Memulai Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi proyek sangat penting dalam menentukan hierarki karyawan, tugas mereka, alur kerja, dan proses pelaporan. Ini adalah faktor bisnis yang memainkan peran kunci dalam mempengaruhi dan membentuk bagaimana organisasi melakukan kegiatannya.

Tanpa struktur organisasi proyek, organisasi menghadapi risiko crash pada proyek yang kompleks dan memakan waktu.

Struktur organisasi proyek memiliki tiga kompetensi dan tanggung jawab utama:

• Kepemimpinan proyek- Kepemimpinan proyek bertanggung jawab atas manajemen proyek
• Tim proyek- Tim proyek bertanggung jawab atas implementasi proyek
• Papan proyek- Dewan proyek adalah badan pembuat keputusan yang menilai apakah penerus proyek harus dihentikan.

Mengapa Memiliki Struktur Organisasi Proyek diperlukan?

Untuk berfungsi secara efisien dan mencapai tujuannya dengan risiko dan tantangan yang lebih rendah, setiap organisasi harus memiliki struktur organisasi yang terdefinisi dengan baik.

Untuk bertahan dan tumbuh di pasar saat ini, bisnis harus sangat kompetitif, efisien, dan dinamis. Pemangku kepentingan menjadi sangat terinformasi dan menuntut, dan mereka menginginkan tanggapan cepat.

Akibatnya, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sambil tetap kompetitif, setiap organisasi harus menciptakan struktur organisasi yang mampu mendukung tujuannya dengan baik.

Sebuah bisnis dapat memperoleh manfaat besar dari memiliki model organisasi yang tepat. Di antara manfaat tersebut adalah:

• Memungkinkan bisnis untuk berkembang.
• Mempertahankan tujuan strategis yang jelas daripada membiarkan setiap departemen fokus dan dibatasi pada misinya.
• Menyatukan sekelompok orang dan mengarahkan mereka ke tujuan yang sama.
• Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan kemampuannya.
• Meningkatkan efisiensi, kelancaran, dan kecepatan pengambilan keputusan.
• Mempromosikan spesialisasi karyawan
• Memungkinkan kontrol dan penggunaan sumber daya yang lebih besar.
• Memfasilitasi komunikasi yang lebih sederhana dan lebih baik, yang membantu dalam penyelesaian sengketa.
• Memungkinkan karyawan untuk lebih bertanggung jawab.
• Membantu karyawan dalam pengembangan profesional mereka
• Membantu dalam identifikasi peran dan tanggung jawab yang jelas dan tepat.

Jenis Struktur Organisasi

Struktur organisasi proyek yang berbeda ditentukan berdasarkan industri inti organisasi dan area di mana ia bersaing.

Jika sebuah organisasi berurusan dengan pekerjaan musiman, strukturnya hampir pasti akan menangani perekrutan dan pemutusan hubungan kerja dengan lebih baik sesuai kebutuhan.

Sebaliknya, jika organisasi merupakan bagian dari rantai produksi yang menuntut kesinambungan, maka strukturnya akan berbeda. Dalam situasi ini, tugas yang diberikan adalah untuk mendukung staf dalam jangka waktu yang lama untuk memenuhi tujuan organisasi.

Mari kita masuk lebih dalam ke berbagai jenis struktur organisasi untuk sepenuhnya memvisualisasikan berbagai hal.

Berbagai elemen mempengaruhi struktur organisasi, termasuk gaya pemerintahan, gaya kepemimpinan, jenis organisasi, alur kerja, hierarki, dll.

PMBOK mengkategorikan struktur organisasi ke dalam delapan kategori:

• Organisasi yang organik atau sederhana
• Struktur Organisasi: Fungsional atau Terpusat
• Organisasi multi-divisi
• Matriks Organisasi yang kuat, lemah, atau seimbang
• Didedikasikan untuk Struktur Organisasi Proyek (komposit atau hibrida)
• Hibrida Organisasi Virtual
• PMO (Kantor manajemen proyek)

Tabel di bawah ini menggambarkan peran dan karakteristik masing-masing jenis struktur organisasi secara lebih rinci.

Mari kita lihat lebih dekat pada mereka sekarang.

1. Struktur Organisasi Alami atau Sederhana

Ini adalah sistem organisasi yang paling dasar. Kategori ini berisi bisnis yang dijalankan oleh satu individu.

Freelancer juga termasuk dalam bentuk organisasi ini. Tentu saja, pemilik atau profesional yang secara pribadi mengelola alur kerja memenuhi beberapa fungsi manajer proyek.

2. Struktur Fungsional atau Terpusat

Ini adalah struktur organisasi yang paling umum. Struktur organisasi fungsional membagi organisasi menjadi beberapa bagian di mana karyawan dengan kemampuan yang sebanding dikumpulkan. Ini adalah struktur organisasi tradisional di mana karyawan diatur ke dalam sektor dan departemen seperti penjualan, pemasaran, dan keuangan.

Struktur ini berguna untuk meningkatkan efisiensi masing-masing kelompok kerja.

