項目組織結構入門

項目的組織結構對於指定員工的層次結構、他們的任務、工作流程和報告流程至關重要。 它是一個商業因素，在影響和塑造組織開展活動的方式方面發揮著關鍵作用。

如果沒有項目組織結構，組織就會面臨在復雜且耗時的項目上崩潰的風險。

項目組織結構具有三個關鍵能力和職責：

• 項目領導——項目領導負責項目管理
• 項目組——項目組負責項目實施
• 項目委員會- 項目委員會是評估項目繼任者是否必須終止的決策機構。

為什麼有一個項目組織結構是必要的？

為了有效地運作並以較低的風險和挑戰實現其目標，每個組織都必須具有明確定義的組織結構。

為了在當前市場中生存和發展，企業必須具有高度競爭性、高效性和活力。 利益相關者已經變得非常了解和要求，他們希望快速響應。

因此，為了在保持競爭力的同時滿足客戶的需求，任何組織都必須創建一個能夠最好地支持其目標的組織結構。

擁有適當的組織模型可能會使企業受益匪淺。 這些好處包括：

• 賦能企業發展。
• 維持明確的戰略目標，而不是讓每個部門都專注於並限制其使命。
• 把一群人聚集在一起，引導他們朝著同一個目標前進。
• 為員工提供發展能力的機會。
• 提高決策制定的效率、順暢度和速度。
• 促進員工專業化
• 允許更大的資源控制和使用。
• 促進更簡單和更好的溝通，這有助於解決爭議。
• 讓員工更有責任感。
• 協助員工職業發展
• 協助清晰準確地確定角色和職責。

組織結構類型

不同的項目組織結構是根據組織的核心行業及其競爭領域來定義的。

如果一個組織正在處理季節性就業，那麼該結構幾乎肯定會根據需要更好地處理招聘和解僱問題。

另一方面，如果組織是需要連續性的生產鏈的一部分，則結構會有所不同。 在這種情況下，分配的任務將是長期支持員工以實現組織的目標。

讓我們更深入地研究多種類型的組織結構以完全可視化事物。

各種因素影響組織結構，包括政府風格、領導風格、組織類型、工作流程、層次結構等。

PMBOK 將組織結構分為八類：

• 一個有機的或簡單的組織
• 組織結構：職能型或集中式
• 多部門組織
• 矩陣 強、弱或平衡的組織
• 致力於項目（複合或混合）組織結構
• 虛擬組織混合
• PMO（項目管理辦公室）

