10 conseils pour mener des rétrospectives à distance réussies

Regardons la réalité en face, toutes les méthodologies agiles n'ont pas exactement été créées en pensant aux équipes distribuées. Toutes les premières équipes agiles étaient majoritairement colocalisées dans des bureaux, principalement parce que le chat, la vidéoconférence et les autres technologies qui rendaient le travail à distance possible étaient très risibles et anciennes à cette époque.

Depuis la pandémie, tant de personnes travaillent à distance, rassembler toute votre équipe mondiale en même temps ne semble pas trop réaliste. Cependant, cela ne signifie pas que les rétrospectives à distance sont impossibles, la technique est juste un peu différente, mais vous avez compris ! Ou du moins, nous veillerons à ce que vous le fassiez.

Une rétrospective est une occasion exceptionnelle d'apprendre et de se perfectionner à l'issue d'un sprint ou d'une répétition. C'est le moment de réfléchir à vos pratiques et de voir où vous pourriez vous améliorer en fonction des événements passés. Si une équipe peut organiser des rétrospectives à distance efficaces, elle finira par grandir et améliorer son efficacité lorsqu'il s'agit d'accomplir des tâches et de créer de la valeur.

Organiser une rétrospective régulière est très important pour les équipes distribuées. Sans les bavardages habituels à l'heure du déjeuner ou les commérages quotidiens au bureau qui se produisent dans un environnement de bureau organique, ces problèmes pourraient affecter les performances de l'équipe et le moral des employés. Ces questions passent souvent inaperçues, mais plus maintenant.

Apprenons tout sur les rétrospectives à distance et les astuces pour en mener une réussie.

Qu'est-ce qu'une rétrospective à distance ?

Une rétrospective à distance est connue comme une variante conviviale à distance de la rétrospective agile à l'ancienne, dans la technologie Scrum. Par exemple, dans Scrum, il y a des moments précis d'examen des progrès, de planification, d'apprentissage et d'amélioration. La rétrospective Scrum permet de regarder en arrière sur le sprint qui s'est passé et de voir ce qui s'est bien passé pour continuer à le faire.

L'objectif est de réfléchir à ce qui fonctionne bien par rapport à ce qui ne fonctionne pas, puis éventuellement avec cela à l'esprit, déterminer comment ils peuvent s'améliorer. C'est une amélioration continue classique qui duplique vos succès et apprend de vos échecs. Cela peut être défini comme un moment intime d'honnêteté chaque fois que nous grandissons en équipe.

Une rétrospective à distance montre où tous les participants ne sont pas face à face dans la même salle de réunion, mais connectés à distance à l'aide de communications numériques telles que MS Teams, Meet, Zoom et Phone.

Voici ce dont vous avez besoin pour préparer la rétrospective à distance

1. Décidez du thème de l'environnement rétrospectif.
2. Ensuite, configurez le tableau numérique de la rétrospective à l'aide d'un outil en ligne, vous pouvez préparer un lien partageable super facile d'accès pour tous les participants.
3. Rassemblez autant de données et d'informations que possible. Ces données aideront toute l'équipe Scrum à en savoir plus sur les choses qui ont été bien exécutées ainsi que sur leurs sources. Les données aideront l'équipe à prendre de meilleures décisions, elles doivent rester accessibles à tous dans un format clair. Les membres peuvent visualiser les métriques et comprendre comment elles ont été recueillies.

Discutons des meilleurs conseils pour mener à bien des rétrospectives à distance.

1. Assurez-vous d'avoir les bons candidats dans la salle

L'un des premiers et des plus importants facteurs pour garantir le succès de votre rétrospective, par exemple pour que tout le monde dans la salle ait l'impression que c'était une utilisation productive du temps, est d'avoir les bons candidats dans la salle - bien sûr, par salle nous désignent des espaces virtuels.

Quiconque a participé ou a été affecté par cela devrait être invité à la rétrospective de cet événement. Pour vraiment comprendre ce qui s'est passé, ce qui s'est bien passé, ce qui n'a pas été exécuté, etc., vous devez acquérir une perspective approfondie de toutes les personnes impliquées dans l'espace virtuel.

2. Faire des rétrospectives une tradition

En tant que protagoniste à la tête d'une grande équipe à distance, vous avez besoin d'autant d'occasions de discuter avec votre équipe que possible. Assurez-vous d'inclure les rétrospectives dans l'agenda régulier de votre équipe, avec une cohérence qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe. Par exemple, en fonction de votre catégorie d'activité, vous pouvez exécuter une rétrospective toutes les quelques semaines, à la fin de chaque trimestre.

