10 consigli per condurre retrospettive remote di successo

Affrontiamo la realtà, tutte le metodologie agili non sono state create esattamente pensando ai team distribuiti. Tutti i primi team Agile erano in gran parte co-localizzati negli uffici, principalmente perché chat, videoconferenze e altre tecnologie che rendevano possibile il lavoro a distanza erano molto risibili e antiche a quel tempo.

Sin dalla pandemia, così tante persone lavorano da remoto, riunire tutto il tuo team globale allo stesso modo non sembra troppo realistico. Tuttavia, ciò non significa che le retrospettive a distanza siano impossibili, la tecnica è solo un po' diversa, ma hai capito! O almeno faremo in modo che tu lo faccia.

Una retrospettiva è un'opportunità eccezionale per imparare e migliorare alla fine di uno sprint o di una ripetizione. È il momento di riflettere sulle tue pratiche e vedere dove potresti migliorare in base agli eventi passati. Se un team è in grado di eseguire efficaci retrospettive remote, alla fine crescerà e migliorerà la sua efficacia quando si tratta di portare a termine compiti e creare valore.

L'esecuzione di una retrospettiva regolare è estremamente importante per i team distribuiti. Senza le solite chiacchiere all'ora di pranzo o i pettegolezzi quotidiani in ufficio che si verificano in un ambiente di ufficio organico, questi problemi potrebbero influire sulle prestazioni del team e sul morale dei dipendenti. Queste cose spesso passano inosservate, ma non più.

Impariamo tutto sulle retrospettive a distanza e sui suggerimenti per guidarne una di successo.

Cos'è una retrospettiva a distanza?

Una retrospettiva a distanza è nota come una variazione a distanza della retrospettiva agile della vecchia scuola, nella tecnologia Scrum. Ad esempio, in Scrum, ci sono momenti precisi di revisione dei progressi, pianificazione, apprendimento e miglioramento. La retrospettiva di Scrum permette di guardare indietro allo sprint trascorso e vedere cosa è andato bene per continuare a farlo.

L'obiettivo è riflettere su ciò che funziona bene rispetto a ciò che non funziona, quindi alla fine, con questo in mente, determinare come possono migliorare. È un classico miglioramento continuo che duplica i tuoi successi e impara dai tuoi fallimenti. Può essere definito come un momento intimo di onestà ogni volta che cresciamo come una squadra.

Una retrospettiva a distanza mostra in cui tutti i partecipanti non si trovano faccia a faccia nella stessa sala riunioni, ma connessi da remoto con l'assistenza di comunicazioni digitali come MS Teams, Meet, Zoom e Phone.

Ecco cosa ti serve per prepararti per la retrospettiva a distanza

1. Decidere il tema dell'ambiente retrospettivo.
2. Quindi, imposta la bacheca digitale della retrospettiva utilizzando uno strumento online, puoi preparare un collegamento condivisibile a cui è super facile accedere per tutti i partecipanti.
3. Raccogli più dati e informazioni che puoi. Questi dati aiuteranno l'intero team di Scrum a conoscere le cose che sono state ben eseguite e le loro fonti. I dati aiuteranno il team a prendere decisioni migliori, devono rimanere accessibili a tutti in un formato chiaro. I membri possono visualizzare le metriche e capire come sono state raccolte.

Discutiamo i migliori suggerimenti per condurre retrospettive remote di successo.

1. Assicurati di avere i candidati giusti nella stanza

Uno dei primi e più importanti fattori per garantire che la tua retrospettiva abbia successo, poiché tutti nella stanza sentono come se fosse un uso produttivo del tempo, è avere i candidati giusti nella stanza - ovviamente, per stanza noi significa spazi virtuali.

Chiunque abbia partecipato o ne sia stato colpito dovrebbe essere invitato alla retrospettiva su quell'evento. Per capire veramente cosa è successo, cosa è andato bene, cosa non è stato eseguito ecc. devi acquisire prospettive profonde di tutti coloro che sono coinvolti nello spazio virtuale.

2. Fai delle retrospettive una tradizione

Come protagonista alla guida di un grande team remoto, hai bisogno di quante più opportunità possibili per discutere le cose con il tuo team. Assicurati di includere le retrospettive nell'agenda del tuo team regolare, con una coerenza che funzioni al meglio per te e il tuo team. Ad esempio, in base alla categoria della tua attività, puoi eseguire la versione retrò ogni poche settimane, alla fine di ogni trimestre.

