4 Jenis Ukuran KPI untuk Manajer Proyek Tingkat Pemula

Apakah Anda baru dalam permainan manajemen proyek dan khawatir apakah Anda akan berhasil atau tidak?

Sebagai permulaan, Anda tidak bisa terus bekerja membabi buta tanpa mengetahui apakah Anda bergerak ke arah yang benar. Oleh karena itu, cara pengukuran yang efektif yaitu dengan menggunakan beberapa jenis ukuran KPI.

Jadi, apa sebenarnya ukuran KPI, dan mengapa Anda membutuhkannya?

Bukankah itu yang Anda pikirkan?

Untuk memberi Anda petunjuk sebelum kita menyelami detail lebih lanjut, KPI seperti kartu skor Anda. Jadi, apa pun yang Anda lakukan dan bagaimanapun Anda melakukannya, semuanya akan ditampilkan di kartu skor Anda.

Plus, seperti data skor aktual, KPI juga menyediakan skor terpisah untuk setiap area

Jadi, mari kita mulai!

Catatan Penting: Ada banyak ukuran KPI yang tersedia. Namun, kami akan membahas beberapa hal penting untuk manajer proyek tingkat pemula di blog ini.

Apa langkah-langkah KPI?

Akronim KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicators. Langkah-langkah KPI dapat didefinisikan sebagai:

“Angka atau angka yang membantu mengukur apakah Anda memenuhi tujuan dan sasaran yang Anda tetapkan.”

Dengan demikian, KPI adalah ukuran yang efektif untuk mengetahui apakah Anda membuat kemajuan atau tidak. Selain itu, mereka juga memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan dan sasaran yang lebih baik sesuai dengan kinerja Anda.

Anda juga dapat mengukur kinerja keseluruhan organisasi Anda atau membagi indikator kinerja di antara departemen yang berbeda.

Misalnya, tim penjualan akan membutuhkan berbagai jenis KPI dibandingkan dengan tim media sosial. Setuju, kan?

Kita akan segera melihat berbagai jenis indikator untuk berbagai jenis departemen atau tim.

Kami tahu bahwa KPI membantu mengukur tujuan dan sasaran yang Anda tetapkan, tetapi apakah itu saja?

Tidak mungkin, kan? Jadi, mari kita lihat

Apa manfaat dari langkah-langkah KPI?

Beberapa manfaat signifikan memiliki ukuran KPI meliputi:

1. Menjaga Akuntabilitas

Salah satu manfaat utama memiliki KPI adalah bahwa hal itu menunjukkan kinerja organisasi ke kinerja individu. Dengan demikian, tidak ada permainan menyalahkan, dan kemajuan dapat dibagi sesuai dengan kontribusi masing-masing orang pada proyek tertentu. Misalnya, tim penjualan dapat memiliki KPI untuk mengukur jumlah prospek yang dikumpulkan oleh setiap orang dan jumlah penjualan yang ditutup.

Jadi, ini dapat membantu untuk meminta pertanggungjawaban orang atas kinerja mereka.

2. Mengambil Tindakan Segera

Menanamkan KPI dalam bisnis Anda sejak awal membantu Anda mempertahankan penelusuran yang efektif di seluruh proyek. Dengan demikian, terus-menerus memeriksanya akan membantu Anda menganalisis apakah strategi atau rencana tertentu berjalan dengan baik atau tidak.

Jadi, jika Anda melihat Anda tidak memenuhi tujuan, Anda selalu dapat mengambil tindakan segera. Alih-alih menunggu proyek sampai akhir dan menyadari itu tidak berjalan sesuai rencana.

3. Menjaga semua orang tetap berada di kapal

Dengan satu indikator umum untuk mengukur keberhasilan seluruh anggota tim, KPI membantu mereka tetap berada di halaman yang sama. Tidak ada yang memiliki kriteria untuk mengukur keberhasilan atau kinerja mereka, dan bias juga dihilangkan dengan membuat semua orang tetap bergabung.

4. Mengukur kesehatan bisnis secara keseluruhan

Terakhir, KPI memberi Anda laporan yang belum pernah ada sebelumnya tentang kinerja bisnis Anda. Mereka membantu Anda melihat apa yang menguntungkan bisnis Anda dan menempatkannya pada kerugian. Selain itu, juga untuk melihat apa yang sedang tren dan apa yang tidak tren.