Placez des espaces réservés dans les calendriers de vos membres et coéquipiers bien à l'avance afin qu'ils puissent être parfaitement préparés pour la rétrospective et réfléchir à toutes les choses dont ils veulent discuter.

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3. Assurez-vous que tout le monde comprend ce qu'est le rétro

Cette astuce peut sembler un peu évidente, cependant, assurez-vous que toutes les personnes présentes dans votre espace de rétrospective à distance sont au courant exactement de ce que vous faites et de ce qui est discuté lors de la réunion et surtout des raisons qui le motivent.

Au lieu de nommer un événement comme rétrospectif sur le calendrier de chaque membre, obtenez un titre spécifique tel que rétrospective sur le lancement de la fonctionnalité X, puis vous pouvez également le suivre avec une description à côté d'une invitation. Expliquez le but de la rétrospective et encouragez les participants à inviter d'autres membres ou toute personne qui souhaiterait y contribuer.

4. Sélectionnez le bon facilitateur

La sélection d'une rétrospective à distance réussie nécessite le bon candidat pour le poste. Dans certains cas, il peut y avoir une personne qui se soucie le plus du sujet en question, ou simplement une personne qui est brillante pour faciliter les conversations au sein de votre équipe.

Dans d'autres cas, comme si l'événement était assez important et qu'il y avait un certain nombre de sentiments impliqués, il peut être très utile de faire appel à la partie sans préjugés pour répondre et lancer la discussion en premier lieu. Dans de tels incidents, avoir quelqu'un de l'extérieur comme facilitateur peut aider à garder la conversation concentrée et assez disciplinée.

5. Exécutez stop, start et continue dans les sessions scindées

Run, stop, start session est l'un des concepts les plus populaires dans les rétrospectives, c'est une méthode classique qui aide les équipes à s'améliorer. Dans cette méthode, les équipes doivent identifier les choses qu'elles doivent immédiatement arrêter de faire, commencer à faire ou continuer à faire comme elles le faisaient auparavant afin d'atteindre leurs jalons.

Par exemple, vous pouvez diviser une équipe en groupes de 5 à 6 personnes, chaque groupe disposera de 20 minutes pour discuter de choses qu'il devrait arrêter immédiatement, commencer ou simplement continuer à faire. Après une brève discussion, demandez à votre équipe de répondre à quelques questions simples,

• Y a-t-il des choses que vous devriez arrêter de faire ?
• Y a-t-il des choses que vous devriez commencer à faire ?
• Quelles sont les choses que vous devez continuer comme elles sont ?

Il y a deux objectifs principaux pour faire des rétrospectives avec ce concept, premièrement, si les gens discutent d'abord, puis écrivent leurs sentiments en tant que groupe, cela donne plus d'informations et des informations pertinentes. Deuxièmement, les séances en petits groupes sont toujours assez rajeunissantes, les gens ont l'espace pour parler à leurs collègues et être super actifs, au lieu de simplement écouter passivement ce qui se passe lors de l'appel virtuel.

6. Maintenir un bon équilibre entre ce qui s'est bien passé et ce qui peut être amélioré

Un bon facilitateur encouragera toujours la participation de tout le monde dans la salle. Cependant, ils doivent d'abord s'assurer que tout le monde se sent à l'aise dans cette pièce. L'un des conseils utiles consiste à commencer la réunion en rappelant à chacun le but et la compréhension de base de la rétrospective.

Le but n'est pas seulement de parler des choses qui pourraient être améliorées mais aussi de reconnaître, reconnaître et féliciter les membres pour les choses qui se sont bien passées. La plupart des rétrospectives s'appuient fortement sur ce qui pourrait être amélioré, cependant, il est plus important pour l'animateur de se concentrer et de célébrer les choses qui se sont bien passées.

Un bon facilitateur a la responsabilité de rappeler aux participants que,

• L'idée est d'encourager l'amélioration continue
• Le but n'est pas de blâmer qui que ce soit ou de regretter des problèmes personnels
• L'objectif principal est d'identifier à la fois ce qu'il faut continuer à faire, où se trouvent les opportunités d'amélioration et lesquelles de ces opportunités auront du sens en se concentrant maintenant plutôt qu'en acceptant les risques futurs pour l'organisation.

