Panduan Manajer Proyek Agile untuk Penyelesaian Proyek yang Berhasil

Dalam hal mengelola tenaga kerja Anda, ada beberapa teori tentang manajemen proyek yang dapat dipilih. Namun, saat Anda memulai penelitian tentang teori mana yang cocok untuk Anda dan bisnis Anda, Anda mungkin akan melihat satu kata tertentu yang muncul sesekali – Agile.

Banyak perusahaan sekarang berbicara tentang perlunya menjadi lebih gesit. Laju perubahan tidak hanya bergerak cepat. Sebaliknya, itu semakin cepat. Perusahaan harus beralih ke tangkas untuk mengikuti kebutuhan pelanggan yang berubah dengan cepat yang mengharapkan produk dan layanan yang memenuhi persyaratan khusus mereka.

Manajemen proyek tangkas berfokus pada pelaksanaan rencana dengan memecahnya menjadi hasil yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Meskipun metodologi tidak selalu berhasil di luar perangkat lunak, prinsip-prinsip di balik pendekatan ini membantu memastikan bahwa rencana yang diusulkan dapat beradaptasi dengan perubahan apa pun, sesuai kebutuhan. Hal ini memungkinkan untuk fase perbaikan terus-menerus menuju produk akhir.

Aman untuk mengatakan bahwa ada banyak kebisingan tentang manfaat manajemen proyek tangkas. Namun, apa sebenarnya itu? Dan bagaimana Anda tahu apakah itu cocok untuk manajemen tim Anda?

Apa itu manajemen proyek tangkas?

Manajemen proyek tangkas adalah pendekatan analitis untuk proyek pengembangan perangkat lunak. Ini memastikan umpan balik dapat disesuaikan dengan cepat dan bahwa perubahan responsif dapat dilakukan dengan mudah di setiap tahap, siklus produk, atau sprint.

Manajemen proyek tangkas membagi proyek skala besar menjadi beberapa fase lain, yang dikenal sebagai iterasi atau sprint. Akibatnya, tugas diselesaikan dalam tahap singkat sepanjang siklus hidup proyek. Tim dapat beralih ke metodologi ini untuk bekerja dengan cepat dan kolaboratif dalam kerangka waktu dan anggaran proyek. Manajemen proyek tangkas mencakup semua metodologi manajemen proyek yang berbeda, yang semuanya mudah dibagikan berdasarkan prinsip-prinsip tangkas dan nilai-nilai inti.

Metodologi manajemen proyek tangkas dikembangkan dengan mempertimbangkan perangkat lunak. Namun, nilai-nilai gesit inti dan prinsip-prinsip manajemen proyek gesit berguna untuk berbagai jenis tim, dari tim produk hingga tim pemasaran.

Berdasarkan definisi, manajemen proyek tangkas adalah pendekatan manajemen proyek kolaboratif dan berulang yang menggabungkan pengujian berkelanjutan dan responsif terhadap perubahan.

Siapa yang menggunakan Manajemen Proyek Agile?

Awalnya dibuat untuk pengembangan perangkat lunak, Panduan Manajer Proyek Agile untuk penyelesaian proyek dengan cepat diadopsi oleh lebih dari sekadar tim TI. Sebagian besar industri juga melihat metodologi tangkas, termasuk pemasar, militer, universitas, dll., untuk menghadirkan produk inovatif di lingkungan yang tidak pasti.

Di dunia perangkat lunak, setiap kali keputusan untuk membangun atau mengembangkan lebih lanjut teknologi yang ada dibuat, produk akhir selalu sulit untuk ditentukan. Agile memungkinkan ambiguitas itu karena fleksibilitasnya untuk mengubah arah proyek saat pekerjaan bergerak ke masa depan.

4 Nilai Inti Agile

Manifesto tangkas menguraikan 4 nilai inti dan 12 prinsip panduan, yang berfungsi sebagai faktor X untuk tim mana pun yang mengadopsi metodologi tangkas.

4 Nilai Inti Agile adalah,

1. Perangkat lunak yang berfungsi melalui dokumentasi yang komprehensif

Sama pentingnya dengan dokumentasi, perangkat lunak yang berfungsi lebih penting. Nilainya adalah tentang memberi pengembang apa yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan tanpa membebani tim dengan lebih banyak pekerjaan.

2. Individu dan interaksi atas proses dan alat

Sama modern dan majunya teknologi, elemen manusia akan selalu berperan penting dalam manajemen proyek apa pun. Terlalu bergantung pada proses dan alat mengakibatkan ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan keadaan yang berubah.

