10 sfaturi pentru a conduce retrospective de succes la distanță

Să recunoaștem realitatea, toate metodologiile agile nu au fost create tocmai având în vedere echipele distribuite. Toate echipele agile timpurii au fost co-locate în mare parte în birouri, în principal pentru că chat-ul, conferința video și alte tehnologii care fac posibil lucrul la distanță erau extrem de ridicole și străvechi la acea vreme.

De la pandemie, atât de mulți oameni lucrează de la distanță, adunarea întregii echipe globale în același timp nu pare prea realist. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că retrospectivele de la distanță sunt imposibile, tehnica este doar puțin diferită, dar ai înțeles asta! Sau cel puțin ne vom asigura că o faci.

O retrospectivă este o oportunitate excepțională de a învăța și de a îmbunătăți la sfârșitul unui sprint sau al unei repetiții. Este momentul tău să reflectezi asupra practicilor tale și să vezi unde te-ai putea îmbunătăți pe baza evenimentelor din trecut. Dacă o echipă poate rula retrospective eficiente de la distanță, în cele din urmă își va crește și își va îmbunătăți eficiența atunci când vine vorba de îndeplinirea sarcinilor și de a crea valoare.

Desfășurarea unei retrospective regulate este foarte importantă pentru echipele distribuite. Fără discuțiile obișnuite la ora prânzului sau bârfele zilnice de birou care se întâmplă într-un mediu organic de birou, aceste probleme ar putea afecta performanța echipei și moralul angajaților. Aceste chestiuni trec adesea neobservate, dar nu mai sunt.

Să aflăm totul despre retrospective la distanță și sfaturi pentru a conduce unul de succes.

Ce este o retrospectivă la distanță?

O retrospectivă de la distanță este cunoscută ca o variantă prietenoasă la distanță a retrospectivei agile din vechime școală, în tehnologia scrum. De exemplu, în Scrum, există momente precise de revizuire a progresului, planificare, învățare și îmbunătățire. Retrospectiva Scrum vă permite să priviți în urmă pe sprintul care a trecut și să vedeți ce a mers bine pentru a continua să o faceți.

Scopul este de a reflecta asupra a ceea ce funcționează bine față de ceea ce nu, apoi, în cele din urmă, având în vedere acest lucru, determinați cum se pot îmbunătăți. Este o imbunatatire continua clasica care iti duplica succesele si invata din esecurile tale. Poate fi definit ca un moment intim de onestitate ori de câte ori creștem ca echipă.

O retrospectivă de la distanță arată unde toți participanții nu se întâlnesc față în față în aceeași sală de ședințe, totuși, conectați de la distanță cu ajutorul unor comunicații digitale, cum ar fi MS Teams, Meet, Zoom și Phone.

Iată ce aveți nevoie pentru a vă pregăti pentru retrospectiva de la distanță

1. Decideți asupra temei mediului retrospectiv.
2. Apoi, configurați tabloul digital al retrospectivei folosind un instrument online, puteți pregăti un link care poate fi partajat, care este foarte ușor de accesat pentru toți participanții.
3. Strângeți cât mai multe date și informații. Aceste date vor ajuta întreaga echipă scrum să învețe despre lucrurile care au fost bine executate, precum și sursele lor. Datele vor ajuta echipa să ia decizii mai bune, trebuie să rămână accesibile tuturor într-un format clar. Membrii pot vizualiza valorile și pot înțelege cum au fost adunate.

Să discutăm despre cele mai importante sfaturi pentru a conduce retrospective de succes la distanță.

1. Asigurați-vă că aveți candidații potriviți în sală

Unul dintre primii și cei mai importanți factori pentru a vă asigura că sunteți retrospectiv are succes, așa cum toată lumea din sală simte că a fost o utilizare productivă a timpului, este acela de a avea candidații potriviți în sală - desigur, în funcție de cameră. înseamnă spații virtuale.

Oricine a participat sau a fost afectat de aceasta ar trebui să fie invitat la retrospectiva despre acel eveniment. Pentru a înțelege cu adevărat ce s-a întâmplat, ce a mers bine, ce nu s-a executat etc. trebuie să obțineți perspective profunde ale tuturor celor implicați în spațiul virtual.

2. Faceți din retrospective o tradiție

În calitate de protagonist care conduce o echipă mare de la distanță, ai nevoie de cât mai multe oportunități de a discuta lucruri cu echipa ta. Asigurați-vă că includeți retrospective în agenda obișnuită a echipei, cu o consecvență care funcționează cel mai bine pentru dvs. și pentru echipa dvs. De exemplu, în funcție de categoria dvs. de afaceri, puteți rula retro la fiecare câteva săptămâni, la sfârșitul fiecărui trimestru.

