เคล็ดลับ 10 ข้อเพื่อนำผลย้อนหลังทางไกลที่ประสบความสำเร็จ

มาเผชิญความจริงกัน วิธีการแบบเปรียวทั้งหมดไม่ได้สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงทีมแบบกระจาย ทีมที่คล่องตัวในยุคแรกๆ ทั้งหมดอยู่ร่วมกันอย่างท่วมท้นในสำนักงาน สาเหตุหลักมาจากการแชท การประชุมทางวิดีโอ และเทคโนโลยีอื่นๆ ที่ทำให้การทำงานทางไกลเป็นไปได้นั้นเป็นเรื่องที่น่าขำและเก่าแก่มากในขณะนั้น

นับตั้งแต่เกิดโรคระบาด ผู้คนจำนวนมากทำงานจากระยะไกล การรวมทีมทั่วโลกของคุณไว้ด้วยกันนั้นดูไม่สมจริงเกินไป อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าการย้อนหลังระยะไกลจะเป็นไปไม่ได้ เทคนิคนี้แตกต่างออกไปเล็กน้อย แต่คุณเข้าใจแล้ว! หรืออย่างน้อยเราจะทำให้แน่ใจว่าคุณทำ

การหวนกลับเป็นโอกาสพิเศษในการเรียนรู้และปรับปรุงเมื่อสิ้นสุดการวิ่งหรือการทำซ้ำ เป็นช่วงเวลาของคุณที่จะไตร่ตรองถึงแนวทางปฏิบัติของคุณและดูว่าคุณสามารถปรับปรุงจุดใดบ้างโดยอิงจากเหตุการณ์ที่ผ่านมา หากทีมสามารถทำงานย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในที่สุดทีมก็จะเติบโตและปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานให้สำเร็จและสร้างมูลค่าเพิ่ม

การดำเนินการย้อนหลังเป็นประจำมีความสำคัญอย่างมากสำหรับทีมแบบกระจาย หากไม่มีการพูดคุยกันในตอนกลางวันตามปกติหรือการนินทาในสำนักงานรายวันที่เกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบออร์แกนิก ปัญหาเหล่านี้อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมและขวัญกำลังใจของพนักงาน เรื่องเหล่านี้มักจะไม่มีใครสังเกตเห็น แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้นอีกต่อไป

มาเรียนรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับการหวนกลับทางไกลและเคล็ดลับเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จ

ย้อนหลังแบบรีโมตคืออะไร?

การหวนกลับระยะไกลเป็นที่รู้จักกันว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เป็นมิตรจากระยะไกลของการย้อนหลังแบบเปรียวในโรงเรียนเก่าในเทคโนโลยีการต่อสู้ ตัวอย่างเช่น ใน Scrum มีช่วงเวลาที่แม่นยำในการทบทวนความคืบหน้า การวางแผน การเรียนรู้ และการปรับปรุง Scrum ย้อนหลังช่วยให้สามารถมองย้อนกลับไปในการวิ่งที่ผ่านไปและเห็นว่าอะไรทำได้ดีเพื่อทำต่อ

เป้าหมายคือการไตร่ตรองถึงสิ่งที่ใช้ได้ผลดีกับสิ่งที่ไม่ดี จากนั้นให้พิจารณาถึงสิ่งที่จะปรับปรุงได้ในท้ายที่สุดโดยคำนึงถึงสิ่งนั้น เป็นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแบบคลาสสิกที่ทำซ้ำความสำเร็จของคุณและเรียนรู้จากความล้มเหลวของคุณ มันสามารถกำหนดได้ว่าเป็นช่วงเวลาที่ใกล้ชิดของความซื่อสัตย์เมื่อใดก็ตามที่เราเติบโตเป็นทีม

การหวนกลับระยะไกลแสดงให้เห็นว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดไม่ได้เผชิญหน้ากันในห้องประชุมเดียวกัน อย่างไรก็ตาม เชื่อมต่อจากระยะไกลด้วยความช่วยเหลือจากการสื่อสารแบบดิจิทัล เช่น MS Teams, Meet, Zoom และ Phone

นี่คือสิ่งที่คุณต้องเตรียมสำหรับการย้อนหลังระยะไกล

1. ตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อของสภาพแวดล้อมย้อนหลัง
2. ถัดไป ตั้งค่ากระดานดิจิทัลของย้อนหลังโดยใช้เครื่องมือออนไลน์ คุณสามารถเตรียมลิงก์ที่แชร์ได้ซึ่งเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน
3. รวบรวมข้อมูลและข้อมูลให้มากที่สุด ข้อมูลนี้จะช่วยให้ทีม scrum ทั้งหมดเรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่ได้รับการดำเนินการอย่างดีรวมถึงแหล่งที่มา ข้อมูลจะช่วยให้ทีมตัดสินใจได้ดีขึ้น ทุกคนต้องสามารถเข้าถึงได้ในรูปแบบที่ชัดเจน สมาชิกสามารถเห็นภาพตัวชี้วัดและเข้าใจวิธีการรวบรวม