3. Menanggapi perubahan dengan mengikuti rencana

Agile memungkinkan perubahan terus-menerus sepanjang umur proyek apa pun. Setiap sprint memberikan kesempatan yang sama untuk koreksi kursus dan ulasan. Nilai ini adalah salah satu penyimpangan terbesar dari manajemen proyek tradisional. Sebelumnya pada hari itu, perubahan dilihat sebagai pengeluaran dan sesuatu yang harus dihindari.

4. Kolaborasi pelanggan yang mudah melalui negosiasi kontrak

Pelanggan Anda adalah salah satu aset paling kuat yang pernah Anda ketahui. Apakah mereka pelanggan internal atau eksternal, menjadikan mereka bagian dari rencana selama proses dapat membantu memastikan bahwa produk akhir memenuhi kebutuhan mereka secara lebih efektif.

Apa manfaat dari manajemen proyek tangkas?

Manajemen proyek yang gesit bisa tampak seperti metodologi manajemen proyek yang trendi. Namun, itu telah terbukti lebih dari sekadar kilatan.

Berikut adalah beberapa manfaat yang paling sering dilaporkan dari manajemen proyek tangkas.

1. Lebih banyak kemampuan beradaptasi dan lebih sedikit rick

Salah satu manfaat utama dari metode tangkas adalah kemampuan untuk mengelola prioritas yang berubah. Dengan pendekatan iteratif tangkas dan penekanan pada umpan balik berkelanjutan, Anda bisa mendapatkan data yang Anda butuhkan selama proses pengembangan dan bukan setelahnya, memungkinkan tim untuk membuat pilihan yang lebih berdampak berdasarkan kondisi aktual dan bukan hanya kondisi yang diprediksi.

Seiring dengan siklus sprint pendek yang ditentukan, visibilitas proyek yang lebih jelas, dan pembaruan pelaporan rutin, tim dapat dengan mudah meningkatkan prediktabilitas dan mengurangi risiko.

2. Kontrol Lebih Baik

Agile memungkinkan manajer untuk memiliki kontrol yang lebih baik atas proyek karena transparansi, fitur kontrol kualitas, integrasi umpan balik, dll. Kualitas dipastikan selama fase implementasi proyek, dan semua pemangku kepentingan ini terlibat dalam proses dengan laporan kemajuan harian melalui alat pelaporan canggih dan teknik.

3. Peningkatan fleksibilitas

Kapan pun Agile benar-benar diterapkan dalam tim proyek, ini membantu memberdayakan mereka dengan fleksibilitas yang ditingkatkan. Tim selalu bekerja dalam ledakan yang lebih kecil, dan mereka dilengkapi dengan umpan balik yang konstan serta keterlibatan pemilik produk. Perubahan dalam metodologi manajemen proyek lainnya biasanya memakan waktu dan cukup mahal.

Namun, Agile membagi proyek menjadi sprint pendek yang dapat dikelola dan cukup fleksibel untuk memungkinkan tim menerapkan perubahan dalam waktu singkat. Fleksibilitas yang tak tertandingi adalah salah satu alasan utama organisasi dinamis lebih suka menggunakan Agile dalam proyek mereka.

4. Metrik yang lebih relevan

Metrik yang digunakan oleh tim tangkas dalam memperkirakan waktu dan biaya serta mengukur kinerja proyek jauh lebih relevan dan akurat daripada yang digunakan dalam metodologi tradisional. Agile berfokus pada menghasilkan hasil dan mengoptimalkan kinerja, sementara metrik menunjukkan seberapa dekat proyek tersebut dengan perkiraan biaya dan waktu.

Agile menghasilkan metrik penting seperti waktu siklus dan waktu tunggu, dan selama itu, ini membantu untuk mengukur kinerja tim, membuat keputusan berdasarkan data dan mengidentifikasi kemacetan dan memperbaikinya. Kerangka kerja tangkas membantu anggota tim, manajer, dan klien.

5. Peningkatan moral tim

Tim yang gesit selalu mengelola diri sendiri dan mengatur diri sendiri. Mereka telah meningkatkan otonomi dan otoritas atas keputusan mereka. Manajer proyek harus melindungi tim dari gangguan sponsor dan manajemen.

Karena ukuran tim terbatas, Agile menyediakan lingkungan di mana tim terjalin erat dan dapat memiliki struktur tim yang fleksibel. Tim sering berkumpul untuk mendiskusikan tantangan dan status, memungkinkan mereka berkolaborasi dengan lebih baik. Sifat lintas fungsi tim juga membantu anggota mempelajari keterampilan manajemen proyek baru dan tumbuh dalam peran mereka saat ini.

6. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Dalam alur kerja Agile, pelanggan selalu terlibat dalam proses pengambilan keputusan, yang mengarah pada retensi pelanggan yang lebih besar. Pelanggan lebih terlibat dalam tahap perencanaan dan tidak mempengaruhi pelaksanaan yang mempengaruhi fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi. Setelah Anda menjaga pelanggan dalam lingkaran dan membuat perubahan sesuai umpan balik mereka, Anda memberikan nilai kepada pelanggan dan memastikan bahwa produk akhir benar-benar sesuai dengan kebutuhan mereka.

Manfaat lain dari manajemen proyek tangkas adalah go-to-market berkurang secara signifikan. Hal ini memungkinkan pemilik produk untuk memanfaatkan peluang dan menikmati keuntungan penggerak pertama.

Komponen utama manajemen proyek Agile

1. Sprint

Sprint adalah iterasi pendek, dengan biasanya 1-3 minggu untuk diselesaikan, di mana tim ditentukan dalam rapat perencanaan sprint. Saat Anda bergerak maju, idenya adalah untuk terus mengulangi sprint ini sampai produk Anda siap untuk masa depan. Setelah sprint selesai, Anda meninjau produk dan memeriksa apa yang berfungsi dan apa yang tidak berfungsi. Cukup lakukan penyesuaian dan mulai sprint lain untuk meningkatkan produk atau layanan.

2. Papan Agile

Papan Agile membantu tim Anda melacak kemajuan proyek Anda. Ini dapat dengan mudah dilakukan dengan catatan tempel, papan Kanban, atau fungsi dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda.

Temukan alat Kanban terbaik di sini:

20 Alat Kanban Terbaik Untuk Digunakan Hari Ini

3. Backlog

Mengelola backlog Anda sangat penting bagi manajer proyek di lingkungan yang gesit. Karena permintaan proyek selalu ditambahkan melalui sistem pemasukan Anda, mereka menjadi cerita yang luar biasa di backlog. Selama sesi perencanaan Agile, tim Anda akan memperkirakan poin cerita untuk setiap tugas. Selama perencanaan sprint, cerita di backlog dipindahkan ke sprint untuk diselesaikan selama iterasi.

Lihat juga:

7 Alat Manajemen Backlog Produk Terbaik untuk Digunakan

4. Rapat berdiri

Rapat stand-up harian dalam waktu 10 menit, juga dikenal sebagai rapat Scrum harian, adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa semua orang berada di jalur yang benar dan tetap mendapat informasi. Interaksi sehari-hari ini dikenal sebagai stand-up karena para peserta diharuskan untuk tetap berdiri, membantu menjaga rapat tetap singkat dan langsung ke intinya.

Bagaimana menjadi gesit?

Output berkualitas lebih tinggi, pelanggan dan pengguna yang lebih puas, dan semangat kerja tim mungkin terdengar terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Namun, itu sepenuhnya dapat dicapai.

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana menjadi gesit, inilah yang perlu Anda lakukan!

• Dapatkan orang yang tepat – Metodologi manajemen proyek yang gesit selalu mengandalkan perekrutan orang yang tepat dan memberdayakan mereka untuk melakukan pekerjaan terbaik. Itu bahkan digariskan dalam nilai inti tangkas, orang-orang di atas proses.
• Dapatkan sertifikasi – Ada kesalahpahaman umum bahwa tangkas adalah segala sesuatu yang gratis untuk semua. Namun, tidak demikian. Agile bukanlah ketiadaan metodologi. Ini adalah jenis kerangka itu sendiri.
• Gunakan alat manajemen proyek yang tepat – Anda harus menemukan alat yang mendukung cara kerja Anda daripada hanya mendiktekannya. nTask memiliki semua yang Anda cari dan perlu berikan kepada tim Anda, yaitu visibilitas, fleksibilitas, dan kolaborasi yang mereka butuhkan untuk membuat pekerjaan terus berjalan. Terlepas dari apakah Anda mencari papan Scrum atau Kanban – dan ketika saatnya untuk menskalakan, papan tersebut dapat disesuaikan dengan Anda.

Mulailah Dengan Manajemen Proyek Agile Sekarang

Ini adalah beberapa bagian penting yang paling dasar dari panduan manajer proyek tangkas untuk penyelesaian proyek yang sukses. Saat tim Anda beralih ke metodologi, perangkat lunak, dan alat yang gesit, mereka akan membantu Anda mengubah pola pikir Anda dan mulai bekerja sama untuk menjadi lebih fleksibel dan beradaptasi dengan perubahan yang datang.

Bacaan Lebih Lanjut tentang Manajemen Proyek Agile:

• 13 Alat Manajemen Proyek Agile Terbaik
• 15 Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agensi Terbaik untuk Tim Agile
• 17 Alat Agile Terbaik untuk Manajemen Proyek
• Alat Scrum Terbaik untuk Manajemen Proyek Agile
• 7 Alat Terbaik untuk Manajemen Rilis yang Efektif Dalam Proyek