Uzaktan Başarılı Retrospektiflere Yönelik 10 İpucu

Gerçekle yüzleşelim, tüm çevik metodolojiler tam olarak dağıtılmış ekipler düşünülerek oluşturulmadı. İlk çevik ekiplerin tümü, çoğunlukla sohbet, video konferans ve uzaktan çalışmayı mümkün kılan diğer teknolojilerin o zamanlar oldukça gülünç ve eski olduğu için ezici bir şekilde ofislerde bulunuyordu.

Pandemiden bu yana pek çok insan uzaktan çalışıyor, tüm küresel ekibinizi aynı anda toplamak çok gerçekçi görünmüyor. Ancak bu, uzaktan retrospektiflerin imkansız olduğu anlamına gelmez, teknik sadece biraz farklıdır, ancak bunu anladınız! Ya da en azından bunu yaptığınızdan emin olacağız.

Retrospektif, bir sprint veya tekrarın sonunda öğrenmek ve geliştirmek için olağanüstü bir fırsattır. Uygulamalarınız üzerinde düşünme ve geçmiş olaylara dayalı olarak nerelerde kendinizi geliştirebileceğinizi görme anınız. Bir ekip etkili uzaktan retrospektifler yürütebilirse, iş görevleri yerine getirme ve değer oluşturma konusunda eninde sonunda büyüyecek ve etkinliğini artıracaktır.

Dağıtılmış ekipler için düzenli bir retrospektif yürütmek son derece önemlidir. Organik bir ofis ortamında gerçekleşen olağan öğle yemeği sohbeti veya günlük ofis dedikoduları olmadan, bu sorunlar ekip performansını ve çalışanların moralini etkileyebilir. Bu konular genellikle fark edilmeden gider, ancak artık değil.

Uzak retrospektifler hakkında her şeyi öğrenelim ve başarılı bir tanesine öncülük etmek için ipuçlarını öğrenelim.

Uzak retrospektif nedir?

Uzak bir retrospektif, scrum teknolojisinde eski tarz çevik retrospektifin uzaktan dostu bir varyasyonu olarak bilinir. Örneğin, Scrum'da ilerlemeyi gözden geçirme, planlama, öğrenme ve iyileştirmenin kesin anları vardır. Scrum retrospektifi, geçen sprintte geriye bakmayı ve onu yapmaya devam etmek için neyin iyi gittiğini görmeyi sağlar.

Amaç, neyin işe yarayıp neyin yaramadığı üzerine düşünmek ve sonunda bunu akılda tutarak nasıl gelişebileceklerini belirlemektir. Başarılarınızı çoğaltan ve başarısızlıklarınızdan ders alan klasik bir sürekli iyileştirmedir. Ekip olarak büyüdüğümüzde samimi bir dürüstlük anı olarak tanımlanabilir.

Uzaktan bir retrospektif, tüm katılımcıların aynı toplantı odasında yüz yüze olmadıkları, ancak MS Teams, Meet, Zoom ve Telefon gibi dijital iletişimlerin yardımıyla uzaktan bağlandıkları yerleri gösterir.

Uzak retrospektif için hazırlamanız gerekenler:

1. Geriye dönük ortamın temasına karar verin.
2. Ardından, çevrimiçi bir araç kullanarak retrospektifin dijital panosunu kurun, tüm katılımcılar için erişimi çok kolay olan paylaşılabilir bir bağlantı hazırlayabilirsiniz.
3. Mümkün olduğu kadar çok veri ve bilgi toplayın. Bu veriler, tüm scrum ekibinin, kaynakları kadar güzel bir şekilde yürütülen şeyler hakkında bilgi edinmesine yardımcı olacaktır. Veriler ekibin daha iyi kararlar almasına yardımcı olacak, net bir biçimde herkes tarafından erişilebilir durumda kalmalıdır. Üyeler, metrikleri görselleştirebilir ve nasıl toplandığını anlayabilir.

Başarılı uzaktan retrospektiflere öncülük etmek için en önemli ipuçlarını tartışalım.

1. Odada doğru adayların olduğundan emin olun

Odadaki herkesin zamanın verimli bir şekilde kullanıldığını hissetmesi gibi, geriye dönük olarak başarılı olmanızı sağlamanın ilk ve en önemli faktörlerinden biri, odada doğru adaylara sahip olmaktır - elbette, oda bazında. sanal alanlar anlamına gelir.

Buna katılan veya bundan etkilenen herkes, o etkinlikle ilgili retrospektife davet edilmelidir. Ne olduğunu, neyin iyi gittiğini, neyin uygulanmadığını vs. gerçekten anlamak için sanal alanda yer alan herkesin derin perspektiflerini kazanmalısınız.

2. Retrospektifleri bir gelenek haline getirin

Uzaktaki büyük bir ekibe liderlik eden bir kahraman olarak, ekibinizle bir şeyleri tartışmak için mümkün olduğunca çok fırsata ihtiyacınız var. Siz ve ekibiniz için en iyi sonucu veren bir tutarlılıkla, normal ekip gündeminize retrospektifler eklediğinizden emin olun. Örneğin, iş kategorinize bağlı olarak, her çeyreğin sonunda, birkaç haftada bir retro çalıştırabilirsiniz.