7. Prenez des décisions ensemble et passez aux étapes suivantes

Assurez-vous que les idées dont vous avez discuté tout au long de la réunion sont également transformées en étapes concrètes et réalisables. Assurez-vous que les discussions sont prises au sérieux après chaque réunion, c'est très important pour les parties d'arrêt et de démarrage.

Après chaque tour de discussion, essayez de vous mettre d'accord sur des facteurs concrets ou sur plusieurs choses qui peuvent s'arrêter ou commencer à se faire en fonction de ce que les gens ont partagé, comme leurs idées. Parfois, les discussions révèlent la prochaine étape avec laquelle l'ensemble semble être d'accord. Vous pouvez exécuter un rapide oui/non pour obtenir un aperçu rapide et embarquer tout le monde. Les discussions peuvent toujours apporter plusieurs problèmes brûlants, que l'organisation doit prioriser.

Par exemple, si votre équipe a produit plusieurs bonnes idées, mettez-les dans un sondage à choix multiples et permettez à votre équipe de voter pour celle qu'elle préfère.

8. Encouragez les dédicaces, reconnaissez les contributions au projet/aux événements

Les gens aiment quand ils sont reconnus, reconnus et récompensés - c'est aussi agréable de reconnaître les autres. C'est une excellente façon de commencer votre rétrospective, en particulier dans un cadre éloigné qui peut intrinsèquement sembler un peu plus gênant.

En encourageant et en félicitant fortement tout le monde, et en félicitant les gens pour le temps et les contributions qu'ils ont apportés au projet ou à l'événement en cours de discussion, cela peut simplement démarrer la réunion sur une note positive et faire avancer la conversation sur un note positive. De plus, assurez-vous que les participants ont la possibilité de se désactiver ou de se désactiver eux-mêmes, et encouragez-les à rester activés en posant constamment des questions ou en lançant une conversation bidirectionnelle, afin qu'ils puissent se joindre naturellement, sans avoir l'air forcé.

9. Concentrez-vous sur le renforcement positif

Les séances rétrospectives ont parfois tendance à devenir un peu négatives si elles ne démarrent pas avec la bonne approche. Les gens passent généralement en mode critique et se concentrent davantage sur les choses qui n'ont pas fonctionné ou qui ont fait perdre à l'entreprise, plutôt que sur les choses qui ont fonctionné. Cela peut facilement laisser un goût amer et créer une aura négative dans votre bouche lorsque vous quittez la réunion.

C'est pourquoi j'intègre toujours dans nos réunions rétrospectives des activités qui renforcent la positivité et la cohésion d'équipe. Les rétrospectives sont une belle occasion de se rencontrer et de mieux se connaître, surtout dans un cadre éloigné. Faites une série de questions sur vos coéquipiers avec des faits amusants et apprenez à connaître vos collègues. N'oubliez pas que l'objectif est de créer une ambiance amusante pour le reste de la réunion.

10. N'oubliez pas ceux qui ne peuvent pas être là en personne

Si votre équipe est répartie dans le monde entier, il y a de fortes chances qu'il y ait toujours des personnes qui ne pourront pas vous rejoindre tout de suite. Votre travail consiste à vous assurer que tout le monde se sent impliqué, même s'il n'est pas là. Faites tourner l'heure des rétrospectives, une fois pour les membres européens et une autre fois pour les membres américains.

Recueillez les contributions de ceux qui ne peuvent pas participer en personne via des chats sur nTask. Recueillez leurs pensées et leurs idées et présentez-les lors de la réunion, afin qu'ils se sentent reconnus une fois qu'ils ont écouté l'enregistrement. N'oubliez pas d'enregistrer la réunion et de partager l'enregistrement avec tous les membres de l'équipe.

Verdict final

Comme toute autre réunion à distance, assurez-vous que vous disposez de tous les bons outils pour mener une rétrospective efficace tels que les outils de visioconférence de Zoom, Teams, Google, Meet, etc. Gardez tout le monde concentré et à bord avec l'idée de rétrospectives, documentez les idées , puis mettez-les en morceaux exploitables pour votre organisation.

L'objectif est de donner aux équipes l'opportunité de réfléchir à leurs pratiques et de s'améliorer en conséquence, d'apprendre à travailler ensemble à l'avenir et plus efficacement à l'avenir.

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