Wprowadzenie do transformacji Lean w zarządzaniu projektami w zwinnych zespołach

Rozpoczęcie szczupłej podróży transformacji wymaga głębokiego myślenia i planowania. Mimo że koncepcja lean istnieje już od dawna. Jednak transformacja lean w zarządzaniu projektami jest inna.

Dlatego zebraliśmy tutaj pełny przewodnik po różnych fazach, modelach i korzyściach płynących z transformacji lean.

Zacznijmy więc od zrozumienia, czym jest transformacja lean.

Czym jest transformacja Lean?

Lean to „ Maksymalizacja wartości poprzez minimalizowanie marnotrawstwa ”.

Transformacja Lean to proces podejmowania wszystkich taktycznych, strategicznych i operacyjnych ulepszeń w organizacji w celu wytworzenia większej wartości dla jej klientów.

Słowo „Transformacja” dosłownie oznacza wyraźną zmianę formy, charakteru lub wyglądu. Zatem transformacja lean jest również zmianą lub odejściem od konwencjonalnych praktyk.

Generalnie słowo lean transformacja kojarzy się z „eliminacją marnotrawstwa”. To jednak nie wszystko. Wręcz przeciwnie, przejście na podejście holistyczne pomaga w przywracaniu wartości i przyspieszaniu procesów. Ta zmiana przynosi również różne zmiany w środowisku pracy, etyce lub planie.

Czym jest transformacja Lean w zarządzaniu projektami?

Zasady lean zostały przyjęte w zarządzaniu projektami na początku 2000 roku. Lean Transformation w zarządzaniu projektami to redukcja marnotrawnych zasobów, poprawa wydajności, skrócenie czasu realizacji i dodanie wartości do całego projektu.

Według PMI: „Bycie szczupłym oznacza dostarczanie tego, co jest potrzebne, kiedy jest to potrzebne i przy minimalnej ilości sprzętu, materiałów, ludzi i przestrzeni”.

W ten sposób lean definiuje marnotrawstwo jako każdy proces, który zużywa zasoby, ale nie przynosi żadnej wartości z perspektywy klienta.

Trzy popularne rodzaje odpadów

3M w transformacji lean oznacza trzy popularne rodzaje odpadów, w tym:

• Muda : Działania, które zużywają zasoby, ale nie zapewniają dodatkowej wartości.
• Muri : Nadużywanie sprzętu lub pracowników.
• Mura : Nierówności operacyjne, które zmniejszają wydajność i produktywność na dłuższą metę.

Tak więc szczupła transformacja w zarządzaniu projektami ma na celu zmniejszenie tych 3M poprzez swoje procesy.

Jakie jest znaczenie transformacji Lean?

W zarządzaniu zwinnymi zespołami i projektami bardzo ważna jest przewidywalność i wydajność. Na tym właśnie polega lean. Pomaga w ciągłym doskonaleniu miejsc pracy, ludzi i procesów.

Co więcej, ma również kluczowe znaczenie dla usuwania barier, które mogą hamować skuteczne dostarczanie wartości.

Korzyści z transformacji Lean

Niektóre z kluczowych korzyści płynących z transformacji lean to:

• Niższe zapasy i niższe koszty zapasów.
• Eliminacja marnotrawnych zasobów
• Redukcja kosztów całkowitych
• Większa produktywność i wydajność
• Większa satysfakcja klienta
• Wyższa jakość

Model transformacji Lean

Chociaż nie ma ustalonego modelu ani metodologii transformacji lean, istnieją pewne udane wspólne koncepcje.

Obejmują one:

• Cel oparty na wartości
• Ciągłe doskonalenie procesów
• Zrównoważony rozwój zdolności
• Odchudzony system zarządzania
• szczupłe myślenie, sposób myślenia, założenia

1. Cel oparty na wartości

Koncepcja transformacji lean ma duże znaczenie dla celu opartego na wartościach. To jest coś, do czego dąży większość organizacji. W związku z tym każdy proces lub cel, który nie zapewnia wartości swoim klientom, jest uważany za marnotrawstwo w procesie szczupłej transformacji.

