4 rodzaje wskaźników KPI dla kierowników projektów na poziomie początkującym

Jesteś nowy w zarządzaniu projektami i martwisz się, czy uda Ci się to osiągnąć, czy nie?

Na początek nie możesz po prostu pracować na ślepo, nie wiedząc, czy zmierzasz we właściwym kierunku. Dlatego skutecznym sposobem mierzenia jest użycie niektórych rodzajów miar KPI.

Czym tak naprawdę są wskaźniki KPI i dlaczego ich potrzebujesz?

Czy nie o tym myślisz?

Aby dać Ci wskazówkę, zanim przejdziemy do dalszych szczegółów, KPI są jak Twoja karta wyników. Tak więc, cokolwiek zrobisz i jakkolwiek wykonasz, wszystko to będzie widoczne na Twojej karcie wyników.

Ponadto, podobnie jak rzeczywiste dane punktowe, KPI zapewnia również osobny wynik dla każdego obszaru

Więc zacznijmy!

Ważna uwaga: dostępnych jest wiele miar KPI. Na tym blogu omówimy jednak kilka podstawowych informacji dla kierowników projektów na poziomie początkującym.

Czym są miary KPI?

Akronim KPI oznacza kluczowe wskaźniki wydajności. Miary KPI można zdefiniować jako:

„Liczba lub liczba, która pomaga zmierzyć, czy osiągasz wyznaczone cele i zadania”.

Dlatego KPI są skutecznym miernikiem, czy robisz postępy, czy nie. Co więcej, pozwalają również wyznaczać lepsze cele i zadania w zależności od wyników.

Możesz także zmierzyć ogólną wydajność swojej organizacji lub podzielić wskaźniki wydajności między różne działy.

Na przykład zespoły sprzedaży potrzebowałyby różnych rodzajów wskaźników KPI w porównaniu z zespołem ds. mediów społecznościowych. Zgoda, prawda?

Wkrótce zobaczymy różne rodzaje wskaźników dla różnych rodzajów działów lub zespołów.

Wiemy, że KPI pomaga mierzyć wyznaczone cele i zadania, ale czy to wszystko?

To niemożliwe, prawda? Zobaczmy więc

Jakie są zalety miar KPI?

Niektóre ze znaczących korzyści płynących z posiadania miar KPI obejmują:

1. Zachowanie odpowiedzialności

Jedną z głównych korzyści płynących z posiadania KPI jest to, że przypisuje wydajność organizacji do wydajności indywidualnej. W ten sposób nie ma gry w obwinianie, a postępy można dzielić zgodnie z wkładem każdej osoby w konkretny projekt. Na przykład zespół sprzedaży może mieć KPI do mierzenia liczby potencjalnych klientów zebranych przez każdą osobę i liczby zamkniętych sprzedaży.

Może więc pomóc w pociągnięciu ludzi do odpowiedzialności za ich występy.

2. Podejmowanie szybkich działań

Wprowadzanie KPI w firmie od samego początku pomaga utrzymać skuteczne śledzenie w całym projekcie. Dlatego ciągłe sprawdzanie ich pomoże ci przeanalizować, czy określona strategia lub plan działa dobrze, czy nie.

Jeśli więc zauważysz, że nie osiągasz celów, zawsze możesz podjąć natychmiastowe działania. Zamiast czekać na zakończenie projektu i zdawać sobie sprawę, że nie poszło zgodnie z planem.

3. Utrzymanie wszystkich na pokładzie

Dzięki jednemu wspólnemu wskaźnikowi pomiaru sukcesu całego zespołu, KPI pomaga im pozostać na tej samej stronie. Nikt nie ma swoich kryteriów pomiaru sukcesu lub wyników, a stronniczość jest również usuwana poprzez trzymanie wszystkich na pokładzie.

4. Mierzenie ogólnej kondycji firmy

Wreszcie, KPI zapewnia bezprecedensowy raport na temat tego, jak radzi sobie Twoja firma. Pomogą Ci zobaczyć, co przynosi zysk Twojej firmie i narażać ją na straty. Ponadto, aby zobaczyć, co jest popularne, a co nie.

