Начало работы с организационной структурой проекта

Организационная структура проекта имеет решающее значение для определения иерархии сотрудников, их задач, рабочего процесса и процесса отчетности. Это деловой фактор, который играет ключевую роль во влиянии и формировании того, как организация ведет свою деятельность.

Без организационной структуры проекта организации рискуют потерпеть крах на сложных и трудоемких проектах.

Организационная структура проекта имеет три ключевых компетенции и обязанности:

• Руководство проектом - руководство проекта отвечает за управление проектом.
• Команда проекта - Команда проекта отвечает за реализацию проекта
• Совет проекта. Совет проекта - это орган, принимающий решения, который оценивает, должен ли преемник проекта быть прекращен.

Зачем нужна организационная структура проекта?

Для эффективного функционирования и достижения цели с меньшими рисками и проблемами каждая организация должна иметь четко определенную организационную структуру.

Чтобы выжить и развиваться на современном рынке, предприятия должны быть высококонкурентными, эффективными и динамичными. Заинтересованные стороны стали очень информированными и требовательными, и они хотят быстрых ответов.

В результате, чтобы удовлетворить потребности клиентов, оставаясь при этом конкурентоспособной, любая организация должна создать организационную структуру, способную наилучшим образом поддерживать ее цели.

Бизнес может значительно выиграть от правильной организационной модели. Среди этих преимуществ:

• Дать возможность бизнесу развиваться.
• Поддержание четких стратегических целей вместо того, чтобы позволить каждому отделу сосредоточиться и ограничить свою миссию.
• Собрать группу людей и направить их к одной цели.
• Предоставление сотрудникам возможности развивать свои способности.
• Повышение эффективности, плавности и скорости принятия решений.
• Повышение специализации сотрудников
• Позволяет лучше контролировать и использовать ресурсы.
• Содействие более простому и лучшему общению, которое помогает в разрешении споров.
• Позволить сотрудникам быть более ответственными.
• Помощь сотрудникам в их профессиональном развитии
• Помощь в четком и точном определении ролей и обязанностей.

Типы организационной структуры

Различные организационные структуры проекта определяются на основе основной отрасли организации и области, в которой она конкурирует.

Если организация занимается сезонным трудоустройством, структура почти наверняка лучше справится с наймом и увольнением по мере необходимости.

Если, с другой стороны, организация является частью производственной цепочки, требующей непрерывности, структура будет другой. В этой ситуации поставленная задача будет заключаться в том, чтобы поддерживать персонал в течение длительного периода времени для достижения целей организации.

Давайте углубимся во многие типы организационных структур, чтобы полностью визуализировать вещи.

На организационную структуру влияют различные элементы, включая стиль правления, стиль руководства, организационный тип, рабочий процесс, иерархию и т. д.

PMBOK делит организационные структуры на восемь категорий:

• Органическая или простая организация
• Организационная структура: функциональная или централизованная
• Многопрофильная организация
• Матрица Сильная, слабая или сбалансированная организация
• Специально для проекта (композитного или гибридного) Организационная структура
• Гибрид виртуальной организации
• PMO (Офис управления проектами)

В приведенной ниже таблице более подробно показаны роли и характеристики каждого типа организационной структуры.

Давайте теперь посмотрим на них более внимательно.

1. Естественная или простая организационная структура

Это самая основная организационная система. В эту категорию входят предприятия, которыми управляет один человек.

Фрилансеры также включены в эту организационную форму. Конечно, часть функций менеджера проекта выполняет владелец или специалист, лично управляющий рабочими процессами.

2. Функциональная или централизованная структура

Это самая распространенная организационная структура. Функциональная организационная структура делит организацию на многочисленные секции, в которых собраны сотрудники с сопоставимыми способностями. Это традиционная организационная структура, в которой сотрудники разделены на сектора и отделы, такие как продажи, маркетинг и финансы.

Эта структура полезна для повышения эффективности каждой рабочей группы.