Zatem lean value to bardziej produkty, procesy i cele, które zawsze przynoszą korzyści klientom.

2. Ciągłe doskonalenie procesu

Ciągłe doskonalenie procesów jest również uważane za integralną część transformacji lean. Podczas pracy ze zwinnymi zespołami przeważają zmiany. Dlatego niezbędne jest przyjęcie zmian i ciągłe doskonalenie procesów.

Spójrz na to:

10 najlepszych narzędzi do doskonalenia procesów, których potrzebujesz, aby stworzyć bardziej zrównoważony biznes

3. Zrównoważony rozwój zdolności

Rozwój zdolności to budowanie i wzmacnianie korzeni Twojej organizacji w celu zaspokojenia potrzeb organizacji. Zrównoważoną zdolność można osiągnąć poprzez wzmocnienie zespołu, zachęcanie do transformacji lean i zapewnienie zespołowi przestrzeni do rozwoju. Co więcej, różnorodne myślenie i konstruktywna krytyka mogą również pomóc w ustalonej materii.

4. Lean system zarządzania

Inną ważną koncepcją w szczupłej transformacji jest szczupły system zarządzania. Ten system polega bardziej na dzieleniu się celami i wspólnej pracy niż na mówieniu zespołom, co mają robić.

Dlatego rozwiązywanie problemów jest kluczowym motywem systemu Lean Management. Zachęca się liderów do spędzania więcej czasu ze swoimi zespołami, aby je zrozumieć i lepiej usunąć wąskie gardła.

5. Szczupłe myślenie, sposób myślenia, założenia

Pomyślne wdrożenie transformacji Lean zależy od centralizacji myślenia, sposobu myślenia i założeń Lean. Niektóre z kluczowych zmian, które na pewno zajdą, to:

• Internalizacja lean thinking
• Znalezienie sposobów na zwiększenie wartości klienta
• Adaptacja do zmian
• Traktowanie porażki jako sposób na poprawę w przyszłości
• Korzystanie z podejścia opartego na danych
• Posiadanie wspólnych celów i wspólnych pomysłów
• Promowanie przejrzystości

Fazy ​​transformacji Lean

Stosowanie zasad lean w zarządzaniu projektami oznacza koncentrację na wartości klienta. Transformacja Lean przechodzi przez różne fazy, w tym:

1. Ocena

To pierwsza faza transformacji lean. Celem jest pokazanie, jak i gdzie można generować wartość zespołu oraz wyjaśnienie ogólnych procesów, aby wyeliminować niepotrzebne kroki i zidentyfikować wady.

Faza oceny w transformacji lean obejmuje trzy główne aspekty

• Identyfikacja problemu
• Wymyślanie potencjalnych rozwiązań
• Jak dalej o tym mówić

Należy zatem zidentyfikować wskaźniki „odpadów” i znaleźć możliwe rozwiązania, aby je zredukować i zmaksymalizować wartość klienta. Jest to ważny etap, ponieważ pomaga nam określić cele i zadania transformacji lean.

Lepiej jest robić rzeczy powoli i najpierw dokonywać małych przemian, a potem przechodzić do dużych. Zalecane są więc drobne ulepszenia, pomiary i powtarzanie tego samego cyklu.

2. Inicjacja

Po zakończeniu etapu oceny przejdziesz do etapu inicjacji. Jak sama nazwa wskazuje, ma rozpocząć pracę nad transformacją lean. Obejmuje więc następujące aspekty:

• Pozyskanie kadry zarządzającej wyższego szczebla
• Uczynienie z tego długoterminowej strategii
• Poszukaj pomocy eksperta

Na tym etapie kładziesz podwaliny pod swoją transformację. Dlatego dominuje przekonanie kierownictwa wyższego szczebla, aby kupiło pomysł i potrzebę jego posiadania. W przeciwnym razie szanse na sukces są bardzo małe. W związku z tym powinien być starszy członek odpowiedzialny za wszystkie procesy transformacji lean.