Üyelerinizin ve takım arkadaşlarınızın takvimlerine yer tutucuları önceden yerleştirin, böylece geriye dönük olarak süper hazırlanabilirler ve tartışmak istedikleri her şeyi düşünebilirler.

İlişkili:

2022'de Kullanılacak En İyi 12 Çevik Retrospektif Araç

3. Herkesin retronun ne hakkında olduğunu anladığından emin olun

Bu ipucu biraz açık görünebilir, ancak, uzak retrospektif alanınıza katılan herkesin tam olarak ne yaptığınızdan ve toplantıda neyin tartışıldığından ve özellikle bunun nedenlerinden haberdar olduğundan emin olun.

Herhangi bir etkinliği her üyenin takviminde geriye dönük olarak adlandırmak yerine, X özelliğinin lansmanında geriye dönük gibi belirli bir başlık alın, ardından bir davetin yanı sıra bir açıklama ile takip edebilirsiniz. Retrospektifin amacını açıklayın ve katılımcıları diğer üyeleri veya katkıda bulunmak isteyen herkesi davet etmeye teşvik edin.

4. Doğru kolaylaştırıcıyı seçin

Başarılı bir uzaktan retrospektif seçmek, iş için doğru adayı gerektirir. Bazı durumlarda, eldeki konuyla en çok ilgilenen bir kişi olabilir veya yalnızca ekibinizdeki konuşmaları kolaylaştırma konusunda mükemmel olan bir kişi olabilir.

Diğer durumlarda, örneğin olay yeterince büyükse ve bir takım duygular söz konusuysa, ilk etapta tartışmayı sağlamak ve başlatmak için önyargısız tarafı getirmek oldukça yardımcı olabilir. Bu tür olaylarda, dışarıdan birinin kolaylaştırıcı olması, konuşmayı odaklı ve oldukça disiplinli tutmaya yardımcı olabilir.

5. Ara oturumlarında durdur, başlat ve devam et

Koş, durdur, başlat seansı retrospektiflerde en popüler kavramlardan biridir, takımların gelişmesine yardımcı olan klasik bir yöntemdir. Bu yöntemde ekipler, kilometre taşlarına ulaşmak için hemen yapmaları, yapmaya başlamaları veya daha önce yaptıkları gibi yapmaya devam etmeleri gereken şeyleri belirlemelidir.

Örneğin, bir ekibi 5-6 kişilik gruplara ayırabilirsiniz, her gruba hemen bırakmaları, başlamaları veya yapmaya devam etmeleri gereken şeyleri tartışmak için 20 dakika verilir. Kısa bir tartışmadan sonra ekibinizden birkaç basit soruyu kendileri için yanıtlamalarını isteyin.

• Yapmayı bırakmanız gereken şeyler var mı?
• Başlamanız gereken şeyler var mı?
• Olduğu gibi devam etmeniz gereken şeyler nelerdir?

Bu kavramla retrospektif yapmanın iki temel amacı vardır, öncelikle insanlar önce tartışırlar, sonra grup olarak duygularını yazarlarsa, daha fazla içgörü ve ilgili içgörü sağlar. İkinci olarak, ara oturumları her zaman oldukça canlandırıcıdır, insanlar sanal görüşmede olanları pasif bir şekilde dinlemek yerine meslektaşlarıyla konuşmak ve süper aktif olmak için alana sahiptir.

6. Neyin iyi gittiği ve nelerin iyileştirilebileceği arasında iyi bir denge sağlayın

İyi bir kolaylaştırıcı her zaman odadaki herkesin katılımını teşvik edecektir. Ancak, önce herkesin o odada rahat hissetmesini sağlamalıdırlar. Yararlı ipuçlarından biri, herkese retrospektifin amacını ve temel anlayışı hatırlatarak toplantıya başlamaktır.

Amaç sadece geliştirilebilecek şeyler hakkında konuşmak değil, aynı zamanda iyi giden şeyler için üyeleri kabul etmek, tanımak ve tebrik etmektir. Retrospektiflerin çoğu, iyileştirilebilecek şeylere yoğun bir şekilde dayanır, ancak kolaylaştırıcının iyi giden şeylere odaklanması ve kutlaması daha önemlidir.

İyi bir kolaylaştırıcı, katılımcılara şunu hatırlatma sorumluluğuna sahiptir:

• Fikir sürekli iyileştirmeyi teşvik etmektir
• Amaç kimseyi suçlamak veya kişisel meseleleri kin beslemek değildir.
• Ana amaç, hem ne yapmaya devam edeceğini, iyileştirme fırsatlarının nerede olduğunu hem de bu fırsatlardan hangisinin organizasyon için gelecekteki riskleri kabul etmeye karşı şimdi odaklanmanın mantıklı olacağını belirlemektir.