4 rodzaje miar Kpi dla nowych kierowników projektów

Więc zaczynamy!

Zgodziliśmy się, że istnieją różne rodzaje wskaźników wydajności; wszystko zależy od potrzeb Twojej firmy. Chociaż wszystkie KPI pomagają mierzyć wydajność zespołu, każdy KPI ma inny wskaźnik.

Ponadto różnią się one również wielkością firmy. Duże firmy potrzebują wskaźników wysokiego poziomu, ale nie jest tak samo w przypadku małych firm.

Dlatego na tym blogu przyjrzymy się różnym rodzajom miar KPI.

Przejdźmy do rodzajów miar KPI dla kierowników projektów na poziomie początkującym.

Ważna uwaga: Dla lepszego zrozumienia podzieliliśmy typy wskaźników KPI na różne kategorie.

1. Organizacyjne KPI

Te rodzaje miar KPI obejmują procesy lub miary wydajności. Wskaźniki pomagają analizować, czy codziennie wszystko idzie zgodnie z planem, czy nie. Mogą one składać się z następujących wskaźników KPI:

• Liczba wykonanych zadań: Ten wskaźnik pomaga zmierzyć liczbę zadań wykonanych każdego dnia. Możesz również dodać wskaźnik rzeczywistej i planowanej daty, aby zmierzyć, jak daleko Ci brakuje.
• Procent wykonania na czas: pomaga zmierzyć, czy zadania są wykonywane na czas, czy nie, oraz współczynnik pomyślnego ukończenia zadań.
• Czas cyklu: Wskaźnik czasu cyklu pomaga zmierzyć średni czas potrzebny do wykonania zadania. Świetnie nadaje się do mierzenia szacowanego czasu na powtarzające się zadania.
• Liczba sprzedaży: podaje całkowitą liczbę sprzedaży dokonanych dziennie. Filtruj go według nazwisk osób, aby uzyskać jasny obraz tego, kto dokonał największej lub najmniejszej sprzedaży.
• Liczba błędów: Ten rodzaj miernika KPI jest pomocny w wskazaniu, ile razy dane zadanie musiało zostać powtórzone z powodu błędu.
• Czas spędzony: Należy również zmierzyć czas spędzony przez każdego pracownika na realizacji pewnego, aby zmierzyć całkowity czas poświęcony na ukończenie całego projektu.

2. Wydajność KPI

Jak sama nazwa wskazuje, tego typu wskaźniki KPI pomagają mierzyć ogólną wydajność organizacji lub zespoły zgodnie z ustalonymi celami i zadaniami. Może obejmować różne rodzaje wskaźników KPI, zarówno krótkoterminowych, jak i długoterminowych.

Niektóre z nich to:

• Zadowolenie klientów: pomaga zmierzyć poziom zadowolenia klientów i określić, czy zamierzasz ich zatrzymać, czy nie.
• Liczba ukończonych kamieni milowych: Wskazuje całkowitą liczbę ukończonych kamieni milowych w określonym okresie.
• Procent ROI: aby sprawdzić, czy Twój projekt przyniósł zwrot z inwestycji zgodnie z oczekiwaniami, czy nie. Krótko mówiąc, aby sprawdzić, czy wszystko poszło zgodnie z planem, czy nie.
• Anulowane projekty numer : pomaga wskazać anulowane projekty z dowolnego powodu.
• Net Promoter Score: NPS to wskaźnik mierzący poziom zadowolenia użytkowników.

3. Budżetowe KPI

Budżetowanie jest najważniejszą częścią każdego projektu i przez większość czasu borykamy się z problemami ograniczeń budżetowych lub przekroczenia budżetu. Dlatego też budżetowe wskaźniki KPI są niezbędne dla początkujących i ekspertów. Pomagają skutecznie śledzić budżet i ostrzegają w przypadku poważnych kryzysów budżetowych.

