10 dicas para liderar retrospectivas remotas bem-sucedidas

Vamos encarar a realidade, todas as metodologias ágeis não foram criadas exatamente com equipes distribuídas em mente. Todas as primeiras equipes ágeis estavam majoritariamente localizadas em escritórios, principalmente porque o bate-papo, a videoconferência e outras tecnologias que possibilitavam o trabalho remoto eram altamente risíveis e antigas na época.

Desde a pandemia, tantas pessoas estão trabalhando remotamente, reunir toda a sua equipe global ao mesmo tempo não parece muito realista. No entanto, isso não significa que retrospectivas remotas sejam impossíveis, a técnica é um pouco diferente, mas você entendeu! Ou pelo menos vamos ter certeza de que você faz.

Uma retrospectiva é uma oportunidade excepcional para aprender e aprimorar no final de um sprint ou de uma repetição. É o seu momento de refletir sobre suas práticas e ver onde você pode melhorar com base em eventos passados. Se uma equipe puder executar retrospectivas remotas eficazes, ela eventualmente crescerá e melhorará sua eficácia quando se trata de realizar tarefas e criar valor.

A execução de uma retrospectiva regular é muito importante para equipes distribuídas. Sem o bate-papo habitual na hora do almoço ou as fofocas diárias do escritório que acontecem em um ambiente de escritório orgânico, esses problemas podem afetar o desempenho da equipe e o moral dos funcionários. Esses assuntos muitas vezes passam despercebidos, mas não mais.

Vamos aprender tudo sobre retrospectivas remotas e dicas para liderar uma de sucesso.

O que é uma retrospectiva remota?

Uma retrospectiva remota é conhecida como uma variação amigável à distância da retrospectiva ágil da velha escola, na tecnologia scrum. Por exemplo, no Scrum, existem momentos precisos de revisão do progresso, planejamento, aprendizado e melhoria. A retrospectiva do Scrum permite olhar para trás no sprint que passou e ver o que deu certo para continuar fazendo.

O objetivo é refletir sobre o que está funcionando bem versus o que não está e, eventualmente, com isso em mente, determinar como eles podem melhorar. É uma melhoria contínua clássica que duplica seus sucessos e aprende com seus fracassos. Pode ser definido como um momento íntimo de honestidade sempre que crescemos como equipe.

Uma retrospectiva remota mostra onde todos os participantes não se encontram cara a cara na mesma sala de reunião, porém, conectados remotamente com o auxílio de comunicações digitais como MS Teams, Meet, Zoom e Phone.

Aqui está o que você precisa para se preparar para a retrospectiva remota

1. Decida sobre o tema do ambiente retrospectivo.
2. Em seguida, monte o quadro digital da retrospectiva usando uma ferramenta online, você pode preparar um link compartilhável que é super fácil de acessar para todos os participantes.
3. Reúna o máximo de dados e informações que puder. Esses dados ajudarão toda a equipe scrum a aprender sobre as coisas que foram bem executadas, bem como suas fontes. Os dados ajudarão a equipe a tomar melhores decisões, devem permanecer acessíveis a todos em um formato claro. Os membros podem visualizar as métricas e entender como elas foram coletadas.

Vamos discutir as principais dicas para liderar retrospectivas remotas bem-sucedidas.

1. Certifique-se de ter os candidatos certos na sala

Um dos primeiros e mais importantes fatores para garantir que sua retrospectiva seja bem-sucedida, como se todos na sala sentissem que foi um uso produtivo do tempo, é ter os candidatos certos na sala - claro, por sala que significam espaços virtuais.

Qualquer pessoa que tenha participado ou tenha sido afetada por isso deve ser convidada para a retrospectiva sobre aquele evento. Para entender verdadeiramente o que aconteceu, o que deu certo, o que não executou etc. você deve obter perspectivas profundas de todos os envolvidos no espaço virtual.