7. Hep birlikte kararlar alın ve sonraki adımlara geçin

Toplantı boyunca tartıştığınız fikirlerin de büyük ölçüde eyleme geçirilebilir ve uygulanabilir adımlara dönüştürülmesini sağlayın. Her toplantıdan sonra tartışmaların ciddiye alındığından emin olun, bu dur-kalk kısımları için çok önemlidir.

Her tartışma turundan sonra, insanların içgörüleri gibi paylaştıklarına dayanarak yapmayı durdurabilecek veya başlatabilecek somut faktörler veya birden fazla şey üzerinde anlaşmaya çalışın. Bazen tartışmalar, bütünün kabul ettiği bir sonraki adımı ortaya çıkarır. Hızlı bir fikir edinmek ve herkesi dahil etmek için hızlı bir Evet/Hayır çalıştırabilirsiniz. Tartışmalar her zaman, kuruluşun öncelik vermesi gereken birden fazla yanan sorunu beraberinde getirebilir.

Örneğin, ekibiniz birden fazla harika fikir ürettiyse, bunları çoktan seçmeli bir ankete koyun ve ekibinizin tercih ettikleri fikir için oy kullanmasına izin verin.

8. Bağırmaları teşvik edin, projeye/etkinliklere yapılan katkıları kabul edin

İnsanlar tanındıkları, onaylandıkları ve ödüllendirildikleri zaman severler - başkalarını kabul etmek de harika hissettirir. Bu, özellikle doğası gereği biraz daha garip hissettirebilecek uzak bir ortamda geçmişe bakışınızla başlamak için harika bir yoldur.

Herkesi yoğun bir şekilde teşvik ederek ve överek ve projeye veya tartışılan olaya ayırdıkları zaman ve katkılar için insanları alkışlayarak, toplantıyı olumlu bir notla başlatabilir ve sohbetin bir şekilde akmasını sağlayabilir. olumlu not. Ayrıca, katılımcıların kendilerini sessize alma veya açma becerisine sahip olduklarından emin olun ve sürekli sorular sorarak veya iki yönlü bir konuşma başlatarak onları sessiz kalmaya teşvik edin, böylece zorla görünmeden doğal olarak katılabilirler.

9. Olumlu pekiştirmeye odaklanın

Doğru yaklaşımla başlamazlarsa, geriye dönük seanslar bazen biraz olumsuz olma eğilimindedir. İnsanlar genellikle eleştirme moduna geçerler ve işe yarayan şeyler yerine daha çok işe yaramayan veya şirkete zarar veren şeylere odaklanırlar. Bu, toplantıdan çıkarken kolayca acı bir tat bırakabilir ve ağzınızda olumsuz bir aura yaratabilir.

Bu yüzden geçmişe dönük toplantılarımıza her zaman pozitifliği ve takım uyumunu güçlendiren bazı etkinlikler örüyorum. Retrospektifler, özellikle uzak bir ortamda tanışmak ve birbirimizi daha iyi tanımak için harika bir fırsat. Bazı eğlenceli bilgilerle takım arkadaşlarınız hakkında bir dizi sınav sorusu yapın ve iş arkadaşlarınızı tanıyın. Unutmayın, amaç toplantının geri kalanı için eğlenceli bir ruh hali oluşturmaktır.

10. Şahsen orada olamayanları unutmayın

Ekibiniz dünyanın her yerine dağılmışsa, hemen katılamayan insanlar her zaman olacaktır. Göreviniz, orada olmasalar bile herkesin dahil olduğunu hissettirmektir. Retrospektiflerin zamanını, bir kez Avrupalı ​​üyeler için ve başka bir zaman ABD üyeleri için döndürün.

nTask üzerinden sohbetler yoluyla şahsen katılamayanlardan girdi toplayın. Düşüncelerini ve fikirlerini toplayın ve bunları toplantıda öne çıkarın, böylece kaydı dinledikten sonra kabul edilmiş hissedecekler. Her zaman toplantıyı kaydetmeyi ve kaydı ekipteki herkesle paylaşmayı unutmayın.

Nihai Karar

Diğer tüm uzaktan toplantılarda olduğu gibi, Zoom, Teams, Google, Meet vb. video konferans araçları gibi etkili bir geçmişe dönük inceleme yapmak için tüm doğru araçlara sahip olduğunuzdan emin olun. Geriye dönük görüş fikriyle herkesin odaklanmasını ve gemide olmasını sağlayın, fikirleri belgeleyin , ve ayrıca bunları kuruluşunuz için eyleme dönüştürülebilir parçalara ayırın.

Amaç, ekiplere uygulamaları üzerinde düşünme ve buna göre gelişme fırsatı vermek, gelecekte birlikte ve gelecekte daha etkili bir şekilde nasıl çalışacaklarını öğrenmektir.

Ayrıca Okuyun:

• Proje Yöneticileri için En İyi 17 Uzaktan Çalışma Aracı
• 2022'nin Uzak Ekipleri için 14 Mükemmel İşbirliği Aracı
• Ev Uygulamalarından 2022'de Kullanılacak En İyi 12 Çalışma