Należą do nich zazwyczaj:

• Wskaźnik wydajności kosztów: Jest to jeden z najważniejszych rodzajów miar KPI przy budżetowaniu. Pomaga zmierzyć rzeczywisty wydatek z kosztem zabudżetowanym. Formuła wygląda jak wypracowana wartość podzielona przez rzeczywiste koszty.
• Odchylenie budżetu: Pomaga to zmierzyć różnicę między rzeczywistym budżetem a budżetem początkowym.
• Czas cyklu tworzenia budżetu: Czas poświęcony na planowanie, badanie i analizowanie budżetu jest nazywany czasem cyklu tworzenia budżetu.
• Planowana wartość: Jest to kwota lub wartość pozostała do ukończenia projektu. Niezbędne jest mierzenie planowanej wartości w całym projekcie, ponieważ może to pomóc w dokonywaniu terminowych korekt projektu. Tak więc, jeśli miałeś 40 dolarów w kieszeni i wydałeś z tego 50%, zostaje ci 20 dolarów jako planowana wartość. Stale sprawdzaj, czy ta wartość jest wystarczająca do ukończenia pozostałego projektu, w przeciwnym razie potrzebujesz większego budżetu.

4. Wskaźniki KPI na osi czasu

Utrzymanie terminów jest jednym z najważniejszych elementów efektywnej realizacji projektu. Jednak zespoły zwykle tracą morale lub zwlekają z postępem projektu. Dlatego konieczne jest utrzymanie skutecznych środków harmonogramu, aby w razie potrzeby wzmocnić zespół i utrzymać cały projekt na torze.

Te rodzaje miar Kpi obejmują:

• Planowane godziny a czas spędzony: pomaga wskazać i porównać oryginalne ramy czasowe z rzeczywistą ilością czasu, który jest spędzany. Korzystne jest również zmierzenie przyczyny opóźnień i indywidualnej wydajności.
• Pojemność zasobów: Jest to iloczyn liczby osób pracujących nad projektem i procentu czasu, w którym mogą nad nim pracować. Świetnie nadaje się do przydzielania dokładnych zasobów zgodnie z potrzebami projektu.
• Liczba korekt harmonogramu: pomaga zmierzyć, ile razy projekt przeszedł przez korekty harmonogramu z powodu nieprzewidzianych opóźnień.
• Czas spędzony: Wspomnieliśmy już o tym jako o organizacyjnym KPI, ale świetnie jest też mierzyć postępy na osi czasu każdego zespołu i osoby.

Inne rodzaje miar KPI

Oprócz tych podstawowych wskaźników KPI na poziomie początkującym, może istnieć również wiele innych wskaźników KPI. Na przykład:

• Ruch według kanału: Ile ruchu przechwyciłeś w każdym kanale lub w mediach społecznościowych?
• Przychody według kanału: Mierzenie przychodów generowanych z każdego kanału.
• Koszt na potencjalnego klienta: Aby zmierzyć koszt potrzebny dla każdego potencjalnego klienta.
• Wygenerowane leady: aby zmierzyć całkowitą liczbę leadów generowanych codziennie, co tydzień lub co miesiąc.
• Współczynnik klikalności: aby wskazać współczynnik CPR w treści.
• Nowa sprzedaż: Ile nowych sprzedaży jest generowanych każdego dnia lub tygodnia?
• Wzrost sprzedaży: Jaki jest ogólny procent wzrostu sprzedaży?

Jednak wszystko zależy od rodzaju Twojej firmy i Twoich celów, aby wybrać najlepsze KPI dla Twojej organizacji.

Wniosek

Rezygnacja z KPI dla Twojej firmy nie jest już opcją. Nawet jeśli jesteś startupem, potrzebujesz wskaźników do pomiaru ogólnego wzrostu Twojej firmy. Wskaźniki te pomogą Ci wyraźnie zobaczyć miejsce docelowe i wprowadzić niezbędne zmiany w przyszłości.

Większość ludzi narzeka, że ​​ich biznes nie działa, ale nie wiedzą nawet, co spowodowało, że nie działa.

Jednak dzięki KPI możesz mierzyć, co jest dobre, a co złe dla Twojej firmy i projektów, oraz wprowadzać niezbędne poprawki.

Dlatego zacznij od podstawowych miar Kpi wspomnianych na tym blogu i poprowadź swój zespół z powrotem na właściwe tory.

Powodzenia.