3. Organisasi dengan Banyak Divisi

Dalam jenis organisasi ini, Anda dapat memiliki beberapa divisi fungsional dengan sedikit sentralisasi.

Sebagian besar waktu, divisi ini tidak terkait satu sama lain.

Sebuah organisasi dibagi menjadi beberapa divisi di mana orang-orang dengan berbagai bakat dihubungkan bersama oleh produk, layanan, atau lokasi yang serupa.

Setiap divisi memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk beroperasi dan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan sendirinya.

Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks diletakkan di atas kisi-kisi untuk menunjukkan pola pelaporan staf ke banyak otoritas. Struktur ini merupakan kombinasi dari struktur fungsional dan organisasi, dengan manajer proyek berbagi kekuasaan dengan manajer program lainnya.

Struktur matriks dapat menjadi salah satu dari tiga jenis, tergantung pada kapasitas pengambilan keputusan manajer proyek: lemah, seimbang, atau kuat.

1. Struktur Lemah

Struktur yang lemah adalah struktur organisasi fungsional di mana koordinasi terjadi secara horizontal di antara anggota staf tanpa adanya manajer proyek yang ditunjuk. Perbedaan kritis antara matriks lemah dan struktur fungsional adalah bahwa proyek dikoordinasikan oleh personel departemen daripada manajer fungsional

2. Matriks Seimbang

Dalam matriks yang seimbang, manajer proyek juga memiliki posisi staf dan tidak sepenuhnya menggunakan fungsi manajemen proyek.

Manajer proyek mempertahankan kontrol terbatas atas pilihan proyek, anggaran, dan personel, dan terutama berfungsi sebagai titik kontak dan fasilitator.

3. Matriks Kuat

Matriks yang kuat paling mirip dengan struktur organisasi proyek. Manajer proyek khusus ditugaskan ke departemen manajemen proyek fungsional, memiliki personel lintas fungsi yang berdedikasi, dan didukung oleh manajer proyek.

Organisasi Komposit atau Hibrida

Setiap tugas dalam jenis organisasi ini ditangani sebagai sebuah proyek. Dalam hal ini, manajer proyek memiliki seluruh kekuatan untuk menyelesaikan proyek secara efektif, peran penuh waktu, kontrol anggaran, dan staf penuh waktu tersedia.

1. Organisasi Bisnis Virtual

Struktur ini juga disebut sebagai komunitas virtual. Organisasi inti terkait dengan organisasi lain (seperti vendor, pelanggan, dan kolega) melalui koneksi jaringan, memungkinkan pengembangan dan kesuksesan perusahaan. Struktur ini memungkinkan organisasi berfungsi secara keseluruhan.

Dalam struktur virtual, organisasi mempertahankan bisnis intinya sambil mengalihdayakan aktivitas lainnya

2. Hibrida

Sebuah organisasi hybrid dapat menggunakan kombinasi dari tipe struktural yang disebutkan di atas.

Tergantung pada organisasi, tanggung jawab, kekuasaan, dan faktor-faktor lain juga bercampur.

3. PMO

Kantor Manajemen Proyek (PMO) juga merupakan struktur organisasi campuran, tetapi dalam hal ini, manajer proyek memiliki otoritas paling besar, mengendalikan anggaran, dan memiliki seluruh staf di bawah komandonya.

Tidak ada sistem organisasi yang sempurna. Sebaliknya, seorang manajer proyek harus mempertimbangkan keuntungan dan kerugian dari alokasi sumber daya dan optimasi dalam setiap struktur sebelum memutuskan struktur terbaik.

Memilih struktur untuk sebuah proyek hanyalah langkah pertama dalam organisasi proyek. Pekerjaan sebenarnya adalah menempatkan organisasi proyek itu ke dalam tindakan. Itulah mengapa bagan organisasi proyek sangat penting. Ini meresmikan hubungan antara manajer proyek, tim proyek, organisasi pengembangan, proyek, dan pemangku kepentingan.

Berikut adalah beberapa saran untuk membantu Anda memulai dengan Bagan Struktur Organisasi Proyek

Karakteristik Struktur Organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi menetapkan tugas dan interaksi di antara anggota proyek serta antar proyek. Otoritas, jaringan komunikasi, kolaborasi, pemantauan, dan tanggung jawab semuanya berperan dalam kemitraan ini.

Berikut ini adalah fitur utama dari struktur organisasi;

• Hirarki harus mengidentifikasi tugas pengambilan keputusan & menggambarkan jalur kontrol yang jelas.
• Hal ini berkaitan dengan pekerjaan yang berhubungan dengan tugas
• Tentukan siapa yang mengawasi siapa di sini. Konsep ini akan menjadi dasar untuk struktur pelaporan.
• Posisi lini adalah anggota tim yang bekerja langsung dengan produk.
• Sentralisasi menggambarkan bagaimana keputusan dibuat. Hanya sedikit orang yang memiliki pilihan dalam proyek terpusat, sedangkan kekuatan pengambilan keputusan tersebar di seluruh organisasi dalam proyek terdesentralisasi.