2. Faça das retrospectivas uma tradição

Como protagonista liderando uma grande equipe remota, você precisa de tantas oportunidades para discutir as coisas com sua equipe quanto possível. Certifique-se de incluir retrospectivas em sua agenda regular de equipe, com uma consistência que funcione melhor para você e sua equipe. Com base na sua categoria de negócios, você pode executar o retro a cada poucas semanas, no final de cada trimestre.

Coloque marcadores de posição nas agendas de seus membros e colegas de equipe com bastante antecedência para que eles possam estar superpreparados para a retrospectiva e pensar em todas as coisas que desejam discutir.

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3. Certifique-se de que todos entendam do que se trata o retrô

Essa dica pode parecer um pouco óbvia, no entanto, certifique-se de que todos os participantes do seu espaço retrospectivo remoto estejam cientes exatamente do que você está fazendo e do que está sendo discutido na reunião e principalmente dos motivos para isso.

Em vez de nomear qualquer evento como retrospectiva no calendário de cada membro, obtenha um título específico, como retrospectiva no lançamento do recurso X, e você também pode acompanhá-lo com uma descrição ao lado de um convite. Explique o propósito da retrospectiva e incentive os participantes a convidar outros membros ou qualquer pessoa que queira contribuir.

4. Selecione o facilitador certo

A seleção de uma retrospectiva remota bem-sucedida requer o candidato certo para o trabalho. Em alguns casos, pode haver uma pessoa que se preocupa mais com o tópico em questão ou apenas uma pessoa brilhante em facilitar conversas em sua equipe.

Em outros casos, como se o evento fosse grande o suficiente e houvesse vários sentimentos envolvidos, pode ser bastante útil trazer a parte sem preconceitos para atender e iniciar a discussão em primeiro lugar. Em tais incidentes, ter alguém de fora como facilitador pode ajudar a manter a conversa focada e bastante disciplinada.

5. Execute parar, iniciar e continuar em sessões de breakout

Run, stop, start session é um dos conceitos mais populares em retrospectivas, é um método clássico que ajuda as equipes a melhorar. Nesse método, as equipes precisam identificar as coisas que devem parar imediatamente de fazer, começar a fazer ou continuar a fazer da maneira que eram feitas antes para atingir seus marcos.

Por exemplo, você pode dividir uma equipe em grupos de 5-6 pessoas, cada grupo terá 20 minutos para discutir coisas que devem parar imediatamente, começar ou simplesmente continuar fazendo. Após uma breve discussão, peça à sua equipe que responda a algumas perguntas simples,

• Há coisas que você deve parar de fazer?
• Há coisas que você deve começar a fazer?
• Quais são as coisas que você deve continuar como estão?

Existem dois propósitos principais para fazer retrospectivas com esse conceito, primeiro, se as pessoas discutirem primeiro, depois anotarem seus sentimentos em grupo, isso dará mais insights e insights relevantes. Em segundo lugar, as sessões de breakout são sempre bastante rejuvenescedoras, as pessoas têm espaço para conversar com seus colegas e serem super ativas, em vez de apenas ouvir passivamente o que está acontecendo na chamada virtual.

6. Manter um bom equilíbrio entre o que deu certo e o que pode ser melhorado

Um bom facilitador sempre incentivará a participação de todos na sala. No entanto, primeiro, eles devem garantir que todos se sintam à vontade naquela sala. Uma das dicas úteis é iniciar a reunião lembrando a todos o propósito e a compreensão básica da retrospectiva.

O objetivo não é apenas falar sobre as coisas que podem ser melhoradas, mas também reconhecer, reconhecer e parabenizar os membros pelas coisas que correram bem. A maioria das retrospectivas baseia-se fortemente no que pode ser melhorado, no entanto, é mais importante que o facilitador se concentre e celebre as coisas que correram bem.

Um bom facilitador tem a responsabilidade de lembrar aos participantes que,

• A ideia é incentivar a melhoria contínua
• O objetivo não é atribuir culpa a ninguém ou ressentir questões pessoais
• O objetivo principal é identificar tanto o que continuar fazendo, onde estão as oportunidades de aprimoramento e quais dessas oportunidades farão sentido focando agora versus aceitar quaisquer riscos futuros para a organização.