Co więcej, gdy już uzyskasz odpowiednią pomoc, zobowiąż się do tego jako do długoterminowej strategii. Ponieważ jest to nie tylko trudny, ale i kosztowny proces w imieniu klientów. Musi więc pozostać na liście priorytetów strategicznych.

W większości przypadków organizacje nie wymagają pomocy eksperta. Jeśli jednak czujesz, że istnieje specjalista ds. transformacji Agile lub Lean, który wykona to prawidłowo, zaleca się zatrudnić eksperta.

Nikt nie chciałby ryzykować całego procesu z powodu braku planowania i odpowiednich strategii. Dlatego zatrudnij kogoś, kto przez to przeszedł, aby zapewnić Ci najlepsze metody.

3. Szkolenie

Teraz, gdy masz już zebraną większość swoich celów i pomysłów, nadszedł czas, aby odpowiednio przeszkolić swój zespół. Szkolenie zespołu ds. transformacji lean jest kluczowym warunkiem wstępnym i niezbędnym etapem.

Proces szkoleniowy jest długotrwały i zazwyczaj wymaga dużo pieniędzy, aby go pomyślnie wdrożyć. Jednak nie bądź z tym skąpcem, możesz obniżyć koszty na wielu innych etapach. Trenuj swój zespół z najlepszym w branży, aby zmaksymalizować wskaźnik sukcesu transformacji lean.

W końcu chodzi o znalezienie najlepszego zespołu, który zakończy wyścig z sukcesem.

4. Oprzyrządowanie

Wyposaż swój zespół w odpowiednie narzędzia do realizacji odpowiedniego dla nich programu szkoleniowego. Niektóre z głównych narzędzi Agile/Lean, które można wdrożyć, to:

• Kanban
• Bezpieczny
• Portfolio Kanban
• Scrum

Są to popularne techniki Agile i Lean, które można zastosować. Kanban to świetny sposób na wizualizację procesów i spojrzenie na szerszy obraz. Takie mapowanie pomogłoby poprawić ogólną wydajność operacyjną.

Ponadto scrum pomaga w rozbiciu procesów, a SAFe (Scaled Agile Framework) to planowanie i zarządzanie wzorcami przepływu pracy.

5. Analiza i optymalizacja

Teraz, gdy już wiesz, jaką wartość chce otrzymać Twój klient i jak zamierzasz ją wyprodukować. Następnym krokiem jest zapewnienie płynnego przepływu pracy bez żadnych blokad.

Ten etap obejmuje wybór odpowiednich metryk do prawidłowego wdrożenia. Niektóre z typowych wskaźników do ustawienia to:

i). Czas cyklu

Należy określić, ile czasu potrzeba na ukończenie cyklu. Te przewidywania pomagają ustalić właściwe terminy i odpowiednio przydzielić zadania zespołowe.

ii). Na wskroś

Jest to określenie liczby procesów, które Twój zespół może wykonać w określonym czasie cyklu.

iii). WIP (Praca w toku)

Obejmuje zadania, nad którymi aktualnie pracujemy. Zespoły mogą korzystać z tablic Kanban, aby przeglądać prace w toku i prowadzić właściwe śledzenie.

iv). Ciągłe doskonalenie

Pomyślna transformacja lean zależy od ciągłego doskonalenia. Dlatego zawsze wynajduj nowe sposoby dostosowywania, ewolucji i ulepszania swoich obecnych praktyk, procesów i struktur.

Wniosek

Podsumowując, szczupła transformacja w zarządzaniu projektami to świetny sposób na dostarczanie lepszych produktów lub usług swoim klientom. Ponadto jest również korzystny w usuwaniu kosztów i optymalizacji procesów.

Upewnij się, że śledzisz sześć faz transformacji Lean, w tym ocenę, inicjację, szkolenie, narzędzia, analizę i optymalizację oraz ciągłe doskonalenie, aby uzyskać lepsze wyniki.

Dlatego powiedz „nie” marnowaniu zasobów i nadmiernie kosztownym projektom.