3. Организация с несколькими подразделениями

В этом типе организации у вас может быть несколько функциональных подразделений с небольшой централизацией.

В большинстве случаев эти подразделения не связаны друг с другом.

Организация разделена на подразделения, в которых люди с разными способностями связаны друг с другом схожим продуктом, услугой или местоположением.

Каждое подразделение имеет ресурсы, необходимые для работы, и может выполнить работу самостоятельно.

Матричная организационная структура

Матричная организационная структура выложена на сетке, чтобы показать модели отчетности персонала перед многими органами власти. Эта структура представляет собой сочетание функциональной и организационной структур, при этом руководители проектов делят полномочия с другими руководителями программ.

Матричная структура может быть одной из трех разновидностей, в зависимости от способности руководителя проекта принимать решения: слабой, сбалансированной или сильной.

1. Слабая структура

Слабая структура — это функциональная организационная структура, в которой координация происходит горизонтально среди сотрудников в отсутствие назначенного руководителя проекта. Критическое различие между слабой матрицей и функциональной структурой заключается в том, что проект координируется персоналом отдела, а не функциональным менеджером.

2. Сбалансированная матрица

В сбалансированной матрице руководитель проекта также имеет штатную должность и не полностью использует функцию управления проектом.

Менеджер проекта сохраняет ограниченный контроль над выбором проекта, бюджетом и персоналом и в основном выступает в качестве контактного лица и посредника.

3. Сильная матрица

Мощная матрица больше всего напоминает организационную структуру проекта. Выделенный менеджер проекта прикрепляется к функциональному отделу управления проектами, имеет специальный многофункциональный персонал и поддерживается менеджером проекта.

Составная или гибридная организация

Каждая задача в этом типе организации обрабатывается как проект. В этом случае у менеджера проекта есть все возможности для эффективного завершения проекта, работа на полную ставку, контроль бюджета и доступный персонал на полную ставку.

1. Виртуальная организация бизнеса

Эту структуру также называют виртуальным сообществом. Основная организация связана с другими организациями (такими как поставщики, клиенты и коллеги) через сетевое соединение, что способствует развитию и успеху компании. Эта структура позволяет организации функционировать как единое целое.

В виртуальной структуре организация сохраняет свой основной бизнес, а остальные виды деятельности отдает на аутсорсинг.

2. Гибрид

Гибридная организация может использовать комбинацию вышеупомянутых структурных типов.

В зависимости от организации также переплетаются ответственность, власть и другие факторы.

3. ОУП

Офис управления проектами (PMO) также представляет собой смешанную организационную структуру, но в этом случае руководитель проекта имеет наибольшие полномочия, контролирует бюджет и имеет в своем распоряжении целый штат сотрудников.

Идеальной организационной системы не существует. Вместо этого руководитель проекта должен рассмотреть преимущества и недостатки распределения и оптимизации ресурсов в рамках каждой структуры, прежде чем выбрать наилучшую структуру.

Выбор структуры проекта — это всего лишь первый шаг в организации проекта. Настоящая работа заключается в том, чтобы привести эту проектную организацию в действие. Вот почему организационная схема проекта имеет важное значение. Он формализует связи между менеджером проекта, командой проекта, организацией разработки, проектом и заинтересованными сторонами.

Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу с диаграммами организационной структуры проекта.

Характеристики организационной структуры

Элементы организационной структуры устанавливают обязанности и взаимодействие между участниками проекта, а также между проектами. Полномочия, коммуникационные сети, сотрудничество, мониторинг и ответственность играют важную роль в этих партнерствах.

Ниже приведены основные черты организационной структуры;

• Иерархия должна определять задачи принятия решений и очерчивать четкий путь контроля.
• Это относится к работе, связанной с задачами
• Определите, кто кого контролирует здесь. Эта концепция послужит основой для структур отчетности.
• Линейная позиция — это член команды, который работает непосредственно с продуктом.
• Централизация описывает, как принимаются решения. В централизованном проекте немногие владеют правом выбора, тогда как в децентрализованном проекте полномочия по принятию решений рассредоточены по всей организации.

