir yoludur. Ayrıca, maliyetlerin düşürülmesinde ve süreçlerin optimize edilmesinde de faydalıdır.

Daha iyi sonuçlar elde etmek için değerlendirme, başlatma, eğitim, araç, analiz ve optimizasyon ve sürekli iyileştirme dahil olmak üzere yalın dönüşümün altı aşamasını izlediğinizden emin olun.

Böylece kaynak israfına ve aşırı maliyetli projelere hayır deyin.