มาพูดคุยกันถึงเคล็ดลับยอดนิยมเพื่อนำไปสู่ผลย้อนหลังทางไกลที่ประสบความสำเร็จ

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีผู้สมัครที่เหมาะสมในห้อง

ปัจจัยแรกและสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการรับรองว่าคุณย้อนเวลาได้สำเร็จ เช่น ทุกคนในห้องรู้สึกเหมือนเป็นการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผล คือการมีผู้สมัครที่เหมาะสมในห้อง - แน่นอนว่าตามห้องเรา หมายถึงพื้นที่เสมือน

ใครก็ตามที่เข้าร่วมหรือได้รับผลกระทบจากสิ่งนี้ควรได้รับเชิญให้ย้อนหลังเกี่ยวกับเหตุการณ์นั้น เพื่อให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งที่เป็นไปด้วยดี สิ่งที่ไม่ได้ดำเนินการ ฯลฯ คุณต้องได้รับมุมมองที่ลึกซึ้งจากทุกคนที่เกี่ยวข้องในพื้นที่เสมือน

2. ทำให้ย้อนหลังเป็นประเพณี

ในฐานะตัวเอกที่นำทีมระยะไกลขนาดใหญ่ คุณต้องมีโอกาสมากมายที่จะพูดคุยกับทีมของคุณให้ได้มากที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมเอาการย้อนหลังในวาระประจำทีมของคุณด้วยความสอดคล้องซึ่งใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับคุณและทีมของคุณ เช่น ตามหมวดหมู่ธุรกิจของคุณ คุณสามารถดำเนินการย้อนหลังทุกสองสามสัปดาห์เมื่อสิ้นสุดแต่ละไตรมาส

วางตัวยึดตำแหน่งในปฏิทินของสมาชิกและเพื่อนร่วมทีมของคุณล่วงหน้าเพื่อให้พร้อมสำหรับการย้อนหลังและคิดเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการพูดคุย

ที่เกี่ยวข้อง:

เครื่องมือย้อนหลัง 12 อันดับแรกที่คล่องตัวที่จะใช้ในปี พ.ศ. 2565

3. ทำให้ทุกคนเข้าใจว่าย้อนยุคคืออะไร

เคล็ดลับนี้อาจดูเหมือนชัดเจนเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมพื้นที่ย้อนหลังระยะไกลของคุณทราบดีว่าคุณกำลังทำอะไรและกำลังพูดถึงอะไรในการประชุม และโดยเฉพาะอย่างยิ่งเหตุผลสำหรับสิ่งนี้

แทนที่จะตั้งชื่อกิจกรรมแบบย้อนหลังในปฏิทินของสมาชิกทุกคน ให้ตั้งชื่อเฉพาะ เช่น ย้อนหลังในการเปิดตัวฟีเจอร์ X จากนั้นคุณสามารถติดตามด้วยคำอธิบายควบคู่ไปกับคำเชิญได้เช่นกัน อธิบายวัตถุประสงค์ของการย้อนหลังและกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมเชิญสมาชิกคนอื่นหรือใครก็ตามที่ต้องการมีส่วนร่วม

4. เลือกวิทยากรที่เหมาะสม

การเลือกผลงานย้อนหลังจากระยะไกลที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับงานนี้ ในบางกรณี อาจมีบุคคลที่ใส่ใจในหัวข้อนั้นมากที่สุด หรือเพียงแค่บุคคลที่เชี่ยวชาญในการอำนวยความสะดวกในการสนทนาในทีมของคุณ

ในกรณีอื่นๆ เช่น หากงานใหญ่พอและมีความรู้สึกหลายอย่างที่เกี่ยวข้อง การเชิญบุคคลที่ไม่มีอคติเข้ามาช่วยเหลือและเริ่มการสนทนาตั้งแต่แรกอาจช่วยได้มาก ในเหตุการณ์ดังกล่าว การมีใครสักคนจากภายนอกเป็นผู้อำนวยความสะดวกสามารถช่วยให้การสนทนามีสมาธิและมีระเบียบวินัย