Substituenți în calendarele membrilor și colegilor de echipă cu mult timp înainte, astfel încât aceștia să fie foarte pregătiți pentru retrospectivă și să se gândească la toate lucrurile pe care doresc să le discute.

Legate de:

Top 12 instrumente agile retrospective de folosit în 2022

3. Asigurați-vă că toată lumea înțelege despre ce este retro

Acest sfat poate părea puțin evident, totuși, asigurați-vă că toți cei care participă la spațiul retrospectiv la distanță sunt conștienți de exact ceea ce faceți și ce se discută în cadrul întâlnirii și mai ales motivele pentru aceasta.

În loc să numiți orice eveniment ca retrospectivă în calendarul fiecărui membru, obțineți un titlu specific, cum ar fi retrospectiva la lansarea caracteristicii X, apoi îl puteți continua cu o descriere alături de o invitație. Explicați scopul retrospectivei și încurajați participanții să invite alți membri sau pe oricine ar dori să contribuie.

4. Selectați facilitatorul potrivit

Selectarea unei retrospective de succes de la distanță necesită candidatul potrivit pentru job. În unele cazuri, poate exista o persoană căreia îi pasă cel mai mult de subiectul în cauză sau doar o persoană care este genială în facilitarea conversațiilor în echipa ta.

În alte cazuri, cum ar fi dacă evenimentul a fost suficient de mare și ar exista o serie de sentimente implicate, poate fi destul de util să aduci partea fără prejudecăți pentru a răspunde și a iniția discuția în primul rând. În astfel de incidente, a avea pe cineva din exterior ca facilitator poate ajuta la menținerea conversației concentrată și destul de disciplinată.

5. Rulați, opriți, porniți și continuați în sesiunile de grup

Run, stop, start session este unul dintre cele mai populare concepte din retrospective, este o metodă clasică care ajută echipele să se perfecționeze. În această metodă, echipele trebuie să identifice lucrurile pe care ar trebui să înceteze imediat să le facă, să înceapă să le facă sau să continue să facă așa cum au fost făcute înainte pentru a-și atinge reperele.

De exemplu, puteți împărți o echipă în grupuri de 5-6 persoane, fiecărui grup i se va acorda timp de 20 de minute pentru a discuta lucruri pe care ar trebui să le oprească imediat, să înceapă sau pur și simplu să le continue. După o scurtă discuție, cereți echipei dvs. să răspundă la câteva întrebări simple,

• Există lucruri pe care ar trebui să nu le mai faci?
• Există lucruri pe care ar trebui să începi să le faci?
• Care sunt lucrurile pe care trebuie să le continuați așa cum sunt?

Există două scopuri principale pentru a face retrospective cu acest concept, în primul rând, dacă oamenii discută mai întâi, apoi își notează sentimentele ca grup, aceasta oferă mai multe perspective și perspective relevante. În al doilea rând, sesiunile breakout sunt întotdeauna destul de întineritoare, oamenii au spațiu să vorbească cu colegii lor și să fie super activi, spre deosebire de a asculta pasiv ceea ce se întâmplă la apelul virtual.

6. Mențineți un echilibru bun între ceea ce a mers bine și ceea ce poate fi îmbunătățit

Un bun facilitator va încuraja întotdeauna participarea tuturor celor din sală. Cu toate acestea, în primul rând, trebuie să se asigure că toată lumea se simte confortabil în acea cameră. Unul dintre sfaturile utile este să începeți întâlnirea amintindu-le tuturor de scopul și înțelegerea de bază a retrospectivei.

Scopul nu este doar de a vorbi despre lucrurile care ar putea fi îmbunătățite, ci și de a recunoaște, recunoaște și felicita membrii pentru lucrurile care au mers bine. Cele mai multe dintre retrospective se bazează foarte mult pe ceea ce ar putea fi îmbunătățit, cu toate acestea, este mai important ca facilitatorul să se concentreze și să celebreze lucrurile care au mers bine.

Un bun facilitator are responsabilitatea de a reaminti participanților că,

• Ideea este de a încuraja îmbunătățirea continuă
• Scopul nu este acela de a da vina nimănui sau de a nu scăpa de problemele personale
• Scopul principal este de a identifica atât ce trebuie să faceți în continuare, unde sunt oportunitățile de îmbunătățire, cât și care dintre aceste oportunități vor avea sens să vă concentrați acum față de acceptarea oricăror riscuri viitoare pentru organizație.