Bagaimana Membuat Bagan Organisasi untuk Proyek?

Untuk membuat bagan organisasi proyek, pertama, analisis tujuan proyek, lalu identifikasi tim inti dan beri mereka tugas terkait proyek. Buat bagan organisasi dengan merinci peran dan tanggung jawab setiap anggota tim.

Selama fase inisiasi proyek, PM akan mengembangkan bagan sistematis sehingga manajer proyek dapat berinteraksi dengan anggota tim sebelum proyek dimulai. Tim kemudian akan menggunakannya untuk membantu mendistribusikan tugas di antara anggota tim selama fase perencanaan proyek.

Ini menawarkan pengetahuan yang jelas tentang setiap peran, memberdayakan anggota tim untuk memiliki peran mereka, dan mempromosikan rasa hormat terhadap peringkat lain dalam proyek, yang menumbuhkan kepercayaan secara instan.

Membuat bagan organisasi proyek memerlukan enam langkah utama yang tercantum di bawah ini:

1. Hubungkan Proyek dengan strategi Organisasi

Manajer proyek harus memiliki wawasan mendalam tentang bagaimana tujuan proyek sesuai dengan strategi keseluruhan perusahaan atau departemen. Ini akan membuat tim berada di tempatnya sejak awal, mengembangkan saling pengertian di antara anggota tim, dan memungkinkan pelaksanaan proyek yang paling mulus.

2. Tinjau Proyek dari Konteks Organisasi

Jika perusahaan tidak memiliki PMO, manajer proyek harus mengevaluasi jumlah dan variasi proyek sambil memutuskan struktur organisasi.

3. Tetapkan peran dan tanggung jawab.

Sebelum mengevaluasi karyawan, prioritaskan kegiatan dan tugas yang diperlukan. Jika seorang manajer proyek dapat memilih siapa yang akan berada di tim, sangat penting untuk meneliti anggota tim yang mungkin untuk menemukan individu terbaik untuk proyek tersebut.

4. Tata Letak Bagan

Menilai alur kerja, pelaporan, dan peran hierarkis untuk menentukan apakah struktur organisasi alternatif mungkin lebih tepat. Bergantung pada gaya belajar Anda, menggunakan catatan tempel untuk menggeser anggota tim sebelum menyusun struktur Anda secara online mungkin bermanfaat.

Seperti yang Anda rencanakan, pastikan untuk berbagi pekerjaan secara adil di antara anggota tim.

5. Lengkapi bagan organisasi.

Buat dan selesaikan penggambaran visual bagan organisasi. Sertakan nama anggota tim dan informasi kontak sehingga mereka dapat dengan mudah berkomunikasi satu sama lain selama proyek berlangsung.

6. Libatkan Tim Anda

Jumlah anggota tim yang mengetahui bagan organisasi proyek menentukan kegunaannya. Komunikasi akan memberikan anggota tim kesempatan untuk tidak hanya memahami fungsi mereka sebelum melaksanakan tugas tetapi juga untuk mengajukan pertanyaan saat mereka membayangkan bagaimana pekerjaan mereka akan dilakukan secara real-time.

Selama waktu ini, manajer proyek dan tim juga dapat memutuskan bagaimana hierarki proyek akan dikelola.

Praktik Terbaik untuk Merancang Struktur dan Mengembangkan Bagan

Manajer proyek mengembangkan struktur proyek, yang harus memenuhi tuntutan proyek di semua tahap. Struktur organisasi proyek, di sisi lain, tidak bisa kaku atau terlalu fleksibel tetapi harus mencapai keseimbangan yang tepat di antara keduanya.

Tujuan organisasi proyek adalah untuk membantu tim dalam mencapai tujuan proyek dan melakukan yang terbaik. Akibatnya, seorang manajer proyek harus menilai kekuatan anggota tim mereka dari awal dan, bila perlu, menanyakan apakah mereka merasa nyaman dengan tanggung jawab mereka.

Sementara bagan organisasi proyek mempromosikan kerja sama secara hemat biaya dengan menghilangkan duplikasi dan tumpang tindih pekerjaan, penggunaannya terbatas.

Bungkus

Struktur organisasi Proyek memastikan bahwa perusahaan Anda beroperasi secara efisien dan sebagaimana dimaksud. Ini harus dipertimbangkan sejak awal dalam pembentukan bisnis Anda, tetapi perlu diingat bahwa jenis yang paling sesuai untuk Anda dapat berubah saat organisasi Anda berkembang.

Dengan banyaknya struktur organisasi yang tersedia, mudah untuk menentukan apa yang Anda butuhkan. Terlepas dari batasan setiap bentuk, perusahaan besar dan kompleks menggunakan organisasi matriks.

Struktur organisasi lini dan karyawan sederhana dan tidak rumit. Akibatnya, ini digunakan dalam organisasi dasar. Organisasi virtual sering digunakan oleh perusahaan perangkat lunak dan teknologi informasi.

Memilih organisasi yang tepat, apa pun bentuknya, menjamin bahwa Anda berhasil di pasar.