Segnaposto nei calendari dei membri e dei compagni di squadra con largo anticipo in modo che possano essere super preparati per la retrospettiva e pensare a tutte le cose di cui vogliono discutere.

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3. Assicurati che tutti capiscano di cosa tratta il retrò

Questo suggerimento potrebbe sembrare un po' ovvio, tuttavia, assicurati che tutti coloro che partecipano al tuo spazio retrospettivo remoto siano consapevoli esattamente di ciò che stai facendo e di ciò che viene discusso durante la riunione e soprattutto delle ragioni.

Invece di nominare qualsiasi evento come retrospettivo sul calendario di ogni membro, ottieni un titolo specifico come retrospettiva sul lancio della funzione X, quindi puoi seguirlo con una descrizione insieme a un invito. Spiegare lo scopo della retrospettiva e incoraggiare i partecipanti a invitare altri membri o chiunque desideri contribuire.

4. Seleziona il facilitatore giusto

La selezione di una retrospettiva remota di successo richiede il candidato giusto per il lavoro. In alcuni casi, potrebbe esserci una persona a cui interessa di più l'argomento in questione, o semplicemente una persona che è brillante nel facilitare le conversazioni nel tuo team.

In altri casi, come se l'evento fosse abbastanza grande e ci fossero una serie di sentimenti coinvolti, può essere molto utile coinvolgere la parte non pregiudicata per soddisfare e avviare la discussione in primo luogo. In tali incidenti, avere qualcuno dall'esterno come facilitatore può aiutare a mantenere la conversazione concentrata e piuttosto disciplinata.

5. Esegui stop, start e continua nelle sessioni interattive

Corri, fermati, inizia la sessione è uno dei concetti più popolari nelle retrospettive, è un metodo classico che aiuta i team a migliorare. In questo metodo, i team devono identificare le cose che dovrebbero immediatamente smettere di fare, iniziare a fare o continuare a fare come facevano prima per raggiungere i loro traguardi.

Ad esempio, puoi dividere una squadra in gruppi di 5-6 persone, ogni gruppo avrà 20 minuti di tempo per discutere di cose che dovrebbero interrompere immediatamente, iniziare o semplicemente continuare a fare. Dopo una breve discussione, chiedi al tuo team di rispondere ad alcune semplici domande da solo,

• Ci sono cose che dovresti smettere di fare?
• Ci sono cose che dovresti iniziare a fare?
• Quali sono le cose che devi continuare così come sono?

Ci sono due scopi principali per fare retrospettive con questo concetto, in primo luogo, se le persone discutono prima, quindi annotano i loro sentimenti come gruppo, fornisce maggiori intuizioni e intuizioni rilevanti. In secondo luogo, le sessioni di breakout sono sempre piuttosto rigeneranti, le persone hanno lo spazio per parlare con i loro colleghi ed essere super attive, invece di ascoltare passivamente ciò che sta accadendo durante la chiamata virtuale.

6. Mantenere un buon equilibrio tra ciò che è andato bene e ciò che può essere migliorato

Un buon facilitatore incoraggerà sempre la partecipazione di tutti nella stanza. Tuttavia, in primo luogo, devono assicurarsi che tutti si sentano a proprio agio in quella stanza. Uno dei suggerimenti utili è iniziare la riunione ricordando a tutti lo scopo e la comprensione di base della retrospettiva.

Lo scopo non è solo parlare delle cose che potrebbero essere migliorate, ma anche riconoscere, riconoscere e congratularsi con i membri per le cose che sono andate bene. La maggior parte delle retrospettive si basa fortemente su ciò che potrebbe essere migliorato, tuttavia, è più importante che il facilitatore si concentri e celebri le cose che sono andate bene.

Un buon facilitatore ha la responsabilità di ricordare ai partecipanti che,

• L'idea è di incoraggiare il miglioramento continuo
• Lo scopo non è attribuire la colpa a nessuno o serbare rancore per questioni personali
• Lo scopo principale è identificare sia cosa continuare a fare, dove si trovano le opportunità di miglioramento, sia quali di queste opportunità avranno senso concentrandosi ora e accettando eventuali rischi futuri per l'organizzazione.