7. Tome todas as decisões e avance para as próximas etapas

Certifique-se de que as ideias que você discutiu durante a reunião também sejam fortemente transformadas em etapas acionáveis ​​e implementáveis. Certifique-se de que as discussões sejam levadas a sério após cada reunião, isso é muito importante para as partes de parada e partida.

Após cada rodada de discussão, tente concordar com fatores concretos ou várias coisas que podem parar ou começar a fazer com base no que as pessoas compartilharam, como seus insights. Às vezes, as discussões revelam o próximo passo com o qual o todo parece concordar. Você pode executar um rápido Sim/Não para obter uma visão rápida e fazer com que todos participem. As discussões sempre podem trazer vários problemas candentes, que a organização deve priorizar.

Por exemplo, se sua equipe produziu várias ótimas ideias, coloque-as em uma enquete de múltipla escolha e permita que sua equipe vote na preferida.

8. Incentive os gritos, reconheça as contribuições para o projeto/eventos

As pessoas adoram quando são reconhecidas, reconhecidas e recompensadas – também é ótimo reconhecer os outros. Essa é uma ótima maneira de começar sua retrospectiva, especialmente em um ambiente remoto que pode parecer um pouco mais estranho.

Ao encorajar e elogiar fortemente a todos, e elogiar as pessoas pelo tempo e contribuições que deram ao projeto ou ao evento que está sendo discutido, pode simplesmente iniciar a reunião com uma nota positiva e fazer com que a conversa flua em um nota positiva. Além disso, certifique-se de que os participantes tenham a capacidade de ativar ou desativar o som, e encoraje-os a permanecerem sem som fazendo perguntas constantemente ou iniciando uma conversa bidirecional, para que possam participar naturalmente, sem parecer forçados.

9. Concentre-se no reforço positivo

As sessões retrospectivas às vezes tendem a ser um pouco negativas, se não começarem com a abordagem correta. As pessoas geralmente mudam para o modo crítico e se concentram mais nas coisas que não funcionaram ou causaram prejuízo para a empresa, em vez das coisas que funcionaram. Isso pode facilmente deixar um gosto amargo e criar uma aura negativa em sua boca ao sair da reunião.

É por isso que sempre coloco em nossas reuniões de retrospectiva algumas atividades que reforçam a positividade e a coesão da equipe. As retrospectivas são uma ótima oportunidade para se conhecer e se conhecer melhor, especialmente em um ambiente remoto. Faça uma série de perguntas do quiz sobre seus colegas de equipe com alguns fatos divertidos e conheça seus colegas. Lembre-se, o objetivo é criar um clima divertido para o resto da reunião.

10. Não se esqueça daqueles que não podem estar lá pessoalmente

Se sua equipe estiver distribuída ao redor do mundo, é provável que sempre haja pessoas que não poderão ingressar imediatamente. Seu trabalho é garantir que todos se sintam envolvidos, mesmo que não estejam presentes. Alterne o horário das retrospectivas, uma vez para membros europeus e outra para membros americanos.

Colete informações daqueles que não podem participar pessoalmente por meio de bate-papos no nTask. Colete seus pensamentos e ideias e apresente-os na reunião, para que eles se sintam reconhecidos quando ouvirem a gravação. Lembre-se sempre de gravar a reunião e compartilhar a gravação com todos da equipe.

Veredicto Final

Como qualquer outra reunião remota, certifique-se de ter todas as ferramentas certas para realizar uma retrospectiva eficaz, como ferramentas de videoconferência do Zoom, Teams, Google, Meet, etc. Mantenha todos focados e a bordo com a ideia de retrospectivas, documente as ideias , e colocá-los em partes acionáveis ​​para sua organização.

O objetivo é dar às equipes a oportunidade de refletir sobre suas práticas e melhorar de acordo, aprender a trabalhar juntos no futuro e de forma mais eficaz no futuro.

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