下表更詳細地描述了每種組織結構的角色和特徵。

現在讓我們更仔細地看看它們。

1.自然或簡單的組織結構

這是最基本的組織體系。 此類別包含由單個人經營的企業。

自由職業者也包括在這種組織形式中。 當然，親自管理工作流程的所有者或專業人員履行了項目經理的某些職能。

2. 功能性或集中式結構

這是最普遍的組織結構。 功能性組織結構將組織劃分為許多部分，其中聚集了具有相當能力的員工。 它是傳統的組織結構，將員工組織成銷售、營銷和財務等部門和部門。

這種結構有助於提高每個工作組的效率。

3. 一個有多個部門的組織

在這種類型的組織中，您可以有幾個職能部門，而幾乎沒有集中化。

大多數情況下，這些部門彼此無關。

一個組織被劃分為多個部門，在這些部門中，具有不同才能的人通過相似的產品、服務或位置聯繫在一起。

每個部門都有運營所需的資源，可以獨立完成工作。

矩陣組織結構

一個矩陣組織結構被佈置在一個網格上，以向許多當局顯示員工報告模式。 這種結構是功能結構和組織結構的結合，項目經理與其他項目經理共享權力。

矩陣結構可以是以下三種類型之一，具體取決於項目經理的決策能力：弱、平衡或強。

1.結構薄弱

弱結構是一種職能組織結構，其中在沒有指定項目經理的情況下，工作人員之間橫向進行協調。 弱矩陣和職能結構的關鍵區別在於項目由部門人員而不是職能經理協調

2. 平衡矩陣

在平衡矩陣中，項目經理也有員工職位，並沒有充分發揮項目管理職能。

項目經理對項目選擇、預算和人員保留有限的控制權，主要充當聯絡點和促進者。

3.強矩陣

強大的矩陣最類似於項目組織結構。 專門的項目經理被分配到職能項目管理部門，有專門的跨職能人員，並由項目經理提供支持。

複合或混合組織

這種類型的組織中的每項任務都作為一個項目來處理。 在這種情況下，項目經理擁有有效完成項目的全部權力、全職角色、預算控制和全職員工。

1. 虛擬商業組織

這種結構也稱為虛擬社區。 核心組織通過網絡連接與其他組織（如供應商、客戶和同事）相連，從而促進公司的發展和成功。 這種結構使組織能夠作為一個整體發揮作用。

在虛擬結構中，組織保留其核心業務，同時外包其餘活動

2. 混合動力

混合組織可以使用上述結構類型的組合。

根據組織的不同，責任、權力和其他因素也交織在一起。

3. 項目辦

項目管理辦公室（PMO）也是一個混合組織結構，但在這種情況下，項目經理擁有最大的權力，控制著預算，並擁有整個員工的指揮權。

沒有完美的組織體系。 相反，項目經理必須在決定最佳結構之前考慮每個結構內資源分配和優化的利弊。

為項目選擇結構只是項目組織的第一步。 真正的工作是將項目組織付諸行動。 這就是為什麼項目組織結構圖是必不可少的。 它正式確定了項目經理、項目團隊、開發組織、項目和利益相關者之間的聯繫。

以下是一些幫助您開始使用項目組織結構圖的建議

組織結構特點

組織結構的要素確定了項目成員之間以及項目之間的職責和交互。 權威、通信網絡、協作、監控和責任都在這些夥伴關係中發揮作用。

以下是組織結構的主要特徵；

• 層次結構應確定決策任務並描繪清晰的控制路徑。
• 這與與任務相關的工作有關
• 在這裡定義誰監督誰。 這一概念將作為報告結構的基礎。
• 生產線職位是直接與產品打交道的團隊成員。
• 集中化描述瞭如何做出決策。 在集中式項目中，很少有人擁有選擇權，而在分散式項目中，決策權分散在整個組織中。

如何為項目創建組織結構圖？

要創建項目組織結構圖，首先要分析項目的目標，然後確定核心團隊並賦予他們與項目相關的任務。 通過詳細說明每個團隊成員的角色和職責來創建組織結構圖。

在項目啟動階段，項目經理將製定一個系統圖表，以便項目經理在項目開始前與團隊成員進行互動。 然後，團隊將使用它來協助在整個項目的規劃階段在團隊成員之間分配任務。

這提供了對每個角色的清晰了解，使團隊成員能夠擁有自己的角色，並促進對項目中其他級別的尊重，從而立即培養信任。

創建項目組織結構圖需要以下六個主要步驟

1. 將項目與組織的戰略聯繫起來

項目經理必須深入了解項目目標如何與公司或部門的整體戰略相匹配。 這將使團隊從一開始就到位，在團隊成員之間建立相互理解，並實現最無縫的項目執行。

2. 從組織環境中審查項目

如果公司沒有 PMO，項目經理必須在決定組織結構時評估項目的數量和種類。

3. 分配角色和職責。

在評估員工之前，優先考慮所需的活動和職責。 如果項目經理可以選擇誰將加入團隊，那麼研究可能的團隊成員以找到最適合該項目的人是至關重要的。

4. 佈局圖表

評估工作流、報告和分層角色，以確定替代組織結構是否更合適。 根據您的學習風格，在在線起草您的結構之前使用便籤來調動團隊成員可能是有益的。

按照您的計劃，確保在團隊成員之間公平地分擔工作。

5. 完成組織結構圖。

創建並完成組織結構圖的視覺描繪。 包括團隊成員的姓名和聯繫信息，以便他們在項目期間可以輕鬆地相互交流。

6. 讓您的團隊參與進來

了解項目組織結構圖的團隊成員的數量決定了它的有用性。 溝通將為團隊成員提供機會，不僅可以在執行任務之前了解他們的職能，還可以在他們想像他們的工作將如何實時執行時提出問題。

在此期間，項目經理和團隊還可以決定如何管理項目層次結構。

設計結構和開發圖表的最佳實踐

項目經理制定項目結構，該結構必須滿足項目各個階段的需求。 另一方面，項目組織結構既不能死板也不能太靈活，必須在兩者之間取得正確的平衡。

項目組織的目標是協助團隊實現項目目標並儘力而為。 因此，項目經理必須從一開始就評估其團隊成員的優勢，並在適當的時候詢問他們是否對自己的職責感到滿意。

雖然項目組織結構圖通過消除工作的重複和重疊來經濟高效地促進合作，但它的使用是有限的。

包起來

項目組織結構可確保您的公司按預期高效運營。 這應該在您的業務形成的早期考慮，但請記住，最適合您的類型可能會隨著您的組織擴展而改變。

有許多可用的組織結構，很容易確定您需要什麼。 儘管每種形式都有限制，但大型複雜的公司使用矩陣組織。

生產線和員工的組織結構簡單不復雜。 結果，它被用於基本組織。 軟件和信息技術公司經常使用虛擬組織。

選擇正確的組織，無論形式如何，都可以保證您在市場上表現出色。