4 Jenis Ukuran Kpi ​​untuk Manajer Proyek Baru

Jadi, ini dia sekarang!

Kami telah sepakat bahwa ada berbagai jenis indikator kinerja; itu semua tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Meskipun semua KPI membantu Anda mengukur kinerja tim Anda, setiap KPI memiliki indikator yang berbeda.

Selain itu, mereka juga berbeda sesuai dengan ukuran perusahaan. Perusahaan besar membutuhkan indikator tingkat tinggi, tetapi tidak sama untuk perusahaan berukuran kecil.

Oleh karena itu, di blog ini, kita akan melihat berbagai jenis ukuran KPI.

Mari masuk ke jenis ukuran KPI untuk manajer proyek tingkat pemula.

Catatan Penting: Kami telah membagi jenis KPI ke dalam kategori yang berbeda untuk pemahaman Anda yang jelas.

1. KPI Organisasi

Jenis ukuran KPI ini mencakup proses atau langkah-langkah efisiensi. Indikator membantu untuk menganalisis apakah segala sesuatunya berjalan sesuai rencana setiap hari atau tidak. Ini mungkin terdiri dari KPI berikut:

• Jumlah tugas yang diselesaikan: Indikator ini membantu Anda mengukur jumlah tugas yang diselesaikan setiap hari. Anda juga dapat menambahkan indikator tanggal aktual vs yang direncanakan untuk mengukur seberapa jauh Anda tertinggal.
• Persentase penyelesaian tepat waktu: Ini membantu Anda mengukur apakah tugas diselesaikan tepat waktu atau tidak dan rasio penyelesaian tugas yang berhasil.
• Waktu siklus: Indikator waktu siklus membantu mengukur waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Ini bagus untuk mengukur perkiraan waktu untuk tugas berulang.
• Jumlah penjualan: Ini memberi Anda jumlah total penjualan yang dilakukan per hari. Saring dengan nama individu untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang siapa yang menghasilkan penjualan paling banyak atau paling sedikit.
• Jumlah kesalahan: Jenis ukuran KPI ini berguna untuk menunjukkan berapa kali tugas tertentu harus diulang karena kesalahan.
• Waktu yang dihabiskan: Anda juga harus mengukur waktu yang dihabiskan oleh setiap karyawan dalam penyelesaian tertentu untuk mengukur keseluruhan waktu yang dihabiskan untuk penyelesaian keseluruhan proyek.

2. KPI Kinerja

Seperti namanya, jenis KPI ini membantu Anda mengukur kinerja keseluruhan organisasi atau tim sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Ini mungkin mencakup berbagai jenis KPI, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Beberapa di antaranya adalah:

• Kepuasan pelanggan: Ini membantu untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan Anda dan apakah Anda akan mempertahankan mereka atau tidak.
• Jumlah pencapaian yang diselesaikan: Untuk menunjukkan jumlah total pencapaian yang diselesaikan dalam periode tertentu.
• Persentase ROI: Untuk melihat apakah proyek Anda menghasilkan pengembalian investasi seperti yang diharapkan atau tidak. Jadi, singkatnya, untuk melihat apakah semuanya berjalan sesuai rencana atau tidak.
• Nomor Proyek yang Dibatalkan : Ini membantu untuk menunjukkan proyek yang dibatalkan karena alasan apa pun.
• Skor Net Promoter: NPS adalah indikator untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna.

3. KPI Anggaran

Penganggaran adalah bagian paling penting dari setiap proyek dan sebagian besar waktu kita berjalan dengan masalah kendala anggaran atau pengeluaran anggaran yang berlebihan. Oleh karena itu, KPI Anggaran harus dimiliki oleh pemula dan ahli. Mereka membantu melacak anggaran Anda secara efektif dan mengingatkan Anda jika terjadi krisis anggaran besar.