7. Luați decizii cu totul și treceți la pașii următori

Asigurați-vă că ideile pe care le-ați discutat pe parcursul întâlnirii sunt, de asemenea, transformate în mare măsură în pași acționați și implementați. Asigurați-vă că discuțiile sunt luate în serios după fiecare întâlnire, acest lucru este foarte important pentru părțile de oprire și de pornire.

După fiecare rundă de discuții, încercați să cădeți de acord asupra unor factori concreti sau a mai multor lucruri care se pot opri sau începe pe baza a ceea ce oamenii au împărtășit, cum ar fi cunoștințele lor. Uneori, discuțiile descoperă următorul pas cu care întregul pare să fie de acord. Puteți rula un rapid Da/Nu pentru a obține o perspectivă rapidă și pentru a-i aduce pe toți la bord. Discuțiile pot aduce întotdeauna mai multe probleme arzătoare, pe care organizația trebuie să le acorde prioritate.

De exemplu, dacă echipa ta a produs mai multe idei grozave, pune-le într-un sondaj cu alegeri multiple și permite echipei tale să o voteze pe cea preferată.

8. Încurajați strigăturile, recunoașteți contribuțiile la proiect/evenimente

Oamenii iubesc atunci când sunt recunoscuți, recunoscuți și recompensați – este, de asemenea, grozav să-i recunoști pe ceilalți. Aceasta este o modalitate excelentă de a începe cu retrospectiva, mai ales într-un cadru la distanță care poate fi în mod inerent să se simtă puțin mai ciudat.

Încurajând și lăudându-i pe toată lumea și mulțumind oamenii pentru timpul și contribuțiile pe care le-au adus la proiect sau la evenimentul care este discutat, poate începe pur și simplu întâlnirea într-o notă pozitivă și poate duce conversația într-un nota pozitiva. Mai mult, asigurați-vă că participanții au capacitatea de a dezactiva sunetul sau de a activa sunetul și încurajați-i să rămână fără sunet punând în mod constant întrebări sau inițiind o conversație bidirecțională, astfel încât să se poată participa în mod natural, fără să pară forțați.

9. Concentrați-vă pe întărirea pozitivă

Sesiunile retrospective tind uneori să devină puțin negative, dacă nu încep cu abordarea corectă. Oamenii trec de obicei pe modul de critică și se concentrează mai mult pe lucrurile care nu au funcționat sau au făcut o pierdere pentru companie, în loc de lucrurile care au funcționat. Acest lucru poate lăsa cu ușurință un gust amar și poate crea o aură negativă în gură când părăsiți întâlnirea.

De aceea, împletesc mereu în întâlnirile noastre retrospective câteva activități care întăresc pozitivitatea și coeziunea echipei. Retrospectivele reprezintă o oportunitate excelentă de a ne întâlni și de a ne cunoaște mai bine, mai ales într-un cadru îndepărtat. Faceți o serie de întrebări de tip test despre colegii dvs. de echipă cu câteva fapte amuzante și cunoaște-ți colegii. Amintiți-vă, scopul este de a crea o stare de spirit distractivă pentru restul întâlnirii.

10. Nu-i uita pe cei care nu pot fi acolo personal

Dacă echipa ta este distribuită pe tot globul, sunt șanse să existe întotdeauna oameni care nu se vor putea alătura imediat. Treaba ta este să te asiguri că toți se simt implicați, chiar dacă nu sunt acolo. Rotiți timpul retrospectivelor, o dată pentru membrii europeni și alta dată pentru membrii SUA.

Colectați contribuții de la cei care nu se pot alătura personal prin chat-uri prin nTask. Colectați-le gândurile și ideile și prezentați-le în cadrul întâlnirii, astfel încât să se simtă recunoscuți odată ce ascultă înregistrarea. Nu uitați întotdeauna să înregistrați întâlnirea și să partajați înregistrarea tuturor celor din echipă.

Verdictul final

Ca orice altă întâlnire la distanță, asigurați-vă că aveți toate instrumentele potrivite pentru a desfășura o retrospectivă eficientă, cum ar fi instrumentele de videoconferință Zoom, Teams, Google, Meet etc. Mențineți toată lumea concentrată și în acord cu ideea retrospectivelor, documentați ideile , și apoi puneți-le în bucăți acționabile pentru organizația dvs.

Scopul este de a oferi echipelor ocazia de a reflecta asupra practicilor lor și de a se îmbunătăți în consecință, de a învăța cum să lucreze împreună în viitor și mai eficient în viitor.

Citește și:

• 17 cele mai bune instrumente de lucru la distanță pentru managerii de proiect
• 14 instrumente de colaborare strălucitoare pentru echipele de la distanță din 2022
• 12 cele mai bune aplicații de lucru de acasă de folosit în 2022