5. วิ่งหยุด เริ่ม และดำเนินการต่อในช่วงฝ่าวงล้อม

Run, Stop, start session เป็นหนึ่งในแนวคิดที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการหวนกลับ เป็นวิธีคลาสสิกที่ช่วยให้ทีมสามารถปรับปรุงได้ ในวิธีนี้ ทีมต้องระบุสิ่งที่พวกเขาควรหยุดทำทันที เริ่มทำ หรือดำเนินการตามแบบที่เคยทำมาก่อนในทันทีเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแบ่งทีมออกเป็นกลุ่มๆ ละ 5-6 คน โดยแต่ละกลุ่มจะมีเวลา 20 นาทีในการพูดคุยถึงสิ่งที่พวกเขาควรหยุดทันที เริ่ม หรือเพียงแค่ทำต่อ หลังจากการสนทนาสั้นๆ ให้ทีมของคุณตอบคำถามง่ายๆ สองสามข้อด้วยตนเอง

• มีสิ่งที่คุณควรจะหยุดทำหรือไม่?
• มีสิ่งที่คุณควรจะเริ่มทำหรือไม่?
• อะไรคือสิ่งที่คุณต้องทำต่อไปอย่างที่เป็นอยู่?

มีวัตถุประสงค์หลัก 2 ประการในการทบทวนแนวคิดนี้ ประการแรก หากผู้คนพูดคุยกันก่อน แล้วจึงเขียนความรู้สึกของตนเป็นกลุ่ม ก็จะให้ข้อมูลเชิงลึกและข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องมากขึ้น ประการที่สอง เซสชั่นกลุ่มย่อยมักจะทำให้รู้สึกกระปรี้กระเปร่าอยู่เสมอ ผู้คนมีพื้นที่ในการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานและมีความกระฉับกระเฉง แทนที่จะฟังสิ่งที่เกิดขึ้นในการโทรเสมือนอย่างเฉยเมย

6. รักษาสมดุลระหว่างสิ่งที่ทำได้ดีกับสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้

ผู้อำนวยความสะดวกที่ดีจะสนับสนุนให้ทุกคนในห้องมีส่วนร่วมเสมอ อย่างไรก็ตาม ก่อนอื่น พวกเขาต้องแน่ใจว่าทุกคนรู้สึกสบายใจเมื่ออยู่ในห้องนั้น เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ประการหนึ่งคือการเริ่มการประชุมโดยเตือนทุกคนถึงจุดประสงค์และความเข้าใจพื้นฐานของการหวนกลับ

จุดประสงค์ไม่ใช่เพียงเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ แต่ยังเพื่อรับทราบ ยอมรับ และแสดงความยินดีกับสมาชิกสำหรับสิ่งที่เป็นไปด้วยดี การหวนกลับส่วนใหญ่พึ่งพาสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญกว่าสำหรับผู้อำนวยความสะดวกในการมุ่งเน้นและเฉลิมฉลองสิ่งที่เป็นไปด้วยดี

วิทยากรที่ดีมีหน้าที่เตือนผู้เข้าร่วมว่า

• แนวคิดคือการส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• จุดประสงค์ไม่ใช่โยนความผิดให้ใครหรือเอาเรื่องส่วนตัวออกไป
• จุดประสงค์หลักคือการระบุว่าต้องทำอะไรต่อไป โอกาสใดในการปรับปรุง และโอกาสใดที่เหมาะสมที่จะมุ่งเน้นในขณะนี้ เทียบกับการยอมรับความเสี่ยงในอนาคตสำหรับองค์กร

7. ตัดสินใจทั้งหมดและไปยังขั้นตอนต่อไป

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแนวคิดที่คุณได้พูดคุยกันตลอดการประชุมกลายเป็นขั้นตอนที่นำไปปฏิบัติได้จริงและนำไปปฏิบัติได้เช่นกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการพูดคุยกันอย่างจริงจังหลังจากการประชุมทุกครั้ง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับส่วนการหยุดและการเริ่มต้น

หลังการอภิปรายทุกรอบ พยายามตกลงกับปัจจัยที่เป็นรูปธรรมหรือหลายสิ่งหลายอย่างที่สามารถหยุดหรือเริ่มทำโดยอิงจากสิ่งที่ผู้คนได้แบ่งปัน เช่น ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ บางครั้ง การอภิปรายเผยให้เห็นถึงขั้นตอนต่อไปที่ทั้งฝ่ายดูเหมือนจะเห็นด้วย คุณสามารถเรียกใช้ใช่/ไม่ใช่อย่างรวดเร็วเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกอย่างรวดเร็วและให้ทุกคนเข้าร่วมได้ การอภิปรายสามารถนำมาซึ่งปัญหาการเผาไหม้หลายอย่าง ซึ่งองค์กรต้องจัดลำดับความสำคัญ

ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณผลิตไอเดียดีๆ มากมาย ให้ใส่ไว้ในโพลแบบปรนัย และอนุญาตให้ทีมของคุณโหวตไอเดียที่ต้องการ

8. ส่งเสริมการตะโกนตอบรับการมีส่วนร่วมในโครงการ/กิจกรรม

ผู้คนชื่นชอบเมื่อพวกเขาได้รับการยอมรับ ยอมรับ และให้รางวัล - รู้สึกดีมากที่ได้รู้จักผู้อื่น นี่เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นย้อนหลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตั้งค่าระยะไกลซึ่งโดยเนื้อแท้แล้วอาจรู้สึกอึดอัดเล็กน้อย

ด้วยการให้กำลังใจและยกย่องทุกคนอย่างหนัก และตะโกนบอกผู้คนสำหรับเวลาและการสนับสนุนที่พวกเขาทำกับโครงการหรืองานที่กำลังพูดคุยอยู่ ก็สามารถเริ่มการประชุมด้วยข้อความเชิงบวกและทำให้การสนทนาดำเนินไปอย่างลื่นไหล หมายเหตุในเชิงบวก นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมมีความสามารถในการปิดเสียงหรือเปิดเสียงตนเอง และกระตุ้นให้พวกเขาไม่ปิดเสียงโดยถามคำถามหรือเริ่มการสนทนาแบบสองทางอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าร่วมได้อย่างเป็นธรรมชาติโดยไม่ต้องถูกบังคับ

9. มุ่งเน้นไปที่การเสริมแรงเชิงบวก

การประชุมย้อนหลังบางครั้งมักจะได้รับผลลบเล็กน้อย หากไม่เริ่มต้นด้วยวิธีการที่ถูกต้อง ผู้คนมักจะเปลี่ยนไปใช้โหมดวิพากษ์วิจารณ์และให้ความสำคัญกับสิ่งที่ไม่ได้ผลหรือทำให้บริษัทสูญเสียมากกว่าสิ่งที่ได้ผล สิ่งนี้สามารถทิ้งรสขมและสร้างออร่าเชิงลบในปากของคุณเมื่อคุณออกจากการประชุม

นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันมักจะสานต่อกิจกรรมบางอย่างในการประชุมย้อนหลังของเราที่ส่งเสริมแง่บวกและความสามัคคีในทีม การย้อนอดีตเป็นโอกาสที่ดีในการพบปะและทำความรู้จักกันมากขึ้น โดยเฉพาะในที่ห่างไกล สร้างชุดคำถามตอบคำถามเกี่ยวกับเพื่อนร่วมทีมของคุณด้วยข้อเท็จจริงสนุกๆ และทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานของคุณ จำไว้ว่าเป้าหมายคือสร้างบรรยากาศที่สนุกสนานสำหรับการประชุมที่เหลือ

10. อย่าลืมคนที่ไม่สามารถมาด้วยตัวเอง

หากทีมของคุณมีการกระจายไปทั่วโลก มีโอกาสมากที่จะมีคนที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ทันที งานของคุณคือทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วม แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้อยู่ที่นั่นก็ตาม หมุนเวียนเวลาย้อนหลัง หนึ่งครั้งสำหรับสมาชิกยุโรป และอีกครั้งสำหรับสมาชิกสหรัฐฯ

รวบรวมข้อมูลจากผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมด้วยตนเองผ่านการแชทผ่าน nTask รวบรวมความคิดและแนวคิดและนำเสนอในการประชุม เพื่อให้พวกเขารู้สึกเป็นที่ยอมรับเมื่อได้ฟังการบันทึก อย่าลืมบันทึกการประชุมและแชร์การบันทึกกับทุกคนในทีม

คำตัดสินสุดท้าย

เช่นเดียวกับการประชุมทางไกลอื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการดำเนินการย้อนหลังอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอของ Zoom, Teams, Google, Meet ฯลฯ ให้ทุกคนจดจ่ออยู่กับแนวคิดย้อนหลัง บันทึกแนวคิด และนำไปเป็นส่วนย่อยที่สามารถดำเนินการได้สำหรับองค์กรของคุณ

จุดประสงค์คือเพื่อให้ทีมมีโอกาสได้ไตร่ตรองแนวทางปฏิบัติและปรับปรุงตามนั้น เรียนรู้วิธีการทำงานร่วมกันในอนาคต และมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต

ยังอ่าน:

• 17 เครื่องมือทำงานระยะไกลที่ดีที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการ
• 14 Brilliant Collaboration Tools สำหรับทีมระยะไกลปี 2022
• 12 งานที่ดีที่สุดจากแอพที่บ้านเพื่อใช้ในปี 2565