7. Prendere decisioni del tutto e passare ai passaggi successivi

Assicurati che le idee che hai discusso durante la riunione siano anche pesantemente trasformate in passaggi attuabili e attuabili. Assicurati che le discussioni vengano prese sul serio dopo ogni riunione, questo è molto importante per le parti di inizio e fine.

Dopo ogni round di discussione, cerca di concordare fattori concreti o più cose che possono interrompere o iniziare a fare in base a ciò che le persone hanno condiviso, come le loro intuizioni. A volte, le discussioni rivelano il passaggio successivo con cui il tutto sembra essere d'accordo. Puoi eseguire un rapido Sì/No per ottenere un'idea rapida e coinvolgere tutti. Le discussioni possono sempre portare a più problemi scottanti, a cui l'organizzazione deve dare la priorità.

Ad esempio, se il tuo team ha prodotto più grandi idee, inseriscile in un sondaggio a scelta multipla e consenti al tuo team di votare per quella preferita.

8. Incoraggiare gli shout out, riconoscere i contributi al progetto/eventi

Le persone amano quando vengono riconosciute, riconosciute e premiate: è anche bello riconoscere gli altri. Questo è un ottimo modo per iniziare con la tua retrospettiva, specialmente in un ambiente remoto che può sembrare intrinsecamente un po' più imbarazzante.

Incoraggiando e lodando fortemente tutti e ringraziando le persone per il tempo e i contributi che hanno dato al progetto o all'evento di cui si sta discutendo, può semplicemente iniziare la riunione con una nota positiva e far scorrere la conversazione su un nota positiva. Inoltre, assicurati che i partecipanti abbiano la capacità di disattivare o riattivare l'audio e incoraggiarli a rimanere attivi ponendo costantemente domande o avviando una conversazione bidirezionale, in modo che possano partecipare naturalmente, senza sembrare forzati.

9. Concentrati sul rinforzo positivo

Le sessioni retrospettive a volte tendono a diventare un po' negative, se non iniziano con l'approccio giusto. Le persone di solito passano alla modalità critica e si concentrano maggiormente sulle cose che non hanno funzionato o hanno causato una perdita per l'azienda, anziché sulle cose che hanno funzionato. Questo può facilmente lasciare un sapore amaro e creare un'aura negativa in bocca quando esci dalla riunione.

Ecco perché inserisco sempre nei nostri incontri retrospettivi alcune attività che rafforzano la positività e la coesione del team. Le retrospettive sono una grande opportunità per incontrarsi e conoscersi meglio, soprattutto in un ambiente remoto. Fai una serie di domande a quiz sui tuoi compagni di squadra con alcuni fatti divertenti e conosci i tuoi colleghi. Ricorda, l'obiettivo è creare un'atmosfera divertente per il resto della riunione.

10. Non dimenticare coloro che non possono essere presenti di persona

Se la tua squadra è distribuita in tutto il mondo, è probabile che ci saranno sempre persone che non potranno unirsi subito. Il tuo compito è assicurarti che tutti si sentano coinvolti, anche se non ci sono. Ruota il tempo delle retrospettive, una volta per i membri europei e un'altra volta per i membri statunitensi.

Raccogli gli input da coloro che non possono partecipare di persona tramite chat su nTask. Raccogli i loro pensieri e le loro idee e presentali alla riunione, in modo che si sentano riconosciuti una volta ascoltata la registrazione. Ricorda sempre di registrare la riunione e di condividere la registrazione con tutti i membri del team.

Verdetto finale

Come qualsiasi altra riunione a distanza, assicurati di avere tutti gli strumenti giusti per condurre una retrospettiva efficace come gli strumenti di videoconferenza di Zoom, Teams, Google, Meet, ecc. Mantieni tutti concentrati e coinvolti con l'idea di retrospettive, documenta le idee e inserirli ulteriormente in blocchi utilizzabili per la tua organizzazione.

Lo scopo è dare ai team l'opportunità di riflettere sulle loro pratiche e migliorare di conseguenza, imparare a lavorare insieme in futuro e in modo più efficace in futuro.

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