10 wskazówek, jak prowadzić udane zdalne retrospekcje

Spójrzmy prawdzie w oczy, wszystkie zwinne metodologie nie zostały stworzone z myślą o zespołach rozproszonych. Wszystkie wczesne zespoły Agile były w przeważającej mierze zlokalizowane w biurach, głównie dlatego, że czat, wideokonferencje i inne technologie umożliwiające pracę zdalną były w tamtych czasach bardzo śmieszne i stare.

Od czasu pandemii tak wiele osób pracuje zdalnie, a zgromadzenie całego globalnego zespołu w tym samym czasie nie wydaje się zbyt realistyczne. Nie oznacza to jednak, że zdalne retrospektywy są niemożliwe, technika jest tylko trochę inna, ale masz to! A przynajmniej upewnimy się, że to zrobisz.

Retrospektywa to wyjątkowa okazja do nauki i wzmocnienia pod koniec sprintu lub powtórki. To twoja chwila, aby zastanowić się nad swoimi praktykami i zobaczyć, co możesz poprawić na podstawie przeszłych wydarzeń. Jeśli zespół potrafi przeprowadzać skuteczne retrospektywy zdalne, w końcu wzrośnie i poprawi swoją skuteczność w realizacji zadań i budowaniu wartości.

Prowadzenie regularnej retrospektywy jest bardzo ważne dla zespołów rozproszonych. Bez zwykłej pogawędki w porze lunchu lub codziennych plotek biurowych, które mają miejsce w organicznym środowisku biurowym, problemy te mogą wpłynąć na wydajność zespołu i morale pracowników. Te sprawy często pozostają niezauważone, ale już nie.

Dowiedzmy się wszystkiego o zdalnych retrospekcjach i wskazówkach, jak poprowadzić udaną.

Czym jest zdalna retrospektywa?

Zdalna retrospektywa jest znana jako przyjazna zdalną odmiana starej szkoły zwinnej retrospektywy w technologii scrum. Na przykład w Scrumie są precyzyjne momenty przeglądu postępów, planowania, uczenia się i doskonalenia. Retrospektywa Scruma pozwala spojrzeć wstecz na przebieg sprintu, który minął i zobaczyć, co poszło dobrze, aby kontynuować.

Celem jest zastanowienie się, co działa dobrze, a co nie, a następnie, mając to na uwadze, ustalenie, w jaki sposób mogą się poprawić. To klasyczne ciągłe doskonalenie, które powiela Twoje sukcesy i uczy się na Twoich porażkach. Można to określić jako intymny moment szczerości, gdy rozwijamy się jako zespół.

Zdalna retrospektywa pokazuje, że wszyscy uczestnicy nie stoją twarzą w twarz w tej samej sali konferencyjnej, ale są połączeni zdalnie za pomocą komunikacji cyfrowej, takiej jak MS Teams, Meet, Zoom i Phone.

Oto, co musisz przygotować do zdalnej retrospektywy

1. Zdecyduj się na temat środowiska retrospektywnego.
2. Następnie skonfiguruj cyfrową tablicę retrospektywy za pomocą narzędzia online, możesz przygotować link do udostępniania, który jest bardzo łatwy do uzyskania dla wszystkich uczestników.
3. Zbierz jak najwięcej danych i informacji. Te dane pomogą całemu zespołowi scrumowemu poznać rzeczy, które zostały ładnie wykonane, a także ich źródła. Dane pomogą zespołowi w podejmowaniu lepszych decyzji, muszą być dostępne dla wszystkich w przejrzystym formacie. Członkowie mogą wizualizować metryki i zrozumieć, w jaki sposób zostały zebrane.

Omówmy najważniejsze wskazówki dotyczące prowadzenia udanych zdalnych retrospektyw.

1. Upewnij się, że masz odpowiednich kandydatów na sali

Jednym z pierwszych i najważniejszych czynników zapewniających pomyślną retrospekcję, na przykład dla wszystkich obecnych na sali, jest poczucie, że było to produktywne wykorzystanie czasu, jest posiadanie odpowiednich kandydatów na sali – oczywiście według sali oznaczają przestrzenie wirtualne.

Każdy, kto uczestniczył w tym wydarzeniu lub był nim dotknięty, powinien zostać zaproszony na retrospektywę tego wydarzenia. Aby naprawdę zrozumieć, co się wydarzyło, co poszło dobrze, co nie zostało wykonane itp., musisz uzyskać głębokie spojrzenie na wszystkich zaangażowanych w wirtualną przestrzeń.

2. Uczyń retrospekcje tradycją

Jako protagonista kierujący dużym zespołem zdalnym potrzebujesz jak największej liczby okazji do przedyskutowania spraw ze swoim zespołem. Upewnij się, że włączasz retrospektywy do swojego regularnego planu pracy zespołu, zachowując spójność, która działa najlepiej dla Ciebie i Twojego zespołu. Na przykład w zależności od kategorii biznesowej, możesz uruchamiać retro co kilka tygodni, na koniec każdego kwartału.