Как создать организационную схему для проекта?

Чтобы создать организационную диаграмму проекта, сначала проанализируйте цели проекта, затем определите основную команду и поставьте перед ними задачи, связанные с проектом. Создайте организационную диаграмму, подробно описав роли и обязанности каждого члена команды.

На этапе инициации проекта PM разработает систематическую диаграмму, чтобы менеджер проекта мог взаимодействовать с членами команды до начала проекта. Затем команда будет использовать его для помощи в распределении задач между членами команды на протяжении всего этапа планирования проекта.

Это дает четкое знание каждой роли, дает членам команды возможность владеть своими ролями и способствует уважению других рангов в проекте, что мгновенно способствует доверию.

Создание организационной схемы проекта включает в себя шесть основных шагов, перечисленных ниже.

1. Свяжите проект со стратегией организации

Менеджер проекта должен иметь глубокое представление о том, как цели проекта соответствуют общей стратегии компании или отдела. Это с самого начала создаст команду, разовьет взаимопонимание между членами команды и обеспечит максимально плавное выполнение проекта.

2. Обзор проектов с организационной точки зрения

Если в компании нет PMO, менеджер проекта должен оценить количество и разнообразие проектов при принятии решения об организационной структуре.

3. Распределите роли и обязанности.

Перед оценкой сотрудников определите приоритеты необходимых действий и обязанностей. Если руководитель проекта может выбирать, кто будет в команде, очень важно изучить возможных членов команды, чтобы найти лучших людей для проекта.

4. Разметьте диаграмму

Оцените рабочий процесс, отчетность и иерархические роли, чтобы определить, может ли альтернативная организационная структура быть более подходящей. В зависимости от вашего стиля обучения, использование стикеров для перемещения членов команды перед составлением структуры онлайн может быть полезным.

При планировании обязательно поровну распределите работу между членами команды.

5. Заполните организационную схему.

Создайте и завершите визуальное изображение организационной диаграммы. Включите имена членов команды и контактную информацию, чтобы они могли легко общаться друг с другом во время проекта.

6. Вовлеките свою команду

Количество членов команды, знакомых с организационной схемой проекта, определяет ее полезность. Общение даст членам команды возможность не только понять свои функции перед выполнением задачи, но и задать вопросы, поскольку они представляют, как их работа будет выполняться в режиме реального времени.

В это время менеджер проекта и команда также могут решить, как будет управляться иерархия проекта.

Передовой опыт проектирования структуры и разработки диаграммы

Менеджер проекта разрабатывает структуру проекта, которая должна соответствовать требованиям проекта на всех этапах. Организационная структура проекта, с другой стороны, не может быть ни жесткой, ни слишком гибкой, она должна обеспечивать правильный баланс между ними.

Цель проектной организации состоит в том, чтобы помочь команде в достижении цели проекта и сделать все возможное. В результате руководитель проекта должен с самого начала оценить сильные стороны членов своей команды и, при необходимости, спросить их, согласны ли они со своими обязанностями.

Хотя организационная схема проекта экономически эффективно способствует сотрудничеству, устраняя дублирование и дублирование работы, ее использование ограничено.

Заворачивать

Организационная структура Проекта гарантирует, что ваша компания работает эффективно и в соответствии с назначением. Это следует учитывать на раннем этапе формирования вашего бизнеса, но имейте в виду, что тот тип, который лучше всего подходит для вас, может меняться по мере расширения вашей организации.

Имея множество доступных организационных структур, легко определить, что вам нужно. Несмотря на ограничения каждой формы, крупные и сложные компании используют матричную организацию.

Организационная структура линии и сотрудников проста и несложна. В результате он используется в основных организациях. Виртуальные организации часто используются компаниями, занимающимися программным обеспечением и информационными технологиями.

Выбор правильной организации, независимо от формы, гарантирует, что вы преуспеете на рынке.