Ini biasanya termasuk:

• Indeks Kinerja Biaya: Ini adalah salah satu jenis ukuran KPI yang paling penting untuk penganggaran. Ini membantu untuk mengukur biaya aktual yang dihabiskan dengan biaya yang dianggarkan. Rumusnya seperti nilai yang diperoleh dibagi dengan biaya aktual.
• Varians Anggaran: Ini membantu mengukur varians antara anggaran aktual dari anggaran yang ditetapkan awal.
• Waktu Siklus Pembuatan Anggaran: Jumlah waktu yang dihabiskan untuk merencanakan, meneliti, dan menganalisis anggaran disebut waktu siklus pembuatan anggaran.
• Nilai yang Direncanakan: Ini adalah jumlah atau nilai yang tersisa untuk menyelesaikan proyek. Penting untuk mengukur nilai yang direncanakan di seluruh proyek karena dapat membantu dalam membuat penyesuaian proyek yang tepat waktu. Jadi, jika Anda memiliki $40 di saku Anda dan telah menghabiskan 50% darinya, Anda hanya memiliki $20 sebagai nilai yang direncanakan. Terus periksa apakah nilai ini cukup untuk menyelesaikan proyek yang tersisa, atau Anda membutuhkan lebih banyak anggaran.

4. KPI Garis Waktu

Mempertahankan jadwal adalah salah satu bagian terpenting dari penyampaian proyek yang efektif. Namun, tim biasanya cenderung kehilangan semangat atau menunda-nunda saat proyek berlangsung. Oleh karena itu, perlu untuk mempertahankan langkah-langkah waktu yang efektif untuk meningkatkan tim saat dibutuhkan dan menjaga seluruh proyek tetap pada jalurnya.

Jenis ukuran Kpi ​​ini meliputi:

• Jam yang direncanakan vs waktu yang dihabiskan: Ini membantu untuk menunjukkan dan membandingkan garis waktu asli dengan jumlah waktu aktual yang dihabiskan. Hal ini bermanfaat untuk mengukur alasan penundaan dan kinerja individu juga.
• Kapasitas sumber daya: Ini adalah produk dari jumlah orang yang mengerjakan proyek dan persentase waktu mereka tersedia untuk mengerjakannya. Ini bagus untuk mengalokasikan sumber daya yang akurat sesuai kebutuhan proyek.
• Jumlah penyesuaian jadwal: Ini membantu untuk mengukur berapa kali proyek telah melalui penyesuaian jadwal karena penundaan yang tidak terduga.
• Waktu yang Dihabiskan: Kami telah menyebutkannya sebagai KPI organisasi, tetapi juga bagus untuk mengukur kemajuan garis waktu setiap tim dan individu.

Jenis Pengukuran KPI Lainnya

Selain KPI tingkat pemula dasar ini, ada banyak KPI lainnya juga. Sebagai contoh:

• Lalu lintas menurut saluran: Berapa banyak lalu lintas yang Anda tangkap melalui setiap saluran atau pegangan media sosial?
• Pendapatan menurut saluran: Untuk mengukur pendapatan yang dihasilkan dari setiap saluran.
• Biaya per lead: Untuk mengukur biaya yang dibutuhkan untuk setiap lead.
• Prospek yang dihasilkan: Untuk mengukur jumlah total prospek yang dihasilkan setiap hari, mingguan, atau bulanan.
• Rasio klik tayang: Untuk menunjukkan rasio CPR pada konten Anda.
• Penjualan baru: Berapa banyak penjualan baru yang dihasilkan setiap hari atau minggu?
• Pertumbuhan penjualan: Berapa persentase keseluruhan dari pertumbuhan penjualan?

Namun, itu semua tergantung pada jenis bisnis Anda dan tujuan Anda untuk memilih KPI terbaik untuk organisasi Anda.

Kesimpulan

Bukan pilihan untuk tidak memiliki KPI lagi untuk bisnis Anda. Bahkan jika Anda seorang pemula, Anda memerlukan beberapa indikator untuk mengukur pertumbuhan keseluruhan perusahaan Anda. Indikator ini membantu Anda melihat tujuan Anda dengan jelas dan membuat perubahan yang diperlukan di masa mendatang.

Kebanyakan orang mengeluh tentang bisnis mereka yang tidak berhasil, tetapi mereka bahkan tidak tahu apa yang menyebabkannya tidak berhasil.

Namun, dengan adanya KPI, Anda dapat mengukur apa yang baik dan buruk untuk bisnis dan proyek Anda dan membuat perubahan yang diperlukan.

Oleh karena itu, mulailah dengan langkah-langkah Kpi dasar yang disebutkan di blog ini dan kembalikan tim Anda ke jalur yang benar.

Semoga beruntung.