Umieść symbole zastępcze w kalendarzach członków i członków zespołu z dużym wyprzedzeniem, aby mogli być super przygotowani na retrospektywę i zastanowić się nad wszystkimi rzeczami, które chcą omówić.

Związane z:

12 najlepszych narzędzi retrospektywnych Agile do użycia w 2022 r.

3. Upewnij się, że wszyscy rozumieją, o co chodzi w stylu retro

Ta wskazówka może wydawać się nieco oczywista, jednak upewnij się, że wszyscy uczestniczący w Twojej zdalnej przestrzeni retrospektywnej dokładnie wiedzą, co robisz i co jest omawiane na spotkaniu, a zwłaszcza powody, dla których to robisz.

Zamiast nazywać dowolne wydarzenie retrospektywą w kalendarzu każdego członka, zdobądź konkretny tytuł, taki jak retrospektywa po uruchomieniu funkcji X, a następnie możesz dodać opis wraz z zaproszeniem. Wyjaśnij cel retrospektywy i zachęć uczestników do zaproszenia innych członków lub każdego, kto chciałby wnieść swój wkład.

4. Wybierz odpowiedniego moderatora

Wybór udanej zdalnej retrospektywy wymaga odpowiedniego kandydata do pracy. W niektórych przypadkach może być osoba, której najbardziej zależy na danym temacie, lub po prostu osoba, która jest genialna w ułatwianiu rozmów w Twoim zespole.

W innych przypadkach, na przykład jeśli wydarzenie było wystarczająco duże i było w nim wiele uczuć, bardzo pomocne może być sprowadzenie strony bez uprzedzeń do zaspokojenia potrzeb i zainicjowania dyskusji. W takich przypadkach pomoc osoby z zewnątrz może pomóc w utrzymaniu koncentracji i dość zdyscyplinowanej rozmowy.

5. Uruchom stop, uruchom i kontynuuj w sesjach breakout

Sesja biegnij, zatrzymaj, zacznij to jedna z najpopularniejszych koncepcji w retrospekcji, to klasyczna metoda, która pomaga zespołom doskonalić się. W tej metodzie zespoły muszą zidentyfikować rzeczy, które powinny natychmiast przestać robić, zacząć robić lub kontynuować to, co robili wcześniej, aby osiągnąć swoje kamienie milowe.

Na przykład, możesz podzielić zespół na grupy po 5-6 osób, każda grupa będzie miała 20 minut na omówienie rzeczy, które powinna natychmiast przerwać, zacząć lub po prostu kontynuować. Po krótkiej dyskusji poproś swój zespół, aby odpowiedział sobie na kilka prostych pytań,

• Czy są rzeczy, które powinieneś przestać robić?
• Czy są rzeczy, które powinieneś zacząć robić?
• Jakie rzeczy musisz kontynuować takimi, jakimi są?

Istnieją dwa główne cele przeprowadzania retrospektyw z tą koncepcją: po pierwsze, jeśli ludzie najpierw dyskutują, a następnie zapisują swoje uczucia jako grupa, daje to więcej wglądu i odpowiedniego wglądu. Po drugie, sesje breakoutowe są zawsze dość odmładzające, ludzie mają przestrzeń do rozmowy ze swoimi kolegami i są superaktywni, w przeciwieństwie do biernego słuchania tego, co dzieje się podczas wirtualnej rozmowy.

6. Utrzymuj równowagę między tym, co poszło dobrze, a tym, co można poprawić

Dobry facylitator zawsze będzie zachęcał do udziału wszystkich obecnych na sali. Jednak najpierw muszą upewnić się, że wszyscy czują się komfortowo w tym pokoju. Jedną z przydatnych wskazówek jest rozpoczęcie spotkania od przypomnienia wszystkim o celu i podstawowym zrozumieniu retrospektywy.

Celem jest nie tylko rozmowa o rzeczach, które można poprawić, ale także uznanie, uznanie i pogratulowanie członkom tego, co poszło dobrze. Większość retrospektyw opiera się na tym, co można by poprawić, jednak ważniejsze jest, aby facylitator skupił się i celebrował rzeczy, które poszły dobrze.

Dobry facylitator ma obowiązek przypomnieć uczestnikom, że

• Ideą jest zachęcanie do ciągłego doskonalenia
• Celem nie jest przypisywanie nikomu winy ani żałowanie spraw osobistych
• Głównym celem jest identyfikacja zarówno tego, co należy robić, gdzie są możliwości ulepszeń, jak i tych, które mają sens koncentrować się teraz, a nie akceptować przyszłego ryzyka dla organizacji.

7. Podejmij całkowicie decyzje i przejdź do kolejnych kroków

Upewnij się, że pomysły, które omawiałeś podczas spotkania, zostały w dużym stopniu przekształcone w kroki, które można podjąć i wdrożyć. Upewnij się, że dyskusje są traktowane poważnie po każdym spotkaniu, jest to bardzo ważne dla części stop i start.

Po każdej rundzie dyskusji spróbuj uzgodnić konkretne czynniki lub wiele rzeczy, które mogą przestać lub zacząć robić w oparciu o to, co podzielili się ludzie, na przykład ich spostrzeżenia. Czasami dyskusje odkrywają kolejny krok, z którym wydaje się, że całość się zgadza. Możesz szybko wybrać opcję Tak/Nie, aby uzyskać szybki wgląd i zachęcić wszystkich do współpracy. Dyskusje zawsze mogą przynieść wiele palących problemów, które organizacja musi traktować priorytetowo.

Na przykład, jeśli Twój zespół stworzył wiele świetnych pomysłów, umieść je w ankiecie wielokrotnego wyboru i pozwól swojemu zespołowi zagłosować na preferowany.

8. Zachęcaj do krzyków, dziękuj za wkład w projekt/wydarzenia

Ludzie kochają, gdy są rozpoznawani, doceniani i nagradzani – wspaniale jest też doceniać innych. To świetny sposób na rozpoczęcie retrospektywy, zwłaszcza w odległym otoczeniu, które z natury może wydawać się nieco bardziej niezręczne.

Silnie zachęcając i chwaląc wszystkich, a także krzycząc ludziom za poświęcony czas i wkład, jaki wnieśli w projekt lub wydarzenie, które jest przedmiotem dyskusji, może to po prostu rozpocząć spotkanie od pozytywnej nuty i sprawić, że rozmowa będzie płynąć dalej. pozytywna nuta. Ponadto upewnij się, że uczestnicy mają możliwość wyciszenia się lub wyłączenia wyciszenia i zachęcaj ich do pozostawania nie wyciszonymi poprzez ciągłe zadawanie pytań lub inicjowanie dwukierunkowej rozmowy, aby mogli włączyć się w naturalny sposób, nie wyglądając na zmuszeni.

9. Skoncentruj się na pozytywnym wzmocnieniu

Sesje retrospektywne czasami bywają trochę negatywne, jeśli nie zaczynają się od właściwego podejścia. Ludzie zwykle przełączają się na tryb krytykowania i skupiają się bardziej na rzeczach, które nie zadziałały lub przyniosły firmie stratę, zamiast na rzeczach, które zadziałały. Może to łatwo pozostawić gorzki smak i stworzyć negatywną aurę w ustach, gdy opuszczasz spotkanie.

Dlatego zawsze wplatam w nasze retrospektywne spotkania pewne działania, które wzmacniają pozytywność i spójność zespołu. Retrospektywy to świetna okazja do spotkania i lepszego poznania się, zwłaszcza w odległym otoczeniu. Zrób serię pytań quizowych na temat swoich kolegów z drużyny z kilkoma zabawnymi faktami i poznaj swoich kolegów. Pamiętaj, że celem jest stworzenie przyjemnego nastroju na resztę spotkania.

10. Nie zapomnij o tych, którzy nie mogą być tam osobiście

Jeśli Twój zespół jest rozproszony na całym świecie, są szanse, że zawsze znajdą się ludzie, którzy nie będą mogli dołączyć od razu. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że wszyscy czują się zaangażowani, nawet jeśli ich tam nie ma. Zmień czas retrospektyw, raz dla członków europejskich, a innym razem dla członków z USA.

Zbieraj dane wejściowe od tych, którzy nie mogą dołączyć osobiście za pośrednictwem czatów przez nTask. Zbierz ich przemyślenia i pomysły i przedstaw je na spotkaniu, aby poczuli się docenieni po wysłuchaniu nagrania. Zawsze pamiętaj o nagrywaniu spotkania i udostępnianiu nagrania wszystkim członkom zespołu.

Ostateczny werdykt

Jak w przypadku każdego innego zdalnego spotkania, upewnij się, że masz wszystkie odpowiednie narzędzia do przeprowadzenia skutecznej retrospektywy, takie jak narzędzia do wideokonferencji Zoom, Teams, Google, Meet itp. Zachowaj wszystkich skupionych i na pokładzie z ideą retrospekcji, dokumentuj pomysły , a następnie umieść je w praktycznych fragmentach dla swojej organizacji.

Celem jest umożliwienie zespołom zastanowienia się nad swoimi praktykami i odpowiedniego doskonalenia, nauczenia się, jak współpracować w przyszłości i bardziej efektywnie w przyszłości.

Przeczytaj także:

• 17 najlepszych narzędzi pracy zdalnej dla kierowników projektów
• 14 wspaniałych narzędzi do współpracy dla zdalnych zespołów w 2022 r.
• 12 najlepszych prac z aplikacji domowych